留存資料歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司留存資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、利用和長(zhǎng)期保存，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類留存資料的歸檔管理，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、記錄、圖紙、影像資料等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔資料應(yīng)真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行整理、歸檔。5.及時(shí)性原則：業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料歸檔。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)合同類：涵蓋公司簽訂的采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表類：如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)相關(guān)報(bào)表。4.人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人信息、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄等。5.項(xiàng)目文檔類：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等。6.技術(shù)資料類：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。7.市場(chǎng)營銷類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、客戶資料等。8.其他資料類：不屬于以上分類的其他各類資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層級(jí)編碼方式，由一級(jí)代碼、二級(jí)代碼和順序號(hào)組成。2.一級(jí)代碼用大寫字母表示，代表資料類別，如“A”表示行政文件類，“B”表示業(yè)務(wù)合同類等。3.二級(jí)代碼用兩位數(shù)字表示，進(jìn)一步細(xì)分資料類別，如“A01”表示公司規(guī)章制度，“B01”表示采購合同等。4.順序號(hào)用四位數(shù)字表示，按照資料歸檔的先后順序依次編號(hào)。5.例如，一份公司發(fā)布的關(guān)于考勤制度的文件，編號(hào)為“A010001”；一份采購合同編號(hào)為“B010002”。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將形成的資料提交給資料收集責(zé)任人。3.對(duì)于外來文件，如政府部門的政策文件、合作單位的函件等，應(yīng)及時(shí)登記并歸檔。（二）整理要求1.資料收集責(zé)任人應(yīng)對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步整理，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照資料分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)資料進(jìn)行分類、編號(hào)，并編制資料清單。3.對(duì)于紙張資料，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，確保整齊統(tǒng)一。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)和文件夾中。四、資料歸檔（一）歸檔時(shí)間1.一般情況下，業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)完成資料的歸檔工作。2.對(duì)于重要緊急的資料，應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.資料收集責(zé)任人將整理好的資料提交給部門檔案管理員。2.部門檔案管理員對(duì)資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，按照檔案管理系統(tǒng)的操作流程進(jìn)行歸檔錄入。3.在歸檔過程中，應(yīng)準(zhǔn)確填寫資料的相關(guān)信息，如資料名稱、編號(hào)、日期、來源等。4.歸檔完成后，應(yīng)生成歸檔記錄，包括歸檔時(shí)間、歸檔人、資料清單等，并妥善保存。（三）歸檔存儲(chǔ)1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立完善的文件夾結(jié)構(gòu)，確保資料的有序存儲(chǔ)。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)資料和電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的可用性。五、資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱留存資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料名稱和編號(hào)等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門人員的查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)涉及跨部門或重要資料的查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。3.經(jīng)審批同意后，查閱人可在檔案管理員的陪同下查閱相關(guān)資料，并在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將資料帶出查閱地點(diǎn)。（二）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱留存資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要資料的借閱還需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、涂改、損壞資料。如因保管不善造成資料丟失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人歸還資料時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、資料保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保資料的安全保管。（二）定期盤點(diǎn)1.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)留存資料進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括資料的數(shù)量、完整性、存儲(chǔ)狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告處理。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)情況進(jìn)行總結(jié)分析，并提出改進(jìn)措施。（三）資料維護(hù)1.對(duì)于紙質(zhì)資料，如發(fā)現(xiàn)有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)于電子資料，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況，確保數(shù)據(jù)的安全和可用。3.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，應(yīng)及時(shí)對(duì)留存資料的分類、編號(hào)等進(jìn)行調(diào)整和完善，確保資料管理的適應(yīng)性和有效性。七、資料保密與安全（一）保密措施1.涉及公司機(jī)密的留存資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度進(jìn)行管理，限制查閱和借閱范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，對(duì)資料的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.在資料查閱和借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)借閱資料進(jìn)行登記等。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.對(duì)電子資料的存儲(chǔ)和傳輸，應(yīng)采取加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。4.如發(fā)生資料丟失、泄露或其他安全事故，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門的留存資料歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、查閱、借閱、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核機(jī)制1.將留存資料歸檔管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括資料歸檔的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，資料查閱和借閱的規(guī)范性，資料保管的安全性等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未達(dá)到考核要求的部門和個(gè)