合同管理文檔審查與審批流程清單一、工具適用范圍與核心價值本流程清單適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同全生命周期管理，覆蓋采購合同、銷售合同、服務合同、勞動合同、租賃合同、技術開發(fā)合同等常見合同類型。通過標準化審查與審批流程，可有效解決合同管理中“條款不合規(guī)、風險未識別、審批效率低、歸檔不規(guī)范”等問題，降低履約風險，保障企業(yè)合法權益，同時實現(xiàn)合同管理流程的可追溯、可監(jiān)控，提升跨部門協(xié)作效率。無論是大型集團的多層級審批場景，還是中小企業(yè)的簡化流程需求，本工具均能通過靈活調(diào)整適配不同組織架構，幫助企業(yè)在合同簽訂前構建“業(yè)務-財務-法務”三重防線，保證合同內(nèi)容既符合業(yè)務目標，又滿足法律與財務合規(guī)要求。二、合同審查與審批全流程操作指引（一）步驟1：合同發(fā)起與前置準備責任主體：業(yè)務部門經(jīng)辦人、部門負責人操作說明：需求梳理與材料準備：業(yè)務部門根據(jù)合作需求，明確合同標的、數(shù)量、價格、履行期限等核心要素，收集對方當事人營業(yè)執(zhí)照（復印件）、法定代表人身份證明、授權委托書（若為代理人簽約）、相關資質(zhì)證明（如行業(yè)許可證、認證證書等）等附件材料。選擇合同模板：優(yōu)先使用公司標準化合同模板庫中的對應類型模板（如《采購合同模板》《服務合同模板》），若模板庫無合適模板，需由法務部門協(xié)助起草或?qū)徍嘶A框架。填寫《合同審查申請表》：詳細填寫合同基本信息（名稱、編號、類型、金額、簽訂地等）、合作對方背景、合同核心條款摘要（如付款方式、違約責任）、需重點關注的風險點（如“對方逾期交貨的違約責任約定不明確”），并附合同草案及全部附件材料。輸出成果：《合同審查申請表》（含電子及紙質(zhì)版）、合同草案、對方資質(zhì)材料清單。（二）步驟2：初審與材料完整性核驗責任主體：行政部/合同管理部門（或指定接口人）操作說明：材料完整性檢查：核驗《合同審查申請表》是否填寫完整，合同草案是否包含必備條款（當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決方法等），附件材料是否齊全（如缺少對方營業(yè)執(zhí)照，需業(yè)務部門3個工作日內(nèi)補充）?；A格式規(guī)范審核：檢查合同文本排版是否清晰、無錯別字，關鍵條款（如金額、日期、數(shù)量）是否用大寫或加粗標注，合同編號是否符合公司編碼規(guī)則（如“年份-部門代碼-合同序號”，如“2024-CG-001”）。流轉判斷：材料完整且格式規(guī)范的，流轉至業(yè)務部門負責人進行業(yè)務初審；材料不完整的，退回業(yè)務部門補充并說明原因。輸出成果：《材料完整性核驗記錄表》（隨合同一并流轉）、初審通過/退回反饋意見。（三）步驟3：業(yè)務部門初審與業(yè)務風險把控責任主體：業(yè)務部門負責人、經(jīng)辦人操作說明：業(yè)務可行性審核：重點審查合同內(nèi)容是否與業(yè)務需求一致，標的物/服務是否符合公司質(zhì)量標準，履行期限是否影響項目進度，對方履約能力（如生產(chǎn)規(guī)模、交付歷史、口碑）是否匹配合作要求。商業(yè)條款合理性評估：核對價格是否符合市場價格體系（如大額采購需附比價記錄），付款方式是否與公司資金狀況匹配（如避免預付款比例過高），驗收標準是否明確可量化（如“產(chǎn)品合格率≥99%”而非“質(zhì)量合格”）?？绮块T協(xié)調(diào)（若涉及）：若合同需其他業(yè)務部門配合（如技術部門參與技術條款審核），需提前征求意見并形成書面記錄。填寫《業(yè)務部門審查意見表》：明確標注“通過”“修改后通過”或“不通過”，并詳細說明修改建議（如“建議增加‘不可抗力導致延期履約的免責條款’”）。輸出成果：《業(yè)務部門審查意見表》、修改后的合同草案（如適用）。（四）步驟4：財務部門審查與資金風險控制責任主體：財務部負責人、財務專員操作說明：財務條款合規(guī)性審核：檢查付款方式、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅費承擔、開票時間等是否符合財務制度與稅法規(guī)定；違約金、賠償金計算方式是否合法（如“違約金不超過實際損失的30%”）。