學(xué)習(xí)情境四文檔處理Word2003任務(wù)單 4.1體驗Word2003 4.2案例1—制作百麗公司招聘啟事 4.3案例2—制作雜志內(nèi)頁“精彩BABY秀”4.4案例3—制作會議安排表 4.5案例4—畢業(yè)論文排版 4.6案例5—制作客戶回訪函 4.7Word使用技巧及拓展 評價單任務(wù)單

小王即將畢業(yè)，目前正在一家公司實習(xí)，在實習(xí)期間，他接到了一系列的辦公任務(wù)，比如制作招聘簡章、制作雜志內(nèi)頁、制作個人簡歷，給客戶發(fā)回訪函等；與此同時，他還完成了畢業(yè)論文的排版工作。4.1體驗Word2003在制作這些文檔的過程中小王碰到了很多問題，但通過學(xué)習(xí)，他順利地完成了這些文檔的制作，并進一步掌握了辦公軟件的應(yīng)用及技巧。下面他把Word的知識點分解成幾個案例，詳細講解其制作過程。通過以下案例的學(xué)習(xí)，想必大家也一定能成為Word高手。

一、Office2003組件簡介

Microsoft公司2003年推出的MS-Office2003是當前使用最廣泛的辦公自動化套裝軟件之一，主要包括以下組件：

Word2003：功能強大的文字處理軟件，是Office套件中最常用的軟件，可以完成各類文檔，如文件、報告、論文的編輯、排版、打印等操作以及實現(xiàn)圖文混排。

Excel2003：電子表格處理軟件，可以制作各種復(fù)雜的電子表格，完成繁瑣的數(shù)據(jù)計算，管理數(shù)據(jù)、快速生成圖表，廣泛應(yīng)用于各種表格形式的數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域中。

PowerPoint2003：演示文稿制作軟件，可以制作內(nèi)容豐富、形象生動、圖文并茂、層次分明的演示文稿，還能方便地在計算機和網(wǎng)絡(luò)上演示發(fā)布。

Outlook2003：桌面信息管理程序，郵件傳輸和協(xié)作客戶端程序，其最基本的功能為收發(fā)、管理電子郵件和管理日常信息。

Access2003：數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，并對數(shù)據(jù)庫進行操作、管理，以及實現(xiàn)辦公領(lǐng)域中信息的輸入、保存、維護、查詢、統(tǒng)計、打印、備份等功能。

FrontPage2003：網(wǎng)頁制作軟件，主要功能是制作、調(diào)試、瀏覽和發(fā)布網(wǎng)頁，還可以對網(wǎng)站進行站點管理。

Publisher2003：商務(wù)排版軟件，可創(chuàng)建、設(shè)計和發(fā)布專業(yè)的出版物，可用于印刷品、電子出版物、電子郵件和Web發(fā)布等。

InfoPath2003：Office的新組件，它的作用是通過擴展標記語言(XML)創(chuàng)建出各種動態(tài)的表單，方便企業(yè)在其內(nèi)部收集并共享各種信息。

OneNote2003：功能強大的便簽管理器，是為記筆記而專門設(shè)計的，以最合適的方式收集、使用和共享信息，常用于帶手寫功能的TablePC上。

二、Office2003的一些通用操作

1．程序的啟動

安裝Office2003以后，系統(tǒng)并不在桌面上添加快捷方式，可以通過以下方法來啟動Office2003應(yīng)用程序(以Word2003為例)：

(1)單擊【開始】→【所有程序】→【MicrosoftOffice】→【MicrosoftOfficeWord2003】。

(2)如果在桌面上創(chuàng)建了Word2003的快捷方式，雙擊快捷方式圖標。

(3)雙擊已經(jīng)創(chuàng)建的Word文檔圖標，啟動Word2003并打開文檔。

2．程序的退出

如果完成了文檔的編輯，或者由于其他原因需要退出Office應(yīng)用程序時，可以采用以下方法：

(1)執(zhí)行【文件】→【退出(X)】命令。

(2)單擊標題欄上的“關(guān)閉”按鈕

。

(3)單擊標題欄左側(cè)的控制菜單圖標(如

)，在打開的菜單中選擇“關(guān)閉”。

(4)雙擊標題欄左側(cè)的控制菜單圖標(如

)，直接關(guān)閉程序。

(5)按下<Alt+F4>組合鍵。

3．建立、打開和保存Office2003文檔

1)新建文檔

建立一個Office文檔可以使用以下方法(以Word2003為例)：

(1)啟動Word2003，Word將自動創(chuàng)建一個文件名為“文檔1”的新文檔。

(2)單擊工具欄上的“新建空白文檔”按鈕 ，建立一個空白文檔。

(3)執(zhí)行【文件】→【新建】命令，在“新建文檔”任務(wù)窗格中選擇需要建立的文檔類型，如空白文檔、XML文檔、網(wǎng)頁等。

(4)打開“我的電腦”或“資源管理器”，在需要建立Word文檔的窗口空白處右擊鼠標，彈出快捷菜單，執(zhí)行“新建”→“MicrosoftWord文檔”命令。

2)打開文檔

打開一個Office文檔同樣有多種方法，常用的有以下幾種：

(1)單擊工具欄上的“打開”按鈕

，顯示“打開”對話框，查找并選擇需要打開的文檔，單擊

按鈕打開文檔；單擊該按鈕右側(cè)的箭頭，彈出下拉列表框，可以選擇“以只讀方式打開”、“以副本方式打開”、“打開并修復(fù)”等操作。

(2)單擊【文件】菜單，在最近所用的文件列表中選擇所要打開的文檔。

(3)打開“資源管理器”，找到需要打開的Office文檔，雙擊文檔圖標打開文檔。

3)文檔的保存、另存

保存一個文檔的步驟如下：

(1)執(zhí)行【文件】→【保存】命令，或單擊工具欄上的“保存”按鈕

，或者按下<Ctrl+S>組合鍵。初次保存以及執(zhí)行【文件】→【另存為】命令時會打開“另存為”對話框。

(2)在“保存位置”下拉列表框中選擇保存文檔的驅(qū)動器或文件夾。

(3)在“文件名”框中輸入文檔的文件名，例如“工作總結(jié)”。

(4)在“保存類型”下拉列表框中選擇文檔的保存類型，不選則為默認文件類型。

(5)單擊

按鈕。

4)自動保存

Word2003可以自動保存正在編輯的文檔，以免因斷電或計算機出現(xiàn)意外情況造成文檔丟失，設(shè)置步驟如下：

(1)執(zhí)行【工具】→【選項】命令，打開“選項”對話框。

(2)單擊“保存”選項卡，勾選“自動保存時間間隔”復(fù)選框。

(3)在“分鐘”數(shù)字框中輸入自動保存文檔的時間間隔，例如10分鐘。

(4)單擊

按鈕。

4．使用幫助

使用Office2003的過程中碰到不會的操作，可以隨時查閱系統(tǒng)幫助。

使用幫助的方法：執(zhí)行【幫助】→【Microsoftoffice幫助】命令或按下F1鍵打開“Word幫助”任務(wù)窗格；在搜索框中輸入要查找的內(nèi)容，如輸入“樣式”，則會顯示出和“樣式”相關(guān)的操作；也可以直接打開“目錄”選項，從幫助條目中查找?guī)椭畔ⅰ?/p>

5．文本及對象的編輯、撤銷和恢復(fù)操作

選取文本或?qū)ο螅和蟿邮髽诉x中文本塊或其他操作對象。

移動文本或?qū)ο螅哼x中文本或?qū)ο?，拖動鼠標到目的位置釋放鼠標即可?/p>

剪切文本塊或?qū)ο螅合冗x中文本或?qū)ο?，再單擊“常用”工具欄上的“剪切”按鈕 或按下<Ctrl+X>組合鍵，再粘貼(使用

按鈕或<Ctrl+V>組合鍵)到指定位置。

復(fù)制文本塊或?qū)ο螅合冗x中文本或?qū)ο?，再單擊“常用”工具欄上的“?fù)制”按鈕

或按下<Ctrl+C>組合鍵，再粘貼到指定位置。刪除文本或?qū)ο螅合冗x中文本或?qū)ο螅侔聪骆I盤上的Del鍵。

撤銷錯誤操作：執(zhí)行【編輯】→【撤銷】命令，或使用“常用”工具欄上的“撤銷”按鈕

，或按下<Ctrl+Z>組合鍵。

恢復(fù)(更正)撤銷操作：執(zhí)行【編輯】→【恢復(fù)】命令，或使用“常用”工具欄上的“恢復(fù)”按鈕

，或按下<Ctrl+Y>組合鍵。

三、Word2003的特點

MicrosoftWord2003是美國微軟公司Office2003辦公系列軟件的組件之一。它主要用于日常的文字處理工作，如書寫信函、公文、簡報、報告、學(xué)術(shù)論文、個人簡歷、商業(yè)合同等；它具有處理各種復(fù)雜文件的功能，可以實現(xiàn)多欄彩色圖文混排等排版效果；還可以對中、英文字進行各種藝術(shù)效果處理，以及方便快捷地完成數(shù)理化公式的編輯等。

