行政桌椅物資管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政桌椅物資的管理，規(guī)范行政桌椅的采購(gòu)、使用、維護(hù)、調(diào)配及報(bào)廢等流程，確保行政桌椅物資的合理配置與有效利用，提高公司資產(chǎn)管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)行政桌椅物資的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司行政桌椅物資實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算的管理體制。2.合理配置原則：根據(jù)公司各部門(mén)工作實(shí)際需求，合理配置行政桌椅物資，提高資產(chǎn)使用效率。3.成本效益原則：在滿(mǎn)足工作需要的前提下，充分考慮成本因素，優(yōu)化采購(gòu)、使用等環(huán)節(jié)，降低管理成本。4.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司規(guī)定的流程進(jìn)行行政桌椅物資的管理操作。二、管理職責(zé)（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定行政桌椅物資的年度采購(gòu)計(jì)劃，并組織實(shí)施采購(gòu)工作。2.建立行政桌椅物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的采購(gòu)、使用、調(diào)配、維護(hù)及報(bào)廢等情況。3.定期對(duì)行政桌椅物資進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.負(fù)責(zé)行政桌椅物資的日常調(diào)配工作，根據(jù)各部門(mén)需求及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。5.組織對(duì)損壞的行政桌椅進(jìn)行維修，對(duì)無(wú)法維修或維修成本過(guò)高的物資提出報(bào)廢申請(qǐng)。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核行政桌椅物資采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。2.按照財(cái)務(wù)制度對(duì)行政桌椅物資的采購(gòu)、折舊、報(bào)廢等進(jìn)行賬務(wù)處理。3.協(xié)助行政部門(mén)進(jìn)行行政桌椅物資的清查盤(pán)點(diǎn)工作，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。（三）使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)行政桌椅物資的日常使用管理，合理使用并妥善保管，確保資產(chǎn)安全完整。2.定期對(duì)本部門(mén)行政桌椅物資進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。3.根據(jù)工作需要，向行政部門(mén)提出行政桌椅物資的調(diào)配、維修或新增需求。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.行政部門(mén)應(yīng)于每年年底前，根據(jù)公司各部門(mén)人員變動(dòng)、辦公場(chǎng)地調(diào)整及業(yè)務(wù)發(fā)展需求等情況，編制下一年度行政桌椅物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。如因特殊情況需臨時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)按上述審批流程進(jìn)行變更。（二）采購(gòu)方式1.對(duì)于批量較大、金額較高的行政桌椅采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)、公平、公正。2.對(duì)于批量較小、金額較低的行政桌椅采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)或單一來(lái)源采購(gòu)等方式進(jìn)行。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)：使用部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)《行政桌椅物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部門(mén)。2.需求審核：行政部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性與必要性，并結(jié)合庫(kù)存情況提出初步意見(jiàn)。3.計(jì)劃編制：行政部門(mén)根據(jù)審核后的采購(gòu)申請(qǐng)，編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。4.審批：采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.采購(gòu)實(shí)施：行政部門(mén)按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃組織實(shí)施采購(gòu)工作。對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)及公司招標(biāo)管理規(guī)定進(jìn)行操作；對(duì)于其他采購(gòu)方式，應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和資質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。6.合同簽訂：采購(gòu)?fù)瓿珊螅姓块T(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。7.驗(yàn)收付款：行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)的行政桌椅物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后填寫(xiě)《行政桌椅物資驗(yàn)收單》。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收單及采購(gòu)合同進(jìn)行付款結(jié)算。四、使用與維護(hù)管理（一）使用管理1.使用部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的用途使用行政桌椅物資，不得擅自改變其用途或挪作他用。2.員工應(yīng)愛(ài)護(hù)行政桌椅物資，保持其整潔完好。如發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向本部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并查明原因。3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)行政桌椅物資的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）維護(hù)管理1.行政部門(mén)應(yīng)建立行政桌椅物資維護(hù)制度，定期對(duì)行政桌椅進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修。2.