企業(yè)資產(chǎn)采購及成本控制模板工具指南一、模板適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板工具適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團公司）的資產(chǎn)采購全流程管理及成本控制場景，具體包括但不限于：常規(guī)資產(chǎn)采購：辦公設(shè)備（電腦、打印機）、生產(chǎn)設(shè)備、原材料等新增或替換資產(chǎn)的采購需求提報、執(zhí)行與成本管控；年度采購計劃制定：基于企業(yè)戰(zhàn)略目標及部門需求，統(tǒng)籌年度資產(chǎn)采購預算，優(yōu)化資源配置；供應(yīng)商管理：供應(yīng)商資質(zhì)審核、比價議價、績效評估，保證采購合規(guī)性與性價比；成本動態(tài)監(jiān)控：實時跟蹤采購實際支出與預算差異，分析成本波動原因，實現(xiàn)采購成本閉環(huán)管理。二、模板操作流程與步驟詳解（一）需求提報與預算初審需求發(fā)起：資產(chǎn)使用部門填寫《資產(chǎn)采購需求申請表》（詳見模板表格1），明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、期望到貨時間等信息，部門負責人*簽字確認后提交至采購部。需求初審：采購部核對需求的必要性（如是否為重復采購、是否有閑置資產(chǎn)替代可能）與合理性（規(guī)格型號是否匹配工作需求），1個工作日內(nèi)反饋初審意見。預算匹配：采購部協(xié)同財務(wù)部，將需求預估成本納入年度/月度采購預算，若超出預算，需填寫《預算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批后方可進入下一環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商選擇與比價議價供應(yīng)商尋源：采購部通過公開招標、定向邀約、電商平臺篩選等方式，選取3家及以上合格供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、產(chǎn)品報價單及售后服務(wù)方案。資質(zhì)審核：采購部聯(lián)合技術(shù)部（如涉及專業(yè)設(shè)備）、法務(wù)部對供應(yīng)商資質(zhì)進行審核，重點核查經(jīng)營范圍、生產(chǎn)/經(jīng)營許可、過往合作案例（可要求提供客戶評價），保證供應(yīng)商具備履約能力。比價議價：組織供應(yīng)商報價（需注明含稅/不含稅、運輸費用、保修期等條款），采購部填寫《供應(yīng)商比價議價表》（詳見模板表格2），從價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)四個維度進行綜合評分（權(quán)重可設(shè)為價格40%、質(zhì)量30%、交期20%、服務(wù)10%），選定最優(yōu)供應(yīng)商。（三）采購執(zhí)行與合同簽訂訂單下達：根據(jù)比價結(jié)果，采購部向選定供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》（詳見模板表格3），明確數(shù)量、規(guī)格、單價、交貨時間、驗收標準、付款方式等條款，經(jīng)采購經(jīng)理*、供應(yīng)商蓋章確認后生效。合同簽訂：單筆采購金額超過[具體金額，如5萬元]或涉及定制化資產(chǎn)時，需簽訂正式《采購合同》（詳見模板表格4），合同需經(jīng)法務(wù)部審核，保證條款合規(guī)（如違約責任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等），由法定代表人*或授權(quán)代表簽字蓋章。進度跟蹤：采購專員*定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/發(fā)貨進度，保證按期交貨；若遇延遲，要求供應(yīng)商提供書面說明及新的交付時間，同步更新《采購訂單執(zhí)行跟蹤表》（詳見模板表格5）。（四）資產(chǎn)驗收與入庫到貨核對：資產(chǎn)送達后，采購部組織使用部門、倉儲部共同到場，核對實物與采購訂單信息是否一致（名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等），檢查隨貨資料（合格證、說明書、保修卡等）是否齊全。