Word2003不僅功能強大、技術(shù)先進，而且可以非常方便地與其他Office組件交換數(shù)據(jù)，并提供完全MicrosoftOffice2003風(fēng)格的工作環(huán)境和操作方式。概括起來，MicrosoftWord2003具有下述特點。

1．先進的文字編輯

雖然文字編輯是任何一種字處理軟件所具有的基本功能之一，但Word2003在文字編輯方面有其獨到之處，除了常見的選定、移動、復(fù)制、刪除等傳統(tǒng)功能外，中文Word2003還提供了自動更正及自動圖文集功能。前者用于及時更正常見的輸入、拼寫及語法錯誤(主要針對英文)；后者則允許在自動圖文集里定義、存儲經(jīng)常用到的文本或圖形，并在需要的時候?qū)⑺鼈儾迦氲轿臋n中。

2．格式編輯

在Word2003中，格式編排涉及字符、段落及頁面格式設(shè)置。也就是說，用戶可以靈活地根據(jù)需要對文檔中的字符、段落或頁面進行單獨設(shè)置，以活躍整個版面。

3．模板、向?qū)Ъ皹邮?/p>

模板是一種包含特定格式說明的專用文檔，當以模板為基礎(chǔ)生成新文檔時，其所包含的格式就將自動有效，這樣就使得操作簡化到只需填入相應(yīng)內(nèi)容就可以了。

向?qū)軒椭脩暨x擇合適的模板，并按一定的次序填寫模板上的具體內(nèi)容，直到生成整個文檔。

樣式則是具有名字的特定編排格式的組合，可以認為樣式是用戶設(shè)計的能夠重復(fù)使用的格式編排命令。

4．圖文混排

圖文混排是Word2003中最具特色的特點之一。Word2003不僅提供了功能豐富的繪圖工具，可以繪制各種圖形，還可以在文檔中插入精美的圖片，同時還提供了藝術(shù)字處理，通過文字與圖形的混合編排，可制作出賞心悅目的高級文檔來。

5．表格處理

在Word2003中，可以很輕松地創(chuàng)建、修改一個表格，或把一個文本轉(zhuǎn)換為表格。同時還可以在表格中插入圖片或公式以及對表格進行各種修飾。

6．傳真、電子郵件與Web

Word2003最突出的特點就是網(wǎng)絡(luò)功能得到了加強，其中包括傳真、電子郵件、Web及主頁制作等。

四、Word2003的工作窗口簡介

1．Word的主窗口組成

啟動Word2003就可以打開Word文檔窗口，如圖4-1所示。Word2003是一個多文檔窗口，由標題欄、菜單欄、工具欄、文檔編輯區(qū)、標尺、滾動條、任務(wù)窗格和狀態(tài)欄等組成。

圖4-1Word2003的窗口

1)標題欄

標題欄位于Word2003窗口的最上方，顯示當前正在編輯的文檔名稱。從左到右依次為控制菜單圖標、文檔名、應(yīng)用程序名(即MicrosoftWord)、最小化按鈕、最大化按鈕(或還原按鈕)以及關(guān)閉按鈕。

2)菜單欄

標題欄下面是菜單欄。菜單欄包含“文件”、“編輯”、“視圖”等9個菜單項，每個菜單項下面還包括各種命令。使用菜單命令既可以用鼠標單擊相應(yīng)菜單項，也可以使用菜單熱鍵(Alt+菜單名括號中帶下劃線的字母)，例如按下<Alt+F>組合鍵可以打開“文件”菜單。

菜單中包含了Word2003的大部分操作功能。另有一些操作，可以單擊“工具”→“自定義”，在“命令”選項卡中獲取。

3)工具欄

Word2003把一些常用的操作命令以按鈕的形式顯示出來，這就是工具欄。一個按鈕代表某一個操作，一個工具欄就是一組用途相近的操作命令的集合。

Word2003窗口默認打開的有“常用”工具欄和“格式”工具欄，單擊【視圖】→【工具欄】，可以打開或關(guān)閉工具欄。例如，需要打開“繪圖”工具欄時，單擊【視圖】→【工具欄】，在子菜單中選中“繪圖”即可。

4)文檔編輯區(qū)

文檔編輯區(qū)用來輸入文字、插入圖表，查看和修改文檔。其中有一個閃爍的光標，稱為插入點，用來標識字符輸入的位置。

5)標尺

標尺分為水平標尺和垂直標尺。水平標尺位于文檔編輯區(qū)的上方，顯示段落、表格的單元格或其他對象在水平方向的縮進方式、尺寸和邊距。垂直標尺在文檔編輯區(qū)的左側(cè)，顯示頁面或其他對象在垂直方向的位置、尺寸和邊距。

用鼠標拖動標尺上的滑塊或標記可以快速改變文檔或?qū)ο蟮牟季帧?/p>

單擊【視圖】→【標尺】，可以同時打開或關(guān)閉水平標尺和垂直標尺。

單擊【工具】→【選項】，打開“選項”對話框，在“視圖”選項卡中可以打開或關(guān)閉垂直標尺(僅限于頁面視圖)。

6)滾動條

滾動條分為水平滾動條和垂直滾動條，分別位于文檔編輯區(qū)的下方與右側(cè)。通過滾動條可以瀏覽到文檔的所有內(nèi)容。

7)任務(wù)窗格

安裝Word2003后第一次進入Word時，文檔編輯區(qū)右邊有一個面板，上面有許多常用的任務(wù)選項，這就是“任務(wù)窗格”。任務(wù)窗格的內(nèi)容或選項會根據(jù)所進行的操作而改變。例如，當單擊【文件】→【新建】時，出現(xiàn)的是“新建文檔”任務(wù)窗格，而執(zhí)行“插入剪貼畫”操作時，將自動更換為“剪貼畫”任務(wù)窗格。如圖4-2(a)、(b)所示。

(a)(b)(c)

圖4-2Word2003的任務(wù)窗格

8)狀態(tài)欄

狀態(tài)欄位于Word窗口的最下方，顯示文檔及當前操作的有關(guān)信息，如光標位置、當前頁碼、總頁數(shù)、節(jié)，以及對文檔的輸入操作是改寫還是插入等。

2．Word排版的基本知識

1)什么是排版

排版亦稱版面編排。所謂編排，即在有限的版面空間里，將版面構(gòu)成要素—文字，圖形和圖片，線條、線框和顏色等要素，根據(jù)特定內(nèi)容的需要進行組合排列，并運用造型要素及形式原理，把構(gòu)思與計劃以視覺形式表達出來。

版式是指書刊正文部分的全部格式，包括正文和標題的字體、字號、版心大小、通欄、雙欄、每頁的行數(shù)、每行字數(shù)、行距及表格、圖片的排版位置等。

2)版面構(gòu)成術(shù)語

書籍版面的構(gòu)成如圖4-3所示。

圖4-3書籍版面構(gòu)成其中，

所示范圍是版面范圍，

所示范圍是版心范圍，

是頁面左邊距，

是頁面右邊距，

是頁面下邊距，

是頁面上邊距，

是頁眉區(qū)，

是頁腳區(qū)并且插入了頁碼，

是腳注。

版心：是指每面書頁上的文字部分，包括章、節(jié)標題，正文以及圖、表、公式等。

上、下、左、右邊距：頁邊距設(shè)置確定正文的寬度，即確定文本與紙張邊界之間的距離。該位置可以放置各非嵌入式的圖形對象，但不能放置文檔正文及嵌入式對象。頁眉、頁腳：在頁面視圖中，Word文檔有兩種編輯狀態(tài)，即正文編輯和頁眉頁腳編輯。對于文檔中每頁都要有的內(nèi)容可以將其置于頁眉頁腳中，如頁碼、Logo、背景圖等。Word可以分節(jié)設(shè)置不同的頁眉頁腳，還可以分奇、偶頁設(shè)置不同的頁眉頁腳，并可以做到首頁不同。詳細的操作請參看案例4相關(guān)內(nèi)容。頁碼：頁碼是Word中的域，它會根據(jù)文檔大小自動顯示頁號，頁碼需要插入而不是自己輸入。插入頁碼有兩種方式：

