規(guī)范會計軟件管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司會計軟件的管理，規(guī)范會計核算行為，保證會計信息質量，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《企業(yè)會計準則》以及相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機構使用的會計軟件的選型、采購、安裝、使用、維護、升級、安全管理等相關活動。（三）基本原則1.合法性原則：會計軟件的使用應符合國家法律法規(guī)和財務制度的要求，確保會計核算的合法性、準確性和完整性。2.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的會計制度和會計準則，規(guī)范會計科目設置、憑證編制、賬簿登記、報表生成等會計核算流程。3.安全性原則：保障會計數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失，采取有效的安全防護措施，確保會計信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。4.實用性原則：根據(jù)公司業(yè)務特點和管理需求，選擇功能適用、操作簡便的會計軟件，提高會計工作效率和管理水平。5.可擴展性原則：考慮公司未來發(fā)展的需要，會計軟件應具備良好的可擴展性，能夠適應業(yè)務變化和管理升級的要求。二、會計軟件選型（一）選型標準1.功能完整性：會計軟件應具備賬務處理、報表編制、固定資產(chǎn)管理、工資管理、往來賬款管理、成本核算等基本功能，滿足公司日常會計核算和財務管理的需要。2.符合法規(guī)要求：軟件應符合國家現(xiàn)行的會計法律法規(guī)和財務制度，能夠準確生成符合要求的會計憑證、賬簿和報表。3.穩(wěn)定性與可靠性：具備較高的穩(wěn)定性和可靠性，能夠長時間連續(xù)運行，減少數(shù)據(jù)錯誤和系統(tǒng)故障的發(fā)生。4.操作便捷性：界面友好，操作簡便，易于會計人員學習和使用，提高工作效率。5.數(shù)據(jù)安全性：采用先進的數(shù)據(jù)加密技術和安全防護機制，保障會計數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。6.可維護性：軟件應易于維護和升級，供應商能夠提供及時、有效的技術支持和售后服務。7.兼容性：能夠與公司現(xiàn)有的其他信息系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等）進行數(shù)據(jù)交互和共享，實現(xiàn)信息的集成和協(xié)同。（二）選型流程1.需求調研：由財務部門牽頭，會同相關業(yè)務部門，對公司會計核算和財務管理的業(yè)務流程、功能需求進行詳細調研，形成需求文檔。2.軟件篩選：根據(jù)需求文檔，對市場上的會計軟件進行篩選，確定若干家符合選型標準的軟件供應商。3.軟件演示與評估：邀請軟件供應商進行軟件演示，各部門相關人員對軟件功能、性能、操作等方面進行評估，提出意見和建議。4.實地考察：對軟件供應商進行實地考察，了解其公司規(guī)模、技術實力、售后服務等情況，評估其信譽和可靠性。5.綜合評審：組織相關部門對軟件演示和實地考察情況進行綜合評審，根據(jù)評審結果確定最終選用的會計軟件。6.合同簽訂：與選定的軟件供應商簽訂采購合同，明確軟件功能、價格、售后服務、培訓等條款。三、會計軟件采購（一）采購流程1.采購申請：由財務部門根據(jù)選型結果，填寫會計軟件采購申請表，詳細說明軟件名稱、版本、功能模塊、采購數(shù)量、預算金額等信息，報公司領導審批。2.招標采購：對于金額較大的會計軟件采購項目，應按照公司招標管理辦法進行招標采購，選擇具有良好信譽和實力的軟件供應商。3.合同簽訂：采購部門與中標軟件供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括軟件功能、價格、交貨時間、售后服務、培訓等條款。4.驗收付款：軟件到貨后，由財務部門會同相關技術人員按照合同要求進行驗收，驗收合格后辦理付款手續(xù)。（二）采購合同管理1.合同審核：采購合同簽訂前，應提交公司法律部門進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。2.合同執(zhí)行跟蹤：采購部門應定期跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保軟件按時、按質、按量交付。3.合同變更管理：如因業(yè)務需求變化或其他原因需要變更合同條款，應按照合同變更程序進行審批，并及時通知相關部門。四、會計軟件安裝與初始化（一）安裝要求1.由專業(yè)技術人員按照軟件安裝指南進行會計軟件的安裝，確保安裝過程順利，無錯誤提示。2.安裝過程中應注意系統(tǒng)環(huán)境的配置，確保軟件能夠正常運行，如操作系統(tǒng)版本、數(shù)據(jù)庫版本、網(wǎng)絡配置等。3.安裝完成后，應對軟件進行初步測試，檢查軟件功能是否正常，數(shù)據(jù)是否準確。（二）初始化設置1.