企業(yè)法務管理與合規(guī)性自查工具模板一、引言企業(yè)法務管理與合規(guī)性自查是防范法律風險、保障穩(wěn)健運營的核心手段。監(jiān)管環(huán)境日趨嚴格、商業(yè)競爭不斷升級，企業(yè)需通過系統(tǒng)化、標準化的自查流程，及時識別經(jīng)營管理中的合規(guī)漏洞，降低違規(guī)成本。本工具模板旨在為企業(yè)提供一套通用性強、操作便捷的法務管理與合規(guī)性自查框架，覆蓋公司治理、勞動用工、合同管理、知識產(chǎn)權、數(shù)據(jù)安全等關鍵領域，助力企業(yè)構建“事前預防、事中控制、事后改進”的合規(guī)管理體系。二、適用范圍與應用場景（一）適用主體本模板適用于各類企業(yè)，包括但不限于有限責任公司、股份有限公司、外商投資企業(yè)等，尤其適用于已建立法務部門或配備專職法務人員的企業(yè)，以及處于快速發(fā)展期、業(yè)務模式復雜的企業(yè)。對于中小企業(yè)，可結合實際規(guī)模簡化部分流程，但核心自查模塊需保留。（二）核心應用場景年度常規(guī)合規(guī)檢查：企業(yè)每年至少開展一次全面合規(guī)自查，評估整體合規(guī)狀況，形成年度合規(guī)報告，作為董事會或管理層決策依據(jù)。新業(yè)務/新產(chǎn)品上線前合規(guī)評估：企業(yè)在推出新業(yè)務、新產(chǎn)品或進入新市場前，需針對該業(yè)務模式的合規(guī)性開展專項自查，保證符合行業(yè)監(jiān)管要求（如金融業(yè)務需持牌經(jīng)營、互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務需符合數(shù)據(jù)安全法等）。監(jiān)管機構檢查應對：收到監(jiān)管機構（如市場監(jiān)督管理局、稅務局、證監(jiān)會等）檢查通知后，可快速通過模板梳理合規(guī)材料，提前排查風險點，配合檢查工作。并購重組前法務盡調(diào)：企業(yè)在并購目標企業(yè)前，可利用模板對目標企業(yè)的合規(guī)狀況（如歷史訴訟、資質(zhì)許可、勞動用工合規(guī)性等）進行自查，盡調(diào)結果作為交易定價、協(xié)議條款的重要參考。重大事件后專項復盤：企業(yè)發(fā)生重大法律糾紛、行政處罰或合規(guī)事件后，需通過模板開展專項自查，分析問題根源，完善內(nèi)控制度。三、合規(guī)性自查操作流程與步驟合規(guī)性自查需遵循“計劃先行、分工明確、證據(jù)充分、整改閉環(huán)”的原則，具體分為四個階段，各階段關鍵步驟及操作要點（一）第一階段：自查準備（1-3個工作日）目標：明確自查范圍、組建團隊、制定計劃，保證自查工作有序開展。成立自查工作小組組成：由法務負責人擔任組長，成員包括業(yè)務部門負責人、財務負責人、人力資源負責人、內(nèi)審負責人*等，保證覆蓋各關鍵領域；若企業(yè)未設專職法務，可外聘律師參與。職責：組長統(tǒng)籌自查整體工作，業(yè)務部門提供自查材料并配合問題整改，法務/合規(guī)部門負責模板落地、風險判定及報告編制。制定自查工作計劃內(nèi)容明確：明確自查目標（如“全面排查2023年度勞動用工合規(guī)風險”）、自查范圍（如覆蓋所有子公司、特定業(yè)務線）、時間節(jié)點（如“2024年3月1日-3月15日”）、責任人及輸出成果（如《合規(guī)自查報告》《問題整改清單》）。資源保障：協(xié)調(diào)各部門提供必要資料（如合同文本、員工花名冊、財務憑證等），保證自查人員投入時間。收集合規(guī)依據(jù)清單法務/合規(guī)部門需提前梳理與企業(yè)業(yè)務相關的法律法規(guī)、監(jiān)管政策、行業(yè)準則及內(nèi)部制度，形成《合規(guī)依據(jù)清單》，作為自查判定標準（示例見表1）。注意：合規(guī)依據(jù)需更新至最新版本，避免引用已廢止條款。