行政證照文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政證照文件的規(guī)范化管理，確保行政證照文件的妥善保存、有效利用，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及各部門涉及的各類行政證照文件的管理，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、許可證、資質證書、合同協(xié)議、政府批文等。（三）管理原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保行政證照文件的管理合法合規(guī)。2.準確性原則：保證行政證照文件內(nèi)容真實、準確、完整，避免錯誤或虛假信息。3.完整性原則：涵蓋行政證照文件管理的各個環(huán)節(jié)，確保文件資料不遺漏。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的行政證照文件進行嚴格保密。5.便捷性原則：在保證管理規(guī)范的前提下，提高行政證照文件的查閱、使用效率。二、管理職責（一）行政部門職責1.負責制定和完善行政證照文件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一收集、整理、歸檔公司各類行政證照文件，建立電子和紙質檔案。3.負責行政證照文件的日常保管、借閱、歸還等工作，確保文件安全。4.定期對行政證照文件進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。5.按照規(guī)定辦理行政證照的申請、變更、延續(xù)、注銷等手續(xù)。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門行政證照文件的產(chǎn)生、收集、整理，并及時移交行政部門。2.配合行政部門做好行政證照文件的管理工作，提供必要的信息和協(xié)助。3.在業(yè)務活動中正確使用行政證照文件，不得擅自涂改、偽造或轉借。（三）檔案管理部門職責1.對行政證照文件檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。2.參與重要行政證照文件的鑒定、銷毀等工作。（四）公司領導職責1.審批行政證照文件管理的重大事項。2.監(jiān)督行政證照文件管理制度的執(zhí)行情況。三、行政證照文件的分類與編號（一）分類1.營業(yè)執(zhí)照類：包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照副本等。2.許可證類：如經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證等。3.資質證書類：工程資質證書、行業(yè)資質證書等。4.合同協(xié)議類：各類業(yè)務合同、合作協(xié)議、租賃合同等。5.政府批文類：政府部門下達的批復、通知、決定書等。6.其他類：不屬于以上分類的其他行政證照文件。（二）編號1.行政證照文件編號應具有唯一性，便于識別和管理。2.編號規(guī)則：采用“年份+部門代碼+文件類別代碼+順序號”的形式。例如：2023XZ01001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政部門代碼，“01”表示文件類別代碼（如營業(yè)執(zhí)照類為01），“001”表示順序號。3.部門代碼和文件類別代碼由行政部門統(tǒng)一制定并公布。四、行政證照文件的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責本部門行政證照文件的收集工作，確保文件產(chǎn)生后及時收集。2.對于外部獲取的行政證照文件，如政府部門頒發(fā)的證書、批復等，相關部門應在收到后立即移交行政部門。3.收集的行政證照文件應包括原件、復印件（如有必要）以及相關的附件材料。（二）整理1.行政部門對收集到的行政證照文件進行整理，按照分類和編號規(guī)則進行排序。2.對文件進行核對，確保文件內(nèi)容完整、準確，如有缺失或錯誤應及時補充或更正。3.去除文件中的無關材料，如重復的紙張、裝訂物等，保持文件的整潔。4.對于電子文件，應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的電子存儲設備中。五、行政證照文件的歸檔（一）歸檔要求1.行政證照文件應在整理完畢后及時歸檔，確保歸檔的及時性和完整性。2.歸檔文件應按照類別和年度分別存放，便于查找和管理。3.紙質文件應采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進行裝訂和存放，檔案盒或文件夾應標明類別、年度等信息。4.電子文件應建立相應的文件夾結構，按照類別和年度進行分類存儲，并定期進行備份。（二）歸檔流程1.行政部門整理人員填寫《行政證照文件歸檔清單》，詳細記錄文件的名稱、編號、日期、來源等信息。2.將歸檔清單與歸檔文件一同移交檔案管理人員。3.檔案管理人員對歸檔文件進行核對，確認無誤后辦理簽收手續(xù)，并將文件存入檔案庫。六、行政證照文件的保管（一）保管場所1.行政證照文件應存放在專門的檔案庫或檔案室，檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案庫應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合國家相關標準。（二）保管方式1.紙質文件應按照順序排列存放，便于查閱和清點。2.對于重要的行政證照文件，應采取加密存儲、異地備份等措施，確保文件安全。3.電子文件應定期進行維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限1.行政證照文件的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定。2.一般情況下，營業(yè)執(zhí)照、許可證等重要文件應永久保管；合同協(xié)議等文件保管期限為合同履行完畢后[X]年；政府批文等文件保管期限為相關事項處理完畢后[X]年。3.保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的文件，按照規(guī)定程序進行銷毀。七、行政證照文件的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱行政證照文件的，應填寫《行政證照文件查閱申請表》，注明查閱目的、文件名稱、編號等信息。2.查閱申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，交行政部門辦理查閱手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的行政證照文件，查閱申請人應嚴格遵守公司保密規(guī)定，經(jīng)公司保密管理部門批準后方可查閱。（二）查閱流程1.行政部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，查找相應的行政證照文件。2.將文件提供給查閱申請人，并在《行政證照文件查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、文件名稱等信息。3.查閱申請人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還文件，檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）使用限制1.行政證照文件僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面授權，不得擅自對外提供或復制。2.使用行政證照文件時應確保文件的完整性和準確性，不得擅自涂改、偽造或損壞。3.如需復印行政證照文件，應經(jīng)行政部門負責人批準，并在復印件上注明“僅供[具體用途]使用，復印件有效”字樣。八、行政證照文件的變更與延續(xù)（一）變更1.行政證照文件涉及的內(nèi)容發(fā)生變更時，相關部門應及時通知行政部門。2.行政部門負責辦理行政證照文件的變更手續(xù)，按照規(guī)定提交相關材料，確保變更后的文件合法有效。3.變更后的行政證照文件應及時歸檔，并更新相關的電子和紙質檔案信息。（二）延續(xù)1.對于需要延續(xù)有效期的行政證照文件，相關部門應在有效期屆滿前[X]個月通知行政部門。2.行政部門負責組織辦理延續(xù)手續(xù)，準備相關材料，確保延續(xù)申請按時提交。3.在延續(xù)手續(xù)辦理過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要補充材料，行政部門應及時協(xié)調(diào)相關部門進行處理。4.延續(xù)成功后，行政部門應及時更新行政證照文件的有效期信息，并做好歸檔工作。九、行政證照文件的注銷與銷毀（一）注銷1.行政證照文件因各種原因需要注銷的，相關部門應及時通知行政部門。2.行政部門負責辦理注銷手續(xù)，按照規(guī)定提交注銷申請和相關材料。3.注銷后的行政證照文件應進行標識，并單獨存放，以備后續(xù)查閱和審計。（二）銷毀1.保管期限屆滿或已無保存價值的行政證照文件，由行政部門提出銷毀申請。2.銷毀申請經(jīng)公司領導審批后，由行政部門會同檔案管理部門共同組織銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱、數(shù)量等信息，并由銷毀人員簽字確認。4.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的行政證照文件，應采取特殊的銷毀方式，確保信息安全。十、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門應定期對行政證照文件的管理情況進行檢查，包括文件的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。2.檢查內(nèi)容包括文件的完整性、準確性、安全性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）不定期抽查1.公司領導或相關部門可對行政證照文件管理情況進行不定期抽查。2.抽查結果作為對