行政采購風(fēng)險(xiǎn)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政采購管理，規(guī)范采購行為，有效防范采購風(fēng)險(xiǎn)，保障公司運(yùn)營的正常進(jìn)行，提高采購資金使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有行政采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、勞保用品、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：行政采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在滿足公司行政需求的前提下，充分考慮采購成本與效益，追求性價(jià)比最優(yōu)，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對(duì)所有潛在供應(yīng)商一視同仁，確保公平競(jìng)爭(zhēng)，公正選擇供應(yīng)商。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，規(guī)范采購流程，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督與制衡，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。二、采購風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估（一）采購風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商資質(zhì)不足，如無合法經(jīng)營資質(zhì)、信譽(yù)不佳等，可能導(dǎo)致供應(yīng)中斷、產(chǎn)品質(zhì)量問題等。供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉或經(jīng)營不善，影響貨物或服務(wù)的正常供應(yīng)。供應(yīng)商之間存在串標(biāo)、圍標(biāo)等不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為，影響采購的公平性。2.采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大，導(dǎo)致采購成本增加。缺乏有效的價(jià)格調(diào)研與分析，采購價(jià)格高于市場(chǎng)合理水平。采購人員與供應(yīng)商勾結(jié)，謀取私利，抬高采購價(jià)格。3.采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)不符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，影響公司正常運(yùn)營。驗(yàn)收環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，導(dǎo)致不合格產(chǎn)品或服務(wù)流入公司。4.合同風(fēng)險(xiǎn)合同條款不明確、不合理，存在漏洞或歧義，引發(fā)合同糾紛。合同簽訂前未進(jìn)行充分的法律審查，導(dǎo)致合同無效或存在法律風(fēng)險(xiǎn)。合同執(zhí)行過程中，雙方對(duì)合同條款理解不一致，導(dǎo)致履行困難。5.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確，驗(yàn)收流程不規(guī)范，導(dǎo)致驗(yàn)收結(jié)果不準(zhǔn)確。驗(yàn)收人員責(zé)任心不強(qiáng)，未能嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，使不合格產(chǎn)品或服務(wù)通過驗(yàn)收。6.付款風(fēng)險(xiǎn)付款流程不規(guī)范，導(dǎo)致付款延遲或錯(cuò)誤付款。未對(duì)供應(yīng)商的付款申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，存在重復(fù)付款、虛假付款等風(fēng)險(xiǎn)。（二）采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.成立采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組，成員包括采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。定性評(píng)估主要考慮風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，分為高、中、低三個(gè)等級(jí)；定量評(píng)估可通過設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)等方式，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化分析。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，繪制采購風(fēng)險(xiǎn)矩陣圖，直觀展示各類風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和分布情況，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略提供依據(jù)。三、采購流程控制（一）采購計(jì)劃制定1.各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，定期編制行政采購需求計(jì)劃，詳細(xì)列出所需采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.采購部門對(duì)各部門提交的采購需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合公司庫存情況、預(yù)算安排等因素，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃。3.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)，確保重點(diǎn)項(xiàng)目和緊急需求得到優(yōu)先保障。同時(shí)，采購計(jì)劃應(yīng)具有一定的靈活性，以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化和公司業(yè)務(wù)調(diào)整的需要。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商基本情況、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、聯(lián)系方式等。根據(jù)采購項(xiàng)目的要求和特點(diǎn)，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行初步調(diào)查和評(píng)估。調(diào)查內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)水平、價(jià)格水平等。對(duì)于重要采購項(xiàng)目，可組織實(shí)地考察供應(yīng)商，深入了解其實(shí)際情況，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品或服務(wù)的能力。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商準(zhǔn)入條件。準(zhǔn)入條件應(yīng)包括供應(yīng)商具有合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的生產(chǎn)或服務(wù)能力、合理的價(jià)格水平等。采購部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，收集其相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等，并進(jìn)行核實(shí)。經(jīng)審查合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄，并簽訂供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。