(1)在頁碼頁腳編輯狀態(tài)下，單擊“頁眉和頁腳”工具欄中的“插入頁碼”按鈕

。

(2)在正文編輯狀態(tài)下，執(zhí)行【插入】→【頁碼】命令。

腳注：對該頁中部分文字內(nèi)容(如名詞、引用等)的注釋，放置于頁腳中。

尾注：對文章中部分文字內(nèi)容(如名詞、引用等)的注釋，放置于文檔末尾。

3)養(yǎng)成好的排版習(xí)慣

俗話說：習(xí)慣成自然。在學(xué)習(xí)Word的過程中有一些必須注意的細節(jié)，初學(xué)者在學(xué)習(xí)時應(yīng)養(yǎng)成良好的習(xí)慣，以免為以后的排版工作帶來不必要的麻煩。下面是許多Word用戶經(jīng)常會出現(xiàn)的操作誤區(qū)，作為初學(xué)者一定要注意避免。

(1)避免不設(shè)置頁面直接開始編排文檔。不同的文檔應(yīng)用場合不同，需要的尺寸也不同，如宣傳單頁有A3、A4、A5、8K、16K等多種尺寸，如果編排文檔時不進行頁面設(shè)置，直接開始編排，則會造成該文檔無法實際應(yīng)用；如果編排完再修改頁面設(shè)置，則會出現(xiàn)版面混亂的情況，重新調(diào)整的工作量幾乎等于制作的工作量。

(2)避免使用空格設(shè)置段落縮進和對齊。許多用戶在需要縮進段落時都使用空格在進行首行縮進，當需要進行居中、右對齊時，也用空格來作為距離的填充符，這是極不精確也是極不正確的方法，會給后續(xù)排版帶來很大的麻煩。

(3)避免使用空白段落。使用空白段落來增加段落之間的間距或提升單元格的行高，這是極不規(guī)范的方法，尤其是在長文檔中更不能隨隨便便使用空白段落。

(4)避免以段落設(shè)置來控制每行字數(shù)與每頁行數(shù)。通過設(shè)置字符間距來控制每行的字數(shù)，通過段落間距來控制每頁的行數(shù)，都是不正確的操作，如果要控制每行的字數(shù)和每頁的行數(shù)，應(yīng)該通過頁面設(shè)置中的網(wǎng)格設(shè)置功能來實現(xiàn)。

(5)避免手動編號。當需要為段落或單元格內(nèi)容編號時，不推薦采用手動輸入方式編號，因為這樣不但容易出錯，而且增、減編號項目后，又需要重新編號，大大增加了工作量。尤其是在較長的文檔中，采用可以自動重新編號的自動編號功能才是正確的方法。

(6)避免手動繪制表格。初學(xué)者常見的操作誤區(qū)是制作規(guī)范表格時也用繪制表格的方法來繪制。制作規(guī)范的表格應(yīng)使用表格插入功能進行，既規(guī)范又高效。

(7)避免忽視樣式的使用。初學(xué)者常見的操作誤區(qū)是設(shè)置字符、段落和表格的格式時，即使進行多段設(shè)置也不使用樣式，這樣不僅工作效率極其低下，而且有可能在設(shè)置過程中產(chǎn)生誤差，導(dǎo)致文檔格式不統(tǒng)一、整體感較差，尤其是在較長文檔中，使用Word的樣式功能進行規(guī)范設(shè)置才是正確的。五、Word的操作流程

辦公業(yè)務(wù)實踐中，文檔處理有其規(guī)范的操作流程。一般來說，使用Word2003進行文檔處理時都要遵循如圖4-4所示的操作流程。

圖4-4Word操作流程

一、案例情境

1．案例概述：制作百麗公司招聘啟事

小王接到了一個任務(wù)：幫百麗公司擬定一份招聘啟事，要發(fā)布在報紙上。通過了解招聘啟事的相關(guān)知識，以及百麗公司的招聘要求等相關(guān)信息，他開始著手設(shè)計制作這份招聘啟事。4.2案例1—制作百麗公司招聘啟事在制作過程中，他碰到了很多難題，比如，如何使招聘啟事標題醒目、如何輸入繁體字、如何為不同的段落和文字設(shè)置不同的風(fēng)格等等。小王通過學(xué)習(xí)及不斷實踐，快速準確地完成了任務(wù)，制作出了一份美觀實用的招聘啟事。

學(xué)完本案例后可以掌握以下辦公要領(lǐng)：

如何創(chuàng)建Word文檔；

輸入文本并進行檢查、校正；

如何設(shè)置字符格式和段落格式；

如何設(shè)置特殊的中文版式效果；

如何設(shè)置分欄；

如何預(yù)覽和打印文檔。

2．案例效果及分析

本案例效果如圖4-5所示。

圖4-5“百麗公司招聘啟事”效果圖制作招聘簡章，需要說明招聘單位、招聘職位及要求、聯(lián)系方式、應(yīng)聘相關(guān)說明等內(nèi)容，標題要突出，招聘職位和聯(lián)系方式等要與正文區(qū)分開。

在制作文檔前要分析版面及制作要點，然后再進行相應(yīng)的操作。本例制作要點如圖4-5所示，包括頁面設(shè)置、文字設(shè)置、段落設(shè)置、雙行合一、簡繁轉(zhuǎn)換、首字下沉、項目符號、調(diào)整寬度、分欄等操作。二、制作過程

步驟1：啟動Word2003，新建并保存“招聘啟事.doc”文件。

在以下制作過程中，要注意隨時保存文檔，以避免不必要的損失。

步驟2：頁面設(shè)置。

(1)執(zhí)行【文件】→【頁面設(shè)置】命令，打開“頁面設(shè)置”對話框。

(2)在“頁面設(shè)置”對話框中，在“紙張”選項卡中將紙張大小設(shè)置為“A4”；在“頁邊距”選項卡中將頁面方向設(shè)置為“橫向”，將頁邊距設(shè)置為“上”、“下”為2厘米，“左”、“右”為2.54厘米，如圖4-6所示。

步驟3：輸入文本。

輸入招聘啟事文本，如圖4-7所示。

圖4-6“頁面設(shè)置”對話框

圖4-7輸入文本內(nèi)容輸入時注意以下要點：

(1)輸入時各行結(jié)尾處不要按Enter鍵，一個段落結(jié)束才可按此鍵；每個段落后會產(chǎn)生一個段落標記

(可通過【視圖】→【顯示段落標記】查看，用于區(qū)分第幾段落)。

(2)首行空2格時不要用空格鍵，應(yīng)按下Tab鍵采用縮進方式對齊。

(3)輸入有錯時，按Del鍵刪除插入點右邊的錯字，按BackSpace鍵刪除插入點左邊的錯字。步驟4：檢查文本并更正錯誤。

錄入完畢后，要檢查并改正錯別字及語法、內(nèi)容等錯誤之處，確保文檔內(nèi)容正確無誤。

在文檔中，紅色波形下劃線表示可能的拼寫問題，綠色波形下劃線表示可能的語法問題。用鼠標右擊標有上述下劃線的字符，可在快捷菜單中選擇修改所需的命令，或者在列出的備選字詞中挑選正確的文字。

Word提供的自動檢查拼寫與語法的功能，可以提高文本輸入的正確性。單擊【工具】→【選項】，在“選項”對話框中單擊“拼寫和語法”選項卡，選中“鍵入時檢查拼寫”和“鍵入時檢查語法”，Word在鍵入的同時將自動進行拼寫檢查。步驟5：設(shè)置字符格式。

設(shè)置字符格式，需要先選中要設(shè)置的文本，然后執(zhí)行【格式】→【字體】命令，在彈出的“字體”對話框進行相應(yīng)的設(shè)置即可，如圖4-8所示。

圖4-8“字體”對話框本案例中各文本塊的設(shè)置步驟如下(其中字體顏色默認的“自動”為“黑色”)：

(1)設(shè)置標題。選中標題文本“BELLE百麗國際International誠聘”，設(shè)置中文字體為“黑體”、設(shè)置英文字體為“Verdana”、字型為“加粗”、字號為“40磅”；分別選中“BELLE百麗”和“誠聘”字體顏色設(shè)置為“紅色”。

(2)設(shè)置簡介。選中公司簡介文本，設(shè)置為“楷體、小四號”。

(3)選中文字“因蘭州地區(qū)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，現(xiàn)面向社會誠聘：”，設(shè)置“字型”為“加粗”，設(shè)置“下劃線線型”為“雙波浪線”。

(4)設(shè)置招聘內(nèi)容。選中所有的招聘崗位和要求的文本，設(shè)置為“宋體、五號”；再分別選中招聘崗位文字，如“品牌運營督導(dǎo)5名”，設(shè)置為“黑體，加粗，小四號、紅色”。

(5)設(shè)置應(yīng)聘相關(guān)說明等文字。選中“應(yīng)聘人員請……”直到文檔結(jié)束，設(shè)置為“宋體、加粗、小四號”；單擊“格式”工具欄上的“字符底紋”按鈕

，設(shè)置該段文字為灰底；設(shè)置“本人身份證及復(fù)印件、一寸照片1張”和“蘭州市城關(guān)區(qū)張掖路182號”加“著重號”；文本“面試地址”和“咨詢電話”顏色設(shè)置為“紅色”。

