采購(gòu)管理流程及合同模板應(yīng)用指南一、采購(gòu)管理流程的典型應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于各類(lèi)企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的采購(gòu)部門(mén)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及行政管理部門(mén)，具體場(chǎng)景包括但不限于：生產(chǎn)物料采購(gòu)：企業(yè)生產(chǎn)所需原材料、零部件、輔料等常規(guī)或緊急采購(gòu)；辦公用品采購(gòu)：日常辦公消耗品（如紙張、文具）或固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)）采購(gòu)；服務(wù)外包采購(gòu)：IT服務(wù)、咨詢(xún)服務(wù)、保潔服務(wù)、工程外包等非實(shí)物類(lèi)采購(gòu)；項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)：研發(fā)項(xiàng)目、市場(chǎng)活動(dòng)、基建工程等特定目標(biāo)的采購(gòu)需求。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合規(guī)性、成本控制及效率提升，適用于企業(yè)年度采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)的常規(guī)采購(gòu)及臨時(shí)性緊急采購(gòu)（緊急采購(gòu)需額外說(shuō)明原因并簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié)）。二、標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)操作全流程采購(gòu)管理需遵循“需求驅(qū)動(dòng)、合規(guī)優(yōu)先、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”原則，分為以下6個(gè)核心步驟，各環(huán)節(jié)需明確責(zé)任主體及輸出文檔：（一）采購(gòu)需求發(fā)起與審批目標(biāo)：保證采購(gòu)需求真實(shí)、必要且符合預(yù)算，避免盲目采購(gòu)。操作步驟：需求部門(mén)提報(bào)：需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明：采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（需附技術(shù)圖紙或需求說(shuō)明書(shū)）；需求數(shù)量、期望交付時(shí)間、預(yù)算金額（需符合部門(mén)年度預(yù)算）；采購(gòu)原因（如新增生產(chǎn)、替換舊設(shè)備、項(xiàng)目需求等）。部門(mén)負(fù)責(zé)人初審：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核需求的合理性（如數(shù)量是否匹配產(chǎn)能、預(yù)算是否超支），簽字確認(rèn)后提交采購(gòu)部。采購(gòu)部復(fù)核：采購(gòu)部核對(duì)需求是否符合采購(gòu)政策（如是否屬于集中采購(gòu)目錄、是否需要招投標(biāo)），重點(diǎn)審查技術(shù)參數(shù)的明確性及預(yù)算合規(guī)性，必要時(shí)與需求部門(mén)溝通調(diào)整。財(cái)務(wù)部與高層審批：財(cái)務(wù)部審核預(yù)算額度及資金來(lái)源（如自有資金、專(zhuān)項(xiàng)撥款）；根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批：金額≤5000元：采購(gòu)部經(jīng)理審批；5000元＜金額≤5萬(wàn)元：分管副總審批；金額＞5萬(wàn)元：總經(jīng)理審批。輸出文檔：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（需附需求說(shuō)明書(shū)、技術(shù)圖紙等附件）。（二）供應(yīng)商尋源與評(píng)估目標(biāo)：篩選資質(zhì)合規(guī)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、價(jià)格合理的供應(yīng)商，保證采購(gòu)源頭可控。操作步驟：確定尋源方式：根據(jù)采購(gòu)金額及物品特性選擇合適方式：公開(kāi)招標(biāo)：適用于金額＞5萬(wàn)元或涉及公共利益的采購(gòu)（需在指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告）；邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于3-5家合格供應(yīng)商參與的競(jìng)爭(zhēng)性采購(gòu)（需向至少3家供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)）；詢(xún)價(jià)采購(gòu)：適用于標(biāo)準(zhǔn)化物料（如辦公用品、耗材），向3家及以上供應(yīng)商詢(xún)價(jià)；單一來(lái)源采購(gòu)：僅能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)（如專(zhuān)利產(chǎn)品），需提供唯一性說(shuō)明并審批。