造紙廠應收賬款管理細則

一、總則本細則旨在加強造紙廠應收賬款的管理，規(guī)范應收賬款的業(yè)務流程，降低經(jīng)營風險，提高資金使用效率，保障企業(yè)經(jīng)濟效益。適用于造紙廠全體涉及應收賬款管理相關工作的員工以及與本企業(yè)有業(yè)務往來產(chǎn)生應收賬款的客戶。造紙廠秉持“誠信經(jīng)營、質量至上、合作共贏”的經(jīng)營理念，在應收賬款管理中，既要保障企業(yè)資金的及時回籠，又要維護與客戶的良好合作關系。通過扁平化管理模式，減少管理層次，提高信息傳遞和決策效率，確保應收賬款管理工作的高效開展。二、應收賬款管理職責分工1.銷售部門-負責客戶的開發(fā)、信用評估及合同簽訂工作。在與客戶簽訂銷售合同時，應明確付款方式、付款期限等條款，并及時將合同信息傳遞給財務部門。-跟蹤客戶的訂單執(zhí)行情況，確保產(chǎn)品按時、按質、按量交付。在交付后，及時與客戶溝通，提醒客戶按照合同約定付款。-負責應收賬款的催收工作，定期與客戶對賬，了解客戶的經(jīng)營狀況和付款能力，及時反饋客戶的異常情況給財務部門。2.財務部門-負責應收賬款的核算和記錄工作，按照財務制度準確記錄每一筆應收賬款的發(fā)生、收回和核銷情況。-定期對應收賬款進行賬齡分析，編制應收賬款賬齡分析表，為管理層提供決策支持。同時，根據(jù)賬齡情況和客戶信用狀況，計提壞賬準備。-協(xié)助銷售部門進行應收賬款的催收工作，提供財務數(shù)據(jù)支持和分析建議。對逾期未收回的應收賬款，及時發(fā)出催款通知，并與銷售部門共同制定催收方案。3.信用管理部門（如有）-負責建立和完善客戶信用評估體系，收集客戶的信用信息，對客戶的信用狀況進行評估和分級。-根據(jù)客戶的信用等級，制定相應的信用額度和信用期限，并監(jiān)督銷售部門在信用額度內(nèi)開展業(yè)務。-定期對客戶的信用狀況進行跟蹤和評估，根據(jù)客戶的經(jīng)營變化情況及時調整信用等級和信用額度。三、客戶信用管理1.信用評估-新客戶開發(fā)時，銷售部門應收集客戶的基本信息，包括營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證明、財務報表、銀行資信證明等。-信用管理部門（或指定專人）根據(jù)收集到的信息，運用信用評估模型對客戶進行信用評估，評估內(nèi)容包括客戶的經(jīng)營實力、償債能力、信用記錄、發(fā)展前景等方面。-根據(jù)信用評估結果，將客戶分為不同的信用等級，如A、B、C、D四級。A級為信用狀況良好，可給予較高的信用額度和較長的信用期限；B級為信用狀況較好，信用額度和期限適中；C級為信用狀況一般，信用額度和期限應嚴格控制；D級為信用狀況較差，原則上不給予信用額度，采用現(xiàn)款現(xiàn)貨方式交易。2.信用額度與信用期限設定-根據(jù)客戶的信用等級，信用管理部門會同銷售部門和財務部門確定客戶的信用額度和信用期限。信用額度應根據(jù)客戶的經(jīng)營規(guī)模、付款能力等因素合理確定，信用期限一般不超過[X]天。-對于信用等級較高的客戶，如A級客戶，在特殊情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準，可適當提高信用額度和延長信用期限。但需密切關注其應收賬款的回收情況。3.信用跟蹤與調整-信用管理部門應定期對客戶的信用狀況進行跟蹤，關注客戶的經(jīng)營狀況、財務狀況、市場環(huán)境等變化情況。如發(fā)現(xiàn)客戶出現(xiàn)經(jīng)營困難、重大訴訟、財務狀況惡化等情況，應及時調整其信用等級和信用額度。