圖4-9字符格式設(shè)置結(jié)果步驟6：設(shè)置段落格式。

鼠標置于要設(shè)置的段落內(nèi)，執(zhí)行【格式】→【段落】命令，打開“段落”對話框，可以設(shè)置對齊方式、左右縮進、特殊格式、段間距、行距等段落屬性，如圖4-10所示。

(1)單擊文本段落“品牌運營督導(dǎo)5名”，執(zhí)行【格式】→【段落】命令，打開“段落”對話框。設(shè)置“段前”為0.5行，其他屬性默認，如圖4-10所示。

(2)設(shè)置其他招聘崗位段落，“特殊格式”為“首行縮進”，度量值為“2字符”，其他段落屬性默認。

(3)設(shè)置標題段落和應(yīng)聘相關(guān)說明段落的對齊方式為居中對齊。

圖4-10“段落”對話框步驟7：設(shè)置分欄。

分欄使版面顯得生動、活潑，增強可讀性。執(zhí)行【格式】→【分欄】命令對文本進行分欄操作。本案例中招聘崗位及要求部分為兩欄。設(shè)置步驟如下：

(1)選中招聘崗位及相關(guān)要求段落。執(zhí)行【格式】→【分欄】命令。

(2)在打開的“分欄”對話框中設(shè)置“欄數(shù)”為“2”，取消勾選“欄寬相等”復(fù)選框。

(3)設(shè)置“欄1：”的“寬度”為34字符，“間距”為2.02字符；“欄2：”的“寬度”為30.45字符。選擇“應(yīng)用于”下拉列表框中的“所選文字”，參數(shù)設(shè)置如圖4-11所示。

圖4-11“分欄”對話框步驟8：設(shè)置標題中文版式：雙行合一和簡繁轉(zhuǎn)換。

(1)選中標題文本“Belle百麗國際International”，執(zhí)行【格式】→【中文版式】→【雙行合一】命令，彈出“雙行合一”對話框，如圖4-12(a)所示。

(2)因為設(shè)置的標題文本字號太大，所以該對話框中未顯示全效果，可以先把字號設(shè)小，如設(shè)置為“小四號”，然后執(zhí)行“雙行合一”命令，顯示結(jié)果如圖4-12(b)所示，預(yù)覽效果正確后，單擊“確定”按鈕，然后再設(shè)置字號為40磅即可。

(a) (b)

圖4-12雙行合一

(3)選中“百麗國際”，執(zhí)行【工具】→【語言】→【中文簡繁轉(zhuǎn)換】命令，在彈出的對話框中，設(shè)置“轉(zhuǎn)換方向”為“簡體中文轉(zhuǎn)換為繁體中文”，單擊“確定”按鈕。

(4)為了使標題更突出，設(shè)置“誠聘”的字號為60磅，在“誠”字后面敲入一個空格。標題最終設(shè)置效果如圖4-13所示。

圖4-13標題設(shè)置效果步驟9：設(shè)置首字下沉。

(1)將插入點移到公司簡介段落任意處。

(2)執(zhí)行【格式】→【首字下沉】命令，打開“首字下沉”對話框，如圖4-14所示。

(3)設(shè)置“位置”為“下沉”，“下沉行數(shù)”為“2”，單擊“確定”按鈕。效果如圖4-15所示。

圖4-14“首字下沉”對話框

圖4-15首字下沉效果圖4-16“調(diào)整寬度”對話框

步驟10：調(diào)整文字寬度。

(1)選擇2個字或3個字的招聘崗位名稱，如“電工，”執(zhí)行【格式】→【調(diào)整寬度】命令，打開“調(diào)整寬度”對話框。

(2)設(shè)置“新文字寬度”為4字符。如圖4-16所示。通過這種方式可以使不同長度的文本對齊。對齊后的招聘崗位名稱效果如圖4-5標注

所示。

步驟11：設(shè)置項目符號。

(1)選中招聘崗位文字，如“品牌運營督導(dǎo)5名”，執(zhí)行【格式】→【項目符號和編號】命令，打開“項目符號和編號”對話框，如圖4-17所示。項目符號默認為“無”。

圖4-17“項目符號和編號”對話框

(2)選擇任意一種項目符號，單擊右下角的

按鈕，彈出“自定義項目符號列表”對話框，如圖4-18所示，在其中可以設(shè)置自定義項目符號及格式。

(3)單擊

按鈕，彈出“符號”對話框，選中如圖4-19所示符號，單擊確定后返回圖4-18所示對話框；單擊

按鈕，設(shè)置字符格式為“小四號、加粗、紅色”，單擊確定后返回圖4-18所示對話框。

圖4-18“自定義項目符號列表”對話框

圖4-19“符號”對話框

(4)在圖4-18所示對話框中設(shè)置“縮進位置”為0厘米。在圖4-18中的預(yù)覽欄中可以看到設(shè)置效果。用同樣的方法依次設(shè)置其他招聘崗位文字(或者使用格式刷設(shè)置)。

步驟12：預(yù)覽及打印文檔。

1)預(yù)覽文檔

對于需要打印的文檔，在輸入、編輯和排版的過程中，通常會采用頁面視圖，以便隨時查看文檔打印后的效果。打印預(yù)覽視圖用于顯示打印后的實際效果，與頁面視圖顯示的效果相似。一般在打印前都會使用打印預(yù)覽功能，查看文檔并確定是否還需要修改。

(1)單擊【文件】→【打印預(yù)覽】，或單擊“常用”工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕? ，進入打印預(yù)覽視圖，Word將自動顯示“打印預(yù)覽”工具欄，如圖4-20所示。

圖4-20“打印預(yù)覽”工具欄

(2)進入預(yù)覽視圖后，鼠標指向文檔時指針變?yōu)?/p>

，單擊可將頁面的顯示比例放大至100%，同時鼠標指針改為，此時，若單擊文檔，則恢復(fù)原來的顯示比例。

2)打印文檔

完成文檔的排版，經(jīng)預(yù)覽并確認無誤后，可以直接單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕? ，立即開始打印。也可以直接單擊【文件】→【打印】，打開“打印”對話框進行打印設(shè)置并打印，如圖4-21所示。打印設(shè)置方法如下：

(1)“打印”對話框中，在“打印機”欄中選擇打印機(連接多臺打印機時)，在“頁面范圍”欄中指定文檔的打印部分，在“副本”欄中設(shè)置文檔打印的份數(shù)，在“縮放”欄中可以調(diào)整文檔中字體和圖片的大小以適應(yīng)所選紙張的尺寸等。

(2)完成設(shè)置后，單擊“確定”按鈕，即可根據(jù)設(shè)置開始打印。

圖4-21“打印”對話框

三、相關(guān)知識點

1．文本的輸入

Word文檔主要由文本、表格、圖片以及其他對象組成。其中，文本就是用戶在文檔編輯區(qū)輸入的漢字、字母、數(shù)字和各種符號。對于文本輸入，最常用的也是最基本的仍然是鍵盤輸入，在Word2003中，也可使用語音輸入、手寫輸入和掃描儀輸入等。

1)鍵盤輸入

文本輸入總是從插入點(文檔編輯區(qū)中閃爍的豎條光標)開始的。如果在文檔編輯區(qū)沒有找到插入點，一種可能是當前窗口沒有被激活，另一種可能是使用滾動條移動文檔后，插入點不在當前頁面。此時，只須移動并單擊鼠標，插入點將重新定位到鼠標單擊的位置。

Word2003的“即點即輸”功能，允許在文檔的空白區(qū)域中快速插入文字、圖形、表格等對象。例如，需要在信函的下方署名時，只需將鼠標指針移動到所需位置，雙擊并鍵入單位名稱或姓名。“即點即輸”適用于頁面視圖或Web版式視圖。執(zhí)行【工具】→【選項】命令，可以在“編輯”選項卡中啟用或關(guān)閉“即點即輸”功能。

(1)文字輸入。文字的輸入主要包括中、英文輸入。在輸入中、英文時，還須注意兩種不同文字下標點符號的正確使用。

(2)符號輸入。除了鍵盤上的常用符號，當需要插入一些特殊的符號時，可以使用以下方法：

①使用中文輸入法提供的軟鍵盤；

②使用Word2003工具欄中的“符號欄”；

③在“插入”菜單中，選擇“符號”、“特殊符號”或者“數(shù)字”菜單項，打開對應(yīng)的對話框，選擇并插入符號。例如，單擊【插入】→【特殊符號】，打開“插入特殊符號”對話框，如圖4-22所示，選擇所需的符號后，單擊“確定”按鈕即可插入符號。

圖4-22“插入特殊符號”對話框

2)語音輸入

語音輸入就是用人的口述代替鍵盤輸入文字，或向計算機發(fā)出控制命令。Office2003配置的語音識別系統(tǒng)，可以將文字聽寫到任何Office程序中，還可以用聲音選擇菜單和工具欄，設(shè)置字體和段落的格式等。

Office2003的語音輸入有“聽寫”和“聲音命令”兩種模式。單擊微軟拼音輸入法語言欄上的“麥克風(fēng)”按鈕

?，通過“聽寫模式”按鈕? ?和“聲音命令模式”按鈕?

