跨行外貿(mào)采購管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司跨行外貿(mào)采購行為，加強采購過程管理，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障公司利益，提高采購質(zhì)量和效益，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營及業(yè)務發(fā)展對外貿(mào)采購的需求。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有跨行外貿(mào)采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設備、服務等的采購。涉及國家法律法規(guī)及行業(yè)特殊規(guī)定的采購項目，同時遵循相關規(guī)定執(zhí)行。（三）基本原則1.合法性原則采購活動必須遵守國家法律法規(guī)、國際貿(mào)易規(guī)則以及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購資金使用效益。3.公開公平公正原則采購過程應公開透明，遵循公平競爭原則，確保所有潛在供應商享有平等的參與機會，公正地對待每一個供應商，維護市場競爭秩序。4.風險管理原則識別、評估和應對采購過程中的各種風險，采取有效的風險控制措施，保障采購活動順利進行，降低公司面臨的采購風險。二、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、業(yè)務需求等，定期或不定期提出采購申請詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容，并提交相關技術文件或業(yè)務需求說明。2.采購申請應經(jīng)過部門負責人審核確保需求的合理性、必要性和準確性，審核通過后提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，結合庫存情況、市場供應狀況等因素制定詳細的采購計劃，明確采購方式、采購時間安排、預算控制等內(nèi)容。2.采購計劃需經(jīng)財務部門審核確保采購預算合理，符合公司財務規(guī)定，審核通過后報公司領導審批。（三）供應商選擇與管理1.建立供應商信息庫通過多種渠道收集供應商信息，包括市場調(diào)研、行業(yè)推薦、供應商自薦等，對供應商進行分類管理，記錄其基本信息、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等情況。2.供應商評估與選擇根據(jù)采購需求，從供應商信息庫中篩選潛在供應商，對其進行實地考察、樣品測試、資質(zhì)審核等評估工作，綜合考慮供應商的信譽、實力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇合適的供應商。3.與選定的供應商簽訂采購合同明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款，確保合同合法有效，保障雙方利益。4.定期對供應商進行績效評估根據(jù)合同執(zhí)行情況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面對供應商進行評價，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵或增加合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理。（四）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同和采購計劃，向供應商發(fā)送采購訂單明確采購物品或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。2.對于重要采購項目或金額較大的采購合同采購部門應指定專人負責跟蹤監(jiān)督，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購任務順利完成。（五）到貨驗收1.采購物品到貨前，采購部門應通知質(zhì)量檢驗部門、使用部門等相關人員做好驗收準備明確驗收標準和驗收流程。2.到貨后，由質(zhì)量檢驗部門按照驗收標準進行檢驗檢驗內(nèi)容包括外觀、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面，對于需要進行性能測試或功能驗證的物品，應進行相應的測試和驗證工作。3.質(zhì)量檢驗合格的物品，由使用部門進行試用或確認確保符合實際使用需求，試用或確認通過后辦理入庫手續(xù)；質(zhì)量檢驗不合格的物品，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取補貨、換貨、退貨、降價等措施解決問題。（六）付款結算1.采購部門根據(jù)采購合同和到貨驗收情況，填寫付款申請單附上采購發(fā)票、驗收報告、入庫單等相關憑證，經(jīng)部門負責人審核后提交至財務部門。2.財務部門按照公司財務制度和采購合同約定對付款申請進行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)，確保付款及時、準確、合規(guī)。三、采購風險管理（一）風險識別與評估1.建立采購風險識別機制定期對采購過程中的各種風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險、資金風險等。2.采用定性與定量相結合的方法對采購風險進行評估確定風險的等級和影響程度，為制定風險應對措施提供依據(jù)。（二）風險應對措施1.市場風險應對密切關注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場價格波動、供應短缺等信息，合理安排采購計劃，采取套期保值、簽訂長期合同、分散采購渠道等措施降低市場風險。2.供應商風險應對加強供應商管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商，與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系；要求供應商提供履約擔保，增加備用供應商，定期對供應商進行評估和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商出現(xiàn)的問題，降低供應商風險。3.質(zhì)量風險應對嚴格質(zhì)量檢驗標準和驗收流程，加強對采購物品的質(zhì)量控制；要求供應商提供質(zhì)量保證文件和售后服務承諾，對質(zhì)量不合格的物品及時采取措施進行處理，降低質(zhì)量風險。4.合同風險應對簽訂規(guī)范、嚴謹?shù)牟少徍贤?，明確雙方的權利和義務，避免合同漏洞和糾紛；加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行，降低合同風險。5.資金風險應對合理安排采購資金，確保資金充足；加強資金預算管理，嚴格控制采購成本，避免資金浪費和超支；優(yōu)化付款方式，根據(jù)采購合同約定和供應商信譽，合理確定付款時間和金額，降低資金風險。四、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.采購部門應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制定期對采購工作進行自查自糾，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，規(guī)范采購行為，防止違規(guī)操作和腐敗現(xiàn)象發(fā)生。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的監(jiān)督檢查遵守國家法律法規(guī)和政策要求，積極配合政府部門的監(jiān)督檢查工作，及時整改存在的問題。2.主動接受社會監(jiān)督通過公司網(wǎng)站、公告欄等渠道公開采購信息，接受供應商、客戶及社會公眾的監(jiān)督，提高采購活動的透明度和公信力。五、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購部門應建立采購信息收集渠道廣泛收集市場信息、供應商信息、采購政策法規(guī)等相關信息，并進行分類整理和分析，為采購決策提供依據(jù)。2.定期對采購信息進行更新和維護確保信息的準確性和時效性，及時淘汰無效信息，補充新的信息。（二）采購檔案管理1.建立完善的采購檔案管理制度對采購過程中產(chǎn)生的各類文件和資料進行分類歸檔，包括采購申請、采購計劃、采購合同、驗收報告、付款憑證等，確保檔案資料完整、準確、可追溯。2.采購檔案應妥善保管按照檔案管理規(guī)定進行存放，便于查閱和使用，保存期限應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定要求。六、附則（一）解釋權本管理辦法由公司[具體部門]負責解釋。（二）修訂與廢止1.