建立供應(yīng)商考核機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的年度表現(xiàn)進(jìn)行綜合考核。考核結(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)用、合作額度調(diào)整等的重要依據(jù)。（三）采購實(shí)施1.采購方式選擇根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。對(duì)于達(dá)到公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購。公開招標(biāo)應(yīng)通過法定媒體發(fā)布招標(biāo)公告，吸引眾多潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)，確保采購的公平性和競(jìng)爭(zhēng)性。對(duì)于未達(dá)到公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)，但符合邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等方式適用條件的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照相應(yīng)的采購程序進(jìn)行操作。2.采購文件編制根據(jù)采購方式和采購項(xiàng)目的要求，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告（招標(biāo)公告、談判公告、詢價(jià)公告等）、采購需求、采購合同條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（談判文件、詢價(jià)文件等）等內(nèi)容。采購需求應(yīng)明確、詳細(xì)、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。采購合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保合同的合法性和可操作性。評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)科學(xué)合理，具有可量化性和可操作性，能夠客觀公正地評(píng)價(jià)供應(yīng)商的投標(biāo)文件或響應(yīng)文件。3.采購活動(dòng)組織對(duì)于公開招標(biāo)項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照規(guī)定的程序組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作。開標(biāo)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)公開進(jìn)行，接受所有投標(biāo)人的監(jiān)督。評(píng)標(biāo)應(yīng)按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成，確保評(píng)標(biāo)過程的公平、公正、公開。定標(biāo)應(yīng)根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，選擇綜合得分最高的供應(yīng)商作為中標(biāo)人。對(duì)于邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照相應(yīng)的程序組織談判、詢價(jià)等活動(dòng)。談判或詢價(jià)過程中，應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，確保采購結(jié)果符合公司利益。在采購活動(dòng)組織過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購紀(jì)律，不得泄露采購機(jī)密信息，不得與供應(yīng)商串通謀取私利。（四）合同簽訂1.采購項(xiàng)目確定中標(biāo)人或成交供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)及時(shí)與中標(biāo)人或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)采購合同條款進(jìn)行審核，確保合同的合法性、完整性和可操作性。對(duì)于重大采購合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，充分聽取各方面的意見和建議。3.采購合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批流程進(jìn)行操作。采購部門應(yīng)將簽訂的采購合同副本及時(shí)送財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案，以便跟蹤合同執(zhí)行情況和進(jìn)行監(jiān)督管理。（五）驗(yàn)收管理1.采購項(xiàng)目到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門和驗(yàn)收部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收部門應(yīng)按照采購合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)采購物品或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保驗(yàn)收結(jié)果準(zhǔn)確無誤。驗(yàn)收過程中，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等信息。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的采購項(xiàng)目，驗(yàn)收部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)作為付款的重要依據(jù)之一。對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施，直至驗(yàn)收合格為止。（六）付款管理1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款時(shí)間，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)包括采購合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購項(xiàng)目名稱、采購金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)采購部門提交的付款申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核內(nèi)容包括采購合同的真實(shí)性、有效性、付款條款的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性等。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行付款。3.付款過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的資金審批流程和財(cái)務(wù)紀(jì)律，確保付款安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。對(duì)于大額采購付款，應(yīng)實(shí)行銀行轉(zhuǎn)賬支付，避免現(xiàn)金支付帶來的風(fēng)險(xiǎn)。四、風(fēng)險(xiǎn)管理措施（一）風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性高且影響程度大的采購風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉等可能導(dǎo)致供應(yīng)中斷的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施。例如，選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行合作，分散供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于重要物資或服務(wù)，提前與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，確保供應(yīng)的穩(wěn)定性。