，可以在兩種模式之間切換。由于語音識別受許多條件的限制，例如環(huán)境是否安靜，使用者的發(fā)音水平等，加上微軟語音識別系統(tǒng)本身功能方面的某些不足，其實用性不是很強。

3)手寫輸入

通過使用手寫輸入設(shè)備(如鼠標、繪圖筆、繪圖板等)進行文字的輸入。

Office的手寫輸入有三種方式：“框式輸入”、“任意位置書寫”和“繪圖板”。將輸入法切換到“微軟拼音輸入法”，單擊語言欄上的“手寫”按鈕? ，可選擇所需輸入方式。

使用“框式輸入”時，打開輸入板，按下鼠標在左邊的框中書寫文字，中間的查找框會顯示一些相似的文字，單擊可將文字插入到文檔中。

“任意位置書寫”允許使用鼠標在屏幕上的任意位置手寫文字，也可以選擇印刷體和手寫體兩種形式的文字輸入。

利用“繪圖板”可將書寫的文字作為圖形插入到文檔中。

2．文本的編輯

1)定位插入點

在編輯文本時，必須進行插入點的定位，有時也稱為移動光標，以確定在何處進行輸入、修改和刪除等操作。

方法一：使用鍵盤定位。

使用鍵盤進行插入點定位有如下幾個常用基本鍵位：

※左、右箭頭鍵：左移或右移一個字符。

※上、下箭頭鍵：上移或下移一行。

※PageUp、PageDown：上移或下移一屏(指文檔窗口中的一屏)。

※Home、End：移至行首或行尾。

Word還提供了一些組合鍵，用于特殊情況或大范圍的光標移動，但由于需要額外去記憶，故一般使用不多，人們更習(xí)慣于使用鼠標來進行相應(yīng)操作。

方法二：使用鼠標定位。

使用鼠標在垂直、水平滾動條上單擊，可以控制文檔窗口的滾動(文本則向相反方向滾動)。滾動之后，還須在需要編輯文本的位置單擊鼠標，才能將插入點定位到此。

單擊垂直滾動按鈕，窗口上、下滾動一行；單擊垂直滾動條中的空白處，窗口向上、下滾動一屏；拖動垂直滾動滑塊，可以隨心所欲地滾動文檔窗口到文本的任何位置。水平滾動條的操作與此相仿。

單擊垂直滾動條下方的“選擇瀏覽對象”按鈕? ，可選擇“按圖形瀏覽”、“按表格瀏覽”、“按標題瀏覽”等，如圖4-23所示。默認情況下，Word是“按頁瀏覽”，單擊按鈕? 或? ?時，可使文本滾動到“前一頁”或“下一頁”。

圖4-23選擇瀏覽對象方法三：使用菜單定位。

對于篇幅較長的文本，使用滾動條仍不夠方便快捷。Word提供了能夠快速、準確定位文本的方法。單擊【編輯】→【定位】，打開“查找和替換”對話框，如圖4-24所示。

可以在“定位”選項卡的“定位目標”列表框中選擇定位目標，如頁、節(jié)、行、表格、圖形、對象等。在“輸入××”框中鍵入該項目的名稱或編號，例如，在“輸入頁號”框中輸入“15”，表示要定位到第15頁。此時，對話框中的?? 按鈕變?yōu)? ?按鈕，單擊即可定位到所選目標。

圖4-24“查找和替換”對話框

2)選定文本

在對文本中的指定內(nèi)容進行移動、復(fù)制和刪除等操作時，首先要選定操作對象。這里介紹選定文本的幾種主要方法，其他對象的選定可參考后面的有關(guān)章節(jié)。

方法一：用鼠標拖動選定文本。

在要選定文本的起始位置按下鼠標，拖動至被選文本的末尾，釋放鼠標即可選定被拖過的文本，被選中的文本呈反相顯示。用這種方法可以選定任意數(shù)量的文字，如一個字符、多個字符、一行、多行，或者整個文檔。方法二：用鼠標在選擇區(qū)選定文本。

“選擇區(qū)”位于文檔窗口的左側(cè)。向左移動鼠標，當指針的形狀由“ ”變?yōu)椤? ”時，即進入了選擇區(qū)。鼠標在選擇區(qū)的基本操作如下：

(1)單擊：選定鼠標指向的一行文字。

(2)雙擊：選定鼠標指向的一段文字。

(3)三擊：選定整個文檔。

(4)拖動：選定多行文字。

方法三：與控制鍵配合選定文本。使用鼠標或者鍵盤時，配合控制鍵可以選定一些特定的文本，方法如下：

(1)選定矩形塊：按住Alt鍵，按下鼠標從矩形塊的左上角拖動到右下角；

(2)選定單詞或詞組：在要選定的英文單詞或漢語詞組處雙擊鼠標；

(3)選定一個句子：按住Ctrl鍵，然后在該句的任何位置單擊鼠標；

(4)選定大段文本：首先單擊選定內(nèi)容的起始處，然后滾動到選定內(nèi)容的結(jié)尾處，在按住Shift鍵的同時單擊鼠標。方法四：用鍵盤選定文本。

在實際操作中，使用鍵盤選定文本也非常方便，尤其在打字時，可以避免在鼠標和鍵盤之間的往返操作。雖然使用鍵盤選定文本的組合鍵很多，但大部分因需要額外記憶而失去了實際操作的意義。常用的有以下方法：

(1)按住Shift鍵，按箭頭鍵→向右選定文本，按箭頭鍵←向左選定文本，按↑、↓箭頭鍵則向上或向下選定文本。

(2)按住Shift鍵，按PageUp或PageDown，可以向上或向下一屏一屏地選定文本。

(3)按下<Ctrl+A>組合鍵，選定整個文檔。

3)文本的刪除、移動和復(fù)制

(1)文本的刪除。當一次需要刪除較多文本時，先選定所要刪除的文本，再按下Del鍵，可提高刪除文本的效率。

刪除文本還可以通過“剪切”來實現(xiàn)(須先選定文本)，方法如下：

①用鼠標單擊“常用”工具欄上的“剪切”按鈕? 。

②用鼠標單擊【編輯】→【剪切】。

③用鼠標右鍵單擊選定文本，在打開的快捷菜單中選擇“剪切”命令。

④按下<Ctrl+X>組合鍵。

(2)文本的移動。在Word中移動文本有兩種方法：

方法一：使用剪貼板。

首先對選定文本執(zhí)行“剪切”操作(所選文本被存入剪貼板)，然后將插入點移動到目標位置，再執(zhí)行“粘貼”命令，即可完成文本的移動。

可以用以下方法執(zhí)行“粘貼”：

①用鼠標單擊“常用”工具欄上的“粘貼”按鈕?；

②用鼠標單擊【編輯】→【粘貼】；

③用鼠標右擊選定文本，在快捷菜單中選擇“粘貼”命令；

④按下<Ctrl+V>組合鍵。方法二：使用鼠標。

選定文本后按住鼠標拖動到目標位置，釋放鼠標即可。

(3)文本的復(fù)制。在Word中復(fù)制文本也有兩種方法：

方法一：使用剪貼板。

選定需要復(fù)制的文本后，先執(zhí)行“復(fù)制”操作(所選文本復(fù)制到剪貼板)，再將插入點移動到目標位置，執(zhí)行“粘貼”命令，即可完成文本的復(fù)制。

執(zhí)行“復(fù)制”操作的方法如下(須先選定文本)：

①用鼠標單擊“常用”工具欄上的“復(fù)制”按鈕?。

②用鼠標單擊【編輯】→【復(fù)制】。

③用鼠標右擊選定文本，在快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令。

④按下<Ctrl+C>組合鍵。

方法二：使用鼠標。

按住Ctrl鍵的同時，用鼠標拖動所選文本到目標位置。

在Word2003中，執(zhí)行“粘貼”命令后，被復(fù)制或者移動的文本下方邊角處會出現(xiàn)一個“顯示粘貼選項按鈕”

。單擊此按鈕，可以在快捷菜單中選擇需要采用的粘貼格式，如圖4-25所示。單擊【工具】→【選項】，在“編輯”選項卡中，可啟用或關(guān)閉“顯示粘貼選項按鈕”。在Word2003中，執(zhí)行【編輯】→【Office剪貼板】命令，屏幕上將顯示“剪貼板”任務(wù)窗格。執(zhí)行“剪切”和“復(fù)制”命令時，Word會同時把項目添加到Windows系統(tǒng)剪貼板和Office剪貼板中。當復(fù)制新項目時，系統(tǒng)剪貼板中將用新復(fù)制項目覆蓋原有項目，而Office剪貼板則是在保留原有項目的基礎(chǔ)上，添加新復(fù)制的項目。

