合同管理工具：合同審核與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化流程指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、大型集團(tuán)）的業(yè)務(wù)合同全生命周期管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等常見類型。典型應(yīng)用場景包括：業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同時需保證條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰；法務(wù)部門進(jìn)行專業(yè)審核時，需聚焦風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與法律效力；財(cái)務(wù)部門審核付款、開票等財(cái)務(wù)條款時，需匹配公司財(cái)務(wù)制度；合同簽署后，執(zhí)行部門需跟蹤履行進(jìn)度，保證交易閉環(huán)；項(xiàng)目結(jié)束后，需完成合同歸檔，便于后續(xù)查閱與審計(jì)。二、合同審核標(biāo)準(zhǔn)化流程：從申請到歸檔的全節(jié)點(diǎn)操作（一）前置準(zhǔn)備：合同發(fā)起與資料提交操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)交易需求，確定合同類型（如采購合同、服務(wù)合同），明確合同主體（對方公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、交易標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限等核心要素。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*審核合同草案的初步內(nèi)容，保證與公司業(yè)務(wù)目標(biāo)一致，并收集以下附件材料：對方主體資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等，需加蓋對方公章）；交易背景支撐材料（如立項(xiàng)審批表、報(bào)價(jià)單、技術(shù)規(guī)格書等）；歷史合作記錄（如有，需附previous合同履約情況說明）。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門發(fā)起人、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*輸出成果：《合同審核申請表》（含合同草案及全套附件）（二）審核啟動：多部門協(xié)同審查操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門通過合同管理系統(tǒng)（或OA系統(tǒng)）提交《合同審核申請表》，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)*。法務(wù)部門優(yōu)先審核，重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：合同主體合法性（是否為存續(xù)企業(yè)、是否具備相應(yīng)資質(zhì)）；合同條款完整性（是否包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款）；法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如格式條款是否公平、違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否符合公司規(guī)定等）；合同名稱與內(nèi)容一致性（避免“名為買賣，實(shí)為借貸”等名實(shí)不符問題）。財(cái)務(wù)部門審核，重點(diǎn)關(guān)注：價(jià)款條款是否明確（含稅價(jià)、稅率、付款方式、賬期、發(fā)票類型等）；成本預(yù)算是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如超預(yù)算合同是否附審批文件）；涉及保證金、質(zhì)保金的，是否明確退還條件與時間。業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)*從業(yè)務(wù)戰(zhàn)略角度審核合同條款的合理性，保證交易條件符合公司利益。責(zé)任主體：法務(wù)專員、財(cái)務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)*輸出成果：《合同審核意見表》（各部門需填寫明確意見，如“同意”“修改后同意”“不同意”并說明理由）（三）審核意見匯總與合同修訂操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門匯總各部門審核意見，若存在分歧，組織法務(wù)、財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)部門召開協(xié)調(diào)會（必要時邀請法務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)參與），達(dá)成一致意見。根據(jù)協(xié)調(diào)結(jié)果，由業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門修訂合同草案，保證所有審核意見閉環(huán)處理（如修改付款條款、補(bǔ)充違約責(zé)任等）。修訂后的合同需再次提交至法務(wù)部門復(fù)核，確認(rèn)無遺漏風(fēng)險(xiǎn)后，進(jìn)入最終審批環(huán)節(jié)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門發(fā)起人、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)經(jīng)理輸出成果：修訂版合同草案（帶修訂痕跡）、《合同審核意見匯總表》（四）最終審批與簽署授權(quán)操作內(nèi)容：根據(jù)合同金額及類型，按公司權(quán)限審批流程提交至對應(yīng)審批人（如：10萬元以下由業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；10-50萬元由總經(jīng)理審批；50萬元以上由董事會審批）。