電子檔案實(shí)施管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的管理，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音頻、視頻等各類電子文件。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)真實(shí)反映本公司/組織的工作活動和歷史面貌，確保其來源可靠、內(nèi)容完整、未被篡改。2.完整性原則：電子檔案應(yīng)涵蓋本公司/組織工作活動的各個方面，保證檔案的齊全配套，不遺漏重要信息。3.可用性原則：電子檔案應(yīng)便于檢索、查詢、利用和共享，滿足本公司/組織各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的安全，防止電子檔案的丟失、損壞、泄露和非法篡改。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善電子檔案管理制度和流程。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門電子檔案的形成、收集、整理、歸檔和保管工作。負(fù)責(zé)電子檔案的集中存儲、備份和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。提供電子檔案的檢索、查詢、利用等服務(wù)，為公司/組織各項(xiàng)工作提供支持。2.各部門負(fù)責(zé)本部門電子檔案的形成、收集、整理和初步審核，確保電子檔案的質(zhì)量和真實(shí)性。按照檔案管理部門的要求，及時將符合歸檔條件的電子檔案移交至檔案管理部門。配合檔案管理部門做好電子檔案的管理和利用工作，遵守電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。二、電子檔案的形成與收集（一）形成要求1.電子文件的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，確保電子文件的可讀性和可處理性。2.電子文件應(yīng)使用耐久性好的載體記錄，如硬盤、光盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。3.電子文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全、規(guī)范，能夠準(zhǔn)確反映電子文件的形成背景、來源、內(nèi)容等信息。（二）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，包括但不限于以下幾類：行政管理文件，如通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等。業(yè)務(wù)合同文件，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。財(cái)務(wù)會計(jì)文件，如憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。工程技術(shù)文件，如設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、技術(shù)交底等。人事檔案文件，如員工簡歷、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。其他具有保存價(jià)值的電子文件。2.各部門應(yīng)明確電子文件的收集范圍和要求，確保應(yīng)收集的電子文件無遺漏。（三）收集流程1.各部門在工作活動中形成電子文件后，應(yīng)及時進(jìn)行整理和分類，確保電子文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.對整理好的電子文件進(jìn)行初步審核，檢查文件內(nèi)容是否符合要求，元數(shù)據(jù)是否齊全。3.將審核通過的電子文件按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲。4.各部門指定專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，定期將本部門形成的電子文件移交至檔案管理部門。5.檔案管理部門在接收電子文件時，應(yīng)對電子文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式等進(jìn)行核對，確保接收的電子文件完整、準(zhǔn)確。三、電子檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，便于檢索和利用。3.電子檔案的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案的整理相協(xié)調(diào)，確保兩種載體檔案的一致性。（二）整理方法1.分類根據(jù)電子文件的內(nèi)容和性質(zhì)，將電子檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)合同類、財(cái)務(wù)會計(jì)類、工程技術(shù)類、人事檔案類等若干類別。在每個類別下，再按照年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分。2.編號為每個電子檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編號規(guī)則可采用“年份+類別代碼+順序號”的形式，如“2023XZ001”表示2023年行政管理類的第1份電子檔案。3.元數(shù)據(jù)錄入對電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)錄入，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等基本信息。確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，為電子檔案的檢索和利用提供基礎(chǔ)。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)在電子文件形成后的規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的電子檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔的電子檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，符合檔案管理的要求。3.檔案管理部門在接收歸檔電子檔案時，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的電子檔案退回原部門進(jìn)行整改。4.歸檔后的電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式和位置進(jìn)行存儲，確保電子檔案的安全和可訪問性。四、電子檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用集中存儲的方式，建立電子檔案存儲服務(wù)器，將歸檔的電子檔案統(tǒng)一存儲在服務(wù)器上。2.存儲服務(wù)器應(yīng)具備冗余備份功能，定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如磁帶庫、光盤庫等，以防服務(wù)器故障或數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境1.存儲服務(wù)器應(yīng)放置在安全、穩(wěn)定、通風(fēng)良好的機(jī)房內(nèi)，配備必要的消防、防雷、防靜電等設(shè)施。2.機(jī)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在18℃27℃之間，濕度控制在40%60%之間。3.定期對存儲服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保服務(wù)器的正常運(yùn)行，及時處理硬件故障和軟件問題。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，確定電子檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的電子檔案應(yīng)長期保存，確保檔案的真實(shí)性和完整性；長期保管的電子檔案保管期限一般為30年；短期保管的電子檔案保管期限一般為10年。3.定期對電子檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的電子檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（四）安全管理1.建立嚴(yán)格的電子檔案訪問控制制度，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作電子檔案。2.對電子檔案的訪問進(jìn)行記錄，包括訪問時間、訪問人員、操作內(nèi)容等，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。3.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測等安全技術(shù)措施，防止電子檔案被非法訪問、篡改和泄露。4.定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和安全漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。五、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按文件編號、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速檢索、模糊檢索等功能，提高檢索效率，滿足用戶的檢索需求。3.定期對檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)用戶的需求，及時提供電子檔案的檢索、查詢、借閱等服務(wù)。2.借閱電子檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，確保電子檔案的安全和完整。3.對涉及公司/組織機(jī)密的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制借閱范圍和使用權(quán)限。4.鼓勵用戶通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱和利用電子檔案，提高檔案利用的便捷性和效率。（三）利用反饋1.建立電子檔案利用反饋機(jī)制，收集用戶對電子檔案利用的意見和建議，不斷改進(jìn)電子檔案管理工作。2.對用戶在利用電子檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進(jìn)行處理和解決，確保電子檔案的正常使用。3.根據(jù)用戶的反饋，對電子檔案的檢索系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)錄入等進(jìn)行優(yōu)化和完善，提高電子檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。六、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，對電子檔案進(jìn)行定期鑒定，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、科學(xué)評估、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案，組織實(shí)施鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容1.對電子檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，判斷電子檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.檢查電子檔案的元數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，電子檔案的格式是否符合要求，是否能夠正常讀取和利用。3.評估電子檔案的存儲狀況，包括存儲介質(zhì)的質(zhì)量、存儲環(huán)境的穩(wěn)定性等，確保電子檔案的安全和可訪問性。（四）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的電子檔案，填寫電子檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄電子檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.電子