企業(yè)行政管理事務(wù)清單流程工具書前言為規(guī)范企業(yè)行政管理事務(wù)操作，提升行政工作效率，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，保證行政工作標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、可追溯，特編制本工具書。本書涵蓋辦公環(huán)境維護(hù)、物資采購、會(huì)議管理、差旅管理、檔案管理、印章管理、固定資產(chǎn)管理七大核心模塊，適用于企業(yè)行政部、各部門行政對(duì)接人及相關(guān)崗位人員，旨在為企業(yè)日常行政管理提供清晰的指引和實(shí)用的操作模板。一、辦公環(huán)境維護(hù)：日常管理規(guī)范與操作指引（一）適用場景與核心目標(biāo)適用場景：包括但不限于日常辦公區(qū)域清潔、辦公設(shè)施（空調(diào)、打印機(jī)、照明等）故障報(bào)修、綠植養(yǎng)護(hù)、辦公區(qū)域安全巡查等行政環(huán)境維護(hù)工作。核心目標(biāo)：營造整潔、安全、舒適的辦公環(huán)境，保障員工工作效率，延長辦公設(shè)施使用壽命。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.日常巡檢（每日9:00前）責(zé)任主體：行政專員*操作內(nèi)容：（1）巡查各辦公區(qū)域（前臺(tái)、工位、會(huì)議室、走廊等）衛(wèi)生情況，檢查地面、桌面、門窗是否清潔，垃圾桶是否及時(shí)清空；（2）檢查辦公設(shè)施運(yùn)行狀態(tài)：空調(diào)溫度設(shè)置是否合理（夏季24-26℃，冬季18-20℃）、打印機(jī)/復(fù)印機(jī)是否有卡紙、照明設(shè)備是否完好；（3）巡查綠植生長狀態(tài)，有無枯萎、病蟲害情況；（4）檢查消防設(shè)施（滅火器、消防栓）是否在有效期內(nèi)，安全通道是否暢通。輸出記錄：填寫《辦公環(huán)境巡檢表》（見模板1.1），記錄異常情況并拍照留存。2.問題處理與跟進(jìn)責(zé)任主體：行政專員（報(bào)修）、行政主管（審批）、維修供應(yīng)商*（處理）操作內(nèi)容：（1）設(shè)施故障報(bào)修：巡檢發(fā)覺故障后，行政專員通過OA系統(tǒng)提交《設(shè)施維修申請(qǐng)單》，注明故障位置、設(shè)備型號(hào)、故障描述；（2）審批流程：行政主管*在1個(gè)工作日內(nèi)審批，審批通過后轉(zhuǎn)交維修供應(yīng)商；（3）維修跟進(jìn)：行政專員跟蹤維修進(jìn)度，要求供應(yīng)商在4個(gè)工作日內(nèi)完成維修（緊急故障2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)），維修完成后驗(yàn)收并簽字確認(rèn)；（4）衛(wèi)生/綠植問題：日常清潔問題要求保潔公司當(dāng)日整改，綠植問題聯(lián)系養(yǎng)護(hù)供應(yīng)商2個(gè)工作日內(nèi)更換或養(yǎng)護(hù)。3.定期專項(xiàng)檢查（每周五下午）責(zé)任主體：行政主管、各部門行政對(duì)接人操作內(nèi)容：（1）聯(lián)合各部門行政對(duì)接人，對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行全面檢查，重點(diǎn)檢查衛(wèi)生死角、設(shè)備使用規(guī)范、安全用電等；（2）針對(duì)檢查問題，形成《辦公環(huán)境整改清單》，明確責(zé)任部門及整改期限（一般不超過3個(gè)工作日）；（3）整改完成后，行政專員復(fù)核并記錄歸檔。（三）配套表單模板模板1.1：辦公環(huán)境巡檢表巡檢日期巡檢區(qū)域衛(wèi)生狀況（優(yōu)/良/差）設(shè)施運(yùn)行狀態(tài)（正常/故障）故障詳情綠植狀況（正常/異常）異常處理情況巡檢人2023-10-01前臺(tái)區(qū)域良正常—正?！?2023-10-01銷售部工位差故障（打印機(jī)卡紙）3號(hào)打印機(jī)頻繁卡紙正常已報(bào)修，待處理*模板1.2：設(shè)施維修申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期行政部**-2023-10-01設(shè)備名稱故障位置故障描述期望完成時(shí)間三星打印機(jī)3樓銷售部打印文件時(shí)頻繁卡紙，提示“紙張錯(cuò)誤”2023-10-03審批意見行政主管*：同意維修，請(qǐng)供應(yīng)商優(yōu)先處理。處理結(jié)果維修供應(yīng)商*：2023-10-02更換搓輪，測試正常。驗(yàn)收人：*日期：2023-10-02（四）執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)巡檢記錄需每日更新，異常問題需在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)處理流程；維修供應(yīng)商需簽訂《服務(wù)協(xié)議》，明確響應(yīng)時(shí)間、維修質(zhì)量及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；保潔、綠植養(yǎng)護(hù)供應(yīng)商需每月提交服務(wù)報(bào)告，行政部不定期抽查服務(wù)質(zhì)量；員工如發(fā)覺辦公環(huán)境問題，可通過企業(yè)群或OA系統(tǒng)直接反饋行政專員，行政專員需在1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)。