會(huì)議室預(yù)約與使用記錄通用工具模板一、適用范圍與典型場(chǎng)景本模板適用于各類組織（如企業(yè)、事業(yè)單位、學(xué)校、園區(qū)等）的會(huì)議室資源管理，旨在規(guī)范會(huì)議室預(yù)約流程、明確使用責(zé)任、記錄使用情況，提升資源利用效率。典型場(chǎng)景包括：企業(yè)辦公：多部門協(xié)調(diào)會(huì)議、客戶洽談、項(xiàng)目評(píng)審等；教育培訓(xùn)：課程講授、學(xué)術(shù)研討、學(xué)生活動(dòng)等；園區(qū)共享：跨企業(yè)會(huì)議、公共活動(dòng)、臨時(shí)工作對(duì)接等。通過統(tǒng)一模板，可解決“預(yù)約沖突”“使用記錄缺失”“設(shè)備損壞責(zé)任不清”等問題，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室資源的高效有序管理。二、全流程操作指南（一）預(yù)約前：資源查詢與需求確認(rèn)明確會(huì)議需求：確定會(huì)議時(shí)間（起止時(shí)段）、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板等）及其他特殊要求（如茶歇、橫幅懸掛等）。查詢會(huì)議室狀態(tài)：通過會(huì)議室管理系統(tǒng)、線上共享文檔或線下登記表查詢目標(biāo)會(huì)議室在指定時(shí)段的可用性，確認(rèn)會(huì)議室容量、設(shè)備配置是否滿足需求。核對(duì)使用規(guī)則：知曉會(huì)議室使用權(quán)限（如是否需部門審批、是否收費(fèi)）、預(yù)約時(shí)限（如最多可提前多久預(yù)約、單次預(yù)約最長(zhǎng)時(shí)長(zhǎng)）等規(guī)定。（二）提交預(yù)約申請(qǐng)?zhí)顚戭A(yù)約信息：通過指定渠道（如OA系統(tǒng)、預(yù)約表單、群接龍等）提交以下信息：預(yù)約人姓名（*）、所屬部門/組織；會(huì)議主題、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)；使用日期、具體時(shí)段（精確到30分鐘，如“2024-05-2014:00-16:30”）；所需設(shè)備及特殊需求（如“需連接視頻會(huì)議系統(tǒng)”“擺放圓桌”）；聯(lián)系方式（內(nèi)部短號(hào)/企業(yè)，保證可及時(shí)溝通）。提交審批：若需部門或上級(jí)審批，按流程提交申請(qǐng)，等待審批結(jié)果（一般需1-2個(gè)工作日，緊急申請(qǐng)可標(biāo)注“加急”）。（三）預(yù)約確認(rèn)與準(zhǔn)備接收確認(rèn)通知：審批通過后，管理員或系統(tǒng)發(fā)送確認(rèn)信息（如短信、系統(tǒng)消息、郵件），包含會(huì)議室編號(hào)、位置、使用須知及臨時(shí)聯(lián)系人（*）電話。提前檢查設(shè)備：預(yù)約人可在會(huì)議開始前30分鐘到場(chǎng)，檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行（如投影儀開關(guān)、麥克風(fēng)電量、網(wǎng)絡(luò)連接），若發(fā)覺問題，及時(shí)聯(lián)系管理員（*）處理并記錄在《設(shè)備檢查表》中。布置會(huì)議室（可選）：根據(jù)需求調(diào)整桌椅擺放、擺放會(huì)議材料，需保證恢復(fù)原狀（如會(huì)議結(jié)束后將桌椅復(fù)位、清理垃圾）。（四）使用中：規(guī)范操作與記錄簽到與登記：會(huì)議開始后，預(yù)約人或指定人員在《會(huì)議室使用記錄表》中填寫實(shí)際參會(huì)人數(shù)、設(shè)備使用情況（如“投影儀使用正?！薄胞溈孙L(fēng)未使用”）、會(huì)議類型（如內(nèi)部會(huì)議/外部接待）。遵守使用規(guī)范：愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，禁止隨意搬動(dòng)桌椅、拆卸設(shè)備；保持環(huán)境衛(wèi)生，不隨地丟棄垃圾，會(huì)議結(jié)束后整理桌面；控制音量，避免影響周邊辦公區(qū)域；如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，需提前30分鐘聯(lián)系管理員（*）確認(rèn)，避免超時(shí)占用。（五）使用后：反饋與資源釋放設(shè)備復(fù)位與清潔：關(guān)閉所有設(shè)備（投影儀、燈光、空調(diào)等），將桌椅恢復(fù)初始布局，帶走個(gè)人物品及會(huì)議資料，保證會(huì)議室整潔。