藥店零售管理系統(tǒng)操作手冊引言本手冊旨在幫助藥店從業(yè)人員快速熟悉零售管理系統(tǒng)的核心功能與操作邏輯，通過數(shù)字化工具整合“采購、庫存、銷售、會員、報表”全流程，實現(xiàn)藥店運營的精細(xì)化管理。手冊內(nèi)容基于實際業(yè)務(wù)場景設(shè)計，涵蓋從基礎(chǔ)設(shè)置到復(fù)雜業(yè)務(wù)的操作指南，助力提升門店運營效率與服務(wù)質(zhì)量。一、系統(tǒng)概述藥店零售管理系統(tǒng)以“數(shù)據(jù)驅(qū)動、流程閉環(huán)”為核心，整合采購管理（供應(yīng)商協(xié)作、訂單跟蹤）、庫存管理（出入庫、盤點、預(yù)警）、銷售管理（開單、促銷、退換貨）、會員管理（注冊、積分、營銷）、報表統(tǒng)計（多維度數(shù)據(jù)可視化）五大模塊，支持PC端與移動端（需配套APP）協(xié)同操作，適配連鎖/單體藥店的差異化需求。二、登錄與基礎(chǔ)設(shè)置1.系統(tǒng)登錄打開系統(tǒng)客戶端（或網(wǎng)頁端），輸入賬號（如“門店編碼+工號”）、密碼（首次登錄后建議修改），選擇對應(yīng)門店（連鎖藥店需選擇），點擊【登錄】。權(quán)限說明：系統(tǒng)按崗位預(yù)設(shè)權(quán)限（如店長可查看全店數(shù)據(jù)，收銀員僅操作銷售開單，采購員僅處理采購流程），權(quán)限不足需聯(lián)系管理員調(diào)整。2.基礎(chǔ)信息維護（1）藥品信息管理進入【基礎(chǔ)設(shè)置】-【藥品檔案】，點擊【新增】，填寫藥品名稱、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)廠家、進價、售價、庫存預(yù)警線等信息（支持通過“藥品條碼”“國藥準(zhǔn)字”快速檢索已有藥品），上傳藥品圖片（可選）后保存。（2）供應(yīng)商管理在【基礎(chǔ)設(shè)置】-【供應(yīng)商檔案】中，錄入供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、電話、結(jié)算方式（現(xiàn)結(jié)/賬期）等信息，標(biāo)記“主力供應(yīng)商”便于采購優(yōu)先選擇。（3）會員等級設(shè)置進入【會員管理】-【等級設(shè)置】，新增等級（如銀卡、金卡），設(shè)置折扣比例（如金卡享9.5折）、積分系數(shù)（如金卡消費1元積1.5分）、升級條件（如累計消費滿指定金額自動升級）。三、核心功能模塊操作指南1.采購管理：從申請到驗收的全流程把控（1）采購申請當(dāng)藥品庫存低于“預(yù)警線”或需引入新品時，采購員在【采購管理】-【采購申請】中點擊【新增】，選擇藥品（可批量勾選）、填寫采購數(shù)量（系統(tǒng)自動帶出“建議采購量”：安全庫存-當(dāng)前庫存），關(guān)聯(lián)供應(yīng)商后提交。申請需經(jīng)店長在【待辦事項】中審核，通過后自動生成采購訂單。（2）采購訂單處理在【采購管理】-【采購訂單】中，可查看“待發(fā)貨、已發(fā)貨、已完成”的訂單。點擊訂單可聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn)發(fā)貨時間；若需調(diào)整，可在“未發(fā)貨”狀態(tài)下點擊【修改】調(diào)整數(shù)量或供應(yīng)商，重新提交審批。（3）到貨驗收供應(yīng)商送貨到店后，庫管員在【采購管理】-【到貨驗收】中找到對應(yīng)訂單，掃描藥品條碼（或手動勾選），核對實際到貨數(shù)量、批號、效期，確認(rèn)無誤后點擊【驗收入庫】（系統(tǒng)自動更新庫存）；若有破損/短缺，點擊【部分驗收】，填寫實際到貨量，剩余部分可選擇“退貨”或“延期到貨”。2.庫存管理：精準(zhǔn)把控藥品流轉(zhuǎn)（1）入庫管理除采購到貨外，若有調(diào)撥入庫（連鎖藥店）、贈品入庫等，可在【庫存管理】-【入庫單】中點擊【新增】，選擇入庫類型、藥品，填寫數(shù)量、批號、效期后保存（系統(tǒng)自動更新庫存）。（2）出庫管理銷售出庫：與銷售開單聯(lián)動，開單確認(rèn)后自動生成銷售出庫單，無需手動操作。調(diào)撥出庫：連鎖藥店間調(diào)撥時，調(diào)出方在【庫存管理】-【調(diào)撥單】中新增，選擇調(diào)入門店、藥品、數(shù)量，提交后調(diào)入方在【調(diào)撥入庫】中驗收。報損出庫：藥品過期/破損時，在【庫存管理】-【報損單】中填寫原因、數(shù)量，經(jīng)店長審批后出庫（系統(tǒng)扣減庫存并記錄報損明細(xì)）。（3）庫存盤點每月（或季度）末，庫管員在【庫存管理】-【盤點】中點擊【新建盤點單】，選擇盤點范圍（全店/部分貨架），系統(tǒng)生成“理論庫存”。通過掃碼槍（或手動輸入）記錄實際庫存，提交后系統(tǒng)自動比對，生成“盤盈/盤虧報表”，經(jīng)審批后調(diào)整庫存。