質(zhì)量檢測：技術(shù)部或使用部門對資產(chǎn)功能進行測試（如電子設(shè)備通電檢測、生產(chǎn)設(shè)備試運行），填寫《資產(chǎn)驗收單》（詳見模板表格6），驗收合格則簽字確認；若存在質(zhì)量問題，需拍照留存證據(jù)，要求供應(yīng)商3個工作日內(nèi)退換貨或整改。入庫登記：驗收合格后，倉儲部辦理入庫手續(xù)，錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，唯一資產(chǎn)編碼，粘貼資產(chǎn)標簽（含名稱、編碼、使用部門、責任人等信息），同步更新《資產(chǎn)臺賬》（詳見模板表格7）。（五）成本核算與差異分析成本歸集：財務(wù)部根據(jù)采購訂單、驗收單、發(fā)票等原始憑證，歸集采購總成本（含資產(chǎn)價款、運輸費、保險費、安裝調(diào)試費等），區(qū)分“預算成本”與“實際成本”。差異分析：每月末，財務(wù)部編制《采購成本差異分析表》（詳見模板表格8），對比實際成本與預算成本的差異額、差異率，分析差異原因（如市場價格波動、供應(yīng)商議價能力不足、需求變更導致數(shù)量增加等），形成書面報告提交管理層。成本優(yōu)化：根據(jù)差異分析結(jié)果，采購部制定優(yōu)化措施（如調(diào)整供應(yīng)商結(jié)構(gòu)、簽訂長期價格協(xié)議、優(yōu)化采購批次等），財務(wù)部跟蹤措施落地效果，持續(xù)降低采購成本。（六）供應(yīng)商績效評估與檔案管理績效評估：每季度末，采購部聯(lián)合使用部門、財務(wù)部從交貨準時率、質(zhì)量合格率、價格競爭力、服務(wù)響應(yīng)速度四個維度對供應(yīng)商進行評分（詳見模板表格9），評分結(jié)果分為優(yōu)秀（90分及以上）、合格（70-89分）、不合格（70分以下）。結(jié)果應(yīng)用：對優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先合作，可給予訂單傾斜；對合格供應(yīng)商維持合作，督促改進不足；對不合格供應(yīng)商終止合作，并從供應(yīng)商庫中移除。檔案歸檔：采購部將采購需求、比價資料、合同、驗收單、發(fā)票、供應(yīng)商評估報告等資料分類整理，按“單筆采購項目”編號歸檔，保存期限不少于[具體年限，如5年]，便于后續(xù)審計與查詢。三、核心模板表格示例及填寫說明模板表格1：資產(chǎn)采購需求申請表申請部門申請日期年月日資產(chǎn)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）期望到貨時間年月日資產(chǎn)用途（請詳細說明使用場景、必要性，如“替換已報廢辦公電腦3臺，滿足設(shè)計部日常設(shè)計工作需求”）部門負責人意見簽字：日期：年月日采購部初審意見簽字：日期：年月日財務(wù)部預算審核意見簽字：日期：年月日備注（如是否涉及定制、特殊資質(zhì)要求等）模板表格2：供應(yīng)商比價議價表采購項目名稱比價日期年月日資產(chǎn)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量序號供應(yīng)商名稱報價（元）含稅/不含稅123評分標準價格（40%）：最低價得40分，每高于最低價1%扣2分；質(zhì)量（30%）：提供第三方檢測報告加10分，歷史質(zhì)量合格率100%加10分；交期（20%）：滿足期望交期得20分，每延遲1天扣2分；服務(wù)（10%）：保修期≥2年得5分，24小時響應(yīng)得5分推薦供應(yīng)商采購專員簽字：日期：年月日審批意見采購經(jīng)理簽字：日期：年月日模板表格3：采購訂單訂單編號PO-2023-訂單日期年月日供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話地址收貨地址收貨人序號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位1臺2訂單總金額（大寫）小寫付款方式（如“驗收合格后30天付全款”）備注（如“需提供增值稅專用發(fā)票”）采購部經(jīng)理簽字：采購員簽字：供應(yīng)商簽字（蓋章）：日期：年月日模板表格4：采購合同（簡化版）合同編號：CG-2023-甲方（采購方）：[企業(yè)全稱]乙方（供應(yīng)方）：[供應(yīng)商全稱]簽訂日期：年月日第一條采購內(nèi)容序號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交貨時間交貨地點1年月日甲方指定倉庫第二條質(zhì)量標準與驗收乙方保證資產(chǎn)符合國家質(zhì)量標準及雙方約定的規(guī)格型號，提供合格證、保修卡等資料；甲方應(yīng)在資產(chǎn)送達后5個工作日內(nèi)驗收，驗收合格簽署《資產(chǎn)驗收單》；若不合格，乙方應(yīng)在3個工作日內(nèi)負責退換，費用由乙方承擔。