表1：合規(guī)依據(jù)清單（示例）序號合規(guī)領域法律法規(guī)名稱文號適用條款更新日期1勞動用工《中華人民共和國勞動合同法》主席令第65號第10、17、38條2023年1月1日2公司治理《上市公司治理準則》證監(jiān)會公告〔2018〕29號第32、40條2022年1月5日3數(shù)據(jù)安全《數(shù)據(jù)安全法》主席令第84號第27、29條2021年9月1日（二）第二階段：自查實施（3-10個工作日）目標：通過資料查閱、人員訪談、系統(tǒng)篩查等方式，全面排查合規(guī)風險，形成問題清單。模塊化自查啟動按照模板預設的合規(guī)模塊（公司治理、勞動用工等），各業(yè)務部門對照《合規(guī)依據(jù)清單》逐項開展自查，法務部門提供指導。示例：人力資源部門負責勞動用工模塊自查，需查閱勞動合同簽訂記錄、社保繳納明細、工資表等；銷售部門負責合同管理模塊自查，需抽查近一年重大合同的審批流程、履約記錄。風險識別與證據(jù)固定風險識別方法：文審法：查閱制度文件、合同、憑證、會議記錄等書面材料，識別與合規(guī)依據(jù)不符的內(nèi)容（如合同未約定違約金計算方式）。訪談法：與關鍵崗位人員（如財務經(jīng)理、車間主任）訪談，知曉實際操作流程是否合規(guī)（如生產(chǎn)許可是否到期未續(xù)）。系統(tǒng)篩查法：通過ERP、OA等系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)（如供應商資質(zhì)到期時間、員工勞動合同到期日），批量篩查異常情況。證據(jù)固定要求：對發(fā)覺的不合規(guī)事項，需留存書面證據(jù)（如合同復印件、郵件截圖）、電子證據(jù)（如系統(tǒng)導出數(shù)據(jù)）及訪談記錄，保證問題可追溯。合規(guī)性判定與問題分級法務部門根據(jù)《合規(guī)依據(jù)清單》對自查發(fā)覺的問題進行合規(guī)性判定，分為“合規(guī)”“不合規(guī)”“待觀察”三類：不合規(guī)：存在明確違反法律法規(guī)或監(jiān)管要求的行為，需立即整改（如未依法為員工繳納社保）。待觀察：存在潛在風險或法規(guī)模糊地帶，需持續(xù)跟蹤（如新型業(yè)務模式的監(jiān)管政策不明確）。對“不合規(guī)”問題，按風險等級分級：高風險：可能導致重大行政處罰、訴訟或企業(yè)聲譽受損（如無證經(jīng)營）。中風險：可能面臨一般性處罰或經(jīng)濟損失（如合同條款不完善）。低風險：存在輕微瑕疵，可限期整改（如文件歸檔不規(guī)范）。示例：勞動用工模塊自查發(fā)覺“不合規(guī)”問題問題描述：2023年5月入職員工共3人，未在入職1個月內(nèi)簽訂書面勞動合同。依據(jù)：《勞動合同法》第10條。風險等級：高風險（可能面臨雙倍工資賠償，最高11個月工資）。（三）第三階段：問題整改（5-15個工作日）目標：針對不合規(guī)問題制定整改方案，明確責任與時限，保證風險閉環(huán)。制定整改方案各責任部門根據(jù)《問題清單》（示例見表2），制定具體整改措施，需滿足“SMART”原則（具體、可衡量、可實現(xiàn)、相關、有時限）。示例：上述“未簽訂勞動合同”問題，整改措施為“3日內(nèi)與3名員工補簽勞動合同，人力資源部門*于3月底前完成全公司勞動合同簽訂情況排查，杜絕類似問題”。整改過程跟蹤自查工作小組每周召開整改推進會，跟蹤整改進度，對整改難度大的問題（如歷史遺留的資質(zhì)問題）協(xié)調(diào)資源解決。法務部門負責審核整改措施的合規(guī)性，保證整改方案本身不引入新風險。整改效果復核責任部門完成整改后，需提交整改證明材料（如補簽的勞動合同、續(xù)期的許可證復印件），自查工作小組進行復核，確認問題徹底解決后方可關閉。表2：合規(guī)自查問題清單（示例）序號自查模塊問題描述合規(guī)依據(jù)風險等級責任部門整改措施完成時限整改狀態(tài)1勞動用工3名員工未簽訂書面勞動合同《勞動合同法》第10條高風險人力資源部補簽勞動合同+全面排查2024-03-20整改中2合同管理2份采購合同未履行審批流程《公司合同管理辦法》第5條中風險采購部補辦審批手續(xù)+加強培訓2024-03-15已完成（四）第四階段：報告編制與歸檔（2-3個工作日）目標：輸出自查成果，總結經(jīng)驗教訓，完善長效機制。