空間廣告物料管理辦法總則目的為加強公司空間廣告物料的管理，規(guī)范物料的使用流程，確保廣告宣傳活動的順利開展，提高物料使用效率，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有涉及空間廣告物料的策劃、設(shè)計、制作、采購、存儲、發(fā)放、使用、回收及報廢等環(huán)節(jié)的管理?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保廣告物料的制作與使用合法合規(guī)。2.計劃性原則：根據(jù)廣告宣傳計劃，合理安排物料的采購、制作與使用，避免浪費和資源閑置。3.節(jié)約性原則：在保證廣告效果的前提下，盡量降低物料成本，提高物料使用效率。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)，確保物料管理工作有序進(jìn)行。管理職責(zé)市場部門1.根據(jù)廣告宣傳計劃，提出空間廣告物料的需求申請，明確物料的種類、規(guī)格、數(shù)量、使用時間及使用地點等信息。2.負(fù)責(zé)物料的策劃與設(shè)計工作，與設(shè)計團(tuán)隊溝通協(xié)調(diào)，確保設(shè)計方案符合公司品牌形象和宣傳需求。3.對物料的使用效果進(jìn)行跟蹤評估，收集反饋意見，為后續(xù)物料管理提供參考。設(shè)計團(tuán)隊1.根據(jù)市場部門的需求，進(jìn)行廣告物料的設(shè)計工作，確保設(shè)計方案創(chuàng)意新穎、視覺效果良好，符合公司品牌風(fēng)格和宣傳重點。2.配合市場部門對設(shè)計方案進(jìn)行修改完善，直至達(dá)到滿意效果。3.提供設(shè)計文件的電子稿和打印稿，確保文件格式準(zhǔn)確無誤，便于后續(xù)制作。采購部門1.根據(jù)市場部門提交的物料需求申請，負(fù)責(zé)物料的采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價，簽訂采購合同，確保采購的物料質(zhì)量合格、價格合理、交貨及時。3.負(fù)責(zé)采購物料的驗收工作，對不符合要求的物料及時與供應(yīng)商溝通處理。倉儲部門1.負(fù)責(zé)空間廣告物料的存儲管理，建立物料臺賬，記錄物料的出入庫情況。2.按照物料的性質(zhì)、規(guī)格、類別等進(jìn)行分類存放，確保物料存儲安全、整齊有序。3.定期對物料進(jìn)行盤點，核對賬實是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時上報處理。使用部門1.根據(jù)工作需要，到倉儲部門領(lǐng)取所需的空間廣告物料，并辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.按照規(guī)定的用途和要求正確使用物料，確保物料使用過程中的安全和完好。3.使用完畢后，及時將物料歸還倉儲部門或按照規(guī)定進(jìn)行回收處理。財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核空間廣告物料的采購預(yù)算和費用報銷，確保費用支出合理合規(guī)。2.對物料管理過程中的成本進(jìn)行核算和分析，為公司決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。物料策劃與設(shè)計策劃流程1.市場部門根據(jù)廣告宣傳目標(biāo)和策略，制定空間廣告物料的策劃方案，明確物料的主題、形式、投放渠道、受眾群體等要素。2.組織相關(guān)人員對策劃方案進(jìn)行評審，廣泛征求意見，對方案進(jìn)行優(yōu)化完善，確保策劃方案具有可行性和有效性。設(shè)計要求1.設(shè)計團(tuán)隊?wèi)?yīng)深入理解策劃方案的意圖，結(jié)合公司品牌形象和宣傳重點，進(jìn)行創(chuàng)意設(shè)計。2.設(shè)計作品應(yīng)符合廣告法及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，不得含有虛假、誤導(dǎo)性或違法違規(guī)內(nèi)容。3.注重設(shè)計作品的視覺效果和吸引力，同時要考慮物料的制作工藝和成本因素，確保設(shè)計方案具有可操作性。設(shè)計審核1.設(shè)計初稿完成后，提交市場部門審核。市場部門應(yīng)從宣傳效果、品牌形象、受眾接受度等方面進(jìn)行全面審核，提出修改意見。2.設(shè)計團(tuán)隊根據(jù)審核意見對設(shè)計方案進(jìn)行修改完善，直至市場部門審核通過。3.重要廣告物料的設(shè)計方案需提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審核，確保設(shè)計方案符合公司整體宣傳戰(zhàn)略。物料采購采購申請1.市場部門根據(jù)物料策劃與設(shè)計結(jié)果，填寫《空間廣告物料采購申請表》，詳細(xì)注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計使用時間等信息。2.將采購申請表提交至采購部門，采購部門對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后啟動采購流程。供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)物料的性質(zhì)和采購需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價。3.對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面進(jìn)行綜合評估，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行比價、議價。4.確定最終供應(yīng)商后，簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.在物料到貨前，通知倉儲部門做好驗收準(zhǔn)備工作。驗收管理1.物料到貨后，倉儲部門會同采購部門、使用部門等相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。對驗收合格的物料，辦理入庫手續(xù)；對驗收不合格的物料，及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。3.填寫《空間廣告物料驗收單》，詳細(xì)記錄驗收情況，參與驗收人員簽字確認(rèn)。物料存儲存儲環(huán)境1.根據(jù)物料的特性，設(shè)置合適的存儲環(huán)境，確保物料不受潮、不受損、不變質(zhì)。2.