會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)規(guī)范及模板會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)化工具一、引言會(huì)議紀(jì)要作為會(huì)議成果的書(shū)面載體，是傳遞決策信息、明確行動(dòng)責(zé)任、追溯工作進(jìn)展的重要工具。為規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)流程，提升會(huì)議管理效率，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化工具，涵蓋會(huì)議紀(jì)要的適用場(chǎng)景、撰寫(xiě)流程、模板規(guī)范及注意事項(xiàng)，助力組織實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的規(guī)范化、高效化。二、適用場(chǎng)景與價(jià)值本工具適用于各類(lèi)工作會(huì)議的紀(jì)要撰寫(xiě)，包括但不限于：項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)：同步項(xiàng)目進(jìn)展、協(xié)調(diào)資源、解決瓶頸問(wèn)題；部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)：跨部門(mén)對(duì)接工作、明確職責(zé)分工、消除協(xié)作障礙；決策評(píng)審會(huì)：對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行表決、形成決策結(jié)論；工作例會(huì)：周期性總結(jié)前期工作、部署后續(xù)計(jì)劃。核心價(jià)值信息沉淀：避免會(huì)議討論內(nèi)容遺漏，保證關(guān)鍵信息可追溯；責(zé)任落地：通過(guò)明確的行動(dòng)項(xiàng)與責(zé)任人，推動(dòng)決策執(zhí)行；高效協(xié)同：為未參會(huì)人員提供精準(zhǔn)會(huì)議摘要，減少信息傳遞偏差；管理支撐：為項(xiàng)目復(fù)盤(pán)、績(jī)效考核、制度優(yōu)化提供依據(jù)。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化撰寫(xiě)流程會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)需遵循“會(huì)前準(zhǔn)備—會(huì)中記錄—會(huì)后整理—審核定稿”四步流程，保證內(nèi)容完整、邏輯清晰、規(guī)范準(zhǔn)確。（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議類(lèi)型與目標(biāo)提前與會(huì)議主持人溝通，知曉會(huì)議主題、核心議題、預(yù)期成果（如決策、協(xié)調(diào)、匯報(bào)等），確定紀(jì)要側(cè)重點(diǎn)（如側(cè)重決議記錄或問(wèn)題跟蹤）。收集會(huì)議背景資料整理會(huì)議議程、上期紀(jì)要、相關(guān)議案、數(shù)據(jù)報(bào)表等材料，熟悉會(huì)議背景，避免記錄時(shí)因信息不足遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。準(zhǔn)備記錄工具根據(jù)會(huì)議規(guī)模選擇記錄方式：小型會(huì)議可使用筆記本電腦實(shí)時(shí)整理文字；大型會(huì)議建議采用“錄音+速記”結(jié)合方式（需提前征得主持人同意錄音），保證發(fā)言內(nèi)容完整捕捉。（二）會(huì)中記錄：精準(zhǔn)捕捉關(guān)鍵信息聚焦核心內(nèi)容，避免“流水賬”重點(diǎn)記錄以下四類(lèi)信息，無(wú)關(guān)討論（如閑聊、重復(fù)發(fā)言）可簡(jiǎn)略或：議題背景：討論的問(wèn)題來(lái)源、現(xiàn)狀說(shuō)明；核心觀點(diǎn)：參會(huì)人員的主要意見(jiàn)、分歧點(diǎn)（需標(biāo)注發(fā)言人，如“*總認(rèn)為當(dāng)前方案需優(yōu)化成本”）；決策結(jié)論：經(jīng)討論達(dá)成的一致意見(jiàn)（如“同意采用A方案，下周五前完成細(xì)化”）；行動(dòng)項(xiàng)：明確的任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“市場(chǎng)部*經(jīng)理負(fù)責(zé)調(diào)研競(jìng)品信息，3月10日前提交報(bào)告”）。使用“關(guān)鍵詞+短句”快速記錄避免逐字逐句記錄，可采用符號(hào)、縮寫(xiě)輔助（如“√”表示同意，“△”表示待辦，“→”表示下一步），會(huì)后及時(shí)整理為完整語(yǔ)句。