審批人通過后，由法務(wù)部門或授權(quán)業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備簽署文本（一式兩份或三份，保證每份內(nèi)容一致），并填寫《合同簽署授權(quán)委托書》（如非法定代表人簽署，需明確授權(quán)范圍與期限）。雙方簽署時，需核對對方簽字人身份（法定代表人或授權(quán)代表）及公章真實(shí)性，簽署后留存合同原件，掃描件同步至合同管理系統(tǒng)。責(zé)任主體：審批人（業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/董事會）、法務(wù)專員*、業(yè)務(wù)部門輸出成果：簽署生效的合同原件、《合同簽署登記表》（五）審核歸檔：資料整理與備案操作內(nèi)容：合同簽署后3個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同原件、附件材料、審核意見表、簽署登記表等整理成冊，提交至檔案管理部門歸檔。檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號管理（如“HT-2024-X”），電子檔案同步至公司檔案系統(tǒng)，保證可檢索、可追溯。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、檔案管理員*輸出成果：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同歸檔清單》三、合同執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化流程：從啟動到閉環(huán)的全周期管理（一）執(zhí)行啟動：責(zé)任明確與計(jì)劃制定操作內(nèi)容：合同生效后，業(yè)務(wù)部門指定合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人*（如項(xiàng)目經(jīng)理、銷售專員），明確其職責(zé)包括：跟蹤履行進(jìn)度、協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源、處理履約異常等。執(zhí)行負(fù)責(zé)人*根據(jù)合同條款制定《合同履行計(jì)劃》，明確各階段任務(wù)、時間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人及輸出成果（如：采購合同需明確下單時間、到貨時間、驗(yàn)收時間；服務(wù)合同需明確服務(wù)啟動時間、里程碑節(jié)點(diǎn)、交付時間）。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人*輸出成果：《合同履行計(jì)劃表》（二）履行跟蹤：進(jìn)度監(jiān)控與異常處理操作內(nèi)容：執(zhí)行負(fù)責(zé)人*按《合同履行計(jì)劃表》定期跟蹤進(jìn)度（如每日/每周/每月），通過合同管理系統(tǒng)更新履行狀態(tài)，并記錄實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃的差異。若出現(xiàn)履行異常（如對方延遲交貨、服務(wù)不達(dá)標(biāo)、付款逾期等），執(zhí)行負(fù)責(zé)人需第一時間收集證據(jù)（如溝通記錄、驗(yàn)收報(bào)告、逾期證明），并書面報(bào)告業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門*，共同制定應(yīng)對方案（如發(fā)催告函、協(xié)商變更合同、追究違約責(zé)任等）。責(zé)任主體：合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員*輸出成果：《合同履行跟蹤記錄表》、《異常情況處理報(bào)告》（三）變更管理：條款調(diào)整的規(guī)范流程操作內(nèi)容：合同履行過程中，若需變更條款（如數(shù)量、價(jià)款、履行期限等），由雙方協(xié)商一致，簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》或《變更確認(rèn)單》，明確變更內(nèi)容、生效時間及原合同效力（如“本補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力，沖突之處以補(bǔ)充協(xié)議為準(zhǔn)”）。補(bǔ)充協(xié)議需按原合同審核流程（法務(wù)、財(cái)務(wù)、審批人）審核通過后簽署，避免口頭約定或非正式書面確認(rèn)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)經(jīng)理、審批人輸出成果：《合同補(bǔ)充協(xié)議》或《變更確認(rèn)單》（經(jīng)簽署生效）（四）驗(yàn)收與結(jié)算：成果確認(rèn)與財(cái)務(wù)閉環(huán)操作內(nèi)容：合同標(biāo)的交付后，執(zhí)行負(fù)責(zé)人*組織驗(yàn)收（如采購合同需質(zhì)檢部門驗(yàn)收，服務(wù)合同需用戶部門驗(yàn)收），按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量要求填寫《驗(yàn)收確認(rèn)單》，由驗(yàn)收人簽字蓋章（如需）。驗(yàn)收通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收單、合同付款條款審核結(jié)算申請，確認(rèn)發(fā)票合規(guī)性后，按流程辦理付款（如電匯、承兌匯票等），并留存付款憑證。涉及質(zhì)保金的合同，需在質(zhì)保期滿且無質(zhì)量問題后，由執(zhí)行負(fù)責(zé)人*確認(rèn)并提交《質(zhì)保金支付申請》，財(cái)務(wù)部門完成支付。