對于易受潮的物料，應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的倉庫；對于易燃、易爆的物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊存儲。存儲方式1.按照物料的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。2.建立物料貨架或貨柜，對物料進(jìn)行分層、分區(qū)存放，提高倉庫空間利用率。3.對于大型或特殊規(guī)格的物料，應(yīng)單獨存放，并做好防護(hù)措施。庫存管理1.倉儲部門建立物料臺賬，詳細(xì)記錄物料的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、用途等信息，確保賬實相符。2.定期對物料進(jìn)行盤點，每月至少進(jìn)行一次小盤點，每季度進(jìn)行一次大盤點。盤點結(jié)果與物料臺賬進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)差異及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.根據(jù)物料的庫存情況，及時向采購部門反饋庫存預(yù)警信息，以便合理安排采購計劃，避免物料短缺或積壓。物料發(fā)放與使用發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《空間廣告物料領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還時間等信息。2.將領(lǐng)用申請表提交至倉儲部門，倉儲部門審核無誤后，按照申請表發(fā)放物料，并辦理領(lǐng)用手續(xù)。3.在物料發(fā)放過程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準(zhǔn)確無誤。使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途和要求正確使用物料，不得擅自更改物料的使用方式或用途。2.在物料使用過程中，要注意節(jié)約，避免浪費。對于可重復(fù)使用的物料，應(yīng)妥善保管，以便下次使用。3.如因特殊情況需要臨時增加物料使用量，應(yīng)提前向市場部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后到倉儲部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。使用監(jiān)督1.市場部門負(fù)責(zé)對物料的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期到使用現(xiàn)場查看物料的使用效果和使用情況。2.發(fā)現(xiàn)使用部門存在違規(guī)使用物料或浪費物料的行為，應(yīng)及時制止并要求其整改。對情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。物料回收與報廢回收管理1.廣告宣傳活動結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時將剩余的空間廣告物料清理干凈，歸還倉儲部門。2.倉儲部門對回收的物料進(jìn)行清點、核對，確認(rèn)物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息無誤后，辦理入庫手續(xù)。3.對于可重復(fù)使用的物料，應(yīng)進(jìn)行整理、修復(fù)，重新入庫存儲；對于不再使用或無法修復(fù)的物料，按照報廢流程進(jìn)行處理。報廢流程1.使用部門或倉儲部門發(fā)現(xiàn)物料存在損壞、過期、變質(zhì)等情況，無法繼續(xù)使用時，填寫《空間廣告物料報廢申請表》，注明報廢物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息。2.將報廢申請表提交至市場部門審核，市場部門根據(jù)實際情況進(jìn)行核實，并簽署審核意見。3.審核通過后，將報廢申請表提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，倉儲部門對報廢物料進(jìn)行處理。4.對于有殘值的報廢物料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行變賣或回收處理，變賣收入上繳公司財務(wù)部門。成本控制與核算成本預(yù)算1.在物料策劃與設(shè)計階段，市場部門應(yīng)會同財務(wù)部門根據(jù)策劃方案和設(shè)計要求，編制空間廣告物料成本預(yù)算，明確各項物料的預(yù)計成本金額。2.成本預(yù)算應(yīng)涵蓋物料的采購成本、制作成本、運輸成本、存儲成本等所有相關(guān)費用。成本控制1.采購部門在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照成本預(yù)算進(jìn)行采購，通過與供應(yīng)商的談判、比價等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本。2.設(shè)計團(tuán)隊在設(shè)計過程中，應(yīng)充分考慮物料的制作工藝和成本因素，優(yōu)化設(shè)計方案，避免因設(shè)計不合理導(dǎo)致成本增加。3.倉儲部門應(yīng)合理規(guī)劃倉庫空間，提高倉庫利用率，降低存儲成本。同時，加強對物料的管理，減少物料的損耗和浪費。成本核算1.財務(wù)部門定期對空間廣告物料的成本進(jìn)行核算，將實際發(fā)生的成本與預(yù)算成本進(jìn)行對比分析，找出成本差異原因。2.對成本核算結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和匯報，為公司決策提供成本數(shù)據(jù)支持，以便及時調(diào)整成本控制策略，降低物料成本。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.公司成立空間廣告物料管理監(jiān)督小組，由市場部門、采購部門、倉儲部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對物料管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期或不定期對物料管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，包括策劃與設(shè)計、采購、存儲、發(fā)放、使用、回收與報廢等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改