-銷售部門在與客戶的日常業(yè)務往來中，如發(fā)現(xiàn)客戶有異常付款行為或信用狀況發(fā)生變化，應及時向信用管理部門反饋，以便及時采取措施。四、銷售合同管理1.合同簽訂-銷售部門在與客戶簽訂銷售合同時，應確保合同條款清晰、明確，特別是付款方式、付款期限、違約責任等關鍵條款。合同應采用書面形式，并由雙方加蓋公章或合同專用章。-合同簽訂前，銷售部門應將合同草案提交給法務部門（或法律顧問）進行審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，方可正式簽訂合同。-合同簽訂后，銷售部門應及時將合同副本分別傳遞給財務部門和信用管理部門，以便進行相應的記錄和跟蹤管理。2.合同執(zhí)行-銷售部門應按照合同約定組織生產(chǎn)和發(fā)貨，確保產(chǎn)品按時、按質、按量交付給客戶。在發(fā)貨后，應及時將發(fā)貨憑證、發(fā)票等相關資料傳遞給財務部門，以便確認應收賬款。-財務部門根據(jù)銷售合同和發(fā)貨憑證、發(fā)票等資料，準確記錄應收賬款的發(fā)生金額和賬齡，并按照財務制度進行核算。3.合同變更與終止-如因客戶需求變更或其他原因需要對銷售合同進行變更，銷售部門應及時與客戶協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、對付款方式和期限的影響等，并及時傳遞給財務部門和信用管理部門。-當客戶出現(xiàn)嚴重違約行為或經(jīng)營狀況惡化，可能導致無法履行合同義務時，銷售部門應及時與客戶溝通，協(xié)商終止合同。終止合同應辦理相關手續(xù)，并及時清理應收賬款。對于已形成的應收賬款，應采取相應的催收措施。五、應收賬款核算與監(jiān)控1.核算要求-財務部門應按照國家財務制度和企業(yè)會計準則的規(guī)定，對應收賬款進行準確的核算。設置應收賬款總賬和明細賬，詳細記錄每一筆應收賬款的客戶名稱、發(fā)生時間、金額、賬齡、付款情況等信息。-應收賬款的入賬金額應按照銷售合同約定的金額確定，包括產(chǎn)品價款、增值稅款及其他相關費用。對于銷售折扣、折讓等情況，應按照財務制度進行正確的賬務處理。2.日常監(jiān)控-財務部門應定期對應收賬款進行核對，確保總賬與明細賬相符，賬賬相符。同時，定期與銷售部門核對客戶的應收賬款余額，確保雙方記錄一致。-每日對新增的應收賬款進行登記和審核，檢查相關憑證是否齊全、手續(xù)是否完備。對于異常的應收賬款，應及時查明原因并進行處理。3.賬齡分析-財務部門每月應編制應收賬款賬齡分析表，將應收賬款按照賬齡進行分類，如1-30天、31-60天、61-90天、90天以上等。通過賬齡分析，及時掌握應收賬款的分布情況和逾期情況。-根據(jù)賬齡分析結果，對不同賬齡段的應收賬款采取不同的管理措施。對于逾期較短的應收賬款，可通過電話、郵件等方式進行催收提醒；對于逾期較長的應收賬款，應加大催收力度，必要時采取法律手段追討。六、應收賬款催收1.催收流程-銷售部門應在應收賬款到期前[X]天，通過電話、郵件等方式提醒客戶付款。如客戶未能按時付款，在逾期[X]天內(nèi)，銷售部門應再次與客戶溝通，了解未付款原因，并要求客戶給出明確的付款計劃。-對于逾期超過[X]天的應收賬款，財務部門應發(fā)出正式的催款通知，催款通知應明確應收賬款的金額、逾期時間、違約責任等內(nèi)容。催款通知可通過郵寄、專人送達等方式發(fā)送給客戶。-如客戶在收到催款通知后仍未付款，銷售部門和財務部門應共同商討制定進一步的催收措施，如上門催收、委托第三方催收機構催收等。對于惡意拖欠的客戶，應及時通過法律途徑維護企業(yè)的合法權益。2.