管理培訓(xùn)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理培訓(xùn)檔案的規(guī)范化管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在公司人才培養(yǎng)、績效管理、職業(yè)發(fā)展等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部組織的各類管理培訓(xùn)活動所產(chǎn)生的檔案資料管理，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員名單、培訓(xùn)記錄、考核成績、培訓(xùn)總結(jié)等相關(guān)文件和資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：管理培訓(xùn)檔案由公司指定的部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映培訓(xùn)活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類管理原則：按照培訓(xùn)類型、時間、人員等因素進(jìn)行分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、培訓(xùn)檔案的分類與編號（一）分類1.培訓(xùn)計劃類：包括年度培訓(xùn)計劃、專項培訓(xùn)計劃等。2.培訓(xùn)教材類：如培訓(xùn)課件、講義、參考書籍等。3.學(xué)員檔案類：每位學(xué)員的培訓(xùn)報名資料、學(xué)習(xí)記錄、考核成績等。4.培訓(xùn)記錄類：培訓(xùn)課程安排、授課教師信息、培訓(xùn)考勤記錄等。5.考核評估類：培訓(xùn)考核試卷、評估報告、學(xué)員反饋意見等。6.培訓(xùn)總結(jié)類：每次培訓(xùn)的總結(jié)報告、效果評估總結(jié)等。（二）編號為便于管理和查詢，對每類培訓(xùn)檔案進(jìn)行編號。編號采用以下規(guī)則：1.培訓(xùn)計劃類：以“PJ”開頭，后跟年份和序號，如“PJ202301”表示2023年第1號培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)教材類：以“JC”開頭，后跟年份和序號，如“JC202302”表示2023年第2號培訓(xùn)教材。3.學(xué)員檔案類：以“XY”開頭，后跟學(xué)員編號和年份，如“XY0012023”表示編號為001的學(xué)員2023年的培訓(xùn)檔案。4.培訓(xùn)記錄類：以“JL”開頭，后跟年份和序號，如“JL202303”表示2023年第3號培訓(xùn)記錄。5.考核評估類：以“KP”開頭，后跟年份和序號，如“KP202304”表示2023年第4號考核評估資料。6.培訓(xùn)總結(jié)類：以“ZJ”開頭，后跟年份和序號，如“ZJ202305”表示2023年第5號培訓(xùn)總結(jié)。三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集1.培訓(xùn)計劃由培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)制定，并在培訓(xùn)活動開展前提交相關(guān)部門審核備案。培訓(xùn)實(shí)施過程中產(chǎn)生的各類文件資料，由各相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)及時收集。2.培訓(xùn)教材編寫完成后，編寫人員應(yīng)將電子文檔和紙質(zhì)文檔提交給培訓(xùn)管理部門存檔。3.學(xué)員報名時，應(yīng)提交完整的報名資料，包括個人簡歷、學(xué)歷證明等。培訓(xùn)期間，學(xué)員的學(xué)習(xí)記錄、考核成績等由授課教師和培訓(xùn)管理人員及時收集整理。4.培訓(xùn)記錄由培訓(xùn)管理人員負(fù)責(zé)記錄，包括培訓(xùn)時間、地點(diǎn)、課程內(nèi)容、授課教師等信息。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)及時整理成冊。5.考核評估資料由考核人員負(fù)責(zé)收集，包括考核試卷、評估報告、學(xué)員反饋意見等?？己私Y(jié)束后，應(yīng)將相關(guān)資料提交給培訓(xùn)管理部門。6.培訓(xùn)總結(jié)由培訓(xùn)管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人在培訓(xùn)結(jié)束后及時撰寫，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審核。（二）整理1.培訓(xùn)管理部門收到各類培訓(xùn)檔案資料后，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類裝訂，每冊檔案應(yīng)編制目錄，注明檔案內(nèi)容和頁碼。2.電子檔案應(yīng)按照分類建立文件夾，文件夾名稱與紙質(zhì)檔案分類一致，并按照編號順序進(jìn)行命名。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于同一培訓(xùn)項目的相關(guān)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行集中整理，形成完整的培訓(xùn)檔案卷宗。卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按照培訓(xùn)流程的先后順序排列，便于查閱。四、培訓(xùn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的培訓(xùn)檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時間不得超過培訓(xùn)活動結(jié)束后的[X]個工作日。2.歸檔時，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案歸檔登記表》，注明檔案名稱、編號、歸檔日期、歸檔人等信息。3.培訓(xùn)檔案應(yīng)移交至公司指定的檔案保管部門進(jìn)行統(tǒng)一保管，檔案保管部門應(yīng)建立檔案保管臺賬，記錄檔案的出入庫情況。（二）保管1.檔案保管部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。同時，應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自查閱、銷毀檔案。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將檔案帶出檔案庫房。5.檔案保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，培訓(xùn)檔案的保管期限為[X]年，重要培訓(xùn)檔案的保管期限可適當(dāng)延長。五、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案時，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱人應(yīng)到檔案保管部門辦理查閱手續(xù)，檔案保管人員應(yīng)按照查閱申請表的要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人同意，并在復(fù)印件或摘抄件上加蓋檔案保管部門印章。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓(xùn)檔案時，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱時間、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.審批通過后，借閱人應(yīng)到檔案保管部門辦理借閱手續(xù)，檔案保管人員應(yīng)將檔案資料交付借閱人，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案保管部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。逾期未還的，檔案保管部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密1.培訓(xùn)檔案涉及公司內(nèi)部人員的個人信息、培訓(xùn)內(nèi)容、考核成績等敏感信息，檔案保管人員和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要培訓(xùn)檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.在檔案查閱、借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容有泄露風(fēng)險，檔案保管人員應(yīng)立即采取措施，收回檔案資料，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。（二）安全1.檔案保管部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.對電子檔案應(yīng)采取安全防護(hù)措施，防止病毒感染、黑客攻擊等安全事件發(fā)生。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.在檔案整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，應(yīng)注意防止檔案資料的損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司改制、重組、撤銷等原因，導(dǎo)致培訓(xùn)檔案失去保存意義的，可以進(jìn)行銷毀。3.檔案資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且已無保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案保管部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的培訓(xùn)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，檔案保管部門應(yīng)組織專人對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.銷毀培訓(xùn)檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并填寫《培訓(xùn)檔案銷毀記錄》，注明銷毀時間、地點(diǎn)、銷毀方式、