五金廠行政部公章使用細則

五金廠行政部公章使用細則一、總則（一）目的為加強本廠行政部公章的管理，規(guī)范公章使用流程，保障公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護本廠的正常運營秩序和合法權益，特制定本細則。（二）適用范圍本細則適用于五金廠行政部公章在對內對外各類事務中的使用管理，涉及全體員工及與本廠有業(yè)務往來的客戶。（三）管理原則遵循“嚴格審批、規(guī)范使用、專人負責、登記備案”的原則，確保公章使用的每一個環(huán)節(jié)都有跡可循，責任明確。二、公章的保管（一）保管人員指定行政部公章由行政主管指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉公章使用相關規(guī)定。保管人員需簽訂《公章保管責任書》，明確其職責和責任。（二）保管設施要求公章應存放在專門的保險柜或安全的存放地點，保險柜鑰匙和密碼由保管人員分別掌握，確保公章存放安全。存放地點應具備防火、防潮、防盜等基本條件。（三）保管人員變更若保管人員因工作調動、離職等原因需要更換，應辦理嚴格的交接手續(xù)。交接過程需有行政主管或上級領導在場監(jiān)督，填寫《公章保管交接登記表》，注明交接日期、交接內容等信息，雙方簽字確認。三、公章使用范圍（一）對外使用1.簽訂合同與協(xié)議：用于與供應商、客戶等簽訂各類采購合同、銷售合同、合作協(xié)議等具有法律約束力的文件。此類文件涉及本廠的重大經濟利益，必須經相關部門負責人審核、廠長審批后方可蓋章。2.對外函件：如向政府部門、合作伙伴、金融機構等發(fā)送的公函、證明材料、申請文件等。這些函件代表本廠的正式立場和意見，需根據具體內容由相應的部門負責人審核，必要時經廠長或其他高層領導審批。3.資質文件蓋章：在辦理本廠營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、生產許可證等各類資質證書的申請、變更、年檢等手續(xù)時，需加蓋行政部公章。此類蓋章需由相關業(yè)務部門提交申請，經行政主管審核后蓋章。（二）對內使用1.發(fā)布行政文件：本廠內部發(fā)布的通知、公告、規(guī)章制度、人事任免文件等行政性文件，由行政部起草，經相關領導審核后，加蓋行政部公章發(fā)布。2.員工證明材料：為員工開具的在職證明、收入證明、離職證明等各類證明文件，需由員工所在部門提出申請，經行政主管審核確認后蓋章。3.內部審批文件：在本廠內部的費用報銷、項目審批、物資采購申請等流程中，涉及需要行政部蓋章確認的文件，按照本廠既定的審批流程，經各級領導審批后，由行政部蓋章。四、公章使用審批流程（一）一般事項審批1.對于日常性、一般性的文件蓋章申請，申請人需填寫《公章使用申請表》，詳細說明蓋章事由、文件名稱、份數(shù)等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交給行政部。2.行政部保管人員收到申請表后，對申請內容進行初步審核，確認申請事項符合本廠規(guī)定且手續(xù)完備后，予以蓋章，并在《公章使用登記表》上進行詳細登記，記錄蓋章日期、申請人、文件名稱、蓋章份數(shù)等信息。（二）重大事項審批1.涉及重大經濟合同簽訂、重要對外文件發(fā)布等重大事項的蓋章申請，申請人除填寫《公章使用申請表》外，還需附上相關文件的詳細資料和說明。2.申請首先由所在部門負責人進行初審，提出審核意見后提交給相關業(yè)務部門進行專業(yè)審核，如法務部門對合同條款的合法性審核等。3.經各相關部門審核通過后，申請表提交給廠長或其他高層領導進行最終審批。審批通過后，行政部保管人員方可蓋章，并在《公章使用登記表》上詳細記錄審批過程和相關信息。（三）緊急事項審批在緊急情況下，如遇突發(fā)的業(yè)務需求或時間緊迫的事項需要蓋章，申請人可通過電話或其他即時通訊方式向部門負責人和行政主管報告。經口頭同意后，可先行蓋章，但事后必須及時補辦《公章使用申請表》及相關審批手續(xù)。五、公章使用的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督機制行政部定期對公章使用情況進行自查，檢查《公章使用申請表》《公章使用登記表》等記錄的完整性和準確性，確保公章使用符合規(guī)定流程。同時，鼓勵本廠員工對違規(guī)使用公章的行為進行監(jiān)督和舉報。（二）審計監(jiān)督本廠財務審計部門定期對公章使用情況進行審計，重點檢查涉及經濟事項的蓋章文件是否合規(guī)，審批手續(xù)是否完備。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并追究相關責任人的責任。（三）違規(guī)處理1.若發(fā)現(xiàn)有未經審批擅自使用公章、超越權限使用公章等違規(guī)行為，本廠將視情節(jié)輕重，對相關責任人給予警告、罰款、降職、辭退等相應的處罰。2.因違規(guī)使用公章給本廠造成經濟損失或其他不良影響的，責任人需承擔相應的賠償責任，并依法追究其法律責任。六、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.當本廠名稱變更、公章?lián)p壞或因其他原因需要更換公章時，原行政部公章應予以停用。2.停用公章由行政主管負責通知本廠各部門及相關外部單位，并發(fā)布正式的停用公告。（二）銷毀程序1.對于需要銷毀的公章，由行政部填寫《公章銷毀申請表》，說明銷毀原因、公章名稱等信息，經廠長審批后進行銷毀。2.銷毀過程需有專人監(jiān)督，可采用粉碎、熔化等方式確保公章徹底損壞，無法再使用。銷毀后，監(jiān)督人員在《公章銷毀登記表》上簽字確認。七、附則（一）解釋權本細則由五金廠行政部負責解釋，在執(zhí)行過程中如有未盡事宜或需要調整的情況，行政部將根據本廠實際情況進行修訂和完善。（二）生效日期本細則自發(fā)布之日起生效實施，本廠全體員工及相關部門應嚴格遵守本細則的規(guī)定，確保