在Office剪貼板中，單擊一個項目，可將該項目粘貼到文本的插入點位置。單擊項目右邊的下拉列表按鈕，選擇“粘貼”，也可以粘貼所選項目，如圖4-26所示。需要刪除項目時，單擊需要刪除項目右邊的下拉列表按鈕，選擇“刪除”即可。

圖4-25?“顯示粘貼選項按鈕”彈出菜單

圖4-26?“剪貼板”任務(wù)窗格及其操作

4)查找和替換

在文本編輯過程中，如果想要查找某一個關(guān)鍵字，或者想把某些詞匯轉(zhuǎn)換成另外的內(nèi)容時，使用Word內(nèi)置的查找和替換功能，能夠很方便地實現(xiàn)查找和置換功能。

(1)查找。該功能可以查找文檔中普通文本和格式化文本及字符。操作步驟如下：

①單擊【編輯】→【查找】，打開“查找和替換”對話框。

②在“查找內(nèi)容”框中輸入需要查找的內(nèi)容，例如“大?！保鐖D4-27所示。

圖4-27“查找和替換”對話框之“查找”選項卡③單擊?? 按鈕，光標將定位并突出顯示查找到的內(nèi)容。再次單擊? ?按鈕，可在文檔的其余位置進行查找。如果文檔中不存在需要查找的內(nèi)容，系統(tǒng)將提示“Word已完成對文檔的搜索，未找到搜索項”。

④勾選“突出顯示所有在該范圍找到的項目”復(fù)選框，可一次選中指定內(nèi)容的所有實例，以便在文檔中瀏覽和修改。例如，當需要查找“大?！眱蓚€字，并選中該復(fù)選框時，文檔中所有的“大?！本苑聪喾绞酵怀鲲@示，如圖4-28所示。

圖4-28突出顯示查找內(nèi)容后的文檔之“替換”選項卡⑤單擊“高級”按鈕，將包含更多的選項，例如搜索范圍，是否區(qū)分大小寫，是否使用通配符等，還能查找一些特殊字符，如段落標記、制表符、分欄符等。

(2)替換。該功能將查找到的內(nèi)容替換為指定的其他內(nèi)容。操作步驟如下：

①單擊【編輯】→【替換】，打開“查找和替換”對話框，選擇“替換”選項卡。

②在“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入要搜索的文字，例如“中國”，在“替換為”框內(nèi)輸入替換文字，例如“中華人民共和國”，如圖4-29所示。③單擊? ?按鈕，當Word找到需要替換的內(nèi)容“中國”時，這部分文字將被突出顯示。此時，如果單擊? ?按鈕，“中國”將被替換為“中華人民共和國”；如果單擊?? 按鈕，則跳過“中國”并繼續(xù)搜索符合條件的內(nèi)容。

④在進行“替換”操作時，單擊?? 按鈕，則自動完成搜索范圍內(nèi)所有滿足條件的內(nèi)容的替換。按Esc鍵可取消正在進行的搜索。

圖4-29“查找和替換”對話框之“替換”選項卡

3．字符格式設(shè)置

字符格式設(shè)置包括改變字符的字體、字號、顏色，以及設(shè)置粗體、斜體、下劃線等字型修飾效果。進行字符格式設(shè)置前，必須先選定所要排版的文本，否則格式設(shè)置只能對插入點后面新輸入的文本起作用。設(shè)置字符格式有以下三種方法：

方法一：使用“格式”工具欄。

可以單擊“格式”工具欄中的按鈕快速地改變字符的格式，如圖4-30所示(其中虛線框起來的項目為“段落”格式屬性)。使用“格式”工具欄設(shè)置字符格式的具體操作詳見表4-1。

圖4-30“格式”工具欄

表4-1使用“格式”工具欄設(shè)置字符格式方法二：使用“字體”對話框。

執(zhí)行【格式】→【字體】命令，打開“字體”對話框，如圖4-8所示。

①在“字體”選項卡中，可以設(shè)置中文字體、西文字體、字型、字號、顏色、效果等?？梢詫⑽淖衷O(shè)置為上標或下標；設(shè)置文字的陰影、空心等特殊效果；在文字下方添加著重號等。在“預(yù)覽”框中，可以立即看到所有設(shè)置的效果。

②在“字符間距”選項卡中，可以增加或減少字符之間的距離，在水平方向拉伸或壓縮文本，基于水平方向提升或降低文本等。

③在“文字效果”選項卡中，可以使靜態(tài)的字符產(chǎn)生動態(tài)的效果，使之更加醒目。但這種效果只適用于電子閱讀，打印時是無法將動態(tài)的效果顯示出來的。

4．段落格式設(shè)置

段落格式設(shè)置包括段落的縮進方式、對齊方式、行距，以及段落之間的間距等。

在進行段落設(shè)置時，可以設(shè)置缺省的度量單位。Word將缺省度量單位用于對話框中輸入的數(shù)值以及標尺。設(shè)置時，單擊【工具】→【選項】，打開“選項”對話框，在“常規(guī)”選項卡上選中“使用字符單位”復(fù)選框。Word將把度量單位更改為一個字符的寬度。

1)段落縮進

段落縮進包括首行縮進、懸掛縮進(除第一行外，其他各行都縮進)、段落的整體縮進(分為左縮進和右縮進)，如圖4-31所示。

方法一：使用“段落”對話框設(shè)置。

①首先選定需要更改的段落，單擊【格式】→【段落】，打開“段落”對話框；

②單擊“縮進和間距”選項卡，在“縮進”欄目中可以設(shè)置段落的左、右縮進；

③在“特殊格式”列表框中，選擇“首行縮進”或“懸掛縮進”后，可進一步指定縮進的“度量值”。

圖4-31段落縮進方式方法二：使用水平標尺上的縮進標記設(shè)置。

使用水平標尺上的縮進標記，可以快速設(shè)置段落的縮進方式及其縮進量。設(shè)置時，先將插入點移動到需要設(shè)置的段落(任意位置)，如需同時設(shè)置多個段落，則應(yīng)選定這些段落，然后用鼠標拖動相應(yīng)的縮進標記，釋放鼠標即可完成段落的縮進。如圖4-32所示。圖4-32水平標尺上的縮進標記

2)對齊方式

常用的對齊方式包括：兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。有兩種設(shè)置方法：

(1)單擊【格式】→【段落】，打開“段落”對話框，選擇“縮進和間距”選項卡，可以在“對齊方式”列表框中設(shè)置段落的對齊方式。

(2)使用“格式”工具欄中的“對齊”按鈕組

?(依次是兩端對齊，居中，右對齊、分散對齊)，可以快速地設(shè)置文本的對齊方式。設(shè)置時，先將插入點放到需要設(shè)置的段落，或者選定需要設(shè)置的一個或多個段落，單擊對應(yīng)的工具按鈕即可。

3)行距

行距表示行與行之間的垂直間距。在默認情況下，Word采用單倍行距。

若要設(shè)置行距，首先選定需要更改行距的段落，然后用鼠標單擊【格式】→【段落】，打開“段落”對話框，單擊“縮進和間距”選項卡，在“行距”列表框中選擇所需選項。如果選擇了“最小值”、“固定值”或“多倍行距”，還應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的“設(shè)置值”。

表4-2“行距”列表框中的選項及作用4)段落間距

段落間距常用來設(shè)置標題與正文之間的間隔距離，或者設(shè)置一段特殊文本與上下段落之間的距離?！岸吻啊遍g距表示所選段落于上一段之間的距離，“段后”間距表示所選段落與下一段之間的距離。設(shè)置步驟如下：

(1)選定需要改變段落間距的段落，單擊【格式】→【段落】，打開“段落”對話框；

(2)在“縮進和間距”選項卡的“間距”一欄中，輸入“段前”、“段后”所需的間距值(單位為行、厘米或磅)，即可調(diào)節(jié)段落的前后間距。

5)段落的分頁控制

用鼠標單擊【格式】→【段落】，打開“段落”對話框，選擇“換行和分頁”選項卡，可以設(shè)置各種分頁控制。有關(guān)選項的說明見表4-3。

表4-3“換行和分頁”選項說明5．制表符和制表位

段落排版可以設(shè)置整段文本的對齊方式，但有時可能需要在一行內(nèi)使用不同的對齊方式。使用制表符可以實現(xiàn)這一效果。設(shè)置制表位有以下三種方法：

方法一：利用水平標尺設(shè)置制表位。

設(shè)置時單擊水平標尺左端的制表符按鈕，直到出現(xiàn)所需的制表符。然后，單擊水平標尺上需要插入制表位的位置，制表符即出現(xiàn)在標尺上。需要時可用同樣的方法在水平標尺設(shè)置其他制表位。如圖4-33所示。

