質保金扣留管理辦法一、總則（一）目的為加強公司質保金扣留管理，規(guī)范質保金扣留行為，保障公司合法權益，確保項目質量和售后服務，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與供應商簽訂的各類采購合同、工程合同等涉及質保金扣留的業(yè)務活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保質保金扣留管理工作合法合規(guī)。2.公平公正原則：對所有供應商一視同仁，按照合同約定和本辦法規(guī)定進行質保金扣留操作，不偏袒、不歧視。3.誠實守信原則：供應商應誠實守信履行合同義務，公司在質保金扣留管理過程中也應秉持誠信態(tài)度，及時處理相關事宜。4.風險防控原則：通過合理的質保金扣留管理，有效防控質量風險和售后服務風險，保障公司利益。二、質保金扣留的依據（一）合同約定公司與供應商簽訂的合同中應明確約定質保金的扣留比例、扣留期限、返還條件等具體條款。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定執(zhí)行。（二）法律法規(guī)及行業(yè)標準國家法律法規(guī)和行業(yè)標準對質保金扣留管理有明確規(guī)定的，從其規(guī)定。如相關法律法規(guī)要求某些特定行業(yè)或項目必須預留一定比例的質保金，并規(guī)定了相應的扣留和返還期限等。三、質保金扣留的比例與期限（一）扣留比例根據合同性質和項目特點，合理確定質保金扣留比例。一般情況下，質保金扣留比例為合同總金額的[X]%[X]%。對于質量要求較高、售后服務期限較長或風險較大的項目，可適當提高質保金扣留比例；對于質量穩(wěn)定、風險較小的項目，可適當降低扣留比例。（二）扣留期限質保金扣留期限應在合同中明確約定，一般自項目驗收合格之日起計算，扣留期限為[X]個月至[X]年不等。具體扣留期限根據項目實際情況和行業(yè)慣例確定。四、質保金扣留的操作流程（一）項目驗收階段1.項目完成后，由公司相關部門組織驗收。驗收合格后，驗收小組應出具驗收報告。2.如驗收發(fā)現質量問題或供應商未履行合同約定的售后服務義務，應及時通知供應商進行整改。整改完成后進行復查，直至達到驗收標準。（二）質保金扣留通知1.驗收合格且質保期開始后，公司財務部門根據合同約定計算應扣留的質保金金額。2.財務部門填寫《質保金扣留通知書》，明確扣留質保金的金額、依據、期限等信息，并加蓋公司公章。3.《質保金扣留通知書》一式兩份，一份送達供應商，一份留存公司財務部門備案。（三）質保金扣留賬務處理1.財務部門收到《質保金扣留通知書》后，按照規(guī)定進行賬務處理，將扣留的質保金從應付賬款中分離出來，單獨核算。2.設立專門的質保金臺賬，詳細記錄質保金的扣留、返還等情況，包括供應商名稱、合同編號、扣留金額、扣留期限、返還日期等信息。五、質保期內的管理與監(jiān)督（一）供應商售后服務跟蹤1.質保期內，公司相關部門負責跟蹤供應商的售后服務情況，及時了解項目運行狀況和質量狀況。2.如接到客戶反饋的質量問題或售后服務需求，應及時通知供應商，并要求其在規(guī)定時間內響應和處理。（二）供應商整改監(jiān)督1.對于供應商在質保期內出現的質量問題或未履行售后服務義務的情況，公司應督促其進行整改。2.整改過程中，公司相關部門應進行監(jiān)督檢查，確保整改措施有效執(zhí)行，直至問題得到徹底解決。（三）質保期內的溝通協調1.建立與供應商的定期溝通機制，及時解決質保期內出現的問題。溝通方式包括電話、郵件、會議等。2.對于重大質量問題或涉及金額較大的售后服務事項，應組織專門會議進行研究討論，明確解決方案和責任分工。六、質保金返還的條件與流程（一）返還條件1.質保期屆滿，且供應商在質保期內認真履行了合同約定的質量保證和售后服務義務，未出現任何質量問題或違約行為。2.經公司相關部門檢查確認，項目質量符合合同要求，售后服務達到標準。（二）返還申請1.質保期屆滿前[X]個工作日，供應商應向公司提交《質保金返還申請表》，并附相關證明材料，如項目驗收報告、售后服務記錄等。2.《質保金返還申請表》應詳細說明質保期內的質量保證和售后服務情況，以及申請返還質保金的金額。（三）返還審核1.公司相關部門收到供應商的《質保金返還申請表》后，對申請材料進行審核。審核內容包括項目質量狀況、售后服務記錄、合同履行情況等。2.如審核發(fā)現問題，應及時通知供應商進行整改或補充材料。整改完成并經復查合格后，方可進入質保金返還流程。（四）返還審批1.審核通過后，《質保金返還申請表》及相關材料提交公司領導審批。2.公司領導根據審核情況和公司資金狀況等因素進行審批，批準后簽字確認。（五）質保金返還1.財務部門根據公司領導的審批意見，辦理質保金返還手續(xù)。2.將扣留的質保金本金及相應利息（如有）返還給供應商，返還方式可采用銀行轉賬等方式。七、爭議處理（一）爭議協商1.在質保金扣留、返還及相關管理過程中，如供應商與公司發(fā)生爭議，雙方應首先通過友好協商解決。2.協商應在平等、自愿、公平的基礎上進行，雙方應充分溝通各自的觀點和訴求，尋求達成一致的解決方案。（二）爭議調解1.如協商不成，可由雙方共同認可的第三方機構進行調解。調解機構應具備相關專業(yè)資質和經驗，能夠公正、客觀地處理爭議。2.調解過程中，雙方應積極配合調解機構的工作，提供相關證據和資料，接受調解機構的調查和詢問。（三）爭議仲裁或訴訟1.如調解仍無法解決爭議，雙方可根據合同約定選擇仲裁或向有管轄權的人民法院提起訴訟。2.在仲裁或訴訟過程中，雙方應按照法律規(guī)定和程序進行舉證、質證和辯論，維護自身合法權益。八、罰則（一）供應商違約處罰1.如供應商在質保期內未履行合同約定的質量保證和售后服務義務，公司有權按照合同約定扣除相應的質保金作為違約金。2.對于因供應商原因導致的質量問題給公司造成損失的，供應商應承擔賠償責任，公司可從質保金中扣除相應賠償金額，不足部分有權向供應商追償。3.如供應商存在嚴重違約行為，公司有權解除合同，并要求供應商返還已支付的全部款項，同時承擔相應的法律責任。（二）公司違規(guī)處罰1.公司工作人員在質保金扣留管理過程中，如存在違反法律法規(guī)、本辦法規(guī)定或濫用職權、玩忽職守等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。2.因公司工