會計記賬憑單統(tǒng)一編制規(guī)范與報銷單審批制度一、制度適用范圍與核心目標(biāo)本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在辦理各項費(fèi)用報銷、資金支付及相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時的會計記賬憑單編制與報銷單審批管理。旨在統(tǒng)一會計核算標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范費(fèi)用報銷流程，保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實、合規(guī)、可追溯，提高財務(wù)管理效率，防范財務(wù)風(fēng)險，保障公司資產(chǎn)安全。二、報銷單編制與審批全流程指引（一）業(yè)務(wù)發(fā)生與原始憑證收集業(yè)務(wù)發(fā)起：員工因公開展業(yè)務(wù)（如采購辦公用品、出差、業(yè)務(wù)招待等）前，需根據(jù)公司預(yù)算管理要求，提前履行必要的業(yè)務(wù)審批手續(xù)（如出差申請、采購申請等）。原始憑證獲?。簶I(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時取得合法、合規(guī)的原始憑證，包括但不限于：發(fā)票（需為增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票，抬頭為公司全稱，稅號準(zhǔn)確，項目與業(yè)務(wù)實質(zhì)相符，加蓋發(fā)票專用章）；支付憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬回單、POS機(jī)小票、/支付記錄等）；證明業(yè)務(wù)真實性的輔助材料（如出差行程單、會議通知、驗收單、費(fèi)用計算明細(xì)表等）；涉及多人參與的費(fèi)用（如業(yè)務(wù)招待費(fèi)），需注明參與人員、職務(wù)及事由。（二）報銷單填寫規(guī)范基本信息完整：在《費(fèi)用報銷單》中準(zhǔn)確填寫報銷部門、報銷日期、報銷人姓名、員工編號、費(fèi)用歸屬期間及費(fèi)用類型（如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)等）。費(fèi)用明細(xì)清晰：按費(fèi)用類別逐筆列明支出明細(xì)，包括費(fèi)用發(fā)生日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額（小寫）、對應(yīng)的原始憑證張數(shù)及編號。例如：差旅費(fèi)需列明出差起止日期、出發(fā)地/目的地、交通工具、住宿天數(shù)、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)及金額；辦公費(fèi)需列明物品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、金額。金額大小寫一致：報銷金額需同時填寫阿拉伯?dāng)?shù)字（小寫）和中文大寫，大寫金額前需加“人民幣”字樣，數(shù)字間不得留有空格，小寫金額前需加“￥”符號。附件齊全：將原始憑證按順序粘貼在《費(fèi)用報銷單》背面，并在“附件張數(shù)”欄填寫實際附件數(shù)量，保證每張原始憑證清晰可見（關(guān)鍵信息如金額、日期、蓋章不得被遮擋）。（三）部門初審審核責(zé)任：部門負(fù)責(zé)人（或指定授權(quán)人）為部門費(fèi)用初審第一責(zé)任人，需在收到報銷單后2個工作日內(nèi)完成審核。審核要點(diǎn)：業(yè)務(wù)真實性：核實費(fèi)用是否為部門因公支出，是否符合業(yè)務(wù)實質(zhì)；預(yù)算符合性：確認(rèn)費(fèi)用是否在部門年度/月度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算費(fèi)用需附預(yù)算調(diào)整審批單；完整性：檢查報銷單填寫是否完整、附件是否齊全、金額計算是否準(zhǔn)確；審批權(quán)限：確認(rèn)部門內(nèi)部費(fèi)用審批權(quán)限（如單筆費(fèi)用超過部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限，需附更高級別審批意見）。審核結(jié)果處理：審核通過后，在《費(fèi)用報銷單》“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)；審核不通過的，需注明退回原因并退回報銷人修改。（四）財務(wù)復(fù)核審核主體：公司財務(wù)部門為費(fèi)用報銷復(fù)核部門，由主辦會計或指定財務(wù)人員負(fù)責(zé)。審核標(biāo)準(zhǔn)：合規(guī)性：檢查原始憑證是否合法有效（如發(fā)票真?zhèn)?、稅?wù)監(jiān)制章、抬頭稅號等），是否符合稅法及公司財務(wù)制度要求；準(zhǔn)確性：核對報銷金額與原始憑證金額是否一致，費(fèi)用分類是否正確，會計科目運(yùn)用是否規(guī)范；流程完整性：確認(rèn)部門初審意見是否完整，審批權(quán)限是否符合公司規(guī)定，超預(yù)算、大額或特殊費(fèi)用是否履行了相應(yīng)審批流程。審核結(jié)果處理：復(fù)核通過后，在《費(fèi)用報銷單》“財務(wù)審核”欄簽字；復(fù)核不通過的，注明具體問題（如“發(fā)票抬頭錯誤”“附件缺失”）并退回報銷人補(bǔ)充或重新填報。（五）分級審批根據(jù)報銷金額及費(fèi)用類型，實行分級審批制度，審批權(quán)限如下（可根據(jù)公司規(guī)模調(diào)整）：常規(guī)費(fèi)用（辦公費(fèi)、通訊費(fèi)、交通費(fèi)等）：單筆金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)負(fù)責(zé)人審批；5000元＜單筆金額≤20000元：部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)負(fù)責(zé)人+分管副總經(jīng)理審批；單筆金額＞20000元：部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)負(fù)責(zé)人+分管副總經(jīng)理+總經(jīng)理審批。