煤炭銷售合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司煤炭銷售合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權益，提高經(jīng)濟效益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)及煤炭行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與各類客戶簽訂的煤炭銷售合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等活動必須遵守國家法律法規(guī)，符合煤炭行業(yè)相關標準和政策要求。2.誠實守信原則合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得欺詐、隱瞞或擅自變更合同內(nèi)容。3.風險防控原則加強合同風險評估與防控，對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行提前預判，制定相應的防范措施。4.統(tǒng)一管理原則公司對煤炭銷售合同實行統(tǒng)一管理，明確各部門職責，確保合同管理工作的規(guī)范、有序進行。二、合同簽訂管理（一）客戶資信調(diào)查1.業(yè)務部門在與客戶洽談煤炭銷售業(yè)務前，應對客戶的資信狀況進行調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括客戶的基本信息、經(jīng)營狀況、財務狀況、信用記錄等。2.收集客戶相關資料，如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明等，核實其真實性和有效性。3.通過銀行征信系統(tǒng)、第三方信用評級機構等渠道，了解客戶的信用等級和信用狀況，評估客戶的償債能力和信用風險。（二）合同條款擬定1.業(yè)務部門根據(jù)與客戶洽談的結果，擬定煤炭銷售合同條款。合同條款應明確、具體、完整，包括但不限于煤炭品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點、運輸方式、結算方式、違約責任等。2.合同價格應根據(jù)市場行情、煤炭品質(zhì)等因素合理確定，并明確價格調(diào)整的條件和方式。3.質(zhì)量條款應明確煤炭的質(zhì)量標準，如發(fā)熱量、含硫量、灰分等指標，以及質(zhì)量檢驗的方法和標準。4.交貨條款應明確交貨時間、交貨地點、運輸方式等，確保煤炭能夠按時、安全、準確地交付給客戶。5.結算條款應明確結算方式、結算時間、付款賬號等，確保公司資金的及時回籠。（三）合同審核與審批1.業(yè)務部門擬定的合同初稿應提交給法務部門進行審核。法務部門對合同條款的合法性、合規(guī)性進行審查，重點審查合同是否存在法律風險、是否符合公司利益等。2.法務部門審核通過后，合同初稿應提交給財務部門進行審核。財務部門對合同的財務條款進行審查，重點審查結算方式、付款時間、價格條款等是否符合公司財務管理制度和資金回籠要求。3.財務部門審核通過后，合同初稿應提交給公司分管領導進行審批。公司分管領導根據(jù)業(yè)務情況和公司整體利益，對合同進行審批，簽署審批意見。4.合同經(jīng)公司分管領導審批通過后，方可加蓋公司合同專用章，并由業(yè)務部門與客戶簽訂正式合同。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計劃制定1.業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點和責任人。2.合同執(zhí)行計劃應包括煤炭生產(chǎn)計劃、運輸計劃、質(zhì)量檢驗計劃、結算計劃等，確保合同各項條款能夠得到有效執(zhí)行。（二）煤炭生產(chǎn)與發(fā)運1.生產(chǎn)部門應按照合同約定的煤炭品種、數(shù)量、質(zhì)量等要求組織生產(chǎn)，確保煤炭質(zhì)量符合合同標準。2.運輸部門應根據(jù)合同約定的運輸方式和交貨時間，及時安排車輛或船舶將煤炭發(fā)運至客戶指定地點。在運輸過程中，應采取必要的防護措施，確保煤炭安全運輸，防止煤炭損失或變質(zhì)。3.業(yè)務部門應及時跟蹤煤炭生產(chǎn)和發(fā)運情況，協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)和運輸過程中出現(xiàn)的問題，確保合同按時履行。（三）質(zhì)量檢驗1.質(zhì)量檢驗部門應按照合同約定的質(zhì)量標準和檢驗方法，對煤炭進行質(zhì)量檢驗。在煤炭發(fā)運前，應對煤炭的發(fā)熱量、含硫量、灰分等指標進行檢驗，確保煤炭質(zhì)量符合合同要求。2.質(zhì)量檢驗部門應出具質(zhì)量檢驗報告，并將檢驗結果及時通知業(yè)務部門。如發(fā)現(xiàn)煤炭質(zhì)量不符合合同要求，業(yè)務部門應及時與客戶溝通協(xié)商，采取相應的解決措施，如補貨、降價等。（四）結算管理1.財務部門應按照合同約定的結算方式和時間，及時與客戶進行結算。在結算過程中，應嚴格審核結算憑證，確保結算金額準確無誤。2.業(yè)務部門應協(xié)助財務部門做好結算工作，及時提供相關的合同執(zhí)行情況和發(fā)票等資料。如客戶出現(xiàn)逾期付款等情況，業(yè)務部門應及時與客戶溝通協(xié)商，采取相應的催款措施，確保公司資金及時回籠。