2024年辦公室5S管理標(biāo)準(zhǔn)一、5S管理概述5S管理起源于日本，通過“整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）”五個步驟，旨在打造高效、整潔、安全、規(guī)范的辦公環(huán)境，提升工作效率與員工素養(yǎng)。2024年辦公室5S管理標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合數(shù)字化辦公趨勢與企業(yè)實(shí)際需求，對傳統(tǒng)5S要求進(jìn)行細(xì)化與升級，重點(diǎn)強(qiáng)化“可視化管理”“數(shù)字化工具應(yīng)用”及“員工習(xí)慣養(yǎng)成”。二、5S核心內(nèi)容與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（一）整理（Seiri）：區(qū)分必需與非必需，清除冗余物品目標(biāo)：騰出空間，減少浪費(fèi)，確保辦公區(qū)域只保留必要物品。執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)：

1.物品分類：必需品：日常辦公必需且高頻使用的物品（如電腦、筆記本、常用文具、當(dāng)前項(xiàng)目文件、辦公設(shè)備等）。非必需品：長期不用（超過1個月未使用）、重復(fù)冗余（如多份相同文件）、過期失效（如作廢合同、舊制度文件）、私人物品（與工作無關(guān)的個人用品，如零食、化妝品、大量書籍）。2.處理規(guī)則：必需品：保留并明確放置位置（后續(xù)整頓環(huán)節(jié)規(guī)范）。非必需品：近期可能使用（1-3個月內(nèi)）但非高頻的物品→暫存至倉庫/儲物柜（標(biāo)注名稱、存放時間）；長期不用/無價(jià)值的物品→清理丟棄（如廢紙、破損文具）或申請報(bào)廢（如電子設(shè)備）；私人物品→僅允許放置少量必要物品（如水杯、少量藥品），且需整齊置于個人工位抽屜/指定區(qū)域，禁止占用公共空間。3.檢查重點(diǎn)：工位、文件柜、抽屜、公共區(qū)域（如茶水間、會議室）是否存在堆積的無用物品（如空紙箱、過期宣傳資料）。（二）整頓（Seiton）：科學(xué)布局，定位定量，快速取用目標(biāo)：讓必需品“有固定位置、有標(biāo)識、易取易放”，減少尋找時間（目標(biāo)：常用物品30秒內(nèi)找到）。執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)：

1.工位區(qū)域：桌面：僅保留當(dāng)前工作必需品（電腦、1個筆記本、1支常用筆、當(dāng)前項(xiàng)目文件/文件夾），其他物品全部收納至抽屜/柜子；抽屜：分層分類（如上層：文具；中層：常用文件；下層：私人物品），每層用分隔盒/標(biāo)簽明確內(nèi)容（如“回形針/訂書釘”“本月報(bào)表”）；顯示器/設(shè)備：主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)線纜用束線器整理，避免纏繞；備用設(shè)備（如備用打印機(jī)）貼標(biāo)簽標(biāo)注“備用”及責(zé)任人。2.公共區(qū)域：文件柜/書架：按部門/項(xiàng)目分類（如“行政文件”“銷售合同”“研發(fā)資料”），每層/每格標(biāo)注類別及編號（如“A1-客戶檔案”“B2-季度報(bào)表”）；文件按“使用頻率”擺放（高頻文件放易取中層，低頻文件放上層/下層）；辦公用品柜：常用物品（如打印紙、中性筆、膠水）標(biāo)注名稱、數(shù)量及補(bǔ)充線（如打印紙低于10包時提醒采購）；會議室/茶水間：會議室：白板筆、遙控器、投影儀線纜固定收納盒，會議桌僅留當(dāng)前會議資料；茶水間：杯子按部門/姓名分區(qū)擺放，飲水機(jī)旁標(biāo)注“水桶更換提示”（如水位低于1/3時聯(lián)系行政）。3.數(shù)字化工具輔助：使用電子標(biāo)簽（如二維碼）標(biāo)注文件柜/設(shè)備位置（掃碼查看內(nèi)容清單）；共享文檔記錄公共物品庫存（如打印紙、文具），實(shí)時更新并設(shè)置提醒。（三）清掃（Seiso）：清除臟污，保持環(huán)境干凈整潔目標(biāo)：無垃圾、無灰塵、無污漬，設(shè)備設(shè)施完好無故障。執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)：