催收記錄與反饋-銷售部門和財務部門在應收賬款催收過程中，應詳細記錄每次催收的時間、方式、客戶反饋情況等信息。催收記錄應妥善保存，作為應收賬款管理的重要資料。-催收人員應及時將催收進展情況反饋給相關部門和領導，以便及時調整催收策略。對于客戶提出的合理訴求或困難，應及時向上級匯報，共同商討解決方案。3.催收考核-建立應收賬款催收績效考核制度，將應收賬款的回收率、逾期率等指標納入銷售人員和相關管理人員的績效考核體系。對催收工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予適當?shù)莫剟?，對因工作不力導致應收賬款長期逾期的人員進行相應的處罰。七、壞賬管理1.壞賬確認-符合下列條件之一的應收賬款，可確認為壞賬：-因債務人破產(chǎn)或死亡，以其破產(chǎn)財產(chǎn)或遺產(chǎn)清償后，仍然不能收回的應收賬款；-因債務人逾期未履行償債義務，且具有明顯特征表明無法收回的應收賬款，如債務人已停止經(jīng)營、資不抵債等。-壞賬的確認需由財務部門提出申請，經(jīng)銷售部門、信用管理部門等相關部門核實后，報總經(jīng)理審批。2.壞賬處理-經(jīng)批準確認為壞賬的應收賬款，財務部門應按照財務制度進行賬務處理，沖減應收賬款和壞賬準備。同時，應建立壞賬備查簿，詳細記錄壞賬的客戶名稱、金額、發(fā)生時間、確認壞賬的原因等信息。-已核銷的壞賬又收回的，財務部門應及時進行賬務處理，恢復應收賬款，并沖減壞賬準備。同時，將收回的款項及時入賬。3.壞賬預防-加強客戶信用管理，嚴格評估客戶的信用狀況，合理確定信用額度和信用期限，從源頭上降低壞賬發(fā)生的風險。-加強應收賬款的日常監(jiān)控和催收工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決客戶的付款問題，避免應收賬款逾期時間過長導致壞賬。八、應收賬款信息化管理1.系統(tǒng)建設-建立完善的應收賬款信息化管理系統(tǒng)，將客戶信息、銷售合同、應收賬款核算、催收記錄等全部納入系統(tǒng)管理。通過信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中存儲、快速查詢和共享，提高工作效率和管理水平。-信息化系統(tǒng)應具備應收賬款預警功能，能夠根據(jù)設定的賬齡和逾期時間等參數(shù)，自動提醒相關人員進行催收工作。同時，應具備數(shù)據(jù)分析功能，為管理層提供決策支持。2.數(shù)據(jù)維護與安全-明確各部門在信息化系統(tǒng)中的職責和權限，確保數(shù)據(jù)的及時錄入、更新和維護。銷售部門負責客戶信息和銷售合同信息的維護，財務部門負責應收賬款核算數(shù)據(jù)的維護，信用管理部門負責客戶信用信息的維護等。-加強信息化系統(tǒng)的安全管理，設置不同的用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。九、與社會效益相關的應收賬款管理考量1.社會責任履行-在應收賬款管理過程中，要充分考慮社會效益。對于一些因不可抗力或特殊原因導致付款困難的客戶，在確保企業(yè)資金安全的前提下，可適當給予寬限期或采取協(xié)商解決方案，體現(xiàn)企業(yè)的社會責任和人文關懷。-積極配合政府部門的相關工作，對于涉及民生工程等項目的應收賬款，要優(yōu)先保障款項的及時回收，確保項目的順利進行，為社會穩(wěn)定和發(fā)展做出貢獻。2.行業(yè)形象維護-通過合理有效的應收賬款管理，維護造紙廠在行業(yè)內(nèi)的良好形象。避免因過度催收或不合理的管理方式對客戶造成不