二、物資采購：需求提報(bào)與采購執(zhí)行流程（一）適用場景與核心目標(biāo)適用場景：包括辦公耗材（紙張、筆、文件夾等）、勞保用品（口罩、消毒液等）、行政服務(wù)（快遞、綠植租賃）等非生產(chǎn)類物資的采購。核心目標(biāo)：規(guī)范采購流程，控制采購成本，保證物資質(zhì)量，滿足各部門日常辦公需求。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.需求提報(bào)（每月25日前）責(zé)任主體：各部門行政對(duì)接人、需求部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：（1）各部門根據(jù)下月工作計(jì)劃，填寫《物資采購需求表》（見模板2.1），注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額；（2）需求部門負(fù)責(zé)人*審核需求合理性，保證無重復(fù)、超量采購；（3）各部門行政對(duì)接人*匯總本部門需求，于每月25日前提交至行政部。2.需求匯總與審批（每月26日-28日）責(zé)任主體：行政專員（匯總）、行政主管（初審）、財(cái)務(wù)經(jīng)理（預(yù)算審核）、總經(jīng)理（終審）操作內(nèi)容：（1）行政專員*匯總各部門需求，編制《月度采購計(jì)劃匯總表》，審核物資規(guī)格、數(shù)量的合理性；（2）行政主管*初審采購計(jì)劃的必要性，重點(diǎn)核查高頻物資（如紙張、墨盒）的庫存情況，避免積壓；（3）財(cái)務(wù)經(jīng)理*審核采購預(yù)算，保證不超部門年度預(yù)算；（4）總經(jīng)理*終審，審批通過后列入下月采購清單。3.供應(yīng)商選擇與下單（每月29日-30日）責(zé)任主體：行政專員、行政主管操作內(nèi)容：（1）供應(yīng)商選擇：對(duì)于常規(guī)物資（如辦公耗材），從《合格供應(yīng)商名錄》（見模板2.2）中選擇2-3家比價(jià)，優(yōu)先選擇性價(jià)比高、服務(wù)好的供應(yīng)商；對(duì)于新物資或大額采購（單筆超5000元），需組織3家及以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，形成《比價(jià)記錄表》；（2）下單執(zhí)行：確定供應(yīng)商后，行政專員通過OA系統(tǒng)《采購訂單》，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交付時(shí)間及付款方式，經(jīng)行政主管*審批后發(fā)送給供應(yīng)商；（3）交貨跟進(jìn)：供應(yīng)商需在約定時(shí)間內(nèi)送貨上門，行政專員核對(duì)物資數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量，確認(rèn)無誤后簽字收貨，并填寫《物資驗(yàn)收單》（見模板2.3）。4.付款與入庫（次月1日-5日）責(zé)任主體：行政專員、財(cái)務(wù)專員操作內(nèi)容：（1）行政專員*匯總《物資驗(yàn)收單》，與采購訂單、發(fā)票核對(duì)無誤后，提交財(cái)務(wù)部；（2）財(cái)務(wù)專員*審核單據(jù)，保證“三單匹配”（訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票），于10個(gè)工作日內(nèi)完成付款；（3）行政專員*將物資入庫，更新《物資庫存臺(tái)賬》（見模板2.4），保證賬實(shí)相符。（三）配套表單模板模板2.1：物資采購需求表需求部門銷售部申請(qǐng)人*日期2023-09-25物資名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量用途預(yù)算金額（元）A4復(fù)印紙80g包20日常打印600黑色簽字筆0.5mm支50簽字使用150需求部門負(fù)責(zé)人意見同意采購，請(qǐng)行政部按月度計(jì)劃執(zhí)行。簽名：*日期：2023-09-25模板2.2：合格供應(yīng)商名錄（部分）供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話主營品類合作年限評(píng)價(jià)等級(jí)（優(yōu)/良/中）辦公用品公司**-辦公耗材3年優(yōu)勞保用品公司**-勞保用品2年良模板2.3：物資驗(yàn)收單采購訂單號(hào)CG202310001供應(yīng)商辦公用品公司交貨日期2023-09-30物資名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量質(zhì)量狀況A4復(fù)印紙80g包2020合格黑色簽字筆0.5mm支5050合格模板2.4：物資庫存臺(tái)賬（部分）物資名稱規(guī)格型號(hào)上月結(jié)存本月入庫本月出庫本月結(jié)存管理人A4復(fù)印紙80g30包20包25包25包*黑色簽字筆0.5mm100支50支60支90支*（四）執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)采購需求需提前提報(bào)，避免臨時(shí)緊急采購（緊急采購需經(jīng)總經(jīng)理*特批，事后補(bǔ)流程）；供應(yīng)商選擇需遵循“公開、公平、公正”原則，嚴(yán)禁采購人員收受回扣；物資入庫需嚴(yán)格驗(yàn)收，質(zhì)量不合格或數(shù)量不符的，需在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨；庫存物資需定期盤點(diǎn)（每月一次），保證賬實(shí)相符，積壓物資需及時(shí)上報(bào)處理。