供應(yīng)商資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供以下資料（復(fù)印件需加蓋公章）：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等，根據(jù)行業(yè)特性）；近3年類(lèi)似項(xiàng)目業(yè)績(jī)證明（如合同復(fù)印件）；法定代表人身份證明及授權(quán)委托書(shū)（如委托代理人辦理）。供應(yīng)商評(píng)估與選定：成立評(píng)估小組（由采購(gòu)部、需求部門(mén)、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部組成），采用量化評(píng)分表（見(jiàn)“配套表單”），評(píng)分維度包括：價(jià)格（占比30%-40%）：對(duì)比多家報(bào)價(jià)，取均價(jià)或最優(yōu)價(jià)；資質(zhì)（占比20%-30%）：檢查證書(shū)有效性、行業(yè)準(zhǔn)入合規(guī)性；技術(shù)能力（占比20%-25%）：樣品測(cè)試結(jié)果、技術(shù)方案可行性；服務(wù)（占比10%-15%）：售后響應(yīng)速度、供貨周期、過(guò)往合作評(píng)價(jià)。評(píng)分最高者為候選供應(yīng)商，若評(píng)分相近（差距＜5分），需組織現(xiàn)場(chǎng)考察后再定。輸出文檔：《供應(yīng)商評(píng)估表》《供應(yīng)商資質(zhì)文件》《詢(xún)價(jià)/招標(biāo)記錄表》。（三）合同擬定與審批目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，保證合同條款嚴(yán)謹(jǐn)可執(zhí)行。操作步驟：合同起草：采購(gòu)部根據(jù)選定供應(yīng)商信息及采購(gòu)需求，使用《采購(gòu)合同模板》（見(jiàn)“配套表單”）擬定合同，核心條款包括：合同雙方信息（供應(yīng)商全稱(chēng)、地址、聯(lián)系人；采購(gòu)方全稱(chēng)、地址、聯(lián)系人*）；采購(gòu)標(biāo)的（名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、品牌、技術(shù)參數(shù)，需與《采購(gòu)申請(qǐng)單》一致）；數(shù)量與價(jià)格（含單價(jià)、總價(jià)，大寫(xiě)與小寫(xiě)金額一致）；交付條款（交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)技術(shù)參數(shù)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的樣品，明確驗(yàn)收流程及期限）；付款方式（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付90%，質(zhì)保期滿(mǎn)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題支付10%”）；違約責(zé)任（如逾期交貨的違約金比例、產(chǎn)品質(zhì)量不合格的處理方式）；爭(zhēng)議解決方式（如“提交采購(gòu)方所在地人民法院訴訟”）；其他特殊約定（如質(zhì)保期、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等）。內(nèi)部審批：采購(gòu)部審核合同條款與采購(gòu)需求、供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果的一致性；法務(wù)部審核法律合規(guī)性（如違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否有效）；財(cái)務(wù)部審核付款條款與財(cái)務(wù)制度的匹配性；分管副總及總經(jīng)理最終審批（金額＞10萬(wàn)元需總經(jīng)理審批）。供應(yīng)商確認(rèn)：審批通過(guò)后，將合同文本發(fā)送供應(yīng)商蓋章，供應(yīng)商需在3個(gè)工作日內(nèi)反饋，若有修改需重新履行內(nèi)部審批。輸出文檔：《采購(gòu)合同》（正本一式兩份，雙方各執(zhí)一份）、《合同審批單》。（四）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤目標(biāo)：保證供應(yīng)商按時(shí)按質(zhì)交付，采購(gòu)過(guò)程可追溯。操作步驟：訂單下達(dá)：合同簽訂后，采購(gòu)部制作《采購(gòu)訂單》（需注明合同編號(hào)、采購(gòu)物品明細(xì)、交付時(shí)間、收貨地址及聯(lián)系人*），加蓋采購(gòu)部公章后發(fā)送供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳確認(rèn)。交付跟蹤：供應(yīng)商需提前3日書(shū)面通知交付時(shí)間（含物流單號(hào)），采購(gòu)部核對(duì)交付信息與訂單一致性；若涉及大宗或定制化物料，采購(gòu)部可安排人員駐廠(chǎng)監(jiān)造或定期核查生產(chǎn)進(jìn)度；若供應(yīng)商可能逾期交付，需提前2日書(shū)面告知原因及預(yù)計(jì)交付時(shí)間，采購(gòu)部評(píng)估是否影響生產(chǎn)/項(xiàng)目進(jìn)度，必要時(shí)啟動(dòng)備用供應(yīng)商預(yù)案。