第三條付款方式合同簽訂后3個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付預付款30%；驗收合格后30個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付剩余70%。第四條違約責任乙方逾期交貨，每延遲1天按合同總金額的0.5%支付違約金；甲方逾期付款，每延遲1天按應(yīng)付未付金額的0.5%支付違約金。第五條爭議解決本合同發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：模板表格5：采購訂單執(zhí)行跟蹤表訂單編號PO-2023-供應(yīng)商名稱資產(chǎn)名稱規(guī)格型號訂單數(shù)量訂單日期年月日序號跟蹤日期跟蹤內(nèi)容（如“生產(chǎn)進度：已完成80%”“已發(fā)貨，物流單號：”）供應(yīng)商對接人1年月日確認生產(chǎn)計劃2年月日確認發(fā)貨時間3年月日確認到貨情況備注模板表格6：資產(chǎn)驗收單驗收單編號YS-2023-驗收日期年月日采購訂單號PO-2023-供應(yīng)商名稱資產(chǎn)名稱規(guī)格型號驗收數(shù)量到貨日期年月日驗收項目標準實際結(jié)果是否合格名稱/規(guī)格與訂單一致□是□否數(shù)量與訂單一致□是□否外觀無劃痕、破損□是□否功能測試（如“開機正常，運行穩(wěn)定”）□是□否資料完整性合格證、說明書齊全□是□否驗收結(jié)論□合格，準予入庫□不合格，原因：________________________參驗人員使用部門：簽字：日期：年月日采購部：簽字：日期：年月日倉儲部：簽字：日期：年月日模板表格7：資產(chǎn)臺賬（部分示例）資產(chǎn)編碼ZC-2023-資產(chǎn)名稱辦公筆記本電腦規(guī)格型號ThinkPadX1Carbon品牌聯(lián)想使用部門市場部責任人*入庫日期年月日原值（元）8000折舊年限5年月折舊額（元）133.33資產(chǎn)狀態(tài)在用備注模板表格8：采購成本差異分析表分析期間年月分析部門財務(wù)部序號采購項目預算成本（元）實際成本（元）1辦公電腦采購40000420002生產(chǎn)設(shè)備采購2000001950003原材料采購100000108000差異總結(jié)本月采購成本超預算1.2%，主要受辦公電腦、原材料價格上漲影響，需與采購部溝通優(yōu)化供應(yīng)商策略，控制大宗材料采購節(jié)奏模板表格9：供應(yīng)商績效評估表供應(yīng)商名稱評估期間年第季度評估維度評估指標權(quán)重得分（0-100分）交貨表現(xiàn)準時交貨率30%95質(zhì)量表現(xiàn)質(zhì)量合格率40%90價格表現(xiàn)同類產(chǎn)品價格競爭力20%85服務(wù)表現(xiàn)售后響應(yīng)及時性10%100總分100%評估等級□優(yōu)秀（≥90分）□合格（70-89分）□不合格（＜70分）改進建議（如“建議延長售后服務(wù)響應(yīng)時間至4小時內(nèi)”）參評部門采購部：簽字：使用部門：簽字：財務(wù)部：簽字：四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項與風險規(guī)避預算剛性控制：嚴格執(zhí)行“無預算不采購、超預算必審批”原則，避免預算外支出導致成本失控；年度預算調(diào)整需經(jīng)管理層集體決策，嚴禁擅自變更。供應(yīng)商合規(guī)管理：優(yōu)先選擇通過ISO9001等質(zhì)量體系認證的供應(yīng)商，避免與“皮包公司”或無資質(zhì)企業(yè)合作；采購合同需經(jīng)法務(wù)部審核，明確違約條款與知識產(chǎn)權(quán)歸屬，降低法律風險。資產(chǎn)驗收嚴格把關(guān)：驗收環(huán)節(jié)需使用部門、采購部、倉儲部三方共同參與，對技術(shù)復雜的資產(chǎn)可邀請第三方檢測機構(gòu)參與，杜絕“不合格資產(chǎn)入庫”或“數(shù)量不符”問題。成本數(shù)據(jù)及時歸集：財務(wù)