四、合同變更與解除管理（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因市場行情變化、客戶需求調(diào)整、不可抗力等原因需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時與客戶協(xié)商，并簽訂書面合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等，并經(jīng)法務部門審核、公司分管領導審批后生效。3.合同變更后，業(yè)務部門應及時調(diào)整合同執(zhí)行計劃，并通知相關部門做好相應的工作安排。（二）合同解除1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)下列情形之一的，公司有權解除合同：客戶嚴重違反合同約定，經(jīng)多次催告仍不改正的；因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行，且雙方協(xié)商一致同意解除合同的；法律法規(guī)規(guī)定的其他可以解除合同的情形。2.公司解除合同的，應提前通知客戶，并出具書面解除合同通知。解除合同通知應明確解除合同的原因、時間等，并經(jīng)法務部門審核、公司分管領導審批后送達客戶。3.合同解除后，業(yè)務部門應及時清理合同執(zhí)行情況，辦理相關的結算和交接手續(xù)。如因解除合同給公司造成損失的，應按照合同約定追究客戶的違約責任。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，嚴格按照合同約定履行義務，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的問題，防止糾紛擴大化。3.加強與客戶的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解客戶需求和意見，妥善處理客戶投訴和糾紛，維護良好的合作關系。（二）糾紛處理程序1.當發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)材料，如合同文本、往來函件、發(fā)貨憑證、質(zhì)量檢驗報告、結算憑證等，并向法務部門報告。2.法務部門應根據(jù)業(yè)務部門提供的證據(jù)材料，對合同糾紛進行分析和評估，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應包括糾紛的性質(zhì)、處理方式、法律依據(jù)、預期結果等。3.公司根據(jù)法務部門制定的糾紛處理方案，與客戶進行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄權的人民法院提起訴訟。4.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務部門應積極配合法務部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。同時，應及時向公司領導匯報糾紛處理進展情況，確保公司領導能夠及時掌握糾紛動態(tài)，做出正確的決策。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務部門應負責收集合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、往來函件、發(fā)貨憑證、質(zhì)量檢驗報告、結算憑證、合同變更協(xié)議、解除合同通知等。2.檔案管理人員應定期對業(yè)務部門收集的合同檔案資料進行整理和核對，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理人員應按照檔案管理的要求，對合同檔案資料進行分類整理。分類應根據(jù)合同的性質(zhì)、時間、客戶等因素進行，確保檔案資料便于查找和使用。2.整理后的合同檔案資料應及時進行歸檔，建立檔案目錄和索引，以便于查詢和管理。合同檔案應按照年度、類別等進行存放，確保檔案存放有序。（三）檔案保管與查閱1.公司應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保合同檔案的安全保管。2.嚴格限制合同檔案的查閱范圍，未經(jīng)公司領導批準，任何人不得擅自查閱合同檔案。確因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)公司領導批準后，在檔案管理人員的陪同下查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員不得擅自復印、摘抄合同檔案資料，如確因工作需要復印、摘抄的，應經(jīng)檔案管理人員同意，并注明復印、摘抄的內(nèi)容和用途。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，檔案管理人員應按照檔案銷毀程序，對檔案進行鑒定和銷毀。鑒定應根據(jù)檔案的重要性、保存價值等因素進行，確保銷毀的檔案資料不涉及公司機密和重要信息。2.檔案銷毀應編制銷毀清單，經(jīng)公司領導批準后，由檔案管理人員和相關部門人員共同進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。銷毀清單應妥善保存，以備查閱。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應建立合同管理監(jiān)督檢查制度，定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、合同執(zhí)行計劃的落實情況、合同糾紛的處理情況等。2.業(yè)務部門應定期向公司領導匯報合同管理工作情況，及時反映合同管理過程中存在的問題和風險。公司領導應加強對合同管理工作的指導和監(jiān)督，確保合同管理工作規(guī)范、有序進行。（二）考核評價1.公司應建立合同管理考核評價制度，對各部門和相關人員的合同管理工作進行