輸出文檔：《采購(gòu)訂單》《供應(yīng)商交付通知單》。（五）驗(yàn)收與付款結(jié)算目標(biāo)：保證采購(gòu)物品/服務(wù)符合合同約定，完成資金合規(guī)支付。操作步驟：實(shí)物驗(yàn)收：收貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)/需求部門(mén)與供應(yīng)商共同核對(duì)送貨單與訂單信息（名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格），檢查外包裝是否完好；按合同約定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收：常規(guī)物料：清點(diǎn)數(shù)量、檢查外觀(guān)；技術(shù)復(fù)雜物料：需技術(shù)部出具《檢測(cè)報(bào)告》（如功能參數(shù)測(cè)試）；服務(wù)類(lèi)項(xiàng)目：需需求部門(mén)出具《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)書(shū)》（如完成情況、滿(mǎn)意度評(píng)價(jià)）。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》，驗(yàn)收人（倉(cāng)庫(kù)管理員、需求部門(mén)代表）簽字確認(rèn)；不合格則填寫(xiě)《不合格品處理單》，通知供應(yīng)商限期整改/退貨，并追究違約責(zé)任。付款申請(qǐng)：財(cái)務(wù)部收到《驗(yàn)收單》、供應(yīng)商發(fā)票（需與合同名稱(chēng)、金額一致）、合同復(fù)印件后，審核“三單匹配”一致性；填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上述憑證，按審批流程報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、分管副總審批（金額＞5萬(wàn)元需總經(jīng)理審批）。款項(xiàng)支付：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付款項(xiàng)，備注“合同尾號(hào)+采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)”，付款憑證發(fā)送采購(gòu)部存檔。輸出文檔：《驗(yàn)收單》《不合格品處理單》（如適用）、《付款申請(qǐng)單》《發(fā)票復(fù)印件》。（六）合同歸檔與供應(yīng)商評(píng)價(jià)目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全過(guò)程文檔閉環(huán)管理，持續(xù)優(yōu)化供應(yīng)商資源。操作步驟：文檔歸檔：采購(gòu)部將《采購(gòu)申請(qǐng)單》《供應(yīng)商評(píng)估表》《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》《驗(yàn)收單》《付款申請(qǐng)單》等資料整理成冊(cè)，電子檔加密存儲(chǔ)于企業(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)檔按“年度+合同編號(hào)”分類(lèi)歸檔，保存期限不少于5年。供應(yīng)商評(píng)價(jià)：每年度末，采購(gòu)部組織需求部門(mén)、技術(shù)部對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)指標(biāo)包括：交付準(zhǔn)時(shí)率（≥95%為優(yōu)，＜85%為差）；產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量合格率（≥98%為優(yōu)，＜90%為差）；售后服務(wù)響應(yīng)速度（24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)為優(yōu)，48小時(shí)內(nèi)未響應(yīng)為差）；價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（對(duì)比市場(chǎng)均價(jià)，低于均價(jià)5%以上為優(yōu)，高于均價(jià)為差）。評(píng)價(jià)結(jié)果分為“優(yōu)秀、合格、不合格”三級(jí)，納入《供應(yīng)商名錄》：優(yōu)秀供應(yīng)商可優(yōu)先采購(gòu)，不合格供應(yīng)商清退，連續(xù)2年合格供應(yīng)商可提升合作等級(jí)。輸出文檔：《供應(yīng)商年度評(píng)價(jià)表》《供應(yīng)商名錄》（更新版）。