會(huì)議記錄與決策跟蹤模板（會(huì)議效果評(píng)估反饋版）一、適用場景與價(jià)值定位本模板適用于各類需要結(jié)構(gòu)化記錄會(huì)議內(nèi)容、明確決策責(zé)任、跟蹤執(zhí)行進(jìn)度并量化評(píng)估會(huì)議效果的場景，包括但不限于：項(xiàng)目例會(huì)（周會(huì)/月會(huì)/季度復(fù)盤會(huì)）跨部門協(xié)調(diào)會(huì)（資源對(duì)接、問題解決會(huì)）決策評(píng)審會(huì)（方案審批、預(yù)算立項(xiàng)會(huì)）專題研討會(huì)（戰(zhàn)略規(guī)劃、流程優(yōu)化會(huì)）通過標(biāo)準(zhǔn)化記錄與閉環(huán)跟蹤，解決傳統(tǒng)會(huì)議中“議而不決、決而不行、行而無果”的痛點(diǎn)，保證會(huì)議成果落地，同時(shí)通過效果評(píng)估持續(xù)優(yōu)化會(huì)議效率與質(zhì)量。二、全流程操作指引（一）會(huì)前：明確框架與分工定義會(huì)議目標(biāo)：主持人需提前明確本次會(huì)議的核心目標(biāo)（如“確定Q3產(chǎn)品上線計(jì)劃”“解決跨部門協(xié)作流程卡點(diǎn)”），并寫入會(huì)議通知。確定參會(huì)角色：明確主持人（控流程、促?zèng)Q策）、記錄人（填模板、抓重點(diǎn)）、決策人（拍板關(guān)鍵事項(xiàng)）、執(zhí)行人（負(fù)責(zé)具體行動(dòng)項(xiàng)），必要時(shí)可列席專家（提供專業(yè)建議）。準(zhǔn)備會(huì)議材料：提前1-2天分發(fā)議題背景、數(shù)據(jù)報(bào)告、待討論方案等材料，讓參會(huì)人預(yù)研，避免會(huì)議中臨時(shí)討論基礎(chǔ)信息。（二）會(huì)中：聚焦關(guān)鍵與實(shí)時(shí)記錄核對(duì)會(huì)議基本信息：記錄人實(shí)時(shí)填寫“會(huì)議基本信息”（模板1），包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、缺席人及原因。逐項(xiàng)記錄議題與討論：按議程順序記錄每個(gè)議題的“討論要點(diǎn)”（不同觀點(diǎn)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、矛盾分歧），避免記錄冗余發(fā)言，聚焦“核心結(jié)論”。明確決策與行動(dòng)項(xiàng)：對(duì)每個(gè)議題的決策結(jié)果清晰記錄（如“通過A方案”“預(yù)算調(diào)整為萬元”），并將行動(dòng)項(xiàng)拆解為“具體任務(wù)+負(fù)責(zé)人+截止日期+交付成果”（模板2），保證“事事有人盯、件件有回音”。標(biāo)記待辦與風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)暫時(shí)未解決的問題（如“需法務(wù)部審核合同條款”）標(biāo)記為“待辦事項(xiàng)”，對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)（如“研發(fā)資源可能不足”）記錄應(yīng)對(duì)預(yù)案。（三）會(huì)后：整理閉環(huán)與跟蹤24小時(shí)內(nèi)輸出初稿：記錄人根據(jù)會(huì)議記錄整理初稿，重點(diǎn)核對(duì)“決策項(xiàng)”“行動(dòng)項(xiàng)”的準(zhǔn)確性，發(fā)送主持人審核。定稿后同步全員：審核通過后1個(gè)工作日內(nèi)，通過郵件/企業(yè)同步給所有參會(huì)人，抄送相關(guān)執(zhí)行人，并附“會(huì)議記錄確認(rèn)函”（要求2個(gè)工作日內(nèi)反饋異議）。建立跟蹤臺(tái)賬：基于“行動(dòng)項(xiàng)分配表”（模板2），更新“決策跟蹤進(jìn)度表”（模板3），每周/雙周更新行動(dòng)項(xiàng)狀態(tài)（“未開始/進(jìn)行中/已完成/延期”），對(duì)延期項(xiàng)自動(dòng)提醒負(fù)責(zé)人及上級(jí)。（四）評(píng)估：量化效果與持續(xù)優(yōu)化會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，通過“會(huì)議效果評(píng)估反饋表”（模板4）收集參會(huì)人反饋，從4個(gè)維度量化評(píng)估：目標(biāo)達(dá)成度：會(huì)議是否完成預(yù)設(shè)目標(biāo)？（如“100%確定Q3上線計(jì)劃”為達(dá)標(biāo)）效率與參與度：議程是否聚焦？發(fā)言是否充分？有無冗余討論？（如“80%參會(huì)人認(rèn)為議程緊湊”為高效）執(zhí)行落地性：行動(dòng)項(xiàng)是否可執(zhí)行？負(fù)責(zé)人是否明確？（如“100%行動(dòng)項(xiàng)含截止日期”為可落地）決策質(zhì)量：決策是否基于數(shù)據(jù)/事實(shí)？是否解決核心問題？（如“決策通過率90%”為高質(zhì)量）根據(jù)評(píng)估結(jié)果，由主持人牽頭輸出“會(huì)議優(yōu)化建議”，納入下次會(huì)議改進(jìn)（如“縮短議題討論時(shí)間”“增加會(huì)前材料預(yù)研要求”）。