三、會(huì)議管理：會(huì)前籌備到會(huì)后全流程規(guī)范（一）適用場景與核心目標(biāo)適用場景：包括公司級(jí)會(huì)議（年度總結(jié)會(huì)、戰(zhàn)略研討會(huì)）、部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、外部會(huì)議（客戶洽談會(huì)、行業(yè)研討會(huì)）等各類會(huì)議的組織與管理。核心目標(biāo)：保證會(huì)議有序高效召開，明確會(huì)議目標(biāo)，保障會(huì)議成果落地。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.會(huì)議發(fā)起與審批（會(huì)前3-5個(gè)工作日）責(zé)任主體：會(huì)議發(fā)起人、部門負(fù)責(zé)人、行政部*操作內(nèi)容：（1）會(huì)議發(fā)起人*填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》（見模板3.1），注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、所需物料（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）；（2）部門負(fù)責(zé)人*審核會(huì)議必要性及議程合理性；（3）行政部*審核場地、物料安排，保證無沖突；（4）總經(jīng)理（公司級(jí)會(huì)議）或分管副總（部門會(huì)議）審批，審批通過后由行政部統(tǒng)籌安排。2.會(huì)前籌備（會(huì)前1-2個(gè)工作日）責(zé)任主體：行政專員、會(huì)議發(fā)起人操作內(nèi)容：（1）場地布置：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)布置場地——公司級(jí)會(huì)議需懸掛橫幅、擺放席卡、調(diào)試音響；部門例會(huì)只需保證桌椅整齊、投影正常；（2）物料準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會(huì)議資料（議程、PPT、簽到表）、文具（筆、筆記本）、飲用水、茶歇（如需），并提前1小時(shí)送達(dá)會(huì)場；（3）通知確認(rèn)：通過OA系統(tǒng)、企業(yè)群發(fā)送會(huì)議通知，注明“會(huì)議重要性+準(zhǔn)時(shí)要求”，會(huì)前1天再次提醒參會(huì)人員，確認(rèn)參會(huì)情況。3.會(huì)中服務(wù)（會(huì)議期間）責(zé)任主體：行政專員、會(huì)議主持人操作內(nèi)容：（1）簽到管理：參會(huì)人員簽到時(shí)，行政專員核對(duì)身份，引導(dǎo)入座；（2）設(shè)備保障：全程監(jiān)控投影、音響等設(shè)備，保證會(huì)議順利進(jìn)行；（3）記錄要點(diǎn)：行政專員或指定人員記錄會(huì)議紀(jì)要（含決議事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限）；（4）茶歇服務(wù)：如會(huì)議超過1.5小時(shí)，按時(shí)提供茶歇（咖啡、茶點(diǎn)），避免會(huì)議中斷。4.會(huì)后跟進(jìn)（會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)）責(zé)任主體：行政專員、會(huì)議發(fā)起人、責(zé)任人*操作內(nèi)容：（1）資料整理：整理會(huì)議簽到表、會(huì)議紀(jì)要、PPT等資料，歸檔保存（電子檔存OA系統(tǒng)，紙質(zhì)檔存行政部檔案柜）；（2）紀(jì)要分發(fā)：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議發(fā)起人*審核無誤后，1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)部門；（3）任務(wù)跟蹤：行政專員跟蹤決議事項(xiàng)落實(shí)情況，每周更新《會(huì)議任務(wù)跟蹤表》（見模板3.2），向總經(jīng)理*匯報(bào)進(jìn)度。（三）配套表單模板模板3.1：會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)議名稱2023年第三季度銷售總結(jié)會(huì)發(fā)起部門銷售部發(fā)起人*會(huì)議時(shí)間2023-10-1514:00-16:00地點(diǎn)3樓會(huì)議室參會(huì)人員銷售部全體、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理會(huì)議議程1.銷售部經(jīng)理匯報(bào)Q3業(yè)績；2.