特殊費(fèi)用（業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、固定資產(chǎn)購置等）：無論金額大小，均需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)負(fù)責(zé)人+分管副總經(jīng)理+總經(jīng)理審批；資產(chǎn)購置還需附《固定資產(chǎn)購置申請表》及資產(chǎn)評估報告（如需）。審批時限：審批人應(yīng)在收到報銷單后1個工作日內(nèi)完成審批，特殊情況不超過3個工作日。審批通過后，在《費(fèi)用報銷單》對應(yīng)審批欄簽字；審批不通過的，注明退回理由并反饋至報銷人。（六）出納付款與會計記賬付款流程：報銷人持審批完成的《費(fèi)用報銷單》及原始憑證至出納處，出納核對審批手續(xù)是否齊全、金額是否準(zhǔn)確無誤后，辦理付款（現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬）。現(xiàn)金支付需由報銷人簽字確認(rèn)收款；銀行轉(zhuǎn)賬需提供準(zhǔn)確的收款賬戶信息（戶名、開戶行、賬號）。記賬憑單編制：主辦會計根據(jù)審批通過的《費(fèi)用報銷單》及原始憑證，在1個工作日內(nèi)編制《記賬憑單》，要求：憑證摘要簡明扼要，反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實質(zhì)（如“報銷部門辦公費(fèi)”“支付項目差旅費(fèi)”）；會計科目運(yùn)用準(zhǔn)確，借方記費(fèi)用或資產(chǎn)類科目，貸方記“銀行存款”“庫存現(xiàn)金”或“其他應(yīng)付款”等科目；附件注明《費(fèi)用報銷單》編號及原始憑證張數(shù)，保證賬證、賬實相符；憑證連續(xù)編號，按月裝訂成冊，妥善保管。三、標(biāo)準(zhǔn)模板與填寫說明（一）費(fèi)用報銷單模板費(fèi)用報銷單報銷日期：______年______月______日第______頁/共______頁報銷部門________________報銷人員工編號________________費(fèi)用歸屬期間費(fèi)用類型□辦公費(fèi)□差旅費(fèi)□招待費(fèi)□交通費(fèi)□通訊費(fèi)□其他________附件張數(shù)________張費(fèi)用明細(xì)日期業(yè)務(wù)內(nèi)容合計金額人民幣（小寫）：￥______人民幣（大寫）：______________________部門負(fù)責(zé)人審批________________（簽字）財務(wù)審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批________________（簽字）總經(jīng)理審批出納付款□現(xiàn)金□轉(zhuǎn)賬（賬戶信息：戶名________________，開戶行________________，賬號________________）收款人簽字備注_________________________________________________________________________填寫說明：“費(fèi)用類型”勾選對應(yīng)選項，如為其他類型需注明具體名稱；“費(fèi)用明細(xì)”欄需逐筆填寫，每筆業(yè)務(wù)對應(yīng)一張原始憑證；“合計金額”大小寫必須一致，大寫金額末尾“元”“角”“分”后不寫“整”字；審批欄需按審批權(quán)限逐級簽字，不得代簽；出納付款后，報銷人需在“收款人簽字”欄確認(rèn)。（二）記賬憑單模板記賬憑單憑證字號：______字第______號日期：______年______月______日摘要_________________________________________________________________________會計科目借方科目________________貸方科目________________金額借方金額（元）________________附件《費(fèi)用報銷單》編號：______，原始憑證______張制單________________（簽字）復(fù)核記賬________________（簽字）主管填寫說明：“憑證字號”按月連續(xù)編號，如“記字第1號”“記字第2號”；“摘要”需簡明扼要，如“報銷銷售部2023年10月辦公費(fèi)”；“會計科目”按《企業(yè)會計準(zhǔn)則》及公司會計科目表填寫，明細(xì)科目需列至最末級；“借方金額”“貸方金額”合計數(shù)必須相等，即“有借必有貸，借貸必相等”；“附件”注明《費(fèi)用報銷單》編號及原始憑證張數(shù)，保證附件與記賬憑單內(nèi)容一致。四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與合規(guī)要求（一）原始憑證管理禁止取得虛假發(fā)票、虛開發(fā)票或與實際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票，一經(jīng)發(fā)覺將追究相關(guān)人員責(zé)任；原始憑證如有遺失，需由報銷人提交《原始憑證遺失說明》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批后，方可憑有效證明（如對方單位蓋章的復(fù)印件）報銷；發(fā)票需在業(yè)務(wù)發(fā)生后30天內(nèi)提交財務(wù)部門，逾期未提交的，原則上不予報銷（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理特批）。（二）審批流程控制嚴(yán)禁越權(quán)審批或先付款后補(bǔ)審批流程，所有報銷單必須按審批權(quán)限逐級審核；審批人對報銷內(nèi)容的真實性、合理性負(fù)責(zé)，若因?qū)徟粐?yán)導(dǎo)致公司損失，將承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；財務(wù)部門對報銷單的合規(guī)性、完整性負(fù)復(fù)核責(zé)任，對不符合規(guī)定的報銷單有權(quán)退回。（三）會計核算規(guī)范記賬憑單的編制需遵循“權(quán)責(zé)發(fā)生制”原則，保證收入與費(fèi)用配比合理；嚴(yán)禁設(shè)置“賬外賬”或“小金庫”，所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須通過公司統(tǒng)一賬戶核算；會計憑證、賬簿、報表等會計檔案需按《會計檔案管理辦法》規(guī)定保存，保存期限：原始憑證、記賬憑單不少于10年，月度、季度報表不少于5年，年度報表永久保存。（四）責(zé)任追究員工提供虛假報銷憑證、虛報冒領(lǐng)費(fèi)用的，一經(jīng)查實，全額追回款項，并視情節(jié)輕重給予警告、降職直至解除勞動合同處分；構(gòu)成