it項目采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司IT項目采購管理工作，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障IT項目順利實施，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有IT項目的采購活動，包括但不限于硬件設(shè)備采購、軟件系統(tǒng)采購、信息技術(shù)服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在滿足項目需求的前提下，充分考慮采購成本和效益，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競爭。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、技術(shù)先進、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保IT項目的質(zhì)量和性能。5.風(fēng)險管理原則：對采購過程中的風(fēng)險進行識別、評估和控制，降低采購風(fēng)險。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大IT項目采購事項進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議IT項目采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大IT項目采購預(yù)算和采購計劃。3.決策重大IT項目采購方式和供應(yīng)商選擇。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為IT項目采購的執(zhí)行機構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實施。采購部門的職責(zé)包括：1.制定和完善IT項目采購管理制度和流程。2.編制IT項目采購預(yù)算和采購計劃。3.組織采購項目的招標(biāo)、談判、詢價等采購活動。4.對供應(yīng)商進行調(diào)查、評估和管理。5.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。6.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。（三）需求部門IT項目需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購部門進行采購工作。需求部門的職責(zé)包括：1.根據(jù)項目需求，編制詳細(xì)的采購需求說明書。2.參與采購項目的技術(shù)評審和商務(wù)談判。3.協(xié)助采購部門對采購產(chǎn)品進行驗收。（四）其他部門公司其他相關(guān)部門應(yīng)按照各自職責(zé)，配合采購部門做好IT項目采購工作。例如，財務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的審核和支付；法務(wù)部門負(fù)責(zé)采購合同的審核和法律風(fēng)險防范；審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督等。三、采購預(yù)算與計劃（一）采購預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)IT項目的需求和公司財務(wù)狀況，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算編制應(yīng)遵循“零基預(yù)算”原則，充分考慮項目的必要性和可行性，避免盲目采購和重復(fù)采購。3.采購預(yù)算編制過程中，采購部門應(yīng)與需求部門、財務(wù)部門等進行充分溝通和協(xié)調(diào)，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。（二）采購計劃制定1.采購部門應(yīng)根據(jù)IT項目的實施進度和采購預(yù)算，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的采購時間、采購方式、采購流程等內(nèi)容。2.采購計劃應(yīng)具有前瞻性和靈活性，充分考慮市場變化和項目需求調(diào)整的可能性，預(yù)留一定的彈性空間。3.采購計劃制定后，采購部門應(yīng)及時將采購計劃通知需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.公開招標(biāo)是指采購人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。2.符合下列情形之一的IT項目采購，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式：采購金額達到國家規(guī)定的公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的。采購項目技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的。采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。3.公開招標(biāo)的程序包括：招標(biāo)公告發(fā)布、資格預(yù)審、招標(biāo)文件編制與發(fā)售、投標(biāo)文件編制與提交、開標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)公示、合同簽訂等環(huán)節(jié)。（二）邀請招標(biāo)1.邀請招標(biāo)是指采購人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。2.符合下列情形之一的IT項目采購，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。3.邀請招標(biāo)的程序與公開招標(biāo)基本相同，但在招標(biāo)公告發(fā)布環(huán)節(jié)，應(yīng)改為發(fā)布投標(biāo)邀請書。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與符合相應(yīng)資格條件的不少于三家的供應(yīng)商分別談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。2.符合下列情形之一的IT項目采購，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。3.競爭性談判的程序包括：成立談判小組、制定談判文件、確定邀請參加談判的供應(yīng)商名單、談判、確定成交供應(yīng)商等環(huán)節(jié)。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進行采購的方式。2.符合下列情形之一的IT項目采購，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.單一來源采購的程序包括：成立采購小組、與供應(yīng)商進行協(xié)商、簽訂采購合同等環(huán)節(jié)。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的IT項目采購，可以采用詢價方式采購。3.詢價的程序包括：成立詢價小組、確定被詢價的供應(yīng)商名單、詢價、確定成交供應(yīng)商等環(huán)節(jié)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件和流程。