電子印章規(guī)范管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司電子印章的使用與管理，確保電子印章使用的安全性、合法性和有效性，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、分支機構以及與公司有業(yè)務往來的合作伙伴在涉及公司電子文件簽署、業(yè)務審批等相關活動中對電子印章的使用與管理。（三）定義1.電子印章：指公司基于電子簽名技術制作的，以電子形式表現(xiàn)的，用于代表公司在電子文件上進行簽署的印章圖形。電子印章包含印章圖像、數(shù)字證書等相關信息，具備與實體印章同等的法律效力。2.數(shù)字證書：由權威機構頒發(fā)的，用于證明電子印章使用者身份的電子文件。數(shù)字證書包含使用者的身份信息、公鑰等內容，通過加密技術確保電子印章的安全性和不可抵賴性。（四）基本原則1.合法性原則：電子印章的使用與管理必須符合國家法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準的要求。2.安全性原則：采取必要的技術手段和管理措施，確保電子印章的存儲、傳輸和使用過程中的安全性，防止電子印章被偽造、篡改或非法使用。3.有效性原則：電子印章在符合規(guī)定的使用范圍內具有與實體印章同等的法律效力，能夠被相關方認可和接受。4.責任明確原則：明確電子印章使用過程中各環(huán)節(jié)的責任主體，確保出現(xiàn)問題時能夠及時追溯和追究責任。二、電子印章的制作與頒發(fā)（一）制作主體公司電子印章由公司指定的具有資質的電子印章制作機構進行制作。制作機構應具備國家相關部門頒發(fā)的電子認證服務許可證等資質證書，確保制作過程的合法性和專業(yè)性。（二）制作流程1.需求提交：公司相關部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫電子印章制作申請表，詳細說明印章的名稱、用途、使用范圍等信息，并提交至公司印章管理部門。2.審核批準：印章管理部門對申請表進行審核，核實申請信息的真實性和合理性。審核通過后，報公司分管領導審批。分管領導審批同意后，將申請表及相關資料提交給電子印章制作機構。3.印章制作：電子印章制作機構根據(jù)公司提供的資料，按照國家相關標準和規(guī)范制作電子印章。制作完成后，對電子印章進行加密存儲，并將印章信息及數(shù)字證書提交給公司印章管理部門。4.驗收備案：印章管理部門對制作完成的電子印章進行驗收，檢查印章的外觀、內容、加密情況等是否符合要求。驗收合格后，將電子印章信息及相關資料進行備案，建立電子印章管理檔案。（三）頒發(fā)與啟用1.頒發(fā)對象：電子印章制作完成并驗收合格后，由印章管理部門根據(jù)公司內部規(guī)定，將電子印章頒發(fā)給相應的使用部門或人員。頒發(fā)對象應僅限于經(jīng)過授權的公司員工或特定業(yè)務場景下的合作伙伴。2.頒發(fā)方式：電子印章通過公司內部的電子印章管理系統(tǒng)進行頒發(fā)。頒發(fā)時，系統(tǒng)將數(shù)字證書與電子印章進行綁定，并將相關信息發(fā)送至接收方的電子印章管理系統(tǒng)或指定的接收設備。接收方應及時登錄系統(tǒng)或接收設備，確認接收電子印章，并設置相應的使用密碼。3.啟用時間：電子印章自頒發(fā)給使用部門或人員之日起正式啟用。啟用前，使用部門或人員應確保已熟悉電子印章的使用方法和相關規(guī)定，并進行必要的測試和培訓。三、電子印章的存儲與保管（一）存儲方式電子印章以加密形式存儲在公司指定的電子印章管理系統(tǒng)或安全的存儲設備中。存儲設備應具備安全可靠的存儲環(huán)境，采取必要的物理安全措施，如防火、防潮、防盜等。（二）保管責任1.使用部門或人員：負責保管所領用電子印章的數(shù)字證書及使用密碼，確保數(shù)字證書和密碼的安全。嚴禁將數(shù)字證書和密碼泄露給他人，如因保管不善導致電子印章被非法使用，應承擔相應的責任。2.印章管理部門：負責電子印章管理系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。定期對電子印章的存儲情況進行檢查和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，對電子印章的使用情況進行監(jiān)督和審計，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）備份與恢復1.備份要求：印章管理部門應定期對電子印章的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。備份周期根據(jù)公司業(yè)務情況確定，一般不少于每月一次。2.恢復流程：當電子印章存儲數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、損壞或其他異常情況時，印章管理部門應及時啟動恢復流程。首先，使用備份數(shù)據(jù)進行恢復操作，如備份數(shù)據(jù)無法滿足恢復要求，應及時聯(lián)系電子印章制作機構或相關技術支持人員，采取其他有效的恢復措施。恢復完成后，應對電子印章的功能和使用情況進行測試，確?；謴秃蟮碾娮佑≌履軌蛘Ｊ褂?。四、電子印章的使用（一）使用范圍1.公司內部文件：適用于公司內部各類公文、報告、合同、協(xié)議、報表等電子文件的簽署。2.業(yè)務審批：在公司業(yè)務流程中的各類審批環(huán)節(jié)，如請假審批、費用報銷審批、項目立項審批等，可使用電子印章進行簽署確認。3.對外業(yè)務：與公司有業(yè)務往來的合作伙伴簽訂的合同、協(xié)議等文件，在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，可使用電子印章進行簽署。（二）使用流程1.文件起草：業(yè)務部門或相關人員根據(jù)業(yè)務需求起草電子文件，確保文件內容完整、準確、合法，并符合公司內部審批流程的要求。2.審批流程：文件起草完成后，按照公司規(guī)定的審批流程進行流轉審批。審批過程中，審批人員應認真審核文件內容，確認無誤后在電子文件上簽署意見并加蓋電子印章。