電子文件實施管理辦法總則目的為加強公司電子文件管理，確保電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性，提高工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)及全體員工在工作中形成、處理、存儲、傳輸和利用的電子文件管理活動。定義1.電子文件：指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.電子文件管理：包括電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程管理。基本原則1.真實性原則：確保電子文件內(nèi)容與原始文件一致，能夠真實反映公司業(yè)務(wù)活動。2.完整性原則：保證電子文件的內(nèi)容、背景信息及元數(shù)據(jù)等齊全完整。3.可用性原則：便于電子文件的檢索、查詢、利用，滿足公司日常工作和業(yè)務(wù)發(fā)展需要。4.安全性原則：采取有效措施保障電子文件信息不被泄露、篡改或丟失，確保信息安全。電子文件的形成與收集職責分工1.業(yè)務(wù)部門：負責本部門電子文件的形成和收集工作，確保電子文件的真實、完整，并按照規(guī)定的格式和要求進行整理。2.文件管理部門：負責指導(dǎo)、監(jiān)督業(yè)務(wù)部門的電子文件形成與收集工作，對接收的電子文件進行審核和登記。形成要求1.內(nèi)容規(guī)范：電子文件應(yīng)準確反映公司業(yè)務(wù)活動，內(nèi)容真實、合法、有效，符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.格式統(tǒng)一：電子文件應(yīng)采用公司規(guī)定的標準格式，確保在不同系統(tǒng)和設(shè)備上能夠正常讀取和顯示。3.元數(shù)據(jù)完整：隨電子文件一并生成必要的元數(shù)據(jù)，包括文件的題名、日期、作者、來源、格式等，以便于文件的管理和檢索。收集流程1.業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動完成后，及時將形成的電子文件收集齊全，并按照分類方案進行初步整理。2.定期將整理好的電子文件提交給文件管理部門，提交時應(yīng)附帶電子文件清單，注明文件的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。3.文件管理部門對接收的電子文件進行審核，檢查文件的完整性、準確性和格式規(guī)范性，對不符合要求的文件退回業(yè)務(wù)部門進行補充或修正。電子文件的整理與歸檔整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照電子文件的形成時間、來源、業(yè)務(wù)流程等進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于管理和利用：整理后的電子文件應(yīng)便于存儲、檢索和查詢，提高工作效率。分類方案1.按年度分類：將電子文件按形成年度進行劃分，每年形成的文件為一個類別。2.按機構(gòu)分類：根據(jù)公司內(nèi)部的組織機構(gòu)，將電子文件分為不同的部門類別。3.按保管期限分類：將電子文件分為永久、長期、短期三個保管期限類別，具體劃分標準按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。編號規(guī)則為便于電子文件的管理和檢索，對歸檔的電子文件應(yīng)進行編號。編號規(guī)則如下：1.年度編號：采用公元紀年，如“20XX”。2.機構(gòu)編號：按照公司內(nèi)部組織機構(gòu)代碼進行編號。3.保管期限編號：永久保存的文件編號為“Y”，長期保存的文件編號為“C”，短期保存的文件編號為“D”。4.順序編號：在每個類別下，按照文件形成的先后順序進行順序編號。歸檔流程1.文件管理部門對審核通過的電子文件進行進一步整理，按照分類方案和編號規(guī)則進行編號，并建立電子文件目錄。2.將整理好的電子文件存儲到公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)中，并進行備份，確保文件的安全性和完整性。3.定期對電子文件進行清點和核對，確保電子文件與目錄信息一致。電子文件的保管保管環(huán)境1.存儲設(shè)備：應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲設(shè)備，如磁帶庫、磁盤陣列、光盤庫等，并定期進行檢查和維護，確保存儲設(shè)備的正常運行。2.存儲環(huán)境：電子文件存儲場所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風條件，防止電子文件因環(huán)境因素受損。3.安全防護：存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護措施，確保電子文件的安全。備份策略1.定期備份：按照規(guī)定的時間間隔對電子文件進行備份，如每天、每周或每月備份一次，確保文件數(shù)據(jù)的安全性。2.異地備份：將重要的電子文件備份到異地存儲設(shè)備上，以防本地存儲設(shè)備出現(xiàn)故障或遭受自然災(zāi)害等情況導(dǎo)致文件丟失。