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入條件應(yīng)包括：具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度；具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力；有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；參加采購活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄等。3.供應(yīng)商準(zhǔn)入流程包括：供應(yīng)商申請、資格審查、實地考察、審批備案等環(huán)節(jié)。采購部門應(yīng)按照供應(yīng)商準(zhǔn)入條件對申請供應(yīng)商進行嚴(yán)格審查，必要時可進行實地考察，確保準(zhǔn)入供應(yīng)商符合要求。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估與考核，建立供應(yīng)商評估與考核檔案。2.供應(yīng)商評估內(nèi)容包括：產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、技術(shù)支持等方面。采購部門應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。3.供應(yīng)商考核指標(biāo)應(yīng)量化、可操作，采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的考核指標(biāo)完成情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.采購部門應(yīng)加強與供應(yīng)商的溝通與合作，建立良好的供應(yīng)商關(guān)系。2.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商召開溝通會議，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范合作行為，保障雙方的合法權(quán)益。六、采購流程（一）采購申請1.IT項目需求部門應(yīng)根據(jù)項目需求，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應(yīng)進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的準(zhǔn)確性等。2.對于金額較小的采購項目，采購部門可直接進行采購；對于金額較大或重大的采購項目，采購部門應(yīng)提交采購決策委員會進行審批。（三）采購實施1.根據(jù)采購審批結(jié)果，采購部門選擇合適的采購方式進行采購實施。2.采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)方式采購的，采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和程序要求，編制招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)公告、組織開標(biāo)、評標(biāo)等活動。3.采用競爭性談判、單一來源采購、詢價方式采購的，采購部門應(yīng)按照相應(yīng)的程序要求，組織談判、協(xié)商、詢價等活動。（四）合同簽訂1.采購項目確定成交供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體、公平合理。3.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進行審核，確保合同的合法性和有效性。（五）采購驗收1.采購項目到貨后，采購部門應(yīng)及時組織需求部門等相關(guān)部門進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括采購產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面，確保采購產(chǎn)品符合合同要求。3.驗收合格后，采購部門應(yīng)填寫驗收報告，經(jīng)相關(guān)部門簽字確認(rèn)后存檔。對于驗收不合格的采購產(chǎn)品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。（六）采購付款1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理采購付款手續(xù)。2.采購付款應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進行審核和審批，確保付款流程規(guī)范、資金安全。3.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購付款情況，確保供應(yīng)商按時收到貨款，維護公司良好的商業(yè)信譽。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對IT項目采購過程中的風(fēng)險進行識別，識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、驗收風(fēng)險、付款風(fēng)險等方面。2.采購部門可采用風(fēng)險清單、問卷調(diào)查、頭腦風(fēng)暴等方法進行風(fēng)險識別，確保風(fēng)險識別的全面性和準(zhǔn)確性。（二）風(fēng)險評估1.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對采購風(fēng)險進行評估，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.采購風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，對于風(fēng)險發(fā)生可能性高、影響程度大的風(fēng)險，應(yīng)列為重點風(fēng)險進行管理。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同類型的采購風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于市場風(fēng)險，可通過市場調(diào)研、價格談判等方式降低風(fēng)險；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可加強供應(yīng)商管理、建立備用供應(yīng)商等方式降低風(fēng)險；對于合同風(fēng)險，可加強合同審核、規(guī)范合同簽訂流程等方式降低風(fēng)險；對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強質(zhì)量檢驗、明確質(zhì)量責(zé)任等方式降低風(fēng)險；對于驗收風(fēng)險，可制定詳細(xì)的驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程、加強驗收人員培訓(xùn)等方式降低風(fēng)險；對于付款風(fēng)險，可加強付款審核、規(guī)范付款流程等方式降低風(fēng)險。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的實施效果進行評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對措施，確保風(fēng)險得到有效控制。八、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對IT項目采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)、公司制度和采購流程的要求。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)重