合同審核與執(zhí)行跟蹤系統(tǒng)操作手冊一、系統(tǒng)應(yīng)用背景與適用范圍本系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供合同全生命周期管理的標準化解決方案，適用于各類商業(yè)合同、采購協(xié)議、服務(wù)合同及內(nèi)部協(xié)作協(xié)議的規(guī)范化管理。通過系統(tǒng)化流程設(shè)計，實現(xiàn)合同從起草、審核、簽訂到執(zhí)行跟蹤、歸檔的全過程數(shù)字化管控，有效降低合同風(fēng)險，提升執(zhí)行效率，保障企業(yè)合法權(quán)益。系統(tǒng)主要服務(wù)于企業(yè)法務(wù)部、采購部、銷售部、財務(wù)部及各業(yè)務(wù)部門合同管理人員，特別適用于合同數(shù)量多、流程復(fù)雜、跨部門協(xié)作頻繁的中大型企業(yè)。系統(tǒng)支持多層級審批、多維度查詢、自動化提醒及風(fēng)險預(yù)警功能，滿足不同規(guī)模企業(yè)的合同管理需求。二、系統(tǒng)操作全流程指南1.合同信息錄入階段1.1合同基礎(chǔ)信息登記操作人員登錄系統(tǒng)后，進入”合同管理”模塊，“新建合同”按鈕。在彈出的合同登記表中填寫以下核心信息：合同編號：系統(tǒng)自動唯一編碼（格式：HT-年份-部門代碼-流水號）合同名稱：準確反映合同性質(zhì)及標的（如”集團202X年度辦公設(shè)備采購合同”）合同類型：從下拉菜單選擇（采購/銷售/服務(wù)/租賃/其他）合同相對方：填寫完整企業(yè)名稱及統(tǒng)一社會信用代碼合同金額：填寫大寫及小寫金額（系統(tǒng)自動校驗一致性）簽訂日期：選擇或輸入具體日期（格式：YYYY-MM-DD）履行期限：起止日期（格式：YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD）負責(zé)部門：選擇責(zé)任部門及具體經(jīng)辦人附件：合同文本、對方資質(zhì)文件等電子版材料1.2合同關(guān)鍵條款提取在合同登記表下方”關(guān)鍵條款”區(qū)域，系統(tǒng)自動識別并提取以下信息，操作人員需核對確認：付款方式：如”分期付款，首付30%，中期40%，尾款30%”交付節(jié)點：具體時間點及交付內(nèi)容描述違約責(zé)任：主要違約情形及賠償標準爭議解決：約定管轄法院或仲裁機構(gòu)特殊條款：如保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等2.合同審核流程管理2.1審核流程啟動完成合同信息錄入后，“提交審核”按鈕。系統(tǒng)根據(jù)合同類型及金額自動匹配審核流程：金額≤10萬元：部門經(jīng)理審核→法務(wù)審核10萬元＜金額≤50萬元：部門經(jīng)理→財務(wù)總監(jiān)→法務(wù)總監(jiān)→分管副總金額＞50萬元：部門經(jīng)理→財務(wù)總監(jiān)→法務(wù)總監(jiān)→分管副總→總經(jīng)理2.2分級審核操作各審核人登錄系統(tǒng)后，在”待辦事項”中查看待審核合同，進行如下操作：法務(wù)審核：重點檢查合同條款合法性、完整性、風(fēng)險點。使用系統(tǒng)內(nèi)置”法律風(fēng)險檢測”功能，自動掃描合同文本中的高風(fēng)險條款（如無限責(zé)任、單方解除權(quán)等），風(fēng)險報告。審核意見需明確標注”通過”、“修改后通過”或”不通過”。財務(wù)審核：核對付款條件、金額計算、稅務(wù)條款等。系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)預(yù)算數(shù)據(jù)，當(dāng)合同金額超出部門預(yù)算時，觸發(fā)預(yù)警提示。審核人員需確認資金來源及支付計劃可行性。業(yè)務(wù)審核：由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人確認合同內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)需求匹配度，重點審查交付標準、驗收條件等業(yè)務(wù)條款。