圖4-33在水平標尺上設(shè)置制表位

Word提供了5種制表符，分別是左對齊制表符 ?、居中式制表符? 、右對齊制表符 、小數(shù)點對齊式制表符? ?和豎線對齊式制表符 ?。

制表位設(shè)置完成后，每輸入一項內(nèi)容(數(shù)字或文字)，須用Tab鍵將光標移動到下一制表位，再輸入下一項內(nèi)容。一行輸入結(jié)束時，按回車鍵，新的一行將自動獲得上一行的制表位設(shè)置。

方法二：利用菜單設(shè)置制表位。

單擊【格式】→【制表位】，打開“制表位”對話框，如圖4-34所示，可以精確設(shè)置制表位的位置，步驟如下：

(1)在“制表位位置”框中輸入制表位的位置，例如“4”；

(2)在“對齊方式”欄中選擇制表符的類型，例如“左對齊”；

(3)在“前導(dǎo)符”欄中選擇在該制表位Word自動插入的前導(dǎo)符，例如“1

無”；

圖4-34“制表位”對話框

(4)單擊“設(shè)置”，完成一個制表位的設(shè)置；

(5)需要設(shè)置其他制表位時，重復(fù)以上步驟；

(6)單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。

方法三：利用“即點即輸”插入制表符。

單擊文檔空白處，當鼠標指針左右或者下方出現(xiàn)對齊符號，如左對齊“ ”標志、居中“ ”標志、右對齊“ ”標志時，雙擊即可設(shè)置相應(yīng)的制表位。

6．項目符號和編號

為了清晰地表示文檔中的要點、方法步驟等層次結(jié)構(gòu)，可以使用項目符號和編號。

1)使用項目符號

設(shè)置項目符號與設(shè)置編號的方法類似，單擊“格式”工具欄上的“項目符號”按鈕?，可以添加或者刪除項目符號。

單擊【格式】→【項目符號和編號】，打開“項目符號和編號”對話框，在“項目符號”選項卡中，可以設(shè)置項目符號所用的字符、圖片和縮進位置等。

2)使用編號

(1)單擊“格式”工具欄上的“編號”按鈕 ?，在光標所在行的行首會自動出現(xiàn)編號“1.”(或其他編號)，輸入文字后按回車鍵，在下一段將自動出現(xiàn)編號“2.”。

(2)繼續(xù)輸入，編號將按段落依次累進。如果刪除了自動編號文本中的一段，則其余編號會自動重新排列。

(3)選定需要加入編號的文本，單擊“編號”按鈕，選定的所有段落將按順序自動添加編號。再次單擊“編號”按鈕，取消自動編號。

可以根據(jù)需要選擇不同的編號樣式，如阿拉伯數(shù)字、羅馬數(shù)字、字母等。單擊【格式】→【項目符號和編號】，打開“項目符號和編號”對話框，單擊“編號”選項卡，如圖4-35所示。單擊“自定義”按鈕，打開“自定義編號列表”對話框，還可以設(shè)置起始編號、編號格式、編號位置等，如圖4-36所示。

圖4-35“項目符號和編號”對話框

圖4-36自定義編號列表

7．邊框與底紋

給文章的某些重要段落或文字加上邊框或底紋，可使其突出和醒目。還可以給頁面加上邊框或底紋以美化版面。

選定要設(shè)置的文字或段落。執(zhí)行【格式】→【邊框和底紋】命令，打開“邊框和底紋“對話框，如圖4-37所示。

在“邊框”選項卡中，可以設(shè)置邊框線的樣式、線型、顏色、寬度；在“預(yù)覽”欄中，可以查看效果。單擊?

、、、?按鈕，可以分別設(shè)置上、下、左、右四個邊框線的有無及線型。在“應(yīng)用于”欄中可設(shè)置該效果應(yīng)用于文字還是段落，如圖4-37所示。在“頁面邊框”選項卡中，可以設(shè)置頁面的邊框風(fēng)格，設(shè)置方法同“邊框”選項卡。不同之處在于線型還可以設(shè)置為“藝術(shù)型”邊框；在“應(yīng)用于”欄中設(shè)置該邊框效果應(yīng)用于整篇文檔還是本節(jié)；單擊該選項卡中的? ?按鈕，可以設(shè)置頁面邊框的邊距和度量依據(jù)(文字或頁面)，并預(yù)覽設(shè)置效果。

在“底紋”選項卡中，可以填充顏色、填充圖案，在“應(yīng)用于”欄中設(shè)置所選效果應(yīng)用于文字還是段落，如圖4-38所示。

圖4-37“邊框”選項卡

圖4-38“底紋”選項卡

1)普通視圖?

普通視圖下可以輸入、編輯文本，設(shè)置文本格式。普通視圖簡化了頁面的布局，在普通視圖中，不顯示頁邊距、頁眉、頁腳、背景以及圖形對象。在普通視圖中，當錄入的文本多于一頁時，屏幕上會出現(xiàn)一條虛線，這是Word為文檔自動加入的分頁線。

普通視圖的顯示速度較快，適合文字錄入階段。這個模式下的重新分頁和屏幕刷新速度是所有視圖中最快的。在普通視圖模式下可以看到嵌入式圖片。

2)?Web版式視圖?

在Web版式視圖中，Word優(yōu)化了文檔頁面，使其外觀與在瀏覽器上看到的效果一致，可以看到背景、自選圖形等，文字將自動換行以適應(yīng)窗口的寬度。Web版式視圖取消了文檔中的分頁符，整個文檔顯示為一個長頁。在該模式下編輯的文檔，可以比較準確地模擬它在網(wǎng)頁瀏覽中實現(xiàn)的效果。

3)頁面視圖?

頁面視圖顯示的是文檔打印的實際效果，能顯示頁眉、頁腳、圖形、圖片、文本框等對象的正確位置。頁面視圖模擬一頁真實的紙張來反映文檔的版式，還能起到預(yù)覽文檔的作用。這是使用最多的一種視圖方式。

在頁面視圖下，文檔中的分頁符、段落標記等以實際效果顯示?？梢詥螕簟竟ぞ摺俊具x項】→【視圖】，在“格式標記”一欄中選擇顯示或隱藏非打印字符。

4)大綱視圖?

大綱視圖方式適用于審閱、處理文檔的結(jié)構(gòu)，可把文檔組織成多層次的標題、子標題和文本。當要編排的文檔較長，而且具有多級標題和層次結(jié)構(gòu)時，可以使用大綱視圖。

在大綱視圖中，通過折疊文檔，可以只查看某級標題，或者展開文檔以查看到所有標題以至正文。還可以通過拖動標題來移動、復(fù)制和重新組織文本。

大綱視圖中不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、圖片和背景等。

5)閱讀版式?

閱讀版式視圖模式下，Word刪除了窗口中多余的工具欄，并能根據(jù)顯示器的分辨率自動縮放文本以獲得最佳的可讀性。該視圖下，Word會自動打開“審閱”工具欄，可以方便地對文檔進行修訂，添加批注。對于經(jīng)過修改后的文檔，還可以選擇“接受所作修訂”或“拒絕所作修訂”。單擊“常用”工具欄上的?? 按鈕，切換到閱讀版式視圖。單擊“閱讀版式”工具欄上的?? 按鈕，返回原先的視圖模式。

6)文檔結(jié)構(gòu)圖和縮略圖

文檔結(jié)構(gòu)圖用來顯示文檔標題的大綱，位于文檔窗口左側(cè)的縱向窗格中。單擊【視圖】→【文檔結(jié)構(gòu)圖】，可以顯示或隱藏文檔結(jié)構(gòu)圖。單擊文檔結(jié)構(gòu)圖中的標題，Word就會自動跳轉(zhuǎn)到文檔中的相應(yīng)位置，從而實現(xiàn)在文檔中的快速移動，尤其適合長文檔的閱覽。

縮略圖是文檔中每一頁的示意圖，也顯示在文檔左側(cè)的一個獨立的窗格中。縮略圖提供每個頁面的直觀印象，單擊縮略圖可跳轉(zhuǎn)到對應(yīng)的頁面。單擊【視圖】→【縮略圖】，可以打開或關(guān)閉“縮略圖”窗格。

9．插入文檔

在編輯文檔時，有時需要插入的文本可能來自另外的文件，這時執(zhí)行【插入】【文件】命令，打開“插入文件”對話框，在該對話框中插入選中需要插入的文件，單擊“插入”按鈕即可將文件中的內(nèi)容插入到當前文檔中。

四、案例總結(jié)

本案例通過制作百麗公司的招聘啟事，使讀者了解到Word文檔的一些基本操作，包括文檔的建立、頁面設(shè)置、輸入文字、拼寫檢查、設(shè)置字符格式、設(shè)置段落格式、首字下沉、雙行合一等中文版式的設(shè)置、視圖模式、預(yù)覽和打印等。在Word中實現(xiàn)同樣的效果有很多操作方法，熟練掌握這些方法可以提高文檔處理效率。