標(biāo)注“待確認(rèn)”信息對(duì)存疑、未明確的內(nèi)容（如“具體預(yù)算需財(cái)務(wù)部進(jìn)一步核算”），用特殊標(biāo)記標(biāo)注，會(huì)后及時(shí)與相關(guān)人員核實(shí)。（三）會(huì)后整理：結(jié)構(gòu)化梳理內(nèi)容搭建紀(jì)要框架按照以下邏輯順序組織內(nèi)容，保證條理清晰：會(huì)議基本信息（名稱、時(shí)間、地點(diǎn)等）；會(huì)議議程回顧（簡(jiǎn)要說(shuō)明各議題討論情況）；核心討論內(nèi)容（按議題分點(diǎn)記錄，突出觀點(diǎn)與分歧）；決議事項(xiàng)（匯總結(jié)論，標(biāo)注“最終決議”）；行動(dòng)計(jì)劃（表格形式呈現(xiàn)任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間、成果要求）；其他（附件說(shuō)明、下次會(huì)議安排等）。補(bǔ)充完善細(xì)節(jié)核對(duì)記錄的發(fā)言內(nèi)容，保證與原意一致，避免主觀臆斷；補(bǔ)充會(huì)前收集的背景資料中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如“項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度較計(jì)劃滯后5%，主要原因是供應(yīng)鏈延遲”）；統(tǒng)一術(shù)語(yǔ)表述（如全篇統(tǒng)一使用“CRM系統(tǒng)”而非“客戶管理系統(tǒng)”“CRM”混用）。語(yǔ)言精簡(jiǎn)規(guī)范使用書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化表達(dá)（如將“我覺(jué)得這個(gè)方案不行”改為“*提出該方案存在可行性風(fēng)險(xiǎn)，需進(jìn)一步評(píng)估”）；刪除冗余修飾詞，直接陳述事實(shí)與結(jié)論（如“非常重要且緊急”簡(jiǎn)化為“緊急重要”）。（四）審核定稿：保證準(zhǔn)確性與權(quán)威性內(nèi)部自查撰寫(xiě)人先對(duì)照會(huì)議錄音/筆記，檢查是否存在信息遺漏、表述錯(cuò)誤、行動(dòng)項(xiàng)模糊等問(wèn)題，保證內(nèi)容完整。交叉審核涉及具體行動(dòng)項(xiàng)的，需與責(zé)任部門(mén)/人員確認(rèn)任務(wù)描述、時(shí)間節(jié)點(diǎn)的準(zhǔn)確性；涉及決策結(jié)論的，需提交會(huì)議主持人審閱，保證與會(huì)議結(jié)果一致。分發(fā)與歸檔審核通過(guò)后，按需分發(fā)至參會(huì)人員、相關(guān)部門(mén)及管理層（明確標(biāo)注“抄送”范圍）；將紀(jì)要電子版（建議采用Word格式，命名規(guī)范為“YYYYMMDD_會(huì)議名稱_紀(jì)要”）存入共享文件夾或文檔管理系統(tǒng)，保存期限不少于3年。四、會(huì)議紀(jì)要通用模板與表格示例（一）會(huì)議紀(jì)要模板[公司/部門(mén)名稱]會(huì)議紀(jì)要會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱[例如：2024年Q1產(chǎn)品項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)]會(huì)議時(shí)間[YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM]會(huì)議地點(diǎn)[例如：總部3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議）]主持人[姓名*]記錄人[姓名*]參會(huì)人員[部門(mén)+姓名，例如：市場(chǎng)部、研發(fā)部、財(cái)務(wù)部]缺席人員[部門(mén)+姓名及原因，例如：運(yùn)營(yíng)部（病假）]會(huì)議議程1.項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)展匯報(bào)2.存在問(wèn)題及解決方案討論3.下一階段工作計(jì)劃部署會(huì)議議程回顧與討論內(nèi)容[議題一：項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)展匯報(bào)]匯報(bào)人：[姓名，例如：研發(fā)部經(jīng)理]核心內(nèi)容：項(xiàng)目已完成需求分析、原型設(shè)計(jì)，目前進(jìn)入開(kāi)發(fā)階段，整體進(jìn)度符合計(jì)劃；用戶模塊開(kāi)發(fā)進(jìn)度滯后2天，主要原因是第三方接口調(diào)試失敗；市場(chǎng)部*補(bǔ)充：用戶調(diào)研反饋“登錄流程較繁瑣”，建議優(yōu)化。討論分歧：研發(fā)部認(rèn)為接口調(diào)試需3天，市場(chǎng)部建議優(yōu)先簡(jiǎn)化登錄流程，縮短用戶等待時(shí)間。[議題二：存在問(wèn)題及解決方案討論]核心問(wèn)題：（1）第三方接口調(diào)試延遲；（2）用戶登錄流程復(fù)雜度高。