各區(qū)域負(fù)責(zé)人匯報(bào)；3.總經(jīng)理總結(jié)講話所需物料投影儀、麥克風(fēng)、席卡（10個(gè)）、A4紙（50張）審批意見行政部*：場地已預(yù)留，物料已準(zhǔn)備。簽名：*日期：2023-10-10模板3.2：會(huì)議任務(wù)跟蹤表任務(wù)描述責(zé)任人完成時(shí)限進(jìn)度（未開始/進(jìn)行中/已完成）問題描述更新日期制定Q4銷售計(jì)劃銷售部經(jīng)理*2023-10-20進(jìn)行中需結(jié)合市場部調(diào)研數(shù)據(jù)2023-10-16核算Q3銷售提成財(cái)務(wù)專員*2023-10-18已完成已提交總經(jīng)理*審批2023-10-17（四）執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)會(huì)議需提前明確目標(biāo)，避免“無主題、無議程”的無效會(huì)議；會(huì)議時(shí)長需嚴(yán)格控制（公司級(jí)會(huì)議不超過2小時(shí)，部門例會(huì)不超過1小時(shí)）；會(huì)議紀(jì)要需“一事一議”，明確責(zé)任人和時(shí)限，避免模糊表述；會(huì)后任務(wù)跟蹤需每周通報(bào)，未按時(shí)完成的需說明原因并制定補(bǔ)救措施。四、差旅管理：出差申請(qǐng)與報(bào)銷全流程（一）適用場景與核心目標(biāo)適用場景：包括員工因公出差（客戶拜訪、項(xiàng)目調(diào)研、參加會(huì)議）、客戶接待、商務(wù)考察等產(chǎn)生的交通、住宿、餐飲費(fèi)用管理。核心目標(biāo)：規(guī)范差旅行為，控制差旅成本，保障員工出差安全，提高差旅效率。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.出差申請(qǐng)與審批（出差前1-3個(gè)工作日）責(zé)任主體：出差人、部門負(fù)責(zé)人、行政部、財(cái)務(wù)經(jīng)理操作內(nèi)容：（1）出差人*填寫《出差申請(qǐng)單》（見模板4.1），注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排、交通方式（高鐵/飛機(jī)/汽車）、預(yù)計(jì)費(fèi)用；（2）部門負(fù)責(zé)人*審核出差必要性及行程合理性；（3）行政部*審核交通住宿標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司規(guī)定（見模板4.2《差旅標(biāo)準(zhǔn)表》）；（4）財(cái)務(wù)經(jīng)理審核預(yù)算，總經(jīng)理（出差超3天或跨?。徟?，審批通過后出差人方可預(yù)訂票務(wù)/住宿。2.票務(wù)與住宿預(yù)訂（出差前1個(gè)工作日）責(zé)任主體：出差人、行政專員操作內(nèi)容：（1）票務(wù)預(yù)訂：出差人通過公司合作的票務(wù)平臺(tái)預(yù)訂往返交通票，優(yōu)先選擇高鐵二等座/經(jīng)濟(jì)艙，如需升艙需經(jīng)總經(jīng)理*特批；（2）住宿預(yù)訂：出差人需預(yù)訂協(xié)議酒店（見模板4.3《協(xié)議酒店名錄》），非協(xié)議酒店需提前申請(qǐng)，住宿標(biāo)準(zhǔn)不得超過公司規(guī)定；（3）信息登記：預(yù)訂成功后，出差人將行程信息（車次/航班、酒店地址、聯(lián)系電話）報(bào)行政部備案，以便緊急情況聯(lián)系。3.出差期間管理（出差期間）責(zé)任主體：出差人、部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：（1）行程變更：如出差行程有變，需提前1天告知部門負(fù)責(zé)人*及行政部，并說明原因；（2）費(fèi)用控制：出差期間需嚴(yán)格控制費(fèi)用，超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用需由出差人自行承擔(dān)（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*審批）；（3）安全報(bào)備：出差人每日20:00前向部門負(fù)責(zé)人*報(bào)平安，出差返回后及時(shí)銷假。4.差旅報(bào)銷（出差返回后5個(gè)工作日內(nèi)）責(zé)任主體：出差人、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)專員、行政專員操作內(nèi)容：（1）單據(jù)整理：出差人整理差旅費(fèi)用票據(jù)（發(fā)票需與行程一致，注明“差旅”字樣），填寫《差旅報(bào)銷單》（見模板4.4），注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用明細(xì)；（2）部門審核：部門負(fù)責(zé)人*審核報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性及合規(guī)性；（3）財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)專員審核票據(jù)是否符合稅法規(guī)定、費(fèi)用是否超標(biāo)，審核通過后提交總經(jīng)理審批；（4）付款與歸檔：審批通過后，財(cái)務(wù)部在3個(gè)工作日內(nèi)完成付款，行政專員*將報(bào)銷單據(jù)歸檔保存。