對(duì)于一般性的損壞，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織維修人員進(jìn)行維修；對(duì)于較為嚴(yán)重的損壞或涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)問(wèn)題的維修，應(yīng)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修廠(chǎng)家進(jìn)行處理。3.維修人員應(yīng)做好維修記錄，包括維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。4.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)行政桌椅物資的使用年限、損壞情況等，合理安排更新?lián)Q代計(jì)劃，確保辦公環(huán)境的舒適與正常使用。五、調(diào)配管理（一）調(diào)配原則1.以滿(mǎn)足工作需要為前提，優(yōu)先在公司內(nèi)部進(jìn)行行政桌椅物資的調(diào)配。2.遵循合理、高效、節(jié)約的原則，提高資產(chǎn)的使用效率。（二）調(diào)配流程1.調(diào)出申請(qǐng)：使用部門(mén)因工作變動(dòng)或其他原因不再需要使用行政桌椅物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《行政桌椅物資調(diào)配申請(qǐng)表》，注明調(diào)出物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、原因等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部門(mén)。2.調(diào)配審核：行政部門(mén)對(duì)調(diào)出申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)物資的狀況及可用性，并結(jié)合其他部門(mén)需求情況提出調(diào)配意見(jiàn)。3.調(diào)入安排：行政部門(mén)根據(jù)調(diào)配意見(jiàn)，確定調(diào)入部門(mén)，并通知調(diào)入部門(mén)辦理接收手續(xù)。4.資產(chǎn)轉(zhuǎn)移：調(diào)出部門(mén)與調(diào)入部門(mén)辦理行政桌椅物資的交接手續(xù)，填寫(xiě)《行政桌椅物資交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。行政部門(mén)根據(jù)交接清單及時(shí)調(diào)整資產(chǎn)臺(tái)賬。六、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.已超過(guò)使用年限且無(wú)法正常使用的行政桌椅物資。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聡?yán)重?fù)p壞且無(wú)法修復(fù)的行政桌椅物資。3.技術(shù)淘汰或因其他原因不再適用的行政桌椅物資。（二）報(bào)廢審批1.使用部門(mén)發(fā)現(xiàn)行政桌椅物資符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《行政桌椅物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行鑒定，核實(shí)情況屬實(shí)后，提出報(bào)廢處理意見(jiàn)，并報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的報(bào)廢申請(qǐng)，行政部門(mén)方可進(jìn)行后續(xù)報(bào)廢處理工作。（三）報(bào)廢處理1.對(duì)于批準(zhǔn)報(bào)廢的行政桌椅物資，行政部門(mén)應(yīng)按照公司規(guī)定的方式進(jìn)行處理。一般可采用變賣(mài)、捐贈(zèng)或報(bào)廢拆解等方式，但需確保處理過(guò)程合法合規(guī)，并做好記錄。2.變賣(mài)報(bào)廢物資的收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)，納入公司統(tǒng)一核算。3.行政部門(mén)應(yīng)在報(bào)廢處理完成后，及時(shí)更新資產(chǎn)臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。七、清查盤(pán)點(diǎn)管理（一）清查盤(pán)點(diǎn)周期1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)行政桌椅物資進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查盤(pán)點(diǎn)。2.根據(jù)實(shí)際情況，可在季度末或年末對(duì)部分重點(diǎn)物資進(jìn)行抽查盤(pán)點(diǎn)。（二）清查盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容1.核對(duì)行政桌椅物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等是否與資產(chǎn)臺(tái)賬記錄一致。2.檢查行政桌椅物資的使用狀況，是否存在損壞、丟失等情況。3.核實(shí)行政桌椅物資的存放地點(diǎn)是否與臺(tái)賬記錄相符。（三）清查盤(pán)點(diǎn)程序1.制定清查盤(pán)點(diǎn)方案：行政部門(mén)根據(jù)公司實(shí)際情況，制定詳細(xì)的清查盤(pán)點(diǎn)方案，明確清查盤(pán)點(diǎn)的范圍、方法、時(shí)間安排及人員分工等。2.組織實(shí)施清查盤(pán)點(diǎn)：按照清查盤(pán)點(diǎn)方案，組織相關(guān)人員對(duì)行政桌椅物資進(jìn)行實(shí)地清查盤(pán)點(diǎn)。清查人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)物資，如實(shí)記錄清查結(jié)果。3.編制清查盤(pán)點(diǎn)報(bào)告：清查盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)清查結(jié)果編制清查盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明清查盤(pán)點(diǎn)的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理建議等。4.結(jié)果處理：對(duì)于清查盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈、盤(pán)虧情況，行政部門(mén)應(yīng)查明原因，提出處理意見(jiàn)，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整和處理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)行政桌椅物資管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，確保管理工作規(guī)范有序。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購(gòu)流程的合規(guī)性、資產(chǎn)使用與維護(hù)情況、調(diào)配與報(bào)廢處理的合理性、清查盤(pán)點(diǎn)工作的落實(shí)情況等。（二）考核評(píng)價(jià)1.行政部門(mén)應(yīng)建立行政桌椅物資管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各使用部門(mén)的行政桌椅