公司購物卡使用及管理規(guī)范操作手冊為規(guī)范公司購物卡的使用與管理，確保資金使用合規(guī)、安全、透明，維護公司財務(wù)秩序與企業(yè)形象，結(jié)合公司實際運營需求，特制定本操作手冊。一、總則（一）制定目的通過明確購物卡的使用范圍、管理流程及監(jiān)督機制，防范資金風(fēng)險，提升資源使用效率，保障公司及員工的合法權(quán)益。（二）適用范圍本手冊適用于公司各部門、分支機構(gòu)及關(guān)聯(lián)單位的購物卡采購、發(fā)放、使用、管理等全流程工作，涵蓋以公司名義購置的各類商業(yè)購物卡、儲值卡等預(yù)付類消費卡。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司財務(wù)制度，杜絕違規(guī)使用購物卡進行利益輸送、公款私用等行為。2.?？顚Ｓ迷瓌t：購物卡資金僅限指定用途（如員工福利、商務(wù)饋贈、業(yè)務(wù)拓展等），不得挪作他用。3.透明管理原則：購物卡的采購、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)需全程留痕，相關(guān)記錄可追溯、可核查。二、使用規(guī)范（一）使用范圍購物卡僅限用于以下場景，且需與公司業(yè)務(wù)或合規(guī)福利發(fā)放需求相關(guān)：員工福利：如節(jié)日慰問、生日關(guān)懷等合規(guī)福利發(fā)放，需符合公司福利政策及稅務(wù)要求。商務(wù)活動：針對合法合規(guī)的客戶維護、業(yè)務(wù)合作答謝等商務(wù)場景，需提前履行審批手續(xù)。業(yè)務(wù)拓展：因業(yè)務(wù)需要產(chǎn)生的小額、合規(guī)的消費支出（如展會禮品、合作方日常聯(lián)絡(luò)等），需附相關(guān)業(yè)務(wù)說明。（二）使用流程1.申請與審批：使用人需填寫《購物卡使用申請單》，注明使用事由、金額、預(yù)計使用時間及接收對象（如為員工福利需注明發(fā)放范圍），經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用。2.使用記錄：使用后需在3個工作日內(nèi)填寫《購物卡使用登記表》，詳細記錄使用時間、地點、金額、用途及相關(guān)憑證（如消費小票、簽收單等），并提交至財務(wù)部門備案。3.憑證要求：商務(wù)或業(yè)務(wù)類使用需留存對方簽收憑證（含接收人簽字或單位蓋章）；福利類發(fā)放需留存員工簽收清單，確保發(fā)放對象清晰可查。（三）使用限制嚴禁將購物卡用于個人消費（如私人宴請、家庭購物等）或向外部單位/個人進行利益輸送。單次使用金額不得超過公司規(guī)定的限額（具體限額以財務(wù)制度為準），超限額使用需額外提交專項審批。購物卡不得轉(zhuǎn)讓、倒賣或兌換現(xiàn)金，禁止以任何形式與外部單位進行卡券交易。三、管理流程（一）采購管理1.采購主體：由公司行政或財務(wù)部門指定專人負責(zé)購物卡采購，禁止其他部門或個人擅自采購。2.采購審批：采購前需提交《購物卡采購申請》，注明采購金額、數(shù)量、品牌、用途及預(yù)算來源，經(jīng)財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.采購驗收：收到購物卡后，需當(dāng)場核對卡面金額、數(shù)量、有效期等信息，填寫《購物卡驗收單》，由采購人員、驗收人員及財務(wù)人員共同簽字確認，確保與采購申請一致。（二）發(fā)放管理1.發(fā)放對象：員工福利類發(fā)放需嚴格按照公司福利政策確定發(fā)放名單，禁止超范圍發(fā)放；商務(wù)類發(fā)放需明確接收單位/個人，確保與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)。2.發(fā)放登記：發(fā)放時需填寫《購物卡發(fā)放登記表》，記錄卡號（脫敏處理，如僅保留后三位）、金額、接收人、發(fā)放日期及發(fā)放人，接收人需簽字確認。3.特殊情況處理：因員工離職、崗位調(diào)整等原因需收回未使用購物卡的，由所在部門通知本人退還，財務(wù)部門核對后更新臺賬。（三）臺賬管理1.臺賬建立：財務(wù)部門需建立《購物卡管理臺賬》，詳細記錄每一張購物卡的采購時間、金額、卡號、狀態(tài)（未使用/已使用/已收回）、使用人、用途等信息，確保賬卡一致。2.臺賬更新：每次采購、發(fā)放、使用、收回后需及時更新臺賬，每月末進行臺賬核對，確保數(shù)據(jù)準確無誤。3.臺賬保管：臺賬需由專人保管，電子臺賬需設(shè)置訪問權(quán)限，紙質(zhì)臺賬需存放于保險柜或加密文件柜，保存期限不少于5年。（四）充值與掛失1.充值管理：如需對購物卡進行充值，需重新履行采購審批流程，禁止在原有卡內(nèi)直接充值（特殊協(xié)議卡種除外，需附合作方協(xié)議說明）。2.掛失處理：若購物卡遺失，使用人需在24小時內(nèi)書面報告財務(wù)部門，財務(wù)部門核實后根據(jù)卡種類型（是否可掛失）聯(lián)系發(fā)卡方辦理掛失或凍結(jié)手續(xù)，因遺失造成的損失由責(zé)任人承擔(dān)。四、監(jiān)督與責(zé)任（一）內(nèi)部監(jiān)督財務(wù)部門每季度對購物卡管理臺賬進行抽查，核對采購憑證、發(fā)放記錄、使用憑證的一致性，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。審計部門每年開展一次購物卡管理專項審計，重點核查采購合規(guī)性、使用合理性及臺賬完整性，審計結(jié)果向管理層匯報。（二）違規(guī)處理對違規(guī)使用購物卡的行為（如公款私用、利益輸送、倒賣卡券等），一經(jīng)查實，立即收回違規(guī)所得，視情節(jié)輕重給予當(dāng)事人警告、記過、降職等處分，涉及違法的移交司法機關(guān)處理。對管理不善導(dǎo)致購物卡遺失、被盜用或資金損失的，追究相關(guān)管理人員責(zé)任，責(zé)令賠償損失。（三）責(zé)任追究采購人員未按流程采購或驗收失誤，造成資金損失的，承擔(dān)賠償責(zé)任并扣減績效。使用人虛報用途