（三）配套表單模板模板4.1：出差申請(qǐng)單申請(qǐng)人*部門銷售部職位客戶經(jīng)理出差事由拜訪上海公司，洽談Q4合作事宜出差時(shí)間2023-10-10至10-12（共3天）出差地點(diǎn)上海行程安排10月10日：乘坐G123次高鐵（08:00-12:00）赴上海，入住酒店；10月11日：拜訪客戶；10月12日：乘坐G456次高鐵（15:00-19:00）返回交通方式高鐵二等座預(yù)計(jì)費(fèi)用3000元（交通800元、住宿1200元、餐飲1000元）審批意見部門負(fù)責(zé)人*：同意出差，請(qǐng)按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。簽名：*日期：2023-10-08模板4.2：差旅標(biāo)準(zhǔn)表職位交通方式住宿標(biāo)準(zhǔn)（元/晚）餐飲標(biāo)準(zhǔn)（元/天）市內(nèi)交通（元/天）總經(jīng)理飛機(jī)商務(wù)艙800300200部門經(jīng)理飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙/高鐵一等座600200150普通員工高鐵二等座/汽車400150100模板4.3：協(xié)議酒店名錄（部分）城市酒店名稱聯(lián)系電話協(xié)議價(jià)（元/晚）位置優(yōu)勢(shì)上海酒店*-450距離客戶公司1公里北京酒店*-500距離地鐵站500米模板4.4：差旅報(bào)銷單申請(qǐng)人*部門銷售部報(bào)銷日期2023-10-15出差事由拜訪上海公司出差時(shí)間2023-10-10至10-12費(fèi)用總額2850元費(fèi)用明細(xì)交通費(fèi)（高鐵票）750元住宿費(fèi)（2晚）900元餐飲費(fèi)（3天）附件高鐵票2張、住宿費(fèi)發(fā)票2張、餐飲發(fā)票5張審批意見財(cái)務(wù)專員*：票據(jù)合規(guī)，費(fèi)用未超標(biāo)。簽名：*日期：2023-10-16（四）執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)出差申請(qǐng)需提前審批，嚴(yán)禁“先出差后補(bǔ)申請(qǐng)”；票據(jù)需真實(shí)有效，發(fā)票抬頭為公司全稱，稅號(hào)需準(zhǔn)確，不得虛開發(fā)票；超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用需提前申請(qǐng)，未經(jīng)審批的超支部分不予報(bào)銷；差旅報(bào)銷需在返回后5個(gè)工作日內(nèi)提交，逾期未提交的需說明原因，最長不超過1個(gè)月。五、檔案管理：文件歸檔與借閱規(guī)范（一）適用場景與核心目標(biāo)適用場景：包括公司合同、證照、文件、會(huì)議紀(jì)要、員工檔案等各類具有保存價(jià)值的資料管理。核心目標(biāo)：保證檔案完整、安全、可追溯，提高檔案查詢效率，保障公司信息安全。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.檔案分類與編碼（檔案形成時(shí)）責(zé)任主體：檔案管理員、行政主管操作內(nèi)容：（1）分類標(biāo)準(zhǔn)：檔案分為一級(jí)類目（如行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、項(xiàng)目檔案）和二級(jí)類目（如行政檔案下設(shè)合同類、證照類、文件類）；（2）編碼規(guī)則：采用“一級(jí)類目代碼+二級(jí)類目代碼+年份+流水號(hào)”格式，如“XZ-HT-2023-001”（行政-合同-2023-001）；（3）編碼登記：檔案管理員*填寫《檔案分類編碼表》（見模板5.1），保證每份檔案有唯一編碼，避免重復(fù)。2.檔案收集與歸檔（每月末）責(zé)任主體：各部門行政對(duì)接人、檔案管理員操作內(nèi)容：（1）收集范圍：各部門需在每月末將本月形成的應(yīng)歸檔資料（合同、文件、會(huì)議紀(jì)要等）移交至行政部；（2）資料審核：檔案管理員*審核資料的完整性、真實(shí)性，缺失或不清晰的資料需退回補(bǔ)充；（3）歸檔登記：審核通過后，檔案管理員*在《檔案歸檔清單》（見模板5.2）中登記檔案名稱、編碼、形成部門、歸檔日期，并將檔案存入檔案柜。3.檔案保管與維護(hù)（定期）責(zé)任主體：檔案管理員*操作內(nèi)容：（1）存放環(huán)境：檔案柜需放置在干燥、通風(fēng)、防火的房間，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；（2）定期檢查：每季度檢查檔案是否有損壞、受潮、蟲蛀等情況，發(fā)覺問題及時(shí)處理；（3）備份管理：重要檔案（如合同、證照）需制作電子備份，存儲(chǔ)在公司服務(wù)器或加密U盤中，定期更新（每季度1次）。4.