科研檔案管理辦法宣貫一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科研檔案管理，確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在公司科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理決策中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有從事科研活動(dòng)的部門、項(xiàng)目組及相關(guān)人員所形成的科研檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科研檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確?？蒲袡n案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整準(zhǔn)確原則科研檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映科研活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.便于利用原則優(yōu)化科研檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便科研人員及相關(guān)部門查閱和使用檔案。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確?？蒲袡n案的安全，防止檔案信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)科研檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司科研檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司科研檔案，建立健全科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、項(xiàng)目組的科研檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。4.按照規(guī)定向公司內(nèi)部和外部提供科研檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和反饋工作。5.定期對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）科研項(xiàng)目管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門科研項(xiàng)目檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人。2.指導(dǎo)項(xiàng)目組按照科研檔案管理要求，做好項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行審核，確保項(xiàng)目檔案符合歸檔要求。4.在項(xiàng)目驗(yàn)收前，督促項(xiàng)目組完成檔案歸檔工作，并向檔案管理部門提交項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)。（三）項(xiàng)目組職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目組人員按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理項(xiàng)目研究過程中形成的各類文件材料。2.明確項(xiàng)目組內(nèi)檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的文件材料收集、整理和初步歸檔工作，確保項(xiàng)目文件材料的真實(shí)、完整和規(guī)范。3.在項(xiàng)目研究過程中，配合檔案管理部門和科研項(xiàng)目管理部門的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問題。4.項(xiàng)目完成后，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門。（四）其他部門職責(zé)公司其他部門應(yīng)協(xié)助檔案管理部門做好科研檔案管理工作，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的與科研項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。三、科研檔案的形成與收集（一）科研檔案的構(gòu)成科研檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究實(shí)驗(yàn)記錄、科研報(bào)告、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、成果轉(zhuǎn)化文件等。具體如下：1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件、任務(wù)書等。2.研究實(shí)驗(yàn)記錄涵蓋實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、原始記錄、實(shí)驗(yàn)總結(jié)等。3.科研報(bào)告如項(xiàng)目年度報(bào)告、中期報(bào)告、結(jié)題報(bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告等。4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件包括專利申請(qǐng)文件、軟件著作權(quán)登記文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、技術(shù)秘密保護(hù)文件等。5.成果轉(zhuǎn)化文件涉及成果轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)合作協(xié)議、產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件等。（二）文件材料的收集要求1.及時(shí)性項(xiàng)目組應(yīng)在科研活動(dòng)開展過程中，及時(shí)收集各類文件材料，確保文件材料的形成與科研活動(dòng)同步。2.完整性全面收集科研項(xiàng)目各個(gè)階段產(chǎn)生的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.準(zhǔn)確性文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映科研活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章齊全。4.規(guī)范性文件材料應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定的格式要求，字跡清晰，圖表工整，簽署完備。（三）收集渠道1.項(xiàng)目組自行收集項(xiàng)目組人員負(fù)責(zé)收集各自在項(xiàng)目研究過程中產(chǎn)生的文件材料，并及時(shí)整理歸檔。2.內(nèi)部協(xié)作部門提供與項(xiàng)目相關(guān)的其他部門，如技術(shù)支持部門、物資供應(yīng)部門等，應(yīng)將涉及項(xiàng)目的文件材料及時(shí)提供給項(xiàng)目組進(jìn)行歸檔。3.外部獲取從合作單位、科研機(jī)構(gòu)、政府部門等獲取的與項(xiàng)目有關(guān)的文件材料，項(xiàng)目組應(yīng)及時(shí)收集并歸檔。四、科研檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循科研活動(dòng)的規(guī)律和文件材料的形成特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，一個(gè)項(xiàng)目的文件材料集中在一起，便于查找和利用。3.區(qū)分不同保管期限和密級(jí)，便于檔案的保管和保密。（二）整理方法1.分類按照科研項(xiàng)目的類別、階段等進(jìn)行分類，如基礎(chǔ)研究項(xiàng)目、應(yīng)用研究項(xiàng)目、開發(fā)研究項(xiàng)目等，每個(gè)類別下再根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展階段細(xì)分。2.組卷將同一類別的文件材料按照一定的邏輯順序進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、完整。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊牢固。（三）歸檔要求1.歸檔時(shí)間項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目組應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)完成檔案整理工作，并向檔案管理部門移交歸檔。2.歸檔手續(xù)項(xiàng)目組向檔案管理部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接手續(xù)完備。3.歸檔質(zhì)量歸檔的科研檔案應(yīng)符合整理要求，內(nèi)容完整、整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確，能夠準(zhǔn)確反映科研項(xiàng)目的全貌。五、科研檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的科研檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用密集架存放，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，實(shí)行異地備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）檔案保護(hù)措施1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)科研檔案進(jìn)行檢查，查看檔案的保管狀況，有無損壞、變質(zhì)等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.修復(fù)與搶救對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)和搶救，確保檔案的可讀性和完整性。3.保密管理嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，限制檔案查閱人員范圍，對(duì)涉及機(jī)密的檔案采取特殊的保密措施，防止檔案信息泄露。六、科研檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則科研檔案的利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)科研原則以服務(wù)公司科研創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理決策為宗旨，積極為科研人員及相關(guān)部門提供檔案利用服務(wù)。3.嚴(yán)格審批原則對(duì)檔案查閱、借閱等利用行為進(jìn)行嚴(yán)格審批，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱科研人員及相關(guān)部門因工作需要查閱科研檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫(kù)房查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.借閱因特殊情況需要借閱科研檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，確需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記與反饋檔案管理部門應(yīng)對(duì)科研檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱或借閱時(shí)間、利用者姓名、部門、利用目的、檔案內(nèi)容等信息。利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)向利用者了解檔案利用效果，收集反饋意見，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。七、科研檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定，一般每[具體年限]進(jìn)行一次全面鑒定。2.科學(xué)合理原則依據(jù)科研檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，綜合考慮科研項(xiàng)目的重要性、時(shí)效性、保密性等因素，科學(xué)合理地確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、科研項(xiàng)目管理部門、相關(guān)專家等組成的科研檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定鑒定人員對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等，確定檔案的存毀。2.綜合評(píng)估結(jié)合科研項(xiàng)目的歷史背景、技術(shù)水平、應(yīng)用前景等因素，對(duì)檔案的整體價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定確定需要銷毀的科研檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.審批銷毀清冊(cè)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3