物資網(wǎng)上采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資網(wǎng)上采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位通過網(wǎng)上采購平臺進行的物資采購活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.公開公平公正原則：采購過程公開透明，保障所有符合條件的供應商平等參與競爭，公正對待每一個采購環(huán)節(jié)。3.效益優(yōu)先原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，追求采購成本的降低和采購效益的最大化。4.誠實守信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務。二、采購管理職責分工（一）采購部門1.負責制定物資采購計劃，明確采購需求。2.選擇合適的網(wǎng)上采購平臺，并負責與平臺運營方溝通協(xié)調(diào)。3.組織實施物資網(wǎng)上采購活動，包括發(fā)布采購公告、邀請供應商、組織評標等。4.與供應商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。5.建立供應商檔案，對供應商進行評價和管理。（二）需求部門1.根據(jù)本部門業(yè)務需求，準確提供物資采購申請，詳細說明物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程，協(xié)助采購部門進行技術談判、評標等工作，提供專業(yè)意見。3.負責驗收所采購的物資，確保物資符合需求。（三）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同審核，監(jiān)督采購資金的支付。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。（四）審計部門1.對物資網(wǎng)上采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性。2.審查采購合同的合法性和有效性。3.對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展和實際需求，定期或不定期編制物資采購計劃。采購計劃應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃需經(jīng)部門負責人審核后報采購部門匯總。采購部門對各部門的采購計劃進行綜合平衡，結(jié)合庫存情況，編制公司年度、季度和月度物資采購計劃。3.采購計劃應提交公司分管領導審批，經(jīng)批準后的采購計劃作為物資網(wǎng)上采購的依據(jù)。（二）采購平臺選擇與注冊1.采購部門負責對市場上的網(wǎng)上采購平臺進行調(diào)研和評估，選擇具有良好信譽、功能完善、操作便捷的平臺作為公司物資采購的指定平臺。2.采購部門在選定的采購平臺上進行注冊，填寫公司相關信息，獲取平臺使用賬號和密碼。注冊信息應確保真實、準確、完整。（三）采購公告發(fā)布1.根據(jù)采購計劃，采購部門在網(wǎng)上采購平臺發(fā)布采購公告。采購公告應包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、交貨時間、交貨地點、供應商資格條件、報名截止時間等內(nèi)容。2.采購公告應在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)布，確保潛在供應商有足夠的時間獲取信息并參與報名。（四）供應商報名與資格審查1.潛在供應商在采購公告規(guī)定的報名截止時間前，通過網(wǎng)上采購平臺進行報名，提交相關證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等。2.采購部門對報名供應商進行資格審查，審查內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)條件、信譽狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等。對于符合資格條件的供應商，采購部門將其列入供應商名單。3.資格審查結(jié)果應及時通知供應商，對于未通過資格審查的供應商，應說明原因。（五）采購文件編制與發(fā)放1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和需求，編制采購文件。采購文件應包括采購公告、投標須知、技術規(guī)格、商務條款、評標標準等內(nèi)容。2.采購文件編制完成后，采購部門在網(wǎng)上采購平臺向通過資格審查的供應商發(fā)放采購文件。供應商應在規(guī)定的時間內(nèi)下載采購文件，并按照要求編制投標文件。（六）投標文件提交與開標1.供應商應在采購文件規(guī)定的投標截止時間前，通過網(wǎng)上采購平臺提交投標文件。投標文件應包括報價文件、技術文件、商務文件等內(nèi)容，確保內(nèi)容完整、真實、有效。2.采購部門在投標截止時間后，組織開標會議。開標會議應在網(wǎng)上采購平臺進行，公開開標，唱標記錄應保存?zhèn)洳?。（七）評標與定標1.采購部門組織評標委員會對投標文件進行評審。評標委員會由采購部門、需求部門、財務部門、審計部門等相關人員組成，必要時可邀請外部專家參與。2.評標委員會按照評標標準對投標文件進行評審，綜合考慮報價、技術方案、售后服務等因素，評選出中標候選人。3.采購部門根據(jù)評標委員會的推薦意見，確定中標供應商，并在網(wǎng)上采購平臺發(fā)布中標公告。中標公告應包括采購項目名稱、中標供應商名稱、中標金額等內(nèi)容。（八）采購合同簽訂1.