采購(gòu)成本管理及審批流程表通用工具模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本工具模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)化公司）的采購(gòu)成本管理與審批流程規(guī)范，尤其適用于需要通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程控制采購(gòu)支出、防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、提升采購(gòu)效率的場(chǎng)景。典型應(yīng)用包括：日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)：如辦公用品、耗材、低值易耗品等常規(guī)物資采購(gòu)；生產(chǎn)/項(xiàng)目采購(gòu)：如原材料、設(shè)備、服務(wù)外包等項(xiàng)目型采購(gòu)；大額/專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)：如固定資產(chǎn)采購(gòu)、戰(zhàn)略供應(yīng)商合作等高價(jià)值或高風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)；跨部門(mén)協(xié)同采購(gòu)：涉及多個(gè)部門(mén)需求匯總、統(tǒng)一執(zhí)行的集中采購(gòu)場(chǎng)景。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與部門(mén)初審需求提報(bào)：申請(qǐng)人*根據(jù)部門(mén)實(shí)際需求（如生產(chǎn)缺料、辦公需求等），填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、需求用途、期望交付日期等信息，并附相關(guān)依據(jù)（如生產(chǎn)計(jì)劃、預(yù)算明細(xì)表等）。部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人*對(duì)需求的必要性、合理性及預(yù)估成本的準(zhǔn)確性進(jìn)行初審，確認(rèn)無(wú)誤后在《采購(gòu)申請(qǐng)單》上簽字審批，并同步至采購(gòu)部門(mén)。關(guān)鍵控制點(diǎn)：需求描述需清晰具體，避免“一批辦公用品”等模糊表述；預(yù)估成本需參考?xì)v史采購(gòu)數(shù)據(jù)或市場(chǎng)行情，保證合理性。（二）采購(gòu)計(jì)劃編制與預(yù)算核對(duì)計(jì)劃匯總：采購(gòu)專(zhuān)員*接收各部門(mén)《采購(gòu)申請(qǐng)單》后，按采購(gòu)類(lèi)別（如物資類(lèi)、服務(wù)類(lèi)）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)匯總，編制《月度/季度采購(gòu)計(jì)劃表》。預(yù)算匹配：財(cái)務(wù)部核對(duì)采購(gòu)計(jì)劃與部門(mén)預(yù)算額度，保證總采購(gòu)金額不超預(yù)算；若超預(yù)算，需由申請(qǐng)人補(bǔ)充說(shuō)明原因，提交總經(jīng)理*審批后調(diào)整預(yù)算。輸出物：《采購(gòu)計(jì)劃表》《預(yù)算審核意見(jiàn)表》。（三）供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核供應(yīng)商尋源：采購(gòu)專(zhuān)員*根據(jù)采購(gòu)需求通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)比價(jià)或單一來(lái)源采購(gòu)等方式尋找供應(yīng)商，優(yōu)先選擇在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的合作方；新供應(yīng)商需提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如3C認(rèn)證、ISO認(rèn)證等）、產(chǎn)品/服務(wù)說(shuō)明書(shū)等資料。資質(zhì)審核：采購(gòu)經(jīng)理聯(lián)合質(zhì)量部、使用部門(mén)*對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證、供貨周期、商業(yè)信譽(yù)等，確定入圍供應(yīng)商名單（一般不少于3家，小額采購(gòu)可適當(dāng)減少）。輸出物：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《入圍供應(yīng)商名單》。（四）詢(xún)價(jià)、比價(jià)與議價(jià)詢(xún)價(jià)執(zhí)行：采購(gòu)專(zhuān)員*向入圍供應(yīng)商發(fā)出《詢(xún)價(jià)單》，明確采購(gòu)需求、報(bào)價(jià)要求（含單價(jià)、總價(jià)、付款方式、交付周期、質(zhì)保條款等）及截止時(shí)間。比價(jià)分析：收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，填寫(xiě)《詢(xún)價(jià)比價(jià)表》，從價(jià)格、質(zhì)量、交付、服務(wù)等多維度對(duì)比分析，篩選出最優(yōu)供應(yīng)商（若價(jià)格差異超過(guò)10%，需說(shuō)明原因并提交采購(gòu)總監(jiān)*審批）。議價(jià)談判：與最優(yōu)供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取更優(yōu)條款（如批量采購(gòu)折扣、賬期延長(zhǎng)等），談判結(jié)果需雙方確認(rèn)。輸出物：《詢(xún)價(jià)單》《詢(xún)價(jià)比價(jià)表》《議價(jià)記錄表》。（五）合同擬定與多級(jí)審批合同擬定：采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)談判結(jié)果，擬定《采購(gòu)合同》，明確標(biāo)的物信息、雙方權(quán)利義務(wù)、價(jià)格、交付驗(yàn)收、付款違約、爭(zhēng)議解決等條款，法務(wù)部對(duì)合同條款的合規(guī)性、法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審核。分級(jí)審批：小額采購(gòu)（如金額≤5萬(wàn)元）：采購(gòu)經(jīng)理*審批；中額采購(gòu)（5萬(wàn)元＜金額≤20萬(wàn)元）：采購(gòu)總監(jiān)*審批；大額采購(gòu)（金額＞20萬(wàn)元）：總經(jīng)理*審批，重大項(xiàng)目需提交董事會(huì)審議。審批通過(guò)后，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章，合同生效。輸出物：《采購(gòu)合同》《合同審批表》。（六）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤訂單下達(dá)：采購(gòu)專(zhuān)員*根據(jù)生效合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，同步抄送財(cái)務(wù)部、倉(cāng)儲(chǔ)部及使用部門(mén)，明確交付時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)專(zhuān)員*實(shí)時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，若遇延遲（如供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交付），需及時(shí)協(xié)調(diào)或啟動(dòng)備選方案，并通知相關(guān)部門(mén)。