責(zé)任主體：執(zhí)行負(fù)責(zé)人、驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)經(jīng)理輸出成果：《驗(yàn)收確認(rèn)單》、《結(jié)算申請表》、《付款憑證》（五）執(zhí)行歸檔：閉環(huán)與復(fù)盤操作內(nèi)容：合同履行完畢（含付款完成、質(zhì)保金返還等），業(yè)務(wù)部門整理執(zhí)行過程中的全部資料（履行計(jì)劃、跟蹤記錄、驗(yàn)收單、付款憑證、補(bǔ)充協(xié)議等），與合同原件合并歸檔，更新合同管理系統(tǒng)中的“履行狀態(tài)”為“已完結(jié)”。對重大合同（如金額超50萬元、履約周期超6個月），業(yè)務(wù)部門需組織履約復(fù)盤會，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)（如風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是否有效規(guī)避、執(zhí)行效率是否可提升等），形成《合同履約復(fù)盤報(bào)告》，提交至管理層參考。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、檔案管理員*、管理層輸出成果：合同執(zhí)行檔案（完整履約資料）、《合同履約復(fù)盤報(bào)告》（可選）四、關(guān)鍵工具模板：標(biāo)準(zhǔn)化操作表單（一）《合同審核申請表》合同名稱合同編號（暫定）合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）交易對方統(tǒng)一社會信用代碼合同金額大寫：小寫：核心交易內(nèi)容提交部門發(fā)起人附件清單□營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件□授權(quán)委托書□立項(xiàng)表□報(bào)價(jià)單□其他：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：（二）《合同審核意見表》審核部門審核人審核意見（可附頁）審核結(jié)果法務(wù)部法務(wù)專員*□同意□修改后同意□不同意財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)經(jīng)理*□同意□修改后同意□不同意業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)*□同意□修改后同意□不同意（三）《合同履行跟蹤記錄表》合同編號履行階段計(jì)劃時間實(shí)際時間責(zé)任人進(jìn)展描述（如“已下單”“生產(chǎn)中”“待驗(yàn)收”）異常情況處理措施HT-2024-001下單2024-03-012024-03-02*已向供應(yīng)商下達(dá)訂單無-HT-2024-001到貨2024-03-152024-03-18*貨物已到倉庫，待質(zhì)檢延遲3天已與供應(yīng)商協(xié)商，同意承擔(dān)逾期違約金（四）《合同驗(yàn)收確認(rèn)單》合同編號驗(yàn)收標(biāo)的驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同條款）驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收部門驗(yàn)收人日期HT-2024-002軟件系統(tǒng)1套《技術(shù)規(guī)格書》V3.0□合格□不合格技術(shù)部*2024-04-10不合格說明（如適用）：改進(jìn)要求：（五）《合同變更審批表》原合同編號變更內(nèi)容（如“履行期限延長15天”“價(jià)款下調(diào)5%”）變更原因協(xié)商結(jié)果HT-2024-003交貨時間由2024-05-01延至2024-05-20供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備故障，需延期對方同意承擔(dān)延期違約金（按日萬分之五）業(yè)務(wù)部門意見簽字：日期：法務(wù)部門意見簽字：日期：最終審批審批人：日期：五、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避與操作要點(diǎn)：保證流程高效合規(guī)（一）審核環(huán)節(jié)：嚴(yán)守“三不原則”主體不合規(guī)不審：對方營業(yè)執(zhí)照過期、無相關(guān)經(jīng)營資質(zhì)（如食品行業(yè)需《食品經(jīng)營許可證》），或授權(quán)委托書超期、無授權(quán)范圍，一律不得通過審核。條款不完整不審：核心條款缺失（如未約定違約責(zé)任、爭議解決方式），或條款模糊（如“合理價(jià)格”“盡快交付”），需補(bǔ)充明確后方可繼續(xù)。風(fēng)險(xiǎn)未排除不審：法務(wù)部門識別的法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款排除對方主要權(quán)利、管轄約定對公司不利）、財(cái)務(wù)部門識別的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如付款條件與預(yù)算沖突），未整改完畢不得審批。（二）執(zhí)行環(huán)節(jié)：強(qiáng)化“痕跡管理”所有溝通（如催促履行、協(xié)商變更）需保留書面記錄（郵件、函件、會議紀(jì)要），避免口頭約定導(dǎo)致糾紛時無據(jù)可查。履行進(jìn)度、驗(yàn)收結(jié)果、付款憑證等關(guān)鍵信息需及時錄入合同管理系統(tǒng)，保證各部門實(shí)時同步，避免信息滯后引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。（三）歸檔環(huán)節(jié)：做到“四統(tǒng)一”統(tǒng)一編號：按“年份-合同類型-序號”規(guī)則編號（如“HT-2024-CG-001”），避免重復(fù)或遺漏。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案需用檔案盒分類存放，電子檔案需命名規(guī)范（如“HT-2024-CG-001_采購合同_公司”）。統(tǒng)一權(quán)限：檔案查閱需經(jīng)審批，敏感