采購部門與中標供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應提交財務部門和審計部門進行審核。審核通過后，采購部門方可與供應商簽訂合同。（九）合同執(zhí)行與驗收1.中標供應商應按照采購合同約定的時間、地點和要求，組織物資生產(chǎn)和供應。采購部門應跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.物資到貨后，需求部門負責組織驗收。驗收應按照合同約定的質(zhì)量標準進行，確保物資符合要求。驗收合格后，需求部門應出具驗收報告。3.對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取整改措施或重新供應物資。如供應商未能按時整改或重新供應物資，采購部門有權(quán)按照合同約定追究供應商的違約責任。（十）付款1.物資驗收合格后，需求部門應及時向采購部門提交付款申請。付款申請應包括采購合同編號、物資名稱、數(shù)量、金額、驗收情況等內(nèi)容。2.采購部門對付款申請進行審核后，提交財務部門。財務部門根據(jù)采購合同約定和公司財務制度，辦理付款手續(xù)。3.付款方式應按照采購合同約定執(zhí)行，一般可采用支票、匯票、電匯等方式。對于金額較大的采購項目，可根據(jù)實際情況采用分期付款方式。四、供應商管理（一）供應商準入1.采購部門制定供應商準入標準，明確供應商應具備的條件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等。2.潛在供應商向采購部門提交準入申請，提供相關證明材料。采購部門對申請供應商進行實地考察和評估，符合準入標準的供應商納入供應商名單。（二）供應商評價1.采購部門定期對供應商進行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格水平、合作態(tài)度等方面。2.評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等方法。采購部門根據(jù)評價結(jié)果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。3.對于優(yōu)秀供應商，給予優(yōu)先合作機會和獎勵；對于不合格供應商，及時進行整改或淘汰。（三）供應商動態(tài)管理1.采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評價結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。供應商檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。2.采購部門定期對供應商進行回訪，了解供應商的經(jīng)營狀況和合作需求，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和市場變化，采購部門適時調(diào)整供應商名單，引入新的供應商，優(yōu)化供應商結(jié)構(gòu)。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門對物資網(wǎng)上采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質(zhì)量風險、合同風險、供應商風險等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對市場風險，采購部門加強市場調(diào)研和分析，關注市場價格波動和供應情況，合理安排采購計劃，采取套期保值等措施降低風險。2.對于質(zhì)量風險，加強對供應商的質(zhì)量控制，嚴格審核供應商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，增加檢驗檢測環(huán)節(jié)，確保物資質(zhì)量符合要求。3.在合同風險方面，完善采購合同條款，明確雙方權(quán)利義務，加強合同審核和管理，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，防范合同糾紛。4.針對供應商風險，建立供應商評價和管理機制，加強對供應商的監(jiān)督和考核，及時淘汰不合格供應商，降低供應商違約風險。（三）風險監(jiān)控與預警1.采購部門建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的風險應對措施。六、信息管理（一）采購平臺信息維護1.采購部門負責網(wǎng)上采購平臺的信息維護工作，確保平臺信息的準確性和及時性。2.及時更新采購項目信息、供應商信息、采購文件等內(nèi)容，保證平臺數(shù)據(jù)的完整性。（二）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.采購部門定期對物資網(wǎng)上采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，包括采購金額、采購數(shù)量、供應商分布、采購成本等方面。2.通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購規(guī)律，發(fā)現(xiàn)問題和不足，為采購決策提供依據(jù)。（三）信息安全管理1.加強網(wǎng)上采購平臺的信息安全管理，采取防火墻、加密技術、訪問控制等措施，防止信息泄露和網(wǎng)絡攻擊。2.對采購人員進行信息安全培訓，提高安全意識，規(guī)范操作流程，確保信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對物資網(wǎng)上采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等。2.采購部門應配合審計部門的工作，及時提供相關資料和信息。對于審計發(fā)現(xiàn)的問