稅收檔案管理辦法細(xì)則一、總則（一）目的為了加強(qiáng)稅收檔案管理，確保稅收檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和稅收征管相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法細(xì)則。（二）適用范圍本辦法細(xì)則適用于本公司/組織在稅收征管過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、稅務(wù)檢查、發(fā)票管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、報(bào)表、憑證、記錄等。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)以及檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保稅收檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證稅收檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，全面反映稅收征管業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得遺漏、篡改重要信息。3.安全保密原則：采取有效措施確保稅收檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：科學(xué)分類、合理整理稅收檔案，建立高效的檢索系統(tǒng)，方便稅務(wù)人員及相關(guān)部門(mén)在工作中查閱和使用檔案資料。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善稅收檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃稅收檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)稅收檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等具體工作。4.建立稅收檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.開(kāi)展稅收檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高稅務(wù)人員及相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.按照稅收檔案管理要求，負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案資料的形成、收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好稅收檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.在業(yè)務(wù)工作中嚴(yán)格執(zhí)行稅收檔案管理規(guī)定，對(duì)涉及檔案管理的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范操作，防止檔案資料的丟失、損壞和泄密。（三）稅務(wù)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)在日常稅收征管工作中及時(shí)形成和收集各類檔案資料，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理、分類，確保檔案資料的質(zhì)量。2.嚴(yán)格遵守稅收檔案管理的各項(xiàng)制度和流程，妥善保管好本人工作中涉及的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或丟失。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序和手續(xù)查閱、借閱檔案資料，并在使用完畢后及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅務(wù)登記類：包括納稅人設(shè)立、變更、注銷稅務(wù)登記的申請(qǐng)資料、審核文件、證照等。2.納稅申報(bào)類：納稅人各類納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、附報(bào)資料等。3.稅款征收類：完稅憑證、稅款繳納記錄、滯納金及罰款計(jì)算與繳納資料等。4.稅務(wù)檢查類：稅務(wù)檢查通知書(shū)、檢查工作底稿、稅務(wù)處理決定書(shū)、稅務(wù)行政處罰決定書(shū)等。5.發(fā)票管理類：發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿、發(fā)票開(kāi)具和取得記錄、發(fā)票繳銷資料等。6.其他稅收業(yè)務(wù)類：稅收優(yōu)惠申請(qǐng)與審批資料、稅務(wù)行政復(fù)議和訴訟資料、稅收征管過(guò)程中的其他相關(guān)文件和記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在稅收征管業(yè)務(wù)完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將形成的檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，并移交檔案管理部門(mén)。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全，格式符合要求。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.檔案資料應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程和時(shí)間順序進(jìn)行收集，避免遺漏或重復(fù)收集。對(duì)于同一業(yè)務(wù)事項(xiàng)涉及多份資料的，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保資料之間的關(guān)聯(lián)性和邏輯性。（三）整理方法1.分類：按照稅收業(yè)務(wù)類別和檔案形成時(shí)間、來(lái)源等因素，將稅收檔案分為若干一級(jí)類目，如稅務(wù)登記類、納稅申報(bào)類等；在一級(jí)類目下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容設(shè)置二級(jí)及以下類目，如稅務(wù)登記類下可分為設(shè)立登記、變更登記、注銷登記等二級(jí)類目。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案資料賦予唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。例如，稅務(wù)登記類檔案編號(hào)可采用“SD[年份][順序號(hào)]”的格式，其中“SD”表示稅務(wù)登記類，“[年份]”為檔案形成年份，“[順序號(hào)]”為該年份內(nèi)該類檔案的順序編號(hào)。3.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案資料應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線應(yīng)整齊美觀，不影響檔案內(nèi)容的查閱。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案資料的主要內(nèi)容，日期為檔案形成日期，保管期限和密級(jí)按照相關(guān)規(guī)定確定。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便檢索和查詢。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理部門(mén)在收到業(yè)務(wù)部門(mén)移交的檔案資料后，應(yīng)按照整理要求進(jìn)行再次審核和整理，確保檔案質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)審核整理后的檔案資料，按照分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并將檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，在盒/袋上標(biāo)注檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。