3.印章使用：經(jīng)過審批的電子文件，由文件起草人或指定的操作人員在電子印章管理系統(tǒng)中選擇相應的電子印章進行加蓋。加蓋印章前，系統(tǒng)將自動驗證操作人員的身份信息及文件的審批狀態(tài)，確保印章使用的合法性和準確性。4.發(fā)送與存檔：加蓋電子印章后的電子文件，根據(jù)業(yè)務需要及時發(fā)送給相關部門或人員，并進行存檔。存檔時，應確保電子文件的完整性和可讀性，以便日后查閱和追溯。（三）使用限制1.嚴禁超越權限使用：電子印章的使用必須嚴格按照公司規(guī)定的使用范圍和審批流程進行，嚴禁未經(jīng)授權擅自使用電子印章。2.不得用于非法或違規(guī)活動：電子印章不得用于簽署任何違反國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度或損害公司利益的文件。3.防止重復使用：已加蓋電子印章的電子文件，不得再次使用同一電子印章進行簽署，除非經(jīng)過重新審批和相關手續(xù)。五、電子印章的變更與注銷（一）變更情形1.印章信息變更：當公司名稱、法定代表人、印章樣式等電子印章相關信息發(fā)生變更時，應及時辦理電子印章的變更手續(xù)。2.使用范圍調整：根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和管理需要，對電子印章的使用范圍進行調整時，應進行相應的變更操作。3.其他變更：如電子印章的存儲方式、管理系統(tǒng)等發(fā)生變更，可能影響電子印章正常使用的，應及時進行變更處理。（二）變更流程1.申請?zhí)峤唬合嚓P部門或人員填寫電子印章變更申請表，詳細說明變更的內容和原因，并提交至公司印章管理部門。2.審核批準：印章管理部門對申請表進行審核，核實變更信息的真實性和必要性。審核通過后，報公司分管領導審批。分管領導審批同意后，將申請表及相關資料提交給電子印章制作機構或相關技術支持人員。3.變更操作：電子印章制作機構或技術支持人員根據(jù)審批意見，對電子印章的相關信息進行變更操作。變更完成后，將變更情況及時通知公司印章管理部門。4.備案更新：印章管理部門對變更后的電子印章信息進行備案更新，確保電子印章管理檔案的準確性和完整性。（三）注銷情形1.印章停用：因公司業(yè)務調整、機構撤銷、印章?lián)p壞等原因，導致電子印章不再使用時，應及時辦理注銷手續(xù)。2.人員離職：電子印章使用人員離職時，應將其所領用的電子印章及相關數(shù)字證書交回公司印章管理部門，辦理注銷手續(xù)。3.其他注銷情形：如公司與合作伙伴的業(yè)務關系終止，不再需要使用電子印章進行業(yè)務往來的，應及時注銷相關電子印章。（四）注銷流程1.申請?zhí)峤唬合嚓P部門或人員填寫電子印章注銷申請表，詳細說明注銷的原因和印章信息，并提交至公司印章管理部門。2.審核批準：印章管理部門對申請表進行審核，核實注銷信息的真實性和必要性。審核通過后，報公司分管領導審批。分管領導審批同意后，將申請表及相關資料提交給電子印章制作機構或相關技術支持人員。3.注銷操作：電子印章制作機構或技術支持人員根據(jù)審批意見，對電子印章進行注銷操作。注銷完成后，將注銷情況及時通知公司印章管理部門。4.備案刪除：印章管理部門對注銷后的電子印章信息進行備案刪除，確保電子印章管理檔案中不再保留已注銷的印章信息。六、監(jiān)督與審計（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督：公司內部審計部門定期對電子印章的使用與管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查電子印章的制作、頒發(fā)、存儲、使用、變更、注銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或安全隱患。2.技術監(jiān)督：利用電子印章管理系統(tǒng)的監(jiān)控功能，對電子印章的使用行為進行實時監(jiān)測。如發(fā)現(xiàn)異常操作或可疑行為，及時進行預警和調查處理。3.用戶反饋：鼓勵公司員工對電子印章使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題或不合理情況進行反饋，公司印章管理部門應及時受理并處理用戶反饋的問題。（二）審計內容1.印章使用情況審計：審計電子印章的使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批流程，是否存在未經(jīng)授權使用、超越權限使用或重復使用等情況。2.安全管理審計：審計電子印章的存儲、傳輸和使用過程中的安全措施是否到位，數(shù)字證書和密碼的保管是否安全，是否存在安全漏洞或數(shù)據(jù)泄露風險。3.變更與注銷審計：審計電子印章的變更和注銷手續(xù)是否齊全、合規(guī)，變更和注銷后的相關信息是否及時更新和備案。（三）違規(guī)處理1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用電子印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰：對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如未按規(guī)定流程使用電子印章、保管不善導致數(shù)字證書或密碼泄露等，給予警告、批評教育，并責令限期整改。對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，如偽造、篡改電子印章或利用電子印章進行違法犯罪活動等，將依法追究相關人員的法律責任，并解除與違規(guī)人員的勞動合同。同時，對因違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將依法要求違規(guī)人員承擔賠償責任。2.對于在電子印章管理工作中存在失職、瀆職行為的印章管理部門人員和相關技術支持人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分或經(jīng)濟處罰：對于情節(jié)較輕的失職行為，給予警告、批評教育