2.3審核意見處理審核過程中，任何環(huán)節(jié)選擇”修改后通過”時，系統(tǒng)自動將合同退回至經(jīng)辦人，并附帶修改意見。經(jīng)辦人修改后重新提交，流程延續(xù)至原審核節(jié)點。若選擇”不通過”，則終止審核流程，合同狀態(tài)變更為”已終止”。3.合同簽訂與歸檔3.1用印申請審核通過后，系統(tǒng)自動”用印申請單”，包含以下信息：合同編號及名稱用印類型（公章/合同章/財務(wù)章）用印份數(shù)用印事由緊急程度（普通/加急）經(jīng)辦人提交用印申請后，行政部在系統(tǒng)中進行審批。批準后，系統(tǒng)自動記錄用印時間、用印人及用印文件版本號。3.2合同歸檔簽訂完成后，經(jīng)辦人需在3個工作日內(nèi)完成以下歸檔操作：簽字蓋章版合同掃描件（PDF格式）補充填寫實際簽訂日期及合同有效期關(guān)聯(lián)合同相對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式確認合同正本存放位置（如”法務(wù)部檔案柜A-3-2”）系統(tǒng)自動為歸檔合同電子檔案號，并同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。歸檔完成后，合同狀態(tài)變更為”履行中”。4.合同執(zhí)行跟蹤管理4.1履行節(jié)點設(shè)置在”履行跟蹤”模塊，經(jīng)辦人需根據(jù)合同內(nèi)容設(shè)置關(guān)鍵履行節(jié)點：付款節(jié)點：設(shè)置每次付款的金額、時間及前置條件交付節(jié)點：設(shè)置交付內(nèi)容、數(shù)量、時間及驗收標準其他重要節(jié)點：如保險辦理、資質(zhì)續(xù)期等每個節(jié)點需指定負責(zé)人及提醒時間（提前3/7/15天），系統(tǒng)將自動發(fā)送提醒通知。4.2履行情況記錄履行過程中，經(jīng)辦人需實時更新執(zhí)行狀態(tài)：付款記錄：選擇對應(yīng)付款節(jié)點，付款憑證，填寫實際付款日期及金額交付記錄：交付單、驗收報告等證明文件，填寫實際交付數(shù)量及驗收結(jié)果異常記錄：如出現(xiàn)延遲履行、質(zhì)量爭議等情況，需在”異常事件”中詳細記錄，并相關(guān)證據(jù)系統(tǒng)自動”履行進度甘特圖”，直觀展示各節(jié)點計劃時間與實際完成情況的對比。4.3變更管理合同履行過程中如需變更，按以下流程操作：發(fā)起變更申請：在”合同變更”模塊填寫變更內(nèi)容、原因及影響評估變更審核：系統(tǒng)自動啟動與原合同相同的審核流程變更確認：審核通過后，補充協(xié)議，用印后歸檔系統(tǒng)同步：變更內(nèi)容自動更新至原合同信息，履行節(jié)點相應(yīng)調(diào)整5.合同到期與終止管理5.1到期提醒系統(tǒng)自動掃描所有履行中合同，對以下情況發(fā)送提醒：合同到期前30天：提醒經(jīng)辦人準備續(xù)簽或終止付款/交付節(jié)點到期前3天：提醒經(jīng)辦人履行義務(wù)質(zhì)保期到期前15天：提醒經(jīng)辦人辦理質(zhì)保金退還5.2終止處理合同終止（到期終止或提前終止）時，經(jīng)辦人需：在系統(tǒng)中選擇終止原因（正常到期/協(xié)議終止/違約終止）終止協(xié)議或相關(guān)證明文件確認債權(quán)債務(wù)結(jié)清情況填寫最終履行總結(jié)報告系統(tǒng)自動將合同狀態(tài)變更為”已終止”，并合同全生命周期報告。三、核心管理工具模板模板1：合同基礎(chǔ)信息登記表字段名稱填寫要求示例系統(tǒng)校驗規(guī)則合同編號系統(tǒng)自動HT-2024-CG-0018唯一性校驗合同名稱準確反映合同性質(zhì)及標的集團202X年度辦公設(shè)備采購合同字數(shù)≤50字合同類型下拉選擇采購必填項合同相對方填寫完整企業(yè)名稱北京科技有限公司關(guān)聯(lián)供應(yīng)商庫統(tǒng)一社會信用代碼18位編碼91110108格式校驗合同金額大寫+小寫人民幣叁拾伍萬元整（￥350,000.00）大小寫一致性簽訂日期YYYY-MM-DD2024-03-15不早于系統(tǒng)日期履行期限起止日期2024-03-20至2024-12-31終止日期≥起始日期負責(zé)部門選