合同審批及管理流程標準化模板——合同跟蹤功能應用指南一、適用場景：哪些場景下需要合同跟蹤功能合同跟蹤功能適用于各類企業(yè)及組織對合同全生命周期的規(guī)范化管理需求，尤其適合以下場景：1.多合同并行管理場景企業(yè)日常經營中同時存在大量待審批、待簽訂、履行中的合同（如采購合同、銷售合同、服務合同等），傳統(tǒng)人工管理易出現遺漏、進度不透明等問題，需通過跟蹤功能集中監(jiān)控各合同狀態(tài)。2.跨部門協(xié)作審批場景合同審批需多部門（如業(yè)務部門、法務部門、財務部門、管理層）協(xié)同完成，跟蹤功能可清晰展示審批節(jié)點、當前處理人及停留時長，避免審批卡頓或責任不清。3.合同履行風險預警場景合同簽訂后需持續(xù)跟蹤履行進度（如付款節(jié)點、交付期限、驗收標準等），跟蹤功能可設置關鍵節(jié)點提醒，及時發(fā)覺履約異常（如逾期付款、延遲交付），降低違約風險。4.歷史合同追溯審計場景企業(yè)需定期對歷史合同進行復盤審計，跟蹤功能可留存合同全流程記錄（審批意見、修改痕跡、履行情況等），保證合同管理過程可追溯、合規(guī)。二、操作流程：合同跟蹤全步驟詳解合同跟蹤功能覆蓋合同從“發(fā)起”到“歸檔”的全生命周期，以下為標準化操作步驟及各環(huán)節(jié)要點：步驟1：合同發(fā)起與信息錄入操作主體：合同發(fā)起人（通常為業(yè)務部門負責人或經辦人）操作內容：登錄合同管理系統(tǒng)（或標準化管理工具），選擇“合同發(fā)起”模塊；填寫合同基礎信息，包括：合同編號（系統(tǒng)自動或按規(guī)則手動編制）、合同名稱（需明確核心內容，如“項目采購合同”）、合同類型（采購/銷售/服務等）、甲方/乙方名稱（全稱與營業(yè)執(zhí)照一致）、合同金額（大小寫一致）、簽訂期限、關鍵履行節(jié)點（如付款時間、交付日期、驗收節(jié)點等）；合同附件（如合同草案、技術協(xié)議、資質文件、對方營業(yè)執(zhí)照復印件等）；填寫審批流程（根據合同金額、類型預設審批鏈，如“業(yè)務部門→法務→財務→總經理”，或自定義審批人）。注意事項：合同編號需唯一，建議采用“年份+部門簡稱+合同類型+序號”規(guī)則（如“2024采001”）；乙方名稱需與公章一致，避免因名稱錯誤導致合同無效；關鍵履行節(jié)點需明確具體日期（而非“X個工作日內”），便于后續(xù)跟蹤提醒。步驟2：多節(jié)點審批流轉操作主體：各審批節(jié)點負責人（部門負責人、法務、財務、管理層等）操作內容：審批人通過系統(tǒng)收到審批任務后，查看合同基本信息及附件；重點審核以下內容：合規(guī)性：合同條款是否符合法律法規(guī)及公司制度（如付款方式、違約責任、知識產權歸屬等）；金額準確性：合同金額與預算、訂單是否一致，大額合同需附預算審批單；條款完整性：是否包含必備要素（當事人信息、標的、數量、質量、價款、履行期限、違約責任等）；審批意見選擇：“通過”“駁回”（需注明駁回原因，如“條款需修改”“金額超預算”）或“補充材料”（要求發(fā)起人補充附件）。審批完成后，系統(tǒng)自動流轉至下一節(jié)點，直至所有審批環(huán)節(jié)結束。注意事項：審批人需在規(guī)定時限內完成審批（如普通合同24小時內，重大合同48小時內），避免流程停滯；駁回時需明確具體修改要求，發(fā)起人修改后重新發(fā)起審批，審批流程不重啟（系統(tǒng)保留原審批記錄）；法務審批需重點關注合同中的“風險條款”（如免責條款、爭議解決方式），必要時出具《法律意見書》。步驟3：合同簽訂與歸檔操作主體：行政部/法務部（負責用印管理）、合同發(fā)起人（配合簽訂）操作內容：審批通過后，系統(tǒng)《合同簽訂審批表》，發(fā)起人打印并提交至用印部門；用印部門核對審批表與合同文本一致后，加蓋公司公章（或合同專用章），騎縫章需齊全；簽訂完成的合同掃描至系統(tǒng)（保證掃描件清晰、完整，含雙方簽字頁、蓋章頁）；系統(tǒng)自動更新合同狀態(tài)為“已生效”，并歸檔至“合同臺賬”。注意事項：合同簽訂需“一式X份”，雙方各執(zhí)X份，掃描件需與原件一致；電子合同簽訂需符合《電子簽名法》要求，使用可靠的電子簽名及認證服務；歸檔時需同步關聯審批流程記錄，保證“合同文本-審批記錄-附件”一一對應。