行政食物儲備管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織行政食物儲備管理，確保食物儲備的安全、充足、有效，滿足應(yīng)急及日常工作需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有行政食物儲備的管理活動，包括食物的采購、儲存、使用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全第一原則：確保儲備食物的質(zhì)量安全，防止食物變質(zhì)、污染等情況發(fā)生，保障人員健康。2.適量儲備原則：根據(jù)公司/組織的規(guī)模、人員數(shù)量、工作性質(zhì)及可能面臨的情況，合理確定食物儲備量，避免過度儲備或儲備不足。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)，對食物儲備進(jìn)行分類、儲存、養(yǎng)護(hù)等管理，提高管理效率。4.動態(tài)更新原則：根據(jù)實際情況和需求變化，及時調(diào)整食物儲備的品種、數(shù)量等，確保儲備的有效性。二、職責(zé)分工（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定行政食物儲備管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃食物儲備的總量、結(jié)構(gòu)和布局，根據(jù)實際需求提出調(diào)整建議。3.組織協(xié)調(diào)食物采購、儲存、調(diào)配等工作，定期對食物儲備情況進(jìn)行檢查和評估。（二）采購部門1.根據(jù)行政管理部門下達(dá)的采購計劃，負(fù)責(zé)食物的采購工作。2.嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，選擇合格的供應(yīng)商，確保采購食物的質(zhì)量和安全。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。（三）倉儲部門1.負(fù)責(zé)提供合適的儲存場所，確保食物儲存環(huán)境符合要求。2.對入庫食物進(jìn)行驗收、登記、分類存放，建立詳細(xì)的庫存臺賬。3.定期對庫存食物進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查食物的質(zhì)量狀況，及時處理變質(zhì)、過期等問題食物。4.做好庫存食物的保管和養(yǎng)護(hù)工作，采取必要的防潮、防蟲、防火、防盜等措施。（四）使用部門1.根據(jù)實際工作需要，合理領(lǐng)用食物，填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)審批后到倉儲部門領(lǐng)取。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用食物的使用管理，確保合理使用，避免浪費(fèi)。3.配合行政管理部門做好食物儲備的盤點(diǎn)等相關(guān)工作，及時反饋使用過程中的問題和建議。三、食物采購（一）采購計劃制定1.行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的人員數(shù)量、工作安排、應(yīng)急需求等因素，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)和實際情況，每年年初制定年度食物采購計劃。2.年度食物采購計劃應(yīng)明確采購食物的品種、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等內(nèi)容，并根據(jù)實際情況的變化適時進(jìn)行調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為食物采購對象。2.對新供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等情況，確保符合要求后納入合格供應(yīng)商名錄。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰，并補(bǔ)充新的合格供應(yīng)商。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括食物的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。2.采購合同應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性、有效性和可操作性。（四）采購實施1.采購部門按照采購合同的要求，組織實施食物采購工作。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格把控食物質(zhì)量，確保所采購食物符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的要求。2.對于采購的食物，應(yīng)要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件、檢驗報告等資料，并在入庫前進(jìn)行驗收。四、食物儲存（一）儲存場所要求1.倉儲部門應(yīng)提供專門的食物儲存場所，儲存場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度等環(huán)境條件應(yīng)符合食物儲存要求。2.儲存場所應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同種類、不同批次的食物，并有明顯的標(biāo)識。3.儲存場所應(yīng)配備必要的消防、防蟲、防潮、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保食物儲存安全。（二）入庫管理1.食物到貨后，倉儲部門應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括食物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等是否符合采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.驗收合格的食物應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明食物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并由驗收人員、倉儲管理人員簽字確認(rèn)。3.對驗收不合格的食物，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)，并做好記錄。（三）分類存放1.食物應(yīng)按照類別、品種、保質(zhì)期等進(jìn)行分類存放。例如，糧食類、食用油類、肉類、蔬菜類、水果類、干貨類、調(diào)味品等應(yīng)分別存放。2.對于有保質(zhì)期要求的食物，應(yīng)按照保質(zhì)期的先后順序進(jìn)行存放，遵循先進(jìn)先出的原則，確保食物在保質(zhì)期內(nèi)使用。（四）庫存盤點(diǎn)1.倉儲部門應(yīng)定期對庫存食物進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實際情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)時，應(yīng)核對庫存食物的實際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致，檢查食物的質(zhì)量狀況，是否有變質(zhì)、過期等問題。3.對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行調(diào)整，并填寫盤點(diǎn)報告，上報行政管理部門。（五）庫存養(yǎng)護(hù)1.倉儲管理人員應(yīng)定期對庫存食物進(jìn)行檢查，查看食物的儲存狀態(tài)，如有無受潮、發(fā)霉、生蟲等情況。2.對于易受潮的食物，應(yīng)采取防潮措施，如密封包裝、放置干燥劑等；對于易生蟲的食物，可采取防蟲措施，如放置驅(qū)蟲物品等。3.發(fā)現(xiàn)食物有變質(zhì)、過期等問題時，應(yīng)立即清理，并做好記錄，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、食物使用（一）領(lǐng)用申請1.使用部門因工作需要領(lǐng)用食物時，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用食物的品種、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.領(lǐng)用申請表應(yīng)提交給行政管理部門審核，行政管理部門根據(jù)庫存情況和實際需求進(jìn)行審批。（二）領(lǐng)用發(fā)放1.經(jīng)審批后的領(lǐng)用申請表交倉儲部門，倉儲管理人員根據(jù)申請表的內(nèi)容發(fā)放食物，并填寫出庫單，注明食物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息，由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。2.倉儲部門應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放食物，確保發(fā)放的食物在保質(zhì)期內(nèi)。（三）使用監(jiān)督1.行政管理部門應(yīng)定期對各使用部門的食物使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保食物合理使用，避免浪費(fèi)。2.使用部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門領(lǐng)用食物的管理，建立使用臺賬，記錄食物的領(lǐng)用、使用情況，做到賬物相符。六、應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.行政管理部門應(yīng)制定行政食物儲備應(yīng)急管理預(yù)案，明確在突發(fā)事件等情況下食物儲備的調(diào)配、供應(yīng)等措施。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制、應(yīng)急處置流程、各部門職責(zé)分工、資源保障等內(nèi)容，并定期進(jìn)行演練和修訂。（二）應(yīng)急響應(yīng)1.在發(fā)生突發(fā)事件等需要動用行政食物儲備時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，按照應(yīng)急處置流程進(jìn)行操作。2.行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)食物儲備的調(diào)配工作，及時通知采購部門、倉儲部門等相關(guān)部門，確保應(yīng)急食物能夠迅速供應(yīng)到位。（三）應(yīng)急處置1.采購部門應(yīng)根據(jù)應(yīng)急需求，迅速組織采購應(yīng)急食物，確保食物的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。2.倉儲部門應(yīng)按照應(yīng)急指令，快速發(fā)放應(yīng)急食物，并做好記錄。3.使用部門應(yīng)按照要求合理使用應(yīng)急食物，保障人員的基本生活需求。七、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門應(yīng)定期對行政食物儲備管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、食物質(zhì)量、儲存管理、使用情況、庫存盤點(diǎn)等方面。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配