檔案借閱與銷毀（按需）責(zé)任主體：借閱人、部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員、總經(jīng)理操作內(nèi)容：（1）借閱申請(qǐng)：借閱人*填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見模板5.3），注明檔案名稱、編碼、借閱用途、借閱期限；（2）審批流程：部門負(fù)責(zé)人審核借閱必要性，涉密檔案需經(jīng)總經(jīng)理審批；（3）借閱管理：審批通過后，檔案管理員*登記借閱信息，借閱人需當(dāng)場核對(duì)檔案數(shù)量，借閱期限不超過7天（涉密檔案不超過3天）；（4）歸還與銷毀：借閱人需在到期前歸還檔案，檔案管理員檢查檔案完整性；對(duì)于超過保存期限的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清單》（見模板5.4），經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2人以上共同銷毀，并記錄銷毀過程。（三）配套表單模板模板5.1：檔案分類編碼表一級(jí)類目二級(jí)類目類目代碼示例編碼說明行政檔案合同類HTXZ-HT-2023-001行政部2023年第1份合同行政檔案證照類ZZXZ-ZZ-2023-005行政部2023年第5份證照人事檔案員工檔案YGRS-YG-2023-101人事部2023年第101號(hào)員工檔案模板5.2：檔案歸檔清單歸檔日期2023-09-30歸檔部門行政部歸檔人*檔案名稱檔案編碼形成日期頁數(shù)備注審核人辦公環(huán)境管理制度XZ-WJ-2023-0082023-09-1510—*2023年第三季度采購合同XZ-HT-2023-0122023-09-205—*模板5.3：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人*部門銷售部借閱日期2023-10-16檔案名稱檔案編碼借閱用途借閱期限審批人公司合作協(xié)議XZ-HT-2023-005客戶對(duì)賬3天部門負(fù)責(zé)人*：同意借閱。審批意見總經(jīng)理*：涉密檔案，嚴(yán)格控制借閱范圍。簽名：*日期：2023-10-16模板5.4：檔案銷毀清單銷毀日期2023-10-20銷毀部門行政部監(jiān)銷人、檔案名稱檔案編碼形成日期保存期限銷毀原因2021年年度總結(jié)會(huì)會(huì)議紀(jì)要XZ-JY-2021-0032021-12-252年保存期限已到2021年采購合同（已履行完畢）XZ-HT-2021-0182021-06-102年合同已履行完畢（四）執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)檔案分類編碼需統(tǒng)一，各部門不得自行調(diào)整；檔案歸檔需及時(shí)，不得拖延或遺漏；涉密檔案（如財(cái)務(wù)報(bào)表、核心技術(shù)資料）需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)總經(jīng)理*審批；檔銷毀需嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁私自銷毀重要檔案。六、印章管理：刻制與使用全流程（一）適用場景與核心目標(biāo)適用場景：包括公司公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等各類印章的刻制、保管、使用、銷毀管理。核心目標(biāo)：規(guī)范印章使用行為，防范印章風(fēng)險(xiǎn)，保證公司印章安全。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.印章刻制與備案（新設(shè)印章時(shí)）責(zé)任主體：行政部、總經(jīng)理、公安機(jī)關(guān)操作內(nèi)容：（1）刻制申請(qǐng)：因公司設(shè)立或業(yè)務(wù)需要刻制新印章時(shí)，由行政部*填寫《印章刻制申請(qǐng)表》（見模板6.1），說明印章名稱、規(guī)格、用途；（2）審批流程：總經(jīng)理*審批后，提交公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)刻制（公章需經(jīng)公安機(jī)關(guān)審批）；（3）備案登記：印章刻制完成后，行政部*到公安機(jī)關(guān)備案，并將印章信息（名稱、編號(hào)、印模）登記在《印章臺(tái)賬》（見模板6.2）中。2.印章保管（日常）責(zé)任主體：印章保管人（行政專員）、行政主管*操作內(nèi)容：（1）保管責(zé)任：印章由行政專員*專人保管，實(shí)行“專人專管、專柜存放”，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人隨身攜帶；（2）保管要求：印章不得帶離公司（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)，由2人以上共同攜帶）；印章使用后需及時(shí)鎖入保險(xiǎn)柜，不得隨意放置；（3）交接管理：印章保管人離職或調(diào)崗時(shí)，需辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接表》（見模板6.3），由行政主管*監(jiān)交，確認(rèn)印章數(shù)量及完好情況。3.