粵海集團(tuán)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范粵海集團(tuán)采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于粵海集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益性原則：追求采購(gòu)效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下降低采購(gòu)成本。3.公開公正公平原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商有平等參與機(jī)會(huì)，公正地對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商，公平地選擇中標(biāo)或成交供應(yīng)商。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)集團(tuán)設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由集團(tuán)高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)策略、預(yù)算安排、供應(yīng)商選擇等重大事項(xiàng)。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門1.集團(tuán)采購(gòu)部負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及部分共性物資的集中采購(gòu)工作。制定采購(gòu)計(jì)劃，組織采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)施，包括供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行等。建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。協(xié)調(diào)與其他部門在采購(gòu)方面的工作，處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛。2.子公司/分公司采購(gòu)部門負(fù)責(zé)本單位的采購(gòu)工作，根據(jù)本單位需求制定采購(gòu)計(jì)劃并組織實(shí)施。按照集團(tuán)采購(gòu)管理要求，配合集團(tuán)采購(gòu)部開展相關(guān)工作，及時(shí)匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)評(píng)審、商務(wù)談判等工作，對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。參與采購(gòu)合同的審核，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。3.審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)結(jié)果的公正性等。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)計(jì)劃和實(shí)際需求，在每年規(guī)定時(shí)間內(nèi)編制下一年度采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)細(xì)化到具體的采購(gòu)項(xiàng)目和供應(yīng)商，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性。3.采購(gòu)預(yù)算編制完成后，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)財(cái)務(wù)部門匯總審核，最后提交集團(tuán)采購(gòu)決策委員會(huì)審議批準(zhǔn)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行，不得擅自突破預(yù)算。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，需求部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及對(duì)預(yù)算的影響，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，報(bào)集團(tuán)采購(gòu)決策委員會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期通報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況。2.審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)部門，采購(gòu)部門對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，審核通過(guò)后進(jìn)入采購(gòu)流程。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間安排、采購(gòu)責(zé)任人等。2.對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，制定詳細(xì)的采購(gòu)方案。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出符合條件的供應(yīng)商，邀請(qǐng)其參與采購(gòu)項(xiàng)目。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。評(píng)估可采用實(shí)地考察、問(wèn)卷調(diào)查、樣品檢測(cè)、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等方式進(jìn)行，評(píng)估結(jié)果形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門選擇確定中標(biāo)或成交供應(yīng)商，并與其進(jìn)行談判，簽訂采購(gòu)合同。對(duì)于單一來(lái)源采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批后確定供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)價(jià)，了解供應(yīng)商的供貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)。根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、暫停合作或終止合作等處理。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商起草采購(gòu)合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同起草完成后，提交財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后簽訂合同。（五）采購(gòu)合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.需求部門按照合同約定對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。（六）采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)算與歸檔1.采購(gòu)項(xiàng)目完成后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行結(jié)算，整理采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)文件資料，包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，進(jìn)行歸檔保存。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)估采購(gòu)效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)采購(gòu)工作。五、采購(gòu)方式（一）公開招標(biāo)1.適用范圍：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序：采購(gòu)部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)。對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，確定合格投標(biāo)人。向合格投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)。發(fā)布中標(biāo)公告，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序：采購(gòu)部門從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中選擇若干家符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)，確定中標(biāo)供應(yīng)商并簽訂采購(gòu)合同。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。2.談判程序：采購(gòu)部門成立談判小組，制定談判文件。邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參加談判，談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，采購(gòu)人從談判小組提出的成交候選人中確定成交供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。（四）單一來(lái)源采購(gòu)1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)程序：采購(gòu)部門填寫《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的理由和相關(guān)情況。報(bào)集團(tuán)采購(gòu)決策委員會(huì)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購(gòu)合同。（五）詢價(jià)1.適用范圍：適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。2.詢價(jià)程序：采購(gòu)部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：包括市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷、市場(chǎng)供應(yīng)短缺等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)物資或服務(wù)不符合質(zhì)量要求，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不完善、合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險(xiǎn)。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、信譽(yù)下降等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類分級(jí)，確定重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)時(shí)機(jī)。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免對(duì)單一供應(yīng)商的過(guò)度依賴。加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，提前儲(chǔ)備物資，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)供應(yīng)短缺情況。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，對(duì)不符合質(zhì)量要求的物資及時(shí)退換貨或要求供應(yīng)商承擔(dān)賠償責(zé)任。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)采購(gòu)合同起草和審核過(guò)程中，確保合同條款嚴(yán)謹(jǐn)、明確，避免出現(xiàn)漏洞和歧義。加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)督管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的信用管理，定期評(píng)估供應(yīng)商的信譽(yù)狀況。要求供應(yīng)商提供擔(dān)?；虮ＷC金，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)找到替代供應(yīng)商，保證采購(gòu)活動(dòng)的正常進(jìn)行。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)資金的支付進(jìn)行審核監(jiān)督，確保資金支付的合法性和準(zhǔn)確性。3.采購(gòu)部門內(nèi)部應(yīng)建立健全采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問(wèn)題。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購(gòu)工作考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)采購(gòu)部門及采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)、工作質(zhì)量