合同審批及歸檔標準流程模板一、適用范圍與核心價值本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類業(yè)務(wù)合同（含采購、銷售、服務(wù)、租賃、合作等）的全生命周期管理，旨在通過標準化流程規(guī)范合同審批環(huán)節(jié)、明確各崗位職責(zé)、控制法律與財務(wù)風(fēng)險，同時保證合同資料的完整性與可追溯性，為企業(yè)合規(guī)經(jīng)營及后續(xù)糾紛處理提供支撐。二、全流程操作指引（一）第一步：合同發(fā)起與信息錄入發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（某）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，準備合同初稿及相關(guān)附件（如需求說明、報價單、資質(zhì)文件等）。信息填寫：登錄合同管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)《合同審批表》），完整錄入合同基本信息，包括：合同名稱、合同編號（規(guī)則：[年份]-[部門代碼]-[序號]，如“2024-CG-001”）、簽約主體（甲乙雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼）、合同金額（大小寫）、合同期限、主要權(quán)利義務(wù)條款、付款方式、交付標準等關(guān)鍵內(nèi)容。附件：將合同初稿、對方主體資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等）、業(yè)務(wù)背景說明、技術(shù)協(xié)議等掃描件作為附件一并提交，保證材料齊全。（二）第二步：部門業(yè)務(wù)審核審核主體：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人（某）對合同的業(yè)務(wù)必要性、條款合理性進行初審。審核重點：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，是否與前期溝通一致；對方主體履約能力（如資質(zhì)、業(yè)績、信譽）是否滿足要求；合同金額、付款進度是否與預(yù)算匹配，是否存在超預(yù)算風(fēng)險；交付標準、驗收方式是否明確，能否保障企業(yè)權(quán)益。輸出結(jié)果：審核通過后，在系統(tǒng)中簽署“同意意見”并流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；若需修改，注明修改意見退回經(jīng)辦人調(diào)整。（三）第三步：法務(wù)合規(guī)審核審核主體：法務(wù)專員（某）對合同的法律風(fēng)險、合規(guī)性進行專業(yè)審查。審核重點：合同主體是否合法有效，簽約人是否具備授權(quán)資格；合同條款是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《招標投標法》等），是否存在無效、可撤銷風(fēng)險；權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任、爭議解決方式（如仲裁/訴訟管轄）是否明確且合理；涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、特殊行業(yè)監(jiān)管要求的，是否符合相關(guān)規(guī)定。輸出結(jié)果：審核通過后，簽署“合規(guī)通過”意見；若存在法律風(fēng)險，出具《法律意見書》列明修改建議，經(jīng)辦人調(diào)整后重新提交。（四）第四步：財務(wù)資金審核審核主體：財務(wù)部門負責(zé)人（某）對合同涉及的財務(wù)條款、資金安排進行審核。審核重點：合同金額是否準確，與發(fā)票、預(yù)算、合同附件是否一致；付款方式、進度、條件是否合理，是否符合企業(yè)資金管理制度；稅費承擔、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）是否明確；大額合同（如超過[具體金額]）是否履行資金預(yù)算審批流程。輸出結(jié)果：審核通過后，簽署“財務(wù)合規(guī)”意見；若資金安排不合理，提出調(diào)整建議（如分期付款、支付比例優(yōu)化等）。（五）第五步：管理層最終審批審批主體：根據(jù)合同金額及重要性，分級由對應(yīng)管理層審批（示例：金額≤[具體金額]：部門總監(jiān)（某）審批；[具體金額]＜金額≤[更高金額]：分管副總（某）審批；金額＞[更高金額]：總經(jīng)理（某）或總經(jīng)理辦公會審批）。審批重點：合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展方向；投資回報、風(fēng)險控制是否在可接受范圍內(nèi)；跨部門協(xié)調(diào)事項是否已達成一致。輸出結(jié)果：審批通過后，簽署“批準執(zhí)行”意見；若未通過，明確退回原因（如戰(zhàn)略不符、風(fēng)險過高）。