財務部門應根據(jù)公司的會計政策、會計科目體系、核算方法等，進行會計軟件的初始化設置，確保會計核算的準確性和規(guī)范性。2.初始化設置內容包括會計科目設置、憑證類型設置、賬套參數(shù)設置、人員權限設置、初始數(shù)據(jù)錄入等。3.初始數(shù)據(jù)錄入應確保準確無誤，錄入完成后應進行試算平衡，核對總賬與明細賬、日記賬之間的余額是否一致。4.初始化設置完成后，應由財務部門負責人進行審核，審核通過后方可正式啟用會計軟件。五、會計軟件使用（一）操作規(guī)范1.會計人員應嚴格按照會計軟件的操作手冊進行操作，不得擅自更改軟件的設置和操作流程。2.憑證錄入應及時、準確、完整，確保會計憑證的真實性、合法性和完整性。3.賬簿登記應按照會計制度的要求進行，定期結賬，保證賬賬相符、賬實相符。4.報表生成應按照規(guī)定的格式和時間要求進行，確保會計報表的準確性和及時性。5.會計人員在操作過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應及時記錄并向財務部門負責人報告，不得擅自處理。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復1.每天工作結束后，會計人員應及時對當天的會計數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，如磁盤、磁帶、光盤等。2.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.在軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況下，應及時使用備份數(shù)據(jù)進行恢復，恢復過程應嚴格按照操作手冊進行，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性。（三）用戶權限管理1.根據(jù)會計人員的崗位職責和工作權限，設置不同的用戶權限，確保會計數(shù)據(jù)的安全性和保密性。2.用戶權限應定期進行檢查和調整，確保權限設置與人員崗位變動相適應。3.嚴禁未經(jīng)授權的人員使用會計軟件，嚴禁會計人員將自己的用戶名和密碼泄露給他人。六、會計軟件維護與升級（一）日常維護1.系統(tǒng)管理員應定期對會計軟件進行日常維護，包括檢查系統(tǒng)運行狀態(tài)、清理系統(tǒng)垃圾文件、優(yōu)化系統(tǒng)性能等。2.及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，如軟件故障、數(shù)據(jù)錯誤等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.定期對會計軟件的日志文件進行檢查，分析系統(tǒng)運行情況，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告并處理。（二）升級管理1.軟件供應商發(fā)布軟件升級補丁后，系統(tǒng)管理員應及時進行評估，根據(jù)公司實際情況決定是否進行升級。2.升級前應進行充分的測試，確保升級后軟件功能正常，數(shù)據(jù)準確無誤。3.升級過程中應做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。升級完成后，應對升級效果進行檢查和驗證。4.如因升級導致軟件功能或操作流程發(fā)生變化，應及時對會計人員進行培訓，確保會計人員能夠熟練使用升級后的軟件。七、會計軟件安全管理（一）安全制度建設1.建立健全會計軟件安全管理制度，明確安全管理職責，規(guī)范安全操作流程。2.制定安全應急預案，明確在系統(tǒng)遭受攻擊、數(shù)據(jù)泄露等情況下的應急處理措施，確保能夠及時恢復系統(tǒng)運行，減少損失。（二）安全技術措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術手段，防范網(wǎng)絡攻擊和病毒感染，保障會計信息系統(tǒng)的安全。2.對會計數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。3.定期對會計軟件的安全漏洞進行掃描和修復，確保系統(tǒng)安全。（三）人員安全管理1.加強對會計人員的安全意識教育，提高其安全防范意識，防止因人為疏忽導致安全事故的發(fā)生。2.對涉及會計軟件管理的人員進行背景審查，簽訂保密協(xié)議，防止內部人員泄露會計數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門應定期對會計軟件的使用情況進行審計，檢查會計軟件的選型、采購、安裝、使用、維護、升級、安全管理等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.審計過程中應重點關注會計數(shù)據(jù)的準確性、完整性和安全性，以及會計軟件的操作規(guī)范性和內部控制制度的執(zhí)行情況。3.對審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，督促相關部門進行整改，并跟蹤整改情況。（二）財務