3.備份介質(zhì)管理：對備份介質(zhì)進行妥善保管，建立備份介質(zhì)使用記錄，定期對備份介質(zhì)進行檢查和測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。保管期限電子文件的保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、長期、短期三個保管期限。具體保管期限如下：1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司具有長遠利用價值的電子文件，應(yīng)永久保管。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的電子文件，保管期限為15年至50年。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的電子文件，保管期限為5年以下。期滿鑒定與處置1.鑒定：在電子文件保管期限屆滿前，由文件管理部門組織相關(guān)人員對電子文件進行鑒定，確定文件的繼續(xù)保存價值。2.處置：對失去保存價值的電子文件，按照規(guī)定的程序進行銷毀；對仍有保存價值的電子文件，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)進行保管。電子文件的利用利用原則1.合法合規(guī)：電子文件的利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.授權(quán)使用：未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、下載電子文件。確因工作需要利用電子文件的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批。3.保護安全：在利用電子文件過程中，應(yīng)采取必要的措施保護電子文件的安全，防止文件被泄露、篡改或丟失。利用流程1.申請：利用電子文件的部門或個人應(yīng)填寫《電子文件利用申請表》，注明利用目的、文件名稱、數(shù)量、利用時間等信息，并提交給文件管理部門。2.審批：文件管理部門對申請表進行審核，根據(jù)利用目的和文件的保密級別進行審批。對于涉及重要機密的電子文件，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.提供利用：經(jīng)審批同意后，文件管理部門按照規(guī)定的方式為利用者提供電子文件，如在線查閱、下載、復(fù)制等，并做好利用記錄。利用記錄1.記錄內(nèi)容：對電子文件的利用情況應(yīng)進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、文件名稱、數(shù)量、利用方式等信息。2.記錄保存：利用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與電子文件的保管期限相同，以便于日后查詢和統(tǒng)計分析。電子文件的安全管理安全制度1.建立健全安全管理制度：明確電子文件安全管理的職責、流程和措施，確保電子文件的安全。2.加強人員安全培訓(xùn)：定期對員工進行電子文件安全知識培訓(xùn)，提高員工的安全意識和操作技能。訪問控制1.用戶認證：采用用戶名和密碼、數(shù)字證書等方式對用戶進行身份認證，確保只有授權(quán)用戶能夠訪問電子文件。2.權(quán)限管理：根據(jù)用戶的工作職責和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問級別，對電子文件進行分級管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。數(shù)據(jù)加密1.加密方式：對重要的電子文件采用加密技術(shù)進行加密處理，確保文件在傳輸和存儲過程中的安全性。2.密鑰管理：妥善保管加密密鑰，定期更換密鑰，防止密鑰泄露。安全審計1.審計系統(tǒng)：建立電子文件安全審計系統(tǒng)，對電子文件的訪問、操作等行為進行實時監(jiān)控和審計。2.審計報告：定期生成安全審計報告，對發(fā)現(xiàn)的安全問題及時進行處理和整改。電子文件的元數(shù)據(jù)管理元數(shù)據(jù)定義與作用1.定義：元數(shù)據(jù)是描述電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。2.作用：元數(shù)據(jù)有助于電子文件的識別、檢索、利用和管理，能夠提高電子文件管理的效率和質(zhì)量。元數(shù)據(jù)類型與內(nèi)容1.文件級元數(shù)據(jù)：包括文件題名、日期、作者、來源、格式、大小等。2.背景元數(shù)據(jù)：如文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)背景、目的、相關(guān)項目等。3.結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)：描述電子文件的層次結(jié)構(gòu)、組成部分等信息。4.管理元數(shù)據(jù)：記錄電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、