（六）第六步：合同用印與執(zhí)行啟動用印申請：經(jīng)辦人憑審批通過的《合同審批表》及最終版合同文本，向行政/綜合管理部（某）申請合同用印。用印審核：行政/綜合管理部核對合同文本與審批意見一致性，檢查用印申請表填寫完整無誤后，加蓋合同專用章（或公章），嚴禁在空白合同或未審批合同上用印。文本交付：用印后，合同文本正本至少一式兩份（甲乙雙方各執(zhí)一份），復(fù)印件由業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門各存一份；電子版同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。執(zhí)行啟動：業(yè)務(wù)部門（某）根據(jù)合同約定履行義務(wù)（如付款、交付貨物/服務(wù)），同步啟動履約跟蹤機制。（七）第七步：履約跟蹤與歸檔管理履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門（某）負責(zé)跟蹤合同履行進度，記錄關(guān)鍵節(jié)點（如交付日期、驗收時間、付款到賬情況），對異常情況（如延遲履約、質(zhì)量不符）及時上報并處理，形成《履約跟蹤記錄表》。歸檔準備：合同履行完畢（或終止）后，業(yè)務(wù)部門（某）收集歸檔材料，包括：合同正本及附件（簽字蓋章頁完整）；審批流程全記錄（含《合同審批表》、各環(huán)節(jié)審核意見表）；履約過程中的補充協(xié)議、驗收報告、付款憑證、溝通函件等；合同變更/解除的書面材料（如有）。歸檔移交：業(yè)務(wù)部門將歸檔材料整理成冊（標注合同編號、名稱、歸檔日期），移交至檔案管理部門（某），檔案管理部門核對無誤后辦理交接手續(xù)，錄入《合同歸檔登記表》，并按檔案管理規(guī)范存放（電子檔備份至服務(wù)器，紙質(zhì)檔存入專用檔案盒）。三、配套工具模板（一）模板一：合同審批流程表流程節(jié)點責(zé)任部門/崗位操作說明輸出物時限要求合同發(fā)起業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（某）填寫基本信息，合同初稿及附件合同初稿、附件清單發(fā)起后1個工作日內(nèi)部門業(yè)務(wù)審核業(yè)務(wù)部門負責(zé)人（某）審核業(yè)務(wù)必要性、條款合理性《合同審批表》（部門意見）收到后2個工作日內(nèi)法務(wù)合規(guī)審核法務(wù)專員（某）審查法律風(fēng)險、合規(guī)性，出具意見《法律意見書》（如有）收到后3個工作日內(nèi)財務(wù)資金審核財務(wù)負責(zé)人（某）審核財務(wù)條款、資金安排《合同審批表》（財務(wù)意見）收到后2個工作日內(nèi)管理層審批對應(yīng)管理層（某）根據(jù)金額分級審批《合同審批表》（審批意見）收到后1-3個工作日內(nèi)合同用印行政/綜合管理部（某）核審批次，加蓋合同章用印完畢的合同文本收到審批件后1個工作日內(nèi)歸檔管理檔案管理部門（某）接收歸檔材料，登記信息《合同歸檔登記表》履約結(jié)束后5個工作日內(nèi)（二）模板二：合同基本信息表合同編號合同名稱簽約主體（甲方）簽約主體（乙方）合同金額（大寫）合同金額（小寫）合同期限主要條款摘要（權(quán)利義務(wù)、付款方式等）發(fā)起部門發(fā)起人（某）聯(lián)系方式附件清單（如報價單、資質(zhì)文件）2024-CG-001采購辦公設(shè)備合同科技有限公司商貿(mào)有限公司人民幣伍萬元整￥50,000.002024年1月1日-2024年12月31日采購電腦10臺，交貨后30日內(nèi)付款，質(zhì)保1年采購部張報價單、乙方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（三）模板三：合同歸檔登記表歸檔編號合同編號合同名稱歸檔日期歸檔部門歸檔人（某）檔案盒編號保管期限借閱記錄（借閱人、日期、事由、歸還日期）備注2024-0012024-CG-001采購辦公設(shè)備合同2024-01-15采購部李CG-2024-0110年無履約完畢2024-0022024-XS-005銷售技術(shù)服務(wù)合同2024-02-20銷售部王XS-2024-0515年趙-2024-03-01（查閱原件）-2024-03-05涉密四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作規(guī)范信息真實性：合同主體信息、金額等核心內(nèi)容必須真實準確，嚴禁虛構(gòu)或篡改；對方主體資質(zhì)需在簽約前核實留存，避免“皮包公司”履約風(fēng)險。審批時限：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，無特殊理由不得拖延；緊急合同可啟動“綠色通道”，但需在審批表中注明緊急原因，并由管理層簽字確認。歸檔完整性：歸檔材料需包含合同全生命周期文件（審批、履約、變更等），缺一不可；電子檔與紙質(zhì)檔需保持一致，定期備份防止丟失。保密義務(wù)：合同內(nèi)容（尤其是涉密條款、商業(yè)數(shù)據(jù)）僅限審批、履行相關(guān)人員知悉，嚴禁外泄；涉密合同需單獨標注，按企業(yè)保密制度管理。變更與補充：合同履行中如需變更