文本操作包括文本的輸入、編輯、排版、打印。文本輸入包括中文字符、英文字符、特殊字符的輸入；文本編輯包括光標定位及文本插入、刪除、修改、替換；排版包括設(shè)置字符格式、段落格式、頁面設(shè)置、分欄效果等。字符設(shè)置包括字體、字號、字型、顏色、中文版式、效果等；段落設(shè)置包括對齊方式、行間距、段間距、首行縮進、首字下沉等；設(shè)置邊框和底紋。

通過本案例的制作，舉一反三，可以制作日常學(xué)習(xí)及工作中的基本文檔，如通知、公告、合同、說明書、報告、會議記錄等以文本為主的文檔。

一、案例情境

1．案例概述：制作宣傳海報

春天到了，《媽媽寶寶》雜志要做一期“精彩BABY秀”的專題，小王接下了這個任務(wù)。該任務(wù)要求：界面美觀、色彩鮮艷、圖文并茂。制作過程中，小王解決了以下難題：以圖形為主的版面該如何設(shè)計和制作；如何制作背景；如何繪制圖形；如何插入藝術(shù)字、剪貼畫、文本框，并進行相應(yīng)設(shè)置。小王邊實踐邊學(xué)習(xí)，圓滿完成了這個任務(wù)。4.3案例2—制作雜志內(nèi)頁“精彩BABY秀”學(xué)完本案例后可以掌握以下辦公要領(lǐng)：

如何制作以圖為主的版面，掌握其制作流程；

如何插入各種對象，如自選圖形、藝術(shù)字、剪貼畫、文本框等；

如何編輯對象、設(shè)置繞排方式；

如何設(shè)置對象樣式，如填充、線條、形狀、陰影效果、三維效果等。

2．案例效果及分析

本案例制作效果如圖4-39所示。

圖4-39雜志內(nèi)頁“精彩BABY秀”效果圖制作圖文并茂的雜志內(nèi)容，標題要醒目，版面樣式要豐富，色彩要協(xié)調(diào)。這是一個以兒童、春天為主題的頁面，因此色彩以綠色為主，圖形及版面編排應(yīng)活潑，充滿童趣。

在制作文檔前首先要分析版面特點及制作要點，然后再進行相應(yīng)的操作。本案例是一個以圖為主的版面，制作要點見圖4-39中的標注

～

所示，包括繪制自選圖形、插入藝術(shù)字、插入圖片、設(shè)置文本框、插入剪貼畫、設(shè)置對象樣式、旋轉(zhuǎn)和翻轉(zhuǎn)對象等操作。

注意：制作時應(yīng)從底層到上層進行制作。制作過程中要注意版面上各對象的位置關(guān)系，對象的大小和位置應(yīng)該通過目測來確定。在制作過程中，可以隨時將文檔的“顯示比例”設(shè)置為“整頁”來查看版面效果，以便調(diào)整對象的大小、形狀和位置。二、制作過程

步驟1：啟動程序，新建文件“雜志內(nèi)頁.doc”并保存。

步驟2：頁面設(shè)置。

(1)執(zhí)行【文件】→【頁面設(shè)置】命令，打開“頁面設(shè)置”對話框。

(2)在“頁面設(shè)置”對話框中，在“紙張”選項卡中設(shè)置“紙張大小”為“A4”；在“頁邊距”選項卡中設(shè)置“頁面方向”為“縱向”，其他屬性值取默認即可。步驟3：制作背景。

1)繪制黃綠色背景

(1)單擊“常用”工具欄的“繪圖”按鈕?，打開“繪圖”工具欄，此工具欄默認是顯示在屏幕底部，該工具欄包括的工具選項如圖4-40所示。

圖4-40“繪圖”工具欄

(2)單擊“矩形”按鈕 ?，屏幕上出現(xiàn)一個“繪圖畫布”，上面顯示文字“在此處創(chuàng)建圖形”。按Esc鍵，取消畫布并按無畫布方式繪制圖形。

(3)光標變?yōu)椤笆弊中螤睿瑥捻撁孀笊辖峭蟿邮髽说巾撁嬗蚁陆?，繪制一個和頁面同樣大小的矩形后釋放鼠標。

(4)執(zhí)行【格式】→【自選圖形】命令，打開“設(shè)置自選圖形格式”對話框，如圖4-41所示。單擊“顏色與線條”選項卡中的“顏色”下拉列表，從中選擇“其他顏色”，彈出“顏色”對話框，選擇“標準”選項卡中的色板，單擊選擇如圖4-42所示黃綠色。

圖4-41“設(shè)置自選圖形格式”對話框

圖4-42“顏色”對話框

(5)單擊“確定”按鈕，設(shè)置“線條顏色”為無線條顏色。

(6)再次單擊“確定”，完成繪制。

至此，繪制了一個和頁面同樣大小的黃綠色的矩形。

2)繪制不規(guī)則白色背景

(1)單擊“格式”工具欄中的?? 按鈕，在彈出菜單中單擊“線條”，再單擊“曲線”，準備繪制曲線。如圖4-43所示。

圖4-43選擇“曲線”工具

圖4-44“填充紋理”對話框

圖4-45背景制作效果

圖4-46“基本形狀”工具欄

(a)縮放(b)等比例縮放(c)旋轉(zhuǎn)(d)改變形狀圖4-47調(diào)整自選圖形步驟5：插入藝術(shù)字標題。

(1)單擊“繪圖”工具欄上的“插入藝術(shù)字”按鈕? ，或者單擊【插入】→【圖片】→【藝術(shù)字】，打開“藝術(shù)字庫”對話框，如圖4-48所示。

(2)選擇第一行第一列的樣式，單擊“確定”按鈕。彈出“編輯‘藝術(shù)字’文字”對話框。在“文字”欄中輸入“精彩”，設(shè)置字體為“華文琥珀”，字號為“36”。如圖4-49所示。

(3)選中剛才插入的藝術(shù)字“精彩”，單擊“繪圖”工具欄中的“填充顏色”按鈕? ，在彈出的色板中選擇“淡紫”色(色板中第5行第7列)，單擊“線條顏色”按鈕? ，設(shè)置為“無線條色”。

圖4-48“藝術(shù)字庫”對話框

圖4-49編輯“藝術(shù)字”文字

(4)用同樣的方法再制作5個藝術(shù)字，分別是“B”、“A”、“B”、“Y”和“秀”。按照圖4-39的效果分別設(shè)置顏色為紅色、藍色、淺橙色、紅色、紅色。

(5)分別放大、縮小、旋轉(zhuǎn)這6個藝術(shù)字對象，并放置在合適位置。

(6)按住Shift鍵，分別單擊這幾個對象，右擊鼠標，在右鍵菜單中選擇“組合”項中的“組合”命令，組合這幾個對象。圖4-50標題制作效果

(a)復(fù)制(b)排列(c)填充并組合(d)復(fù)制(e)填充并組合

圖4-51制作組合圖形

(7)放置該圖形到合適位置，并拖動鼠標旋轉(zhuǎn)鈕調(diào)整角度。

(8)用步驟5的方法制作標題“春日留念”和“走進大自然”兩組藝術(shù)字。設(shè)置藝術(shù)字字體為黑體，“春日留念”為紅色，“走進大自然”為黑色。

頁面上方標題部分最終的制作效果如圖4-52所示。

圖4-52標題藝術(shù)字設(shè)置效果

圖4-53“對齊或分布”浮動菜單步驟7：制作相框，導(dǎo)入照片。

自選圖形制作相框圖形，可以使用自選圖形組合的方式來實現(xiàn)這種效果。

(1)單擊繪圖工具欄的“矩形”按鈕

，繪制一個大小合適的矩形。設(shè)置填充顏色為“酸橙色”，線條顏色為“無線條色”。如圖4-54(a)所示。

(2)繪制一個橢圓，設(shè)置填充顏色為“白色”，線條顏色為“無線條色”，放置在矩形的一個邊上，使其覆蓋一部分矩形。將橢圓復(fù)制兩份，利用“對齊和分布”選項使三個橢圓對齊并等距，放置在矩形的一條邊上，如圖4-54(b)所示。

(a)繪制矩形(b)橢圓組合(c)鋸齒效果(d)繪制矩形(e)填充圖片

圖4-54利用圖形組合制作相框效果

(3)組合三個橢圓，復(fù)制3份，分別放置在矩形的另三條邊上，如圖4-54(c)所示。

(4)將四組橢圓和矩形進行組合。繪制一個矩形，設(shè)置填充顏色為“白色”，線條顏色為“無線條色”，將其置于綠色的組合圖形之上，如圖4-54(d)所示。

(5)選擇白色矩形，單擊“繪圖”工具欄中的“填充顏色”按鈕

，選擇填充效果，打開“填充效果”對話框，選擇“圖片”選