3.將編目后的檔案資料按照類別和年度順序排列上架，完成歸檔工作。同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)信息，建立電子檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理。（二）保管期限1.稅收檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、性質(zhì)和作用等因素確定，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為30年、10年。2.具體保管期限規(guī)定如下：涉及稅收征管基本信息、重要業(yè)務(wù)文件、長(zhǎng)期保存的納稅申報(bào)資料等檔案應(yīng)永久保管。稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收等業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的一般性文件和記錄，保管期限為30年。稅務(wù)檢查、發(fā)票管理等業(yè)務(wù)中形成的臨時(shí)性文件和記錄，保管期限為10年。3.保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計(jì)算。對(duì)于同一業(yè)務(wù)事項(xiàng)形成的多份檔案資料，其保管期限應(yīng)按照最長(zhǎng)的保管期限確定。（三）保管要求1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境適宜。2.按照檔案類別和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、查閱、借閱、銷毀等情況，做到賬目清晰、賬實(shí)相符。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部稅務(wù)人員因工作需要查閱稅收檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《稅收檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及重要稅收檔案或需跨部門(mén)查閱的，應(yīng)由申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人提交書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.外部單位（如稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)部門(mén)等）因工作需要查閱本公司/組織稅收檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，并按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理查閱手續(xù)。查閱函應(yīng)明確查閱目的、查閱范圍、查閱期限等內(nèi)容，經(jīng)本公司/組織法定代表人或授權(quán)代表審批后，檔案管理部門(mén)方可提供查閱服務(wù)。（二）查閱程序1.查閱人憑審批通過(guò)的《稅收檔案查閱申請(qǐng)表》或查閱函到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱登記臺(tái)賬上注明歸還日期，并將檔案資料歸還原位。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱稅收檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《稅收檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限、借閱范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。2.涉及重要稅收檔案或機(jī)密檔案的借閱，需經(jīng)本公司/組織法定代表人批準(zhǔn)。3.外部單位一般不得借閱本公司/組織稅收檔案，如確有必要借閱的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的保密制度辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)嚴(yán)格審批。（四）借閱程序1.借閱人憑審批通過(guò)的《稅收檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員對(duì)借閱檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并在借閱登記臺(tái)賬上詳細(xì)記錄借閱檔案的編號(hào)、題名、數(shù)量、借閱期限、借閱人等信息。2.借閱人應(yīng)向檔案管理部門(mén)出具本人有效身份證件，并簽訂《稅收檔案借閱承諾書(shū)》，承諾遵守檔案管理規(guī)定，按時(shí)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案資料。3.檔案管理部門(mén)按照借閱期限將檔案資料借給借閱人，并告知借閱人注意事項(xiàng)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得在檔案上亂涂亂畫(huà)、污損或丟失。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過(guò)原借閱期限。檔案管理部門(mén)在收到歸還的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立稅收檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)骨干以及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)達(dá)到保管期限的稅收檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案資料是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)可靠。2.檔案的保管價(jià)值，根據(jù)稅收征管業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案的實(shí)際利用情況，評(píng)估檔案對(duì)今后工作的參考價(jià)值和歷史意義。3.檔案的密級(jí)，審查檔案是否仍涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私等敏感信息。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單，并通知鑒定小組成員。2.鑒定小組成員對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)和要求，提出存毀意見(jiàn)。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。3.鑒定小組對(duì)存毀意見(jiàn)進(jìn)行集體討論，形成鑒定報(bào)告。鑒定報(bào)告應(yīng)包括檔案鑒定的基本情況、存毀意見(jiàn)及理由等內(nèi)容。4.鑒定報(bào)告經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核，法定代表人批準(zhǔn)后生效。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.在銷毀檔案前，應(yīng)填寫(xiě)《稅收檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的編號(hào)、題名、數(shù)量、保管期限等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份作為銷毀檔案的依據(jù)。3.銷毀檔案時(shí)