編制《合規(guī)自查報告》報告內(nèi)容應包括：自查工作概況（目的、范圍、時間、人員）；合規(guī)整體評價（各模塊合規(guī)得分、主要亮點）；問題匯總與分析（按風險等級、模塊分類，突出問題根源）；整改情況總結（已完成、進行中問題的數(shù)量及比例）；持續(xù)改進建議（如修訂制度、加強培訓、優(yōu)化系統(tǒng)）。報告需經(jīng)自查工作小組組長審核后，提交企業(yè)管理層審議。資料歸檔與動態(tài)更新將自查過程中形成的《合規(guī)依據(jù)清單》《問題清單》《整改記錄》《自查報告》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。法務部門根據(jù)自查結果及最新法規(guī)政策，動態(tài)更新《合規(guī)自查模板》及內(nèi)部制度，實現(xiàn)“自查-改進-再自查”的良性循環(huán)。四、核心合規(guī)模塊自查工具表格（一）公司治理合規(guī)自查表適用場景：適用于企業(yè)年度自查、并購盡調(diào)等，重點檢查股東會/董事會運作、關聯(lián)交易、信息披露等治理環(huán)節(jié)的合規(guī)性。表3：公司治理合規(guī)自查表自查項目合規(guī)依據(jù)自查內(nèi)容自查方法自查結果（合規(guī)/不合規(guī)/待整改）問題描述（不合規(guī)時填寫）整改措施責任人完成時限股東會/董事會決議《公司法》第37、46條1.會議通知時間是否符合規(guī)定；2.決議事項是否在會議通知范圍內(nèi)；3.表決程序是否合規(guī)查閱會議記錄、簽到表不合規(guī)2023年4月股東會決議缺少1名股東簽字補簽決議+修訂會議議事規(guī)則董事會秘書*2024-03-25關聯(lián)交易審批《上市公司治理準則》第32條1.關聯(lián)方是否已識別并披露；2.交易是否經(jīng)獨立董事事前認可；3.定價是否公允查閱關聯(lián)交易協(xié)議、獨立意見合規(guī)--財務總監(jiān)*-信息披露《企業(yè)信息公示暫行條例》第8條1.年度報告是否在規(guī)定期限公示；2.有限責任公司股東認繳出資額是否公示查看國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)不合規(guī)2023年度報告未于6月30日前公示立即補報+設置提醒機制行政部*2024-03-18（二）勞動用工合規(guī)自查表適用場景：適用于企業(yè)日常用工管理、年度合規(guī)檢查，重點排查勞動合同、社保、工時、薪酬等風險點。表4：勞動用工合規(guī)自查表自查項目合規(guī)依據(jù)自查內(nèi)容自查方法自查結果問題描述整改措施責任人完成時限勞動合同簽訂《勞動合同法》第10條1.是否在入職1個月內(nèi)簽訂書面合同；2.合同是否必備條款齊全；3.是否存在空白合同抽查員工勞動合同、花名冊不合規(guī)5名員工未簽訂合同立即補簽+加強入職流程管控人力資源部*2024-03-30社保公積金繳納《社會保險法》第58條1.是否依法為員工足額繳納五險一金；2.繳存基數(shù)是否與工資一致核對社保繳費明細、工資表合規(guī)--財務部*-工時與休假管理《勞動法》第36、39條1.加班是否經(jīng)審批；2.年休假是否按規(guī)定安排；3.是否存在超時加班查看考勤記錄、加班審批單不合規(guī)生產(chǎn)車間存在員工每月加班超36小時優(yōu)化排班+嚴格執(zhí)行審批制度生產(chǎn)部*2024-04-10（三）合同管理合規(guī)自查表適用場景：適用于合同全生命周期管理自查，包括合同起草、審批、履行、歸檔等環(huán)節(jié)。表5：合同管理合規(guī)自查表自查項目合規(guī)依據(jù)自查內(nèi)容自查方法自查結果問題描述整改措施責任人完成時限合同審批流程《公司合同管理辦法》第5條1.重大合同是否經(jīng)過法務審核+總經(jīng)理辦公會審批；2.審批流程是否完整抽查近一年重大合同審批記錄不合規(guī)1份采購合同未經(jīng)法務審核完善審批制度+加強部門協(xié)同法務部*2024-03-28合同條款完整性《民法典》第470條1.