擇部門采購部必填項經(jīng)辦人選擇人員*必填項合同文本PDF辦公設(shè)備采購合同V3.pdf文件大小≤10MB附件可多個營業(yè)執(zhí)照.pdf、報價單.xlsx總大小≤20MB模板2：合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核人審核結(jié)果審核意見風(fēng)險等級處理建議部門審核*通過合同內(nèi)容與采購需求一致低無財務(wù)審核*修改后通過付款比例建議調(diào)整為4:3:3中調(diào)整付款條款法務(wù)審核*通過條款完備，無法律風(fēng)險低無總經(jīng)理審批*通過同意簽署低無模板3：合同履行跟蹤表節(jié)點編號節(jié)點類型計劃時間實際時間完成狀態(tài)負責(zé)人附件異常記錄FK-001首付款2024-03-252024-03-24已完成*付款憑證.pdf無JF-001設(shè)備交付2024-04-102024-04-15延遲完成*驗收單.pdf物流延遲3天FK-002中期款2024-04-20-待履行*--JF-002安裝調(diào)試2024-05-01-待履行*--FK-003尾款2024-05-15-待履行*--模板4：合同變更申請表變更編號原合同編號變更類型變更內(nèi)容變更原因影響評估申請部門申請人申請日期BG-2024-003HT-2024-CG-0018金額變更合同總金額由￥350,000變更為￥380,000增加采購10臺打印機增加預(yù)算￥30,000采購部*2024-04-05模板5：合同終止處理表合同編號終止類型終止日期終止原因債權(quán)債務(wù)情況質(zhì)保金處理檔案移交經(jīng)辦人處理日期HT-2023-XS-0056正常到期2024-02-28合同履行期滿已結(jié)清無質(zhì)保金已移交檔案室*2024-03-05HT-2023-FW-0023協(xié)議終止2024-01-15雙方協(xié)商一致已結(jié)清退還質(zhì)保金￥5,000已移交檔案室*2024-01-20四、關(guān)鍵操作風(fēng)險控制要點1.信息錄入準確性控制合同信息錄入是整個管理流程的基礎(chǔ)，必須保證數(shù)據(jù)準確無誤。系統(tǒng)設(shè)置了多重校驗機制：金額大小寫自動校驗、日期邏輯性檢查、相對方信息與供應(yīng)商庫自動比對等。經(jīng)辦人在錄入時應(yīng)特別注意：合同名稱需準確反映合同性質(zhì)，避免使用模糊表述如”合作協(xié)議”、“框架協(xié)議”等金額填寫必須包含幣種及單位，外幣合同需注明匯率履行期限應(yīng)精確到日，避免使用”個月內(nèi)”等模糊表述所有附件應(yīng)為最終版文件，避免草案或修改版本2.審核流程合規(guī)性管理審核環(huán)節(jié)是控制合同風(fēng)險的關(guān)鍵，系統(tǒng)通過以下設(shè)計保證流程合規(guī)：審批流程與金額、合同類型自動關(guān)聯(lián)，避免人為干預(yù)各環(huán)節(jié)審核意見必須書面記錄，且不可刪除修改法務(wù)審核環(huán)節(jié)強制要求使用”法律風(fēng)險檢測”工具，高風(fēng)險條款必須標注超過15天未處理的審核任務(wù)，系統(tǒng)自動升級至上一級管理者3.履行跟蹤時效性保障合同履行跟蹤是保證權(quán)益實現(xiàn)的核心，系統(tǒng)提供以下保障措施：關(guān)鍵節(jié)點自動提醒功能，默認提前3天發(fā)送通知延遲履行超過5天自動觸發(fā)預(yù)警，通知部門負責(zé)人履行記錄要求證明文件，避免虛假填報變更管理強制執(zhí)行原審批流程，保證變更合法有效4.數(shù)據(jù)安全與權(quán)限管理系統(tǒng)采用嚴格的權(quán)限控制機制：合同信息查看權(quán)限基于部門及職務(wù)分級設(shè)置敏感信息（如金額、條款）支持脫敏顯示所有操作記錄完整留存，支持審計追蹤定期自動備份，保證數(shù)據(jù)安全五、系統(tǒng)維護與優(yōu)化建議1.日常維護操作為保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行，需定期執(zhí)行以下維護操作：每月檢查合同編號連續(xù)性，避免斷號或重號每季度清理測試賬戶及無