步驟4：履行過程動態(tài)跟蹤操作主體：合同履行部門（業(yè)務/采購/財務等）、法務部（風險監(jiān)控）操作內容：履行部門根據合同約定的關鍵節(jié)點（如“預付款支付”“貨物交付”“驗收合格”“尾款支付”），在系統(tǒng)中更新履行進度；履行過程證明材料（如付款憑證、物流單、驗收報告、溝通記錄等）；系統(tǒng)自動對比“當前日期”與“節(jié)點到期日”，對逾期未完成的節(jié)點觸發(fā)提醒（如“節(jié)點已逾期3天，請及時處理”）；法務部定期查看履行異常提醒，與履行部門溝通原因，必要時發(fā)《履約催告函》或啟動違約處理流程。注意事項：節(jié)點更新需及時，不得事后補錄（如“1月1日交付”需在1月1日前更新狀態(tài)，而非1月10日）；證明材料需真實、有效，避免虛假（如物流單需含訂單號、簽收信息，驗收報告需雙方簽字蓋章）；重大合同（如金額超100萬元）需設置“周進度匯報”，履行部門每周提交《履行情況說明》。步驟5：變更與終止管理操作主體：合同發(fā)起人、原審批鏈人員、法務部操作內容：變更流程：因政策變化、需求調整等原因需修改合同時發(fā)起人通過“合同變更”模塊提交申請，說明變更原因、變更內容及影響（如金額調整、期限延長等），重新走審批流程（審批鏈與原合同一致）；審批通過后，簽訂《補充協(xié)議》并至系統(tǒng)，原合同狀態(tài)更新為“已變更”。終止流程：因不可抗力、違約等原因需終止合同時發(fā)起人提交《合同終止申請》，附終止原因證明材料（如對方違約函、不可抗力證明等），經審批后終止合同，系統(tǒng)更新狀態(tài)為“已終止”，并歸檔《終止協(xié)議》。注意事項：合同變更不得降低原合同的風險防控標準（如將“違約金5%”變更為“2%”需重新評估風險）；終止合同需明確后續(xù)處理事宜（如已付款項退還、未履行部分終止責任劃分），避免二次糾紛。步驟6：歸檔與數據分析操作主體：檔案管理員、法務部/財務部（數據分析）操作內容：檔案管理員定期將已履行完畢/終止的合同紙質版整理歸檔（按合同編號排序，附目錄索引），電子版?zhèn)浞葜凉痉掌?；法務?財務部通過系統(tǒng)導出《合同臺賬分析表》，分析以下數據：審批效率：平均審批時長、各節(jié)點停留時長（優(yōu)化審批卡頓環(huán)節(jié)）；履行情況：逾期率、異常原因類型（如“對方延遲交付占比30%”，需針對性優(yōu)化供應商管理）；合同類型分布：采購/銷售/服務合同占比，指導資源傾斜。注意事項：合同保管期限：一般合同保管不少于5年，重大合同（如涉及不動產、知識產權）不少于10年；數據分析需定期開展（如每月/每季度），形成《合同管理分析報告》，提交管理層決策參考。三、配套工具：合同跟蹤核心表格模板表1：合同跟蹤總表（動態(tài)更新）合同編號合同名稱甲方名稱乙方名稱合同金額（元）簽訂日期當前狀態(tài)發(fā)起部門負責人關鍵節(jié)點（如“2024-03-15預付款”）下一步操作2024采001辦公設備采購合同科技有限公司商貿有限公司500,0002024-01-10履行中采購部2024-01-20預付款（已支付）2024-02-28貨物交付（待完成）跟蹤交付進度2024銷002軟件服務銷售合同集團信息技術公司800,0002024-01-15已生效銷售部2024-02-01首款（已支付）2024-05-01項目驗收（待完成）準備驗收材料表2：合同審批流程記錄表（每合同1份）審批環(huán)節(jié)審批人部門審批時間審批意見附件（如有）發(fā)起申請采購部2024-01-0809:00-合同草案、報價單部門審核采購部負責人2024-01-0814:30通過-法務審核趙六法務部2024-01-0910:15需修改第5條違約責任-財務審核孫七財務部2024-01-1009:00通過預算審批單總經理審批周八總經理辦公室2024-01-1016:00通過-表3：合同履行進度跟蹤表（每合同1份）節(jié)點名稱計劃完成日期實際完成日期完成狀態(tài)（按時/逾期/未開始）責任人進度說明（如“已交付，物流單號”）證明材料（附件）預付款支付2024-01-202024-01-20按時已通過銀行轉賬支付付款憑證貨物交付2024-02-28-未開始供應商正在備貨，預計3月5日交付生產進度截圖驗收2024-03-10-未開始待貨物交付后組織驗收-四、關鍵要點：使用合同跟蹤功能需注意的事項1.信息錄入的準確性是基礎合同編號、金額、當事人名稱等關鍵信息錄入錯誤，可能導致審批延誤、履約混亂，需建立“雙人復核”機制（發(fā)起人自查+部門負責人復核）。2.審批流程需剛性執(zhí)行不得“先簽批后補流程”或“跳過審批節(jié)點”，重大合同（如金額超500萬元）需提交總經理辦公會集體審議，保證審批合規(guī)。3.履行提醒需及時響應系統(tǒng)觸發(fā)節(jié)點提醒后，責任人需在24小時內反饋