印章使用（用印時(shí)）責(zé)任主體：申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人、印章保管人、總經(jīng)理操作內(nèi)容：（1）用印申請(qǐng)：申請(qǐng)人*填寫《用印申請(qǐng)審批表》（見模板6.4），注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、用印人；（2）審批流程：一般文件（如內(nèi)部通知、會(huì)議紀(jì)要）：部門負(fù)責(zé)人*審批；重要文件（如合同、協(xié)議、報(bào)表）：總經(jīng)理*審批；涉外文件或重大合同：需經(jīng)董事長*審批；（3）用印登記：審批通過后，印章保管人*核對(duì)文件內(nèi)容與申請(qǐng)是否一致，確認(rèn)無誤后加蓋印章，并在《印章使用登記表》（見模板6.5）中登記用印日期、文件名稱、份數(shù)、用印人、審批人；（4）文件留存：用印文件需留存1份（原件或復(fù)印件），歸檔至行政部檔案柜。4.印章停用與銷毀（不再使用時(shí)）責(zé)任主體：行政部、總經(jīng)理、公安機(jī)關(guān)操作內(nèi)容：（1）停用申請(qǐng)：因公司名稱變更、印章?lián)p壞或業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需停用印章時(shí)，由行政部*填寫《印章停用/銷毀申請(qǐng)表》（見模板6.6），說明停用原因；（2）審批與銷毀：總經(jīng)理審批后，對(duì)損壞或廢止的印章，由行政部聯(lián)系公安機(jī)關(guān)指定的單位銷毀，銷毀時(shí)需有2人以上在場，并記錄銷毀過程；（3）臺(tái)賬更新：停用或銷毀印章后，行政部*及時(shí)更新《印章臺(tái)賬》，注明“停用”或“銷毀”及日期。（三）配套表單模板模板6.1：印章刻制申請(qǐng)表申請(qǐng)部門行政部申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期2023-10-16印章名稱合同專用章規(guī)格型號(hào)40×40mm用途簽訂合同協(xié)議刻制原因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新增合同專用章審批意見總經(jīng)理*：同意刻制，請(qǐng)按規(guī)定備案。簽名：*日期：2023-10-17模板6.2：印章臺(tái)賬印章名稱印章編號(hào)印模保管人刻制日期停用/銷毀日期狀態(tài)公司公章GZ-2023-001（印模）*2023-01-01—正常使用合同專用章HT-2023-002（印模）*2023-10-18—正常使用模板6.3：印章交接表交接日期2023-10-20移交人*接交人*監(jiān)交人*印章名稱印章編號(hào)狀態(tài)備注公司公章GZ-2023-001完好無異常合同專用章HT-2023-002完好無異常交接說明移交人*：印章已清點(diǎn)，無損壞。接交人*：印章已接收，確認(rèn)完好。監(jiān)交人*：交接手續(xù)合規(guī)。模板6.4：用印申請(qǐng)審批表申請(qǐng)人*部門銷售部用印日期2023-10-21用印文件名稱公司銷售合同份數(shù)2份用途與客戶簽訂正式合同文件內(nèi)容摘要合同金額50萬元，交貨時(shí)間2023年12月31日審批意見部門負(fù)責(zé)人*：同意用印。簽名：*日期：2023-10-20審批意見總經(jīng)理*：同意用印，請(qǐng)仔細(xì)核對(duì)合同條款。簽名：*日期：2023-10-21模板6.5：印章使用登記表用印日期文件名稱份數(shù)用印人審批人備注2023-10-21公司銷售合同2**無異常2023-10-222023年第三季度會(huì)議紀(jì)要5**內(nèi)部文件模板6.6：印章停用/銷毀申請(qǐng)表申請(qǐng)部門行政部申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期2023-10-25印章名稱舊公章（公司名稱變更）停用/銷毀原因公司名稱由“有限公司”變更為“集團(tuán)有限公司”，需刻制新公章審批意見總經(jīng)理*：同意銷毀舊公章，請(qǐng)公安機(jī)關(guān)辦理銷毀手續(xù)。簽名：*日期：2023-10-26（四）執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)印章刻制需經(jīng)公安機(jī)關(guān)審批，嚴(yán)禁私自刻制印章；印章保管需專人負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借、代管；用印前需嚴(yán)格審核文件內(nèi)容，嚴(yán)禁在空白紙張或空白合同上蓋章；印章銷毀需由公安機(jī)關(guān)指定單位進(jìn)行，嚴(yán)禁私自丟棄或遺棄。七、固定資產(chǎn)管理：采購到報(bào)廢全流程（一）適用場景與核心目標(biāo)適用場景：包括電腦、打印機(jī)、辦公家具、投影儀等單價(jià)超2000元、使用期限超1年的固定資產(chǎn)管理。核心目標(biāo)：規(guī)范固定資產(chǎn)采購、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、報(bào)廢流程，保證固定資產(chǎn)安全、完整，提高資產(chǎn)使用效率。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.