輸出物：《采購(gòu)訂單》《訂單跟蹤表》。（七）貨物/服務(wù)交付與驗(yàn)收交付接收：供應(yīng)商按訂單約定交付貨物/服務(wù)，使用部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部共同核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、外觀等，確認(rèn)無(wú)誤后簽收《送貨單》。質(zhì)量驗(yàn)收：質(zhì)量部*（或使用部門(mén)）按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)（如抽樣檢測(cè)、功能測(cè)試等），填寫(xiě)《驗(yàn)收單》，注明“合格”或“不合格”；若不合格，需書(shū)面反饋供應(yīng)商并要求限期整改或退貨。輸出物：《送貨單》《驗(yàn)收單》（含不合格品處理記錄）。（八）成本核算與付款申請(qǐng)成本核算：財(cái)務(wù)部*根據(jù)《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等單據(jù)，核算實(shí)際采購(gòu)成本（含價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等），對(duì)比預(yù)算分析差異，形成《采購(gòu)成本分析表》。付款審批：采購(gòu)專(zhuān)員填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等憑證，按審批權(quán)限提交財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理*審核，無(wú)誤后安排付款。輸出物：《采購(gòu)成本分析表》《付款申請(qǐng)單》。（九）流程歸檔與數(shù)據(jù)匯總單據(jù)歸檔：采購(gòu)專(zhuān)員*將采購(gòu)全流程單據(jù)（申請(qǐng)單、計(jì)劃表、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，保存期限不少于3年（重要合同需永久保存）。數(shù)據(jù)復(fù)盤(pán)：每月/季度匯總采購(gòu)數(shù)據(jù)（如采購(gòu)總額、各品類(lèi)成本占比、供應(yīng)商交付準(zhǔn)時(shí)率等），形成《采購(gòu)管理報(bào)告》，提交管理層優(yōu)化采購(gòu)策略。輸出物：《采購(gòu)檔案臺(tái)賬》《采購(gòu)管理報(bào)告》。三、核心模板表格設(shè)計(jì)（一）采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期采購(gòu)物品/服務(wù)信息名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量需求說(shuō)明用途：________________________；緊急程度：□緊急□一般□不緊急審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人*：____________________日期：__________采購(gòu)專(zhuān)員*：____________________日期：__________財(cái)務(wù)部*：____________________日期：__________（二）詢(xún)價(jià)比價(jià)表詢(xún)價(jià)單號(hào)詢(xún)價(jià)日期項(xiàng)目名稱(chēng)供應(yīng)商信息供應(yīng)商A名稱(chēng)聯(lián)系人*報(bào)價(jià)（元）付款條件交付周期供應(yīng)商B名稱(chēng)聯(lián)系人*報(bào)價(jià)（元）付款條件交付周期供應(yīng)商C名稱(chēng)聯(lián)系人*報(bào)價(jià)（元）付款條件交付周期比價(jià)結(jié)論推薦供應(yīng)商：____________________；理由：________________________采購(gòu)經(jīng)理*：____________________日期：__________（三）采購(gòu)合同審批表合同編號(hào)合同名稱(chēng)簽約方甲方（采購(gòu)方）乙方（供應(yīng)商）合同核心條款標(biāo)的物：________________________；金額：________元；付款方式：________________；交付日期：________審核意見(jiàn)采購(gòu)專(zhuān)員*：____________________日期：__________法務(wù)部*：____________________日期：__________采購(gòu)總監(jiān)*：____________________日期：__________總經(jīng)理*：____________________日期：__________（四）驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)訂單號(hào)供應(yīng)商交付日期驗(yàn)收信息名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量不合格說(shuō)明驗(yàn)收意見(jiàn)使用部門(mén)*：____________________日期：__________質(zhì)量部*：____________________日期：__________倉(cāng)儲(chǔ)部*：____________________日期：__________四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）核心控制點(diǎn)預(yù)算控制：嚴(yán)格執(zhí)行“無(wú)預(yù)算不采購(gòu)，超預(yù)算審批”原則，避免資金浪費(fèi)；供應(yīng)商管理：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估（每年至少1次），淘汰不合格供應(yīng)商，更新《合格供應(yīng)商名錄》；價(jià)格管控：大額采購(gòu)需通過(guò)招標(biāo)或公開(kāi)詢(xún)價(jià)，保證價(jià)格公允，防止利益輸送；合同風(fēng)險(xiǎn)：法務(wù)部需審核合同條款，明確違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密等關(guān)鍵內(nèi)容；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需在合同中明確量化（如“產(chǎn)品合格率≥99%”），避免模糊爭(zhēng)議。（二）常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避緊急采購(gòu)流程簡(jiǎn)化：若遇突發(fā)需求（如設(shè)備故障搶修），可先電話請(qǐng)示采購(gòu)經(jīng)理*同意后啟動(dòng)采購(gòu)，但需在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦《采購(gòu)申請(qǐng)單》及審批手續(xù)；跨部門(mén)溝