稅務(wù)物業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司稅務(wù)物業(yè)采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門的稅務(wù)物業(yè)采購活動，包括但不限于稅務(wù)咨詢服務(wù)、物業(yè)管理服務(wù)、辦公場地租賃等相關(guān)采購項目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平競爭、公正透明的原則，維護(hù)市場秩序，保障供應(yīng)商的合法權(quán)益。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。4.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項目進(jìn)行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)如下：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批年度采購計劃和預(yù)算。3.決策重大采購項目，包括采購方式、供應(yīng)商選擇等。4.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為采購活動的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實施。采購部門的職責(zé)如下：1.制定采購計劃和預(yù)算，報采購決策委員會審批。2.組織采購項目的招標(biāo)、談判、詢價等采購活動。3.對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評估和管理。4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。5.整理、歸檔采購文件和資料。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購部門開展采購工作，包括提供采購項目的詳細(xì)要求、參與供應(yīng)商考察等。其職責(zé)如下：1.根據(jù)工作需要，及時準(zhǔn)確地提出采購需求。2.協(xié)助采購部門制定采購文件，明確采購技術(shù)規(guī)格和服務(wù)要求。3.參與供應(yīng)商的考察和評估工作，提供意見和建議。4.負(fù)責(zé)采購項目的驗收工作，確保采購質(zhì)量符合要求。（四）監(jiān)督部門公司設(shè)立監(jiān)督部門，對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購活動合法合規(guī)、公平公正。監(jiān)督部門的職責(zé)如下：1.制定采購監(jiān)督制度和流程。2.對采購項目的招標(biāo)、談判、詢價等采購活動進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。3.受理采購活動中的投訴和舉報，進(jìn)行調(diào)查處理。4.定期對采購活動進(jìn)行審計和評估，提出改進(jìn)建議。三、采購計劃與預(yù)算（一）采購計劃1.各需求部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)下一年度工作安排，編制本部門的采購需求計劃，報采購部門匯總。2.采購部門對各需求部門的采購需求計劃進(jìn)行審核和整合，結(jié)合公司實際情況，編制年度采購計劃，報采購決策委員會審批。3.年度采購計劃應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。（二）采購預(yù)算1.采購部門根據(jù)年度采購計劃，編制采購預(yù)算，報公司財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。采購預(yù)算經(jīng)公司管理層審批后，作為采購活動的資金控制依據(jù)。3.在采購執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請，報采購決策委員會審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，財務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)算調(diào)整。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.公開招標(biāo)是指采購人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。2.達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的采購項目，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式：貨物類采購項目，單項或批量采購金額達(dá)到[X]萬元以上。服務(wù)類采購項目，單項或批量采購金額達(dá)到[X]萬元以上。工程類采購項目，單項合同估算價達(dá)到[X]萬元以上。3.公開招標(biāo)應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：采購部門編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，公告期不得少于[X]個工作日。供應(yīng)商報名，采購部門對報名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查。組織開標(biāo)、評標(biāo)，確定中標(biāo)候選人。發(fā)布中標(biāo)公告，公示期不得少于[X]個工作日。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）邀請招標(biāo)1.邀請招標(biāo)是指采購人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。3.邀請招標(biāo)應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：采購部門確定邀請供應(yīng)商名單，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交投標(biāo)文件。采購部門組織開標(biāo)、評標(biāo)，確定中標(biāo)候選人。發(fā)布中標(biāo)公告，公示期不得少于[X]個工作日。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與符合相應(yīng)資格條件的不少于三家的供應(yīng)商分別談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。3.競爭性談判應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：采購部門成立談判小組，談判小組由采購人代表和有關(guān)專家共三人以上單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。談判小組制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項。談判小組與供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購的方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.單一來源采購應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：采購部門提出單一來源采購申請，說明采購理由和擬采購供應(yīng)商名稱。采購決策委員會對單一來源采購申請進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進(jìn)行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。3.詢價應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：采購部門成立詢價小組，詢價小組由采購人的代表和有關(guān)專家共三人以上單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。詢價小組向符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格。詢價小組對供應(yīng)商的報價進(jìn)行評審，確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件和流程。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入條件應(yīng)包括但不限于：具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度；具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力；有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；參加采購活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄等。3.供應(yīng)商申請準(zhǔn)入時，應(yīng)向采購部門提交營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、業(yè)績證明、財務(wù)狀況證明等相關(guān)資料。4.采購部門對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，必要時可進(jìn)行實地考察。審核通過的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商庫。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種方式。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行整改，整改仍不合格的，取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商淘汰1.出現(xiàn)下列情形之一的供應(yīng)商，應(yīng)予以淘汰：提供虛假資料，騙取供應(yīng)商資格的。產(chǎn)品質(zhì)量不合格，給公司造成重大損失的。交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的。售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多的。有其他嚴(yán)重違法違規(guī)行為的。2.采購部門提出供應(yīng)商淘汰建議，報采購決策委員會審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，將淘汰供應(yīng)商名單在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，并通知相關(guān)部門停止與淘汰供應(yīng)商的合作。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購項目確定成交供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)及時與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。3.采購合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行合同評審，由采購部門、需求部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員對合同條款進(jìn)行審核，確保合同風(fēng)險可控。（二）合同履行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況，及時掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況等信息。2.需求部門應(yīng)配合采購部門做好合同履行工作，按照合同約定及時驗收貨物或服務(wù)。3.如在合同履行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取有效措施解決問題，確保合同順利履行。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采購合同，采購部門應(yīng)按照法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并及時通知供應(yīng)商。（四）合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標(biāo)（談判、詢價）文件、投標(biāo)（響應(yīng)）文件、驗收報告等。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別與評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、價格波動、質(zhì)量問題、法律風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險事件，應(yīng)制定專項應(yīng)對方案，采取風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移等措施進(jìn)行處理。2.加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商信用檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評估和監(jiān)控，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.建立價格預(yù)警機(jī)制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機(jī)，降低價格波動風(fēng)險。4.加強(qiáng)采購合同管理，明確雙方權(quán)利義務(wù)，嚴(yán)格履行合同審批程序，降低法律風(fēng)險。5.加強(qiáng)采購人員培訓(xùn)，提高采購人員的風(fēng)險意識和業(yè)務(wù)水平，確保采購活動的規(guī)范運作。八、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購程序的合規(guī)性、采購文件的完整性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求采購