三、采購(gòu)管理配套表單模板（一）《采購(gòu)申請(qǐng)單》申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期需求名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量預(yù)算金額需求原因□生產(chǎn)需求□辦公需求□項(xiàng)目需求□其他：______技術(shù)參數(shù)/要求（附技術(shù)圖紙或需求說(shuō)明書(shū)）期望交付時(shí)間年月日審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字采購(gòu)部復(fù)核意見(jiàn)簽字：財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)簽字：總經(jīng)理審批簽字：（二）《供應(yīng)商評(píng)估表》供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人*聯(lián)系電話(huà)營(yíng)業(yè)執(zhí)照編號(hào)資質(zhì)證書(shū)報(bào)價(jià)（元）供貨周期（天）業(yè)績(jī)案例（近3年類(lèi)似項(xiàng)目，附合同關(guān)鍵頁(yè)）評(píng)分維度分值（100分）得分價(jià)格（30%）30資質(zhì)（25%）25技術(shù)能力（25%）25服務(wù)（20%）20總分100評(píng)估結(jié)論□推薦□不推薦□備選簽字：評(píng)估小組采購(gòu)部：*需求部：*技術(shù)部：*財(cái)務(wù)部：*（三）《采購(gòu)合同》（核心條款模板）合同編號(hào)：CG-YYYY-X甲方（采購(gòu)方）：X公司，地址：X，法定代表人：，聯(lián)系人：乙方（供應(yīng)商）：X公司，地址：X，法定代表人：，聯(lián)系人：第一條采購(gòu)標(biāo)的名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)品牌單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）第二條交付交付時(shí)間：乙方于年月日前交付；交付地點(diǎn)：甲方倉(cāng)庫(kù)（地址：X）；運(yùn)輸方式：乙方負(fù)責(zé)運(yùn)輸并承擔(dān)運(yùn)費(fèi)，風(fēng)險(xiǎn)自交付時(shí)轉(zhuǎn)移至甲方。第三條驗(yàn)收甲方應(yīng)在收到貨物后5個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：；驗(yàn)收合格，甲方簽署《驗(yàn)收單》；不合格，乙方應(yīng)在7日內(nèi)更換/退貨，費(fèi)用由乙方承擔(dān)。第四條付款驗(yàn)收合格后30日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的90%；質(zhì)保期滿(mǎn)（質(zhì)保期個(gè)月）無(wú)質(zhì)量問(wèn)題，支付剩余10%。第五條違約責(zé)任乙方逾期交付，每逾期1日按合同總額的0.5%支付違約金；逾期超過(guò)15日，甲方有權(quán)解除合同；甲方逾期付款，每逾期1日按應(yīng)付未付金額的0.5%支付違約金。第六條爭(zhēng)議解決本合同履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：法定代表人簽字：*法定代表人簽字：*日期：年月日日期：年月日（四）《驗(yàn)收單》驗(yàn)收日期年月日驗(yàn)收部門(mén)□倉(cāng)庫(kù)□需求部供應(yīng)商名稱(chēng)合同編號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同第X條）驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：）處理意見(jiàn)□入庫(kù)□退貨□整改（整改期限：年月日）驗(yàn)收人簽字*需求部門(mén)確認(rèn)*供應(yīng)商簽字*四、采購(gòu)管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避?chē)?yán)格執(zhí)行招標(biāo)采購(gòu)：達(dá)到法定招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如單項(xiàng)合同估算價(jià)≥100萬(wàn)元）的項(xiàng)目，必須通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)，規(guī)避“化整為零”規(guī)避招標(biāo)的行為；禁止商業(yè)賄賂：采購(gòu)人員不得收受供應(yīng)商回扣、禮品，一經(jīng)發(fā)覺(jué)嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重移送司法機(jī)關(guān)；審批流程完整：嚴(yán)禁越級(jí)審批或先采購(gòu)后補(bǔ)手續(xù)，保證每筆采購(gòu)均有可追溯的審批記錄。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)控制資質(zhì)動(dòng)態(tài)審核：供應(yīng)商資質(zhì)證書(shū)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）需每年復(fù)核，過(guò)期或吊銷(xiāo)的供應(yīng)商及時(shí)清出名錄；依賴(lài)單一供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)核心物料供應(yīng)商，需培育1-2家備選供應(yīng)商，避免因單一供應(yīng)商斷供影響生產(chǎn)；保密要求：供應(yīng)商評(píng)估信息、采購(gòu)價(jià)格等敏感數(shù)據(jù)不得向無(wú)關(guān)人員泄露，防止供應(yīng)商串通抬價(jià)。（三）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性“不可抗力”條款明確：如自然災(zāi)害、政策變動(dòng)等導(dǎo)致無(wú)法履約的處理方式，需雙方書(shū)面確認(rèn)；質(zhì)保期約定