解決方案：接口調(diào)試：研發(fā)部*協(xié)調(diào)第三方技術(shù)支持，今日18:前提交故障排查報(bào)告，3月8日前完成修復(fù)；登錄流程：產(chǎn)品部牽頭，3月9日前輸出簡(jiǎn)化版原型，市場(chǎng)部配合完成用戶測(cè)試。[議題三：下一階段工作計(jì)劃部署]決議結(jié)論：各部門(mén)按“項(xiàng)目進(jìn)度表”（詳見(jiàn)附件1）推進(jìn)工作，每周五17:00前提交周報(bào)至項(xiàng)目組；下次例會(huì)時(shí)間：3月15日14:00，地點(diǎn)：3樓會(huì)議室A，議題：開(kāi)發(fā)階段成果評(píng)審。決議事項(xiàng)匯總序號(hào)決議內(nèi)容摘要依據(jù)議題1研發(fā)部*負(fù)責(zé)第三方接口調(diào)試，3月8日前完成修復(fù)議題二2產(chǎn)品部*牽頭優(yōu)化登錄流程，3月9日前提交測(cè)試版原型議題二3每周五17:00前提交周報(bào)，下次例會(huì)3月15日召開(kāi)議題三行動(dòng)計(jì)劃（核心跟蹤項(xiàng)）序號(hào)行動(dòng)任務(wù)描述責(zé)任人協(xié)同部門(mén)完成時(shí)間成果要求狀態(tài)1第三方接口故障排查與修復(fù)研發(fā)部*-3月8日前提交調(diào)試報(bào)告及修復(fù)驗(yàn)證□未開(kāi)始□進(jìn)行中□已完成2登錄流程簡(jiǎn)化版原型設(shè)計(jì)與用戶測(cè)試產(chǎn)品部*市場(chǎng)部*3月9日前原型文件+測(cè)試反饋報(bào)告□未開(kāi)始□進(jìn)行中□已完成3周報(bào)制度執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤項(xiàng)目組*各部門(mén)每周五17:00提交至項(xiàng)目組共享文件夾□未開(kāi)始□進(jìn)行中□已完成其他事項(xiàng)附件：1.《項(xiàng)目Q1進(jìn)度表》；2.用戶調(diào)研反饋摘要。下次會(huì)議：無(wú)需準(zhǔn)備額外材料，各部門(mén)攜帶本周工作進(jìn)展電子版。分發(fā)范圍：主持人*、參會(huì)人員、公司管理層、項(xiàng)目組全體成員記錄人簽字：__________審核人簽字：__________日期：YYYY年MM月DD日（二）行動(dòng)計(jì)劃跟蹤表示例（可單獨(dú)制作Excel表格）任務(wù)ID關(guān)聯(lián)會(huì)議紀(jì)要編號(hào)行動(dòng)任務(wù)描述責(zé)任人部門(mén)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間延期原因狀態(tài)備注20240301-00120240301-001接口調(diào)試修復(fù)*研發(fā)部2024-03-08--進(jìn)行中需第三方配合20240301-00220240301-001登錄流程優(yōu)化*產(chǎn)品部2024-03-09--未開(kāi)始待確認(rèn)用戶需求五、撰寫(xiě)關(guān)鍵注意事項(xiàng)內(nèi)容準(zhǔn)確性：杜絕“想當(dāng)然”發(fā)言人觀點(diǎn)、決議結(jié)論、行動(dòng)項(xiàng)等關(guān)鍵信息必須與會(huì)議實(shí)際一致，存疑處需及時(shí)核實(shí)，避免主觀臆斷；數(shù)據(jù)、日期、專有名詞等需反復(fù)核對(duì)，保證無(wú)誤（如“預(yù)算100萬(wàn)元”而非“約100萬(wàn)”）。責(zé)任明確性：避免“模糊地帶”行動(dòng)項(xiàng)必須明確“誰(shuí)來(lái)做”“做什么”“何時(shí)完成”，禁止使用“相關(guān)部門(mén)盡快處理”“負(fù)責(zé)人適時(shí)跟進(jìn)”等模糊表述；跨部門(mén)任務(wù)需標(biāo)注主要責(zé)任人與協(xié)同部門(mén)，避免責(zé)任推諉。時(shí)效性：會(huì)議紀(jì)要“不過(guò)夜”原則上會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，48小時(shí)內(nèi)完成審核分發(fā)，保證信息及時(shí)傳遞；緊急會(huì)議（如故障處理會(huì)）需在會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)輸出紀(jì)要并分發(fā)。保密性：分級(jí)管控敏感信息涉及公司機(jī)密、未公開(kāi)決策、人員變動(dòng)等敏感內(nèi)容的紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”，限定分發(fā)范圍；嚴(yán)禁通過(guò)非加密渠道（如個(gè)人公共郵箱）傳遞敏感紀(jì)要。格式規(guī)范性：統(tǒng)一“視覺(jué)語(yǔ)言”全文采用宋體小四號(hào)字，1.5倍行距，標(biāo)題層級(jí)清晰（如“一、”“（一）”“1.”