提交使用反饋：在《會(huì)議室使用記錄表》中填寫“使用評(píng)價(jià)”（如“設(shè)備運(yùn)行良好”“環(huán)境安靜”）、“遇到的問題”（如“空調(diào)制冷不足”“白板筆未墨”）及“改進(jìn)建議”。管理員確認(rèn)：管理員或次日巡查時(shí)核對(duì)記錄表，確認(rèn)無異常后更新會(huì)議室狀態(tài)為“可用”；若有設(shè)備損壞或問題，及時(shí)聯(lián)系維修并記錄處理結(jié)果。三、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板表1：會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表（示例）預(yù)約單號(hào)預(yù)約人*所屬部門聯(lián)系方式（內(nèi)部）YS20240520001張*市場(chǎng)部8888會(huì)議主題2024年Q2產(chǎn)品發(fā)布會(huì)籌備會(huì)預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)12人使用日期2024年5月20日使用時(shí)段9:00-11:30會(huì)議室需求3號(hào)會(huì)議室（容納15人），需投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板、馬克筆特殊需求提前擺放礦泉水12瓶審批狀態(tài)□待審批□已通過□已駁回審批人*（若需）李*備注無提交時(shí)間2024-5-1810:30表2：會(huì)議室使用記錄表（示例）會(huì)議室編號(hào)R003會(huì)議室名稱3號(hào)會(huì)議室日期2024-05-20使用時(shí)段9:00-11:30實(shí)際參會(huì)人數(shù)10人使用人*（簽到）張*設(shè)備使用情況□投影儀：正?！跻曨l會(huì)議系統(tǒng)：正常□麥克風(fēng)：未使用□白板：使用（需補(bǔ)充馬克筆）環(huán)境與清潔□整潔□有垃圾□桌椅未復(fù)位（請(qǐng)打√）會(huì)議類型□內(nèi)部會(huì)議□外部接待□培訓(xùn)□其他（籌備會(huì)）使用評(píng)價(jià)設(shè)備運(yùn)行正常，環(huán)境安靜，建議增加馬克筆備用量遇到的問題白板筆僅1支可用，臨時(shí)向隔壁會(huì)議室借用改進(jìn)建議建議在會(huì)議室配備備用馬克筆、筆筒管理員確認(rèn)*（簽字）王*確認(rèn)時(shí)間2024-05-2012:00表3：會(huì)議室設(shè)備清單與檢查表（示例）會(huì)議室編號(hào)R003檢查日期2024-05-20檢查人*（使用前）張*設(shè)備名稱數(shù)量使用前狀態(tài)使用后狀態(tài)備注投影儀1臺(tái)□正?！醍惓＃o法開機(jī)）□正?！醍惓o視頻會(huì)議終端1套□正?！鯚o信號(hào)□正常□無信號(hào)連接測(cè)試成功無線麥克風(fēng)2個(gè)□有電□沒電□有電□沒電使用1個(gè)，電量充足白板1塊□清潔□有字跡□清潔□有字跡已擦除空調(diào)1臺(tái)□制冷正常□不制冷□制冷正?！醪恢评湓O(shè)定溫度24℃四、使用關(guān)鍵提示（一）預(yù)約時(shí)效與規(guī)則預(yù)約需至少提前1個(gè)工作日提交，臨時(shí)預(yù)約（如當(dāng)天使用）需電話聯(lián)系管理員（*）確認(rèn)，避免資源空置或沖突；單次預(yù)約時(shí)長(zhǎng)一般不超過4小時(shí)，如需長(zhǎng)時(shí)間使用（如全天培訓(xùn)），需分時(shí)段提交申請(qǐng)或?qū)ｍ?xiàng)審批；預(yù)約成功后，需按時(shí)使用，遲到超過30分鐘且未提前通知的，視為自動(dòng)放棄，管理員可釋放資源。（二）信息真實(shí)性與責(zé)任預(yù)約信息（如參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求）需真實(shí)準(zhǔn)確，虛假信息導(dǎo)致資源浪費(fèi)的，將暫停預(yù)約權(quán)限1周；使用期間，因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞的，需按公司/組織規(guī)定承擔(dān)賠償責(zé)任，并在《使用記錄表》中注明損壞原因及處理結(jié)果。（三）設(shè)備與安全管理嚴(yán)禁私自外借會(huì)議室設(shè)備或挪作他用，禁止在會(huì)議室吸煙、使用明火；涉密會(huì)議需提前報(bào)備管理員（*），關(guān)閉錄音、錄像設(shè)備，會(huì)議資料帶離時(shí)需妥善保管；會(huì)議結(jié)束后，務(wù)必關(guān)閉所有電源、鎖好門