（4）庫存預(yù)警系統(tǒng)自動監(jiān)控庫存，當(dāng)藥品低于“預(yù)警線”或效期不足3個月時，在【庫存管理】-【預(yù)警報表】中高亮顯示，點擊藥品可查看“采購建議”或“促銷方案”（如近效期藥品建議打折銷售）。3.銷售管理：高效開單與靈活促銷（1）銷售開單收銀員在【銷售管理】-【銷售開單】中，掃描藥品條碼（或手動搜索），系統(tǒng)自動帶出藥品信息、售價。若顧客為會員，點擊【會員】輸入手機號/卡號，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)會員信息（享受對應(yīng)折扣、累計積分）。確認(rèn)商品后點擊【結(jié)算】，選擇支付方式（現(xiàn)金/微信/支付寶/儲值卡），打印小票（或電子小票），系統(tǒng)自動完成“銷售出庫”與“庫存扣減”。（2）促銷活動設(shè)置店長在【銷售管理】-【促銷管理】中，可設(shè)置滿減（如滿100減20）、折扣（如指定藥品8折）、買贈（如買鈣片送維生素）。選擇活動類型、參與藥品、活動時間，保存后系統(tǒng)自動在活動期內(nèi)生效（開單時自動計算優(yōu)惠）。（3）退換貨處理顧客退貨時，收銀員在【銷售管理】-【退換貨】中，掃描小票條碼（或輸入訂單號），選擇退貨藥品、數(shù)量，核對原因（如質(zhì)量問題、買錯），經(jīng)店長審批后，系統(tǒng)自動退款（原路返回）、恢復(fù)庫存。換貨則需先退貨再重新開單。4.會員管理：提升復(fù)購與粘性（1）會員注冊收銀員在【會員管理】-【會員注冊】中，輸入顧客手機號、姓名、生日等信息（必填項：手機號），點擊【注冊】，系統(tǒng)自動生成會員卡號。支持顧客通過微信公眾號自助注冊（數(shù)據(jù)同步至系統(tǒng)）。（2）積分管理銷售開單時自動累計積分，會員可在【會員中心】-【積分查詢】中查看明細(xì)。積分兌換：會員在門店提出兌換需求，收銀員在【會員管理】-【積分兌換】中選擇兌換商品（如積分換口罩），扣除對應(yīng)積分，系統(tǒng)生成兌換記錄。（3）會員營銷在【會員管理】-【營銷中心】中，可篩選會員（如近3個月未消費、生日當(dāng)月），發(fā)送短信/微信推送（如“生日專屬8折券”“新品體驗邀請”）。支持導(dǎo)出會員數(shù)據(jù)（脫敏處理），用于線下活動邀約。5.報表統(tǒng)計：數(shù)據(jù)驅(qū)動決策（1）銷售報表在【報表中心】-【銷售報表】中，可按日/周/月、按門店/收銀員、按藥品類別查看銷售額、客流量、客單價等數(shù)據(jù)。支持“同比”“環(huán)比”分析，點擊【圖表】切換可視化視圖（柱狀圖/折線圖）。（2）庫存報表【報表中心】-【庫存報表】提供“庫存臺賬”（出入庫明細(xì)）、“滯銷報表”（近30天無銷售藥品）、“效期報表”（效期不足藥品），幫助優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。（3）采購報表查看采購金額、到貨及時率、供應(yīng)商合作情況，在【報表中心】-【采購報表】中篩選時間、供應(yīng)商，分析采購成本與效率。（4）財務(wù)報表自動統(tǒng)計營收、成本、利潤，生成“日報”“月報”，支持導(dǎo)出Excel供財務(wù)對賬。四、系統(tǒng)維護與安全1.數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)每日凌晨自動備份數(shù)據(jù)（需確保服務(wù)器存儲充足），管理員可在【系統(tǒng)設(shè)置】-【數(shù)據(jù)備份】中手動備份（建議每周一次），選擇備份路徑（本地/云端），點擊【備份】即可?；謴?fù)數(shù)據(jù)時，在同路徑下選擇備份文件，點擊【恢復(fù)】（需在非營業(yè)時段操作，避免數(shù)據(jù)沖突）。2.權(quán)限管理管理員在【系統(tǒng)設(shè)置】-【用戶管理】中，可新增用戶、修改密碼、調(diào)整權(quán)限。建議遵循“最小權(quán)限原則”：如收銀員僅開放“銷售開單”“會員查詢”權(quán)限，采購員僅開放“采購管理”權(quán)限，避免誤操作。3.系統(tǒng)更新五、常見問題及解決方法1.登錄失敗排查：檢查賬號/密碼是否正確（區(qū)分大小寫）、網(wǎng)絡(luò)是否正常（系統(tǒng)需聯(lián)網(wǎng)驗證權(quán)限）；若忘記密碼，點擊【忘記密碼】，通過綁定手機號重置。解決：若仍無法登錄，聯(lián)系管理員查看“用戶狀態(tài)”（是否被凍結(jié)）或服務(wù)器是否故障。2.開單時藥品庫存顯示異常排查：檢查是否有未完成的入庫/出庫單（如采購驗收未確認(rèn)、調(diào)撥未完成），或盤點后未審批調(diào)整庫存。解決：在【庫存管理】中查看“庫存流水”，確認(rèn)數(shù)據(jù)來源，完成未結(jié)流程或重新盤點審批。3.促銷活動不生效排查：檢查活動是否在有效期內(nèi)、參與藥品是否正確（如規(guī)格、劑型是否匹配）、活動設(shè)置是否“啟用”。解決：在【促銷管理】中重新編輯活動，確認(rèn)“參與商品”“時間范圍”“優(yōu)惠方式”無誤后保存，重啟銷售客戶端（或刷新頁面）。結(jié)語本手冊涵蓋藥店零售管理系統(tǒng)的核心操作流程，實際