固定資產(chǎn)采購（新增資產(chǎn)時(shí)）責(zé)任主體：需求部門、行政部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理操作內(nèi)容：（1）需求申請(qǐng)：需求部門*填寫《固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)表》（見模板7.1），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額；（2）審批流程：部門負(fù)責(zé)人審核需求合理性，行政部審核資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)（見模板7.2《固定資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)》），財(cái)務(wù)部審核預(yù)算，總經(jīng)理審批；（3）采購執(zhí)行：審批通過后，行政部*從合格供應(yīng)商（參照物資采購模塊）中選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，下單采購；（4）驗(yàn)收入庫：資產(chǎn)到貨后，行政部、需求部門共同驗(yàn)收，核對(duì)資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，確認(rèn)無誤后填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》（見模板7.3），更新《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（見模板7.4）。2.固定資產(chǎn)領(lǐng)用與調(diào)撥（領(lǐng)用/調(diào)撥時(shí)）責(zé)任主體：領(lǐng)用人、部門負(fù)責(zé)人、行政專員*操作內(nèi)容：（1）領(lǐng)用申請(qǐng)：領(lǐng)用人*填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》（見模板7.5），注明資產(chǎn)名稱、領(lǐng)用部門、用途、保管人；（2）審批流程：部門負(fù)責(zé)人審批，行政部審核資產(chǎn)availability；（3）領(lǐng)用登記：審批通過后，行政專員*發(fā)放資產(chǎn)，并在《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》中登記領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、保管人，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（注明資產(chǎn)編號(hào)、名稱）；（4）調(diào)撥管理：部門間資產(chǎn)調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)表》（見模板7.6），經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，更新臺(tái)賬信息。3.固定資產(chǎn)盤點(diǎn)（每季度末）責(zé)任主體：行政部、財(cái)務(wù)部、各部門行政對(duì)接人*操作內(nèi)容：（1）盤點(diǎn)準(zhǔn)備：行政部*編制《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表》（見模板7.7），注明資產(chǎn)編號(hào)、名稱、規(guī)格、賬面數(shù)量、存放地點(diǎn)；（2）現(xiàn)場盤點(diǎn)：各部門行政對(duì)接人配合行政部、財(cái)務(wù)部*對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，核對(duì)賬實(shí)是否一致；（3）差異處理：如發(fā)覺盤盈、盤虧或毀損，需填寫《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)差異表》（見模板7.8），分析原因（管理不善、丟失等），報(bào)總經(jīng)理*審批后處理：盤盈：計(jì)入營業(yè)外收入；盤虧：追究保管人責(zé)任，賠償損失后核銷；毀損：維修或報(bào)廢處理。4.固定資產(chǎn)報(bào)廢（不再使用時(shí)）責(zé)任主體：使用部門、行政部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理操作內(nèi)容：（1）報(bào)廢申請(qǐng)：使用部門*填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》（見模板7.9），注明資產(chǎn)名稱、編號(hào)、報(bào)廢原因（損壞、老化、技術(shù)淘汰等）；（2）鑒定審批：行政部組織技術(shù)人員鑒定資產(chǎn)是否可維修，維修成本是否過高；財(cái)務(wù)部審核資產(chǎn)凈值；總經(jīng)理*審批；（3）報(bào)廢處理：審批通過后，行政部*聯(lián)系回收公司處理報(bào)廢資產(chǎn)，殘值收入上繳財(cái)務(wù)部；（4）臺(tái)賬更新：行政部*在《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》中注明“報(bào)廢”及日期，注銷資產(chǎn)信息。（三）配套表單模板模板7.1：固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門行政部申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期2023-10-16資產(chǎn)名稱聯(lián)想ThinkPad筆