三、核心模板表格設(shè)計(jì)模板1：會(huì)議基本信息表會(huì)議名稱例：2024年Q3產(chǎn)品上線進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議時(shí)間2024年X月X日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)/線上3號(hào)會(huì)議室/騰訊會(huì)議X主持人*經(jīng)理（產(chǎn)品部）記錄人*助理（行政部）應(yīng)參會(huì)人總監(jiān)（研發(fā)部）、主管（市場部）、*專員（運(yùn)營部）實(shí)參會(huì)人總監(jiān)、主管、*助理缺席人及原因*專員（因客戶拜訪請(qǐng)假）會(huì)議目標(biāo)1.確認(rèn)Q3產(chǎn)品各階段上線時(shí)間節(jié)點(diǎn)；2.解決研發(fā)資源調(diào)配問題模板2：議題與行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表議題序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)（核心觀點(diǎn)/分歧）決策結(jié)果行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人截止日期交付成果狀態(tài)1Q3產(chǎn)品上線時(shí)間節(jié)點(diǎn)研發(fā)部：需延期2周（測試資源不足）；市場部：按原計(jì)劃（避免錯(cuò)過旺季）最終調(diào)整為：6月30日內(nèi)測，7月15日公測1.研發(fā)部本周內(nèi)提交詳細(xì)資源需求計(jì)劃；2.市場部調(diào)整推廣物料排期總監(jiān)（研發(fā)）主管（市場）2024.6.102024.6.12資源需求表推廣排期表未開始2跨部門協(xié)作流程優(yōu)化運(yùn)營部：需求提交流程繁瑣（需5層審批）；研發(fā)部：需求變更頻繁導(dǎo)致重復(fù)工作1.簡化審批流程為3層；2.建立需求變更評(píng)審機(jī)制1.行政部3個(gè)工作日內(nèi)更新《跨部門協(xié)作SOP》；2.產(chǎn)品部牽頭制定《需求變更評(píng)估表》經(jīng)理（行政）經(jīng)理（產(chǎn)品）2024.6.142024.6.16新版SOP評(píng)估表未開始模板3：決策跟蹤進(jìn)度表（示例片段）決策事項(xiàng)對(duì)應(yīng)議題負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間延期原因（如有）完成質(zhì)量（達(dá)標(biāo)/基本達(dá)標(biāo)/未達(dá)標(biāo)）關(guān)聯(lián)文檔研發(fā)部提交資源需求計(jì)劃議題1*總監(jiān)2024.6.102024.6.11臨時(shí)增加測試場景基本達(dá)標(biāo)（缺1個(gè)模塊資源預(yù)估）資源需求計(jì)劃V1更新跨部門協(xié)作SOP議題2*經(jīng)理2024.6.14----模板4：會(huì)議效果評(píng)估反饋表評(píng)估維度評(píng)估指標(biāo)（10分制）得分具體反饋（建議/問題）目標(biāo)達(dá)成度會(huì)議是否完成預(yù)設(shè)目標(biāo)？8原定“解決研發(fā)資源調(diào)配”未完全達(dá)成，需下次會(huì)議繼續(xù)討論。效率與參與度議程是否緊湊？發(fā)言是否充分？7“需求變更評(píng)審機(jī)制”討論時(shí)間過長，建議提前會(huì)前同步方案。執(zhí)行落地性行動(dòng)項(xiàng)是否可執(zhí)行？負(fù)責(zé)人是否明確？9所有行動(dòng)項(xiàng)均含負(fù)責(zé)人和截止日期，清晰可跟蹤。決策質(zhì)量決策是否基于數(shù)據(jù)？是否解決問題？8上線時(shí)間調(diào)整基于研發(fā)部資源數(shù)據(jù)，合理；但未考慮競品動(dòng)態(tài)，下次需增加市場部競品分析輸入。綜合建議--1.會(huì)前增加“議題預(yù)研簽到”，保證參會(huì)人提前熟悉材料；2.會(huì)議時(shí)長控制在90分鐘內(nèi)。四、使用關(guān)鍵注意事項(xiàng)記錄原則：客觀中立，區(qū)分“事實(shí)描述”（如“研發(fā)部提出測試資源不足”）與“個(gè)人觀點(diǎn)”（如“市場部認(rèn)為應(yīng)原計(jì)劃上線”），避免主觀臆斷。行動(dòng)項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)：遵循SMART原則（具體、可衡量、可達(dá)成、相關(guān)性、時(shí)限性），例如“優(yōu)化登錄流程”需改為“6月20日前完成登錄頁面加載速度優(yōu)化（從3秒降至1.5秒內(nèi)）”。跟蹤閉環(huán)：對(duì)延期行動(dòng)項(xiàng)，負(fù)責(zé)人需提前1天說明原因及新計(jì)劃，記錄人同步更新“決策跟蹤進(jìn)度表”并抄送上級(jí)，保證問