社區(qū)檔案收集管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社區(qū)檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高社區(qū)管理與服務(wù)水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本社區(qū)內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為社區(qū)各項(xiàng)工作和居民提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立社區(qū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由社區(qū)主任擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，監(jiān)督檔案管理辦法的執(zhí)行情況。（二）檔案管理部門設(shè)立社區(qū)檔案管理部門，配備專職檔案管理人員。檔案管理部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施社區(qū)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，制定檔案管理制度和工作流程，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。（三）各部門職責(zé)1.綜合辦公室：負(fù)責(zé)社區(qū)綜合性文件材料的收集、整理和歸檔工作，協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理的日常工作。2.社區(qū)服務(wù)中心：負(fù)責(zé)社區(qū)服務(wù)相關(guān)檔案的收集、整理和保管工作，包括居民服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)檔案等。3.物業(yè)管理部門：負(fù)責(zé)物業(yè)管理相關(guān)檔案的收集、整理和歸檔工作，如小區(qū)建設(shè)規(guī)劃、維修記錄、業(yè)主信息等。4.其他部門：按照檔案管理部門的要求，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的收集、整理和移交工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等方面的文件材料。2.社區(qū)建設(shè)類：社區(qū)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生管理等方面的文件材料。3.社區(qū)服務(wù)類：居民服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)檔案、志愿服務(wù)檔案等。4.物業(yè)管理類：小區(qū)建設(shè)規(guī)劃、維修記錄、業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)合同等。5.安全管理類：安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、消防檔案等。6.其他類：與社區(qū)工作相關(guān)的其他文件材料，如上級(jí)部門文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各部門應(yīng)在文件材料形成或辦理完畢后，及時(shí)將其收集齊全，移交檔案管理部門。2.完整準(zhǔn)確：收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.分類整理：各部門在收集檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于檔案管理部門進(jìn)一步整理歸檔。（三）收集渠道1.內(nèi)部形成：由社區(qū)各部門在工作中直接形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門。2.外部接收：接收上級(jí)部門、其他單位或個(gè)人移交的與社區(qū)工作相關(guān)的文件材料。3.征集：通過征集、捐贈(zèng)等方式，收集具有保存價(jià)值的社區(qū)歷史資料、實(shí)物檔案等。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：根據(jù)文件形成的年度進(jìn)行分類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：按照社區(qū)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問題分類法：根據(jù)文件反映的問題進(jìn)行分類。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊或托裱，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.分類：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件材料進(jìn)行分類。3.編號(hào)：為每一份文件材料編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)包括年度、組織機(jī)構(gòu)代碼、類別代碼、順序號(hào)等要素。4.編目：編制檔案目錄，包括題名、責(zé)任者、日期、檔號(hào)、頁數(shù)等項(xiàng)目，目錄應(yīng)打印或書寫工整，一式多份。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號(hào)、年度、組織機(jī)構(gòu)、類別等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.上架排列：檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序上架排列，便于查找和管理。2.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確保檔案的安全。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映社區(qū)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)社區(qū)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)社區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)社區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。六、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，不得損害國(guó)家利益和他人合法權(quán)益。2.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體期限]，借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.出具證明：檔案管理部門可根據(jù)利用者的需求，為其出具檔案證明材料。出具證明應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用審批1.內(nèi)部利用：社區(qū)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案的，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部利用：外單位或個(gè)人查閱、借閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，經(jīng)社區(qū)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)社區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理利用手續(xù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立社區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄信息和掃描圖像數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接存儲(chǔ)：將電子檔案數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在檔案存儲(chǔ)設(shè)備中。（三）信息安全1.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.用戶權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的操作進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案，確保檔案的質(zhì)量。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其保管期限。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成規(guī)律、利用價(jià)值、社會(huì)需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和鑒定。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、責(zé)任者、日期、檔號(hào)、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核，報(bào)社區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)社區(qū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)社區(qū)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況：檢查各部門是否按照檔案管理辦法的要求，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.檔案管理工作的質(zhì)量：檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，以及檔案整理、保管、利用等工作是否符合規(guī)范。3.檔案信息化建設(shè)情況：檢查檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)