是否約定當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任等條款抽查合同文本合規(guī)--法務部*-合同履行跟蹤《民法典》第527條1.是否建立合同履行臺賬；2.逾期/違約是否及時處理查閱履行臺賬、溝通記錄不合規(guī)2份銷售合同逾期未催收建立履行提醒機制+明確責任銷售部*2024-04-05（四）知識產(chǎn)權合規(guī)自查表適用場景：適用于研發(fā)、生產(chǎn)、銷售型企業(yè)，重點排查商標、專利、著作權等知識產(chǎn)權的獲取、使用與保護合規(guī)性。表6：知識產(chǎn)權合規(guī)自查表自查項目合規(guī)依據(jù)自查內(nèi)容自查方法自查結果問題描述整改措施責任人完成時限商標注冊與使用《商標法》第4條1.核心產(chǎn)品商標是否注冊；2.是否使用未注冊商標；3.是否超出注冊范圍使用查商標注冊證、產(chǎn)品包裝不合規(guī)“”商標在類別5上未注冊立即啟動商標注冊程序市場部*2024-04-30專利申請與管理《專利法》第26條1.研發(fā)成果是否及時申請專利；2.專利是否繳納年費；3.是否存在侵犯他人專利風險查專利申請文件、繳費記錄合規(guī)--研發(fā)部*-軟件著作權《計算機軟件保護條例》第7條1.使用軟件是否取得著作權；2.是否存在盜版軟件查軟件授權協(xié)議、安裝清單不合規(guī)3臺電腦安裝盜版Office刪除盜版+采購正版軟件IT部*2024-03-22（五）數(shù)據(jù)安全合規(guī)自查表適用場景：適用于互聯(lián)網(wǎng)、金融、科技等數(shù)據(jù)密集型企業(yè)，重點排查數(shù)據(jù)收集、存儲、使用、跨境傳輸?shù)群弦?guī)性。表7：數(shù)據(jù)安全合規(guī)自查表自查項目合規(guī)依據(jù)自查內(nèi)容自查方法自查結果問題描述整改措施責任人完成時限用戶信息收集《個人信息保護法》第13條1.收集信息是否取得用戶同意；2.是否收集非必要信息；3.是否明示收集目的查隱私政策、用戶授權記錄不合規(guī)APP收集通訊錄未單獨取得同意修改隱私政策+重新獲取授權產(chǎn)品部*2024-04-15數(shù)據(jù)存儲安全《數(shù)據(jù)安全法》第29條1.敏感數(shù)據(jù)是否加密存儲；2.是否備份數(shù)據(jù)；3.訪問權限是否分級管理檢查系統(tǒng)配置、權限記錄合規(guī)--IT部*-跨境數(shù)據(jù)傳輸《數(shù)據(jù)出境安全評估辦法》第4條1.向境外提供數(shù)據(jù)是否通過安全評估；2.是否簽訂標準合同查跨境傳輸協(xié)議、評估報告不合規(guī)向境外母公司傳輸數(shù)據(jù)未評估立即啟動安全評估程序法務部*2024-05-10五、使用過程中的關鍵注意事項（一）保證合規(guī)依據(jù)的準確性與時效性法律法規(guī)及監(jiān)管政策處于動態(tài)更新中，企業(yè)需指定專人（如法務或合規(guī)官）跟蹤最新政策，每季度更新《合規(guī)依據(jù)清單》，避免因引用過期條款導致自查結論偏差。例如《個人信息保護法》2021年施行后，相關配套細則（如《數(shù)據(jù)出境安全評估辦法》）陸續(xù)出臺，需及時納入自查依據(jù)。（二）平衡自查深度與業(yè)務效率自查需覆蓋關鍵風險領域，但不必追求“面面俱到”。企業(yè)可根據(jù)自身行業(yè)特性（如金融行業(yè)側重反洗錢、反壟斷，制造業(yè)側重安全生產(chǎn)合規(guī)）聚焦核心模塊，對低風險事項（如文件格式錯誤）可簡化流程，避免過度占用業(yè)務部門資源。（三）強化整改閉環(huán)管理“發(fā)覺問題-整改問題”是自查的核心價值，需杜絕“重檢查、輕整改”現(xiàn)象。對高風險問題，需立即采取臨時措施（如暫停相關業(yè)務），并明確整改時限（一般不超過30天）；中低風險問題需納入長效改進計劃，定期跟蹤整改進度，保證問題“不貳過”。（四）建立跨部門協(xié)同機制合規(guī)自查不是法務部門的“獨角戲”，需業(yè)務部門深度參與?？赏ㄟ^“合規(guī)聯(lián)絡人”制度（各部門指定1名兼職聯(lián)絡員）加強溝通，定期開展合規(guī)培訓（