1.日常清掃（每日）：工位：清理桌面雜物（如廢紙、零食包裝），擦拭桌面/鍵盤/顯示器（用微濕抹布）；地面：清掃紙屑、灰塵，辦公區(qū)域無雜物堆積（如快遞盒、舊設(shè)備）；設(shè)備：電腦主機(jī)表面除塵，打印機(jī)/復(fù)印機(jī)清理紙屑，飲水機(jī)換水并清潔外殼。2.定期清掃（每周/每月）：每周：清潔文件柜頂部/底部灰塵，茶水間臺面、墻面污漬；每月：深度清潔空調(diào)濾網(wǎng)、窗戶軌道、公共區(qū)域死角（如墻角、柜子背后）；設(shè)備維護(hù)：檢查打印機(jī)墨盒/硒鼓、電腦線路是否老化，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)修（標(biāo)注“待維修”并登記）。3.重點(diǎn)區(qū)域：會議室：會后立刻清理桌面、白板（擦凈字跡）、地面（撿起雜物）；打印區(qū)：廢紙簍每日清理，碳粉盒/墨盒余量低于20%時提醒更換。（四）清潔（Seiketsu）：標(biāo)準(zhǔn)化維持，形成長效機(jī)制目標(biāo)：將整理、整頓、清掃的成果制度化、規(guī)范化，確保5S標(biāo)準(zhǔn)可持續(xù)執(zhí)行。執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)：

1.制定標(biāo)準(zhǔn)文件：編制《辦公室5S操作手冊》（含物品擺放圖示、清掃流程、標(biāo)簽?zāi)０澹?，明確各區(qū)域責(zé)任人與檢查標(biāo)準(zhǔn)；公示《5S區(qū)域責(zé)任表》（標(biāo)注工位/公共區(qū)域責(zé)任人、檢查頻率），例如：

|區(qū)域|責(zé)任人|檢查頻率（每日/每周）|檢查內(nèi)容（示例）|

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|個人工位|員工本人|每日下班前5分鐘|桌面無雜物、抽屜分類清晰|

|文件柜|行政專員|每周一次|標(biāo)簽清晰、文件按類存放|

|會議室|會議組織者|每次會后|桌面清空、設(shè)備歸位|2.可視化提示：在工位/公共區(qū)域張貼“5S提醒標(biāo)語”（如“桌面清，效率高”“用完歸位，方便你我”）；關(guān)鍵區(qū)域設(shè)置“5S檢查表”（如打印區(qū)張貼“碳粉余量記錄表”“廢紙簍清理記錄”）。3.定期審核：部門負(fù)責(zé)人每周抽查1次本部門5S執(zhí)行情況（拍照記錄問題）；行政部每月組織全公司5S聯(lián)合檢查（評分排名），結(jié)果納入部門/個人績效考核（占比5%-10%）。（五）素養(yǎng)（Shitsuke）：養(yǎng)成習(xí)慣，提升全員意識目標(biāo)：讓5S成為員工的自覺行為，形成“人人參與、自我管理”的辦公室文化。執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)：

1.培訓(xùn)與宣貫：新員工入職培訓(xùn)包含“5S管理”內(nèi)容（講解標(biāo)準(zhǔn)、案例）；每季度開展1次5S專題活動（如“5S標(biāo)兵評選”“最佳工位評比”），分享優(yōu)秀實(shí)踐。2.行為規(guī)范：員工需自覺遵守5S標(biāo)準(zhǔn)（如下班前整理桌面、用完設(shè)備歸位）；禁止“破窗行為”（如看到垃圾不清理、隨意堆放物品），發(fā)現(xiàn)違規(guī)需及時提醒或上報(bào)。3.激勵機(jī)制：設(shè)立“5S流動紅旗”（每月評選整潔度最高的部門/工位），給予獎勵（如文具禮包、下午茶）；對長期保持優(yōu)秀的個人/團(tuán)隊(duì)，在績效考核中加分（如+5分）。三、檢查與改進(jìn)機(jī)制1.檢查流程：日常檢查：員工自查（下班前5分鐘）、部門負(fù)責(zé)人周查（重點(diǎn)區(qū)域）；月度檢查：行政部聯(lián)合各部門負(fù)責(zé)人，按《5S檢查表》（含整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)五大類20+細(xì)化指標(biāo)）全公司巡查，拍照記錄問題并下發(fā)整改通知單。2.問題整改：一般問題（如桌面雜亂）：要求24小時內(nèi)整改完畢；嚴(yán)重問題（如消防通道堵塞、設(shè)備長期故障）：要求48小時內(nèi)整改，并提交整改報(bào)告。3.持續(xù)優(yōu)化：每季度收集員工對5S標(biāo)準(zhǔn)的反饋（如“標(biāo)簽不清晰”“收納工具不足”），修訂《5S操作手冊》；結(jié)合數(shù)字化趨勢（如引入智能收納柜、電子標(biāo)簽系統(tǒng)），動態(tài)升級管理工具。四、附則1.本標(biāo)準(zhǔn)自2024年1月1日起執(zhí)行，原辦公室管理規(guī)范與本標(biāo)準(zhǔn)沖突的，以本標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。2.本標(biāo)準(zhǔn)由公司行政部負(fù)責(zé)解釋與監(jiān)督實(shí)