（二）風(fēng)險(xiǎn)降低1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，通過培訓(xùn)、溝通等方式，提高供應(yīng)商的質(zhì)量意識(shí)和服務(wù)水平，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量提供產(chǎn)品或服務(wù)。要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函，以降低因供應(yīng)商違約給公司造成的損失。2.采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期收集和分析市場(chǎng)價(jià)格信息，掌握價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)，為采購決策提供參考依據(jù)。加強(qiáng)采購成本控制，通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購價(jià)格。同時(shí)，優(yōu)化采購批量和采購時(shí)間，降低采購成本。建立采購價(jià)格審計(jì)制度，對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行定期審計(jì)，防止采購人員與供應(yīng)商勾結(jié)抬高采購價(jià)格。3.采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理明確采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并在采購合同中予以明確約定。要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)證明文件，確保所采購的產(chǎn)品或服務(wù)符合質(zhì)量要求。加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保不合格產(chǎn)品或服務(wù)不得進(jìn)入公司。同時(shí)，建立驗(yàn)收責(zé)任追究制度，對(duì)驗(yàn)收人員的失職行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。定期對(duì)采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。對(duì)于質(zhì)量不穩(wěn)定的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或淘汰。4.合同風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)合同管理，建立合同評(píng)審制度，對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保合同的合法性、完整性和可操作性。對(duì)于重大合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，充分聽取各方面的意見和建議。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和管理，及時(shí)跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商解決。同時(shí)，建立合同糾紛處理機(jī)制，妥善處理合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。定期對(duì)合同進(jìn)行清理和歸檔，確保合同資料的完整性和可查性。（三）風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移1.保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于因自然災(zāi)害、意外事故等不可抗力因素導(dǎo)致的采購風(fēng)險(xiǎn)，可通過購買商業(yè)保險(xiǎn)的方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移。例如，為采購的貴重設(shè)備購買財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)，為運(yùn)輸過程中的貨物購買貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)等。2.合同轉(zhuǎn)移：在采購合同中約定風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移條款，明確在一定情況下，風(fēng)險(xiǎn)由供應(yīng)商承擔(dān)。例如，約定因供應(yīng)商原因?qū)е碌漠a(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等風(fēng)險(xiǎn)，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)解決并承擔(dān)相應(yīng)的損失。（四）風(fēng)險(xiǎn)接受對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性低且影響程度小的采購風(fēng)險(xiǎn)，如一些小額辦公用品采購中可能出現(xiàn)的質(zhì)量瑕疵風(fēng)險(xiǎn)等，在采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)控制措施后，可考慮接受該風(fēng)險(xiǎn)。但應(yīng)密切關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)的變化情況，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)管理策略。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)行政采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購制度的遵守情況、采購風(fēng)險(xiǎn)管理措施的落實(shí)情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)范圍、審計(jì)內(nèi)容、審計(jì)方法和審計(jì)時(shí)間等。審計(jì)過程中，應(yīng)通過查閱文件資料、實(shí)地走訪、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方式，獲取充分、可靠的審計(jì)證據(jù)。3.審計(jì)部門對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反采購制度和法律法規(guī)的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）采購部門自查1.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部自查制度，定期對(duì)采購工作進(jìn)行自查自糾。自查內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同簽訂與執(zhí)行情況、驗(yàn)收管理情況、付款管理情況等。2.采購部門應(yīng)制定詳細(xì)的自查方案，明確自查人員、自查時(shí)間、自查內(nèi)容和自查方法等。自查過程中，應(yīng)認(rèn)真填寫自查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行分析和總結(jié)，并提出改進(jìn)措施。3.采購部門應(yīng)將自查結(jié)果及時(shí)報(bào)告公司管理層，并抄送內(nèi)部審計(jì)部門。對(duì)于自查發(fā)現(xiàn)的重大問題，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，并向公司管理層提交整改報(bào)告。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果應(yīng)用1.公司將監(jiān)督檢查結(jié)果與采購部門及相關(guān)人員的績(jī)效考核掛鉤，對(duì)采購工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)