資金風險評估：評估合同金額對公司現(xiàn)金流的影響，大額合同（如超過年度預算10%）需附資金來源說明；預付款、進度款比例是否合理，避免資金占用風險。成本與預算匹配性：核對合同總金額是否在部門預算范圍內(nèi)，超預算合同需附《預算調(diào)整申請表》及審批文件。填寫《財務部門審查意見表》：重點標注“財務風險點”（如“預付款比例40%過高，建議降至20%”），并給出明確審核意見。輸出成果：《財務部門審查意見表》、財務風險評估報告（大額合同適用）。（五）步驟5：法務部門審核與法律風險防范責任主體：法務部負責人、法務專員操作說明：主體資格審查：核驗對方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標的，授權委托書是否載明明確的授權范圍與期限（如“授權簽訂合同，授權期限至2024年12月31日”）。合同合法性審查：檢查合同條款是否違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定（如“不得約定‘工傷自負’”），是否存在格式條款陷阱（如“最終解釋權歸甲方所有”等不公平條款）。權利義務對等性審核：重點關注違約責任是否對等（如“甲方逾期付款需支付違約金，乙方逾期交貨是否同等責任”），爭議解決方式是否明確（如“約定由甲方所在地法院管轄”而非“雙方協(xié)商解決”）。填寫《法務審核意見表》：逐條列出法律風險點及修改建議，對高風險條款（如“無限連帶責任”）需標注“必須修改”，并說明法律依據(jù)（如“根據(jù)《民法典》第585條，違約金過高的可申請法院調(diào)減”）。輸出成果：《法務審核意見表》、法律風險清單、修訂后的合同文本（法務部門確認終稿）。（六）步驟6：領導審批與決策確認責任主體：分管領導、總經(jīng)理/決策機構操作說明：審批權限劃分：根據(jù)合同金額與重要性確定審批層級（示例）：金額≤5萬元：部門負責人+分管副總審批；5萬元＜金額≤50萬元：部門負責人+分管副總+總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：提交總經(jīng)理辦公會/董事會審議。審批內(nèi)容：領導重點審查合同是否符合公司戰(zhàn)略目標，審批流程是否合規(guī)，法務、財務、業(yè)務部門意見是否妥善落實，重大風險是否已有效規(guī)避。填寫《審批流轉記錄表》：審批人需簽署明確意見（如“同意簽訂”“修改后同意簽訂，按法務意見調(diào)整”），并親筆簽名、注明日期。輸出成果：《審批流轉記錄表》、最終審批通過的合同文本（含所有審批簽字頁）。（七）步驟7：用印管理與合同簽署責任主體：行政部用印管理員、簽約代表操作說明：用印申請：業(yè)務部門持《審批流轉記錄表》、最終版合同文本（需標注“已審批”字樣）至行政部申請用印，核對審批手續(xù)是否齊全（如缺少領導簽字，不予用印）。用印規(guī)范：加蓋公司公章或合同專用章（嚴禁用財務章、部門章代替），做到“騎縫章”全覆蓋（多頁合同需在每頁縫處蓋章），用印位置清晰（如合同落款處、附件騎縫處）。簽署交接：由授權代表（需法定代表人書面授權）與對方當事人簽署合同，雙方簽字/蓋章齊全后，業(yè)務部門收回合同正本（至少2份，雙方各執(zhí)1份），并在3個工作日內(nèi)將正本提交行政部歸檔。輸出成果：簽署完成的合同正本、用印登記記錄。（八）步驟8：合同歸檔與后續(xù)管理責任主體：行政部檔案管理員、業(yè)務部門操作說明：歸檔資料整理：行政部將合同正本、審批流程文件（《合同審查申請表》《各部門審查意見表》《審批流轉記錄表》）、對方資質(zhì)材料、補充協(xié)議等資料統(tǒng)一整理，按“一合同一檔”原則歸檔。電子化登記：在合同管理系統(tǒng)中錄入合同關鍵信息（編號、名稱、金額、簽訂日期、履行期限、對方單位、審批人等），與紙質(zhì)檔案形成電子索引。履行跟蹤：業(yè)務部門負責跟蹤合同履行情況（如交付進度、付款節(jié)點），發(fā)覺履約異常（如對方逾期）需及時向法務、財務部門通報，并啟動應對措施（如發(fā)送催告函、追究違約責任）。歸檔期限：合同簽訂后10個工作日內(nèi)完成歸檔，保管期限根據(jù)合同類型確定（如普通采購合同保管5年，重大技術合同保管15年）。輸出成果：《合同歸檔清單》、電子化合同臺賬、履行跟蹤記錄。三、配套工具表格模板及填寫說明（一）《合同審查申請表》字段名稱填寫要求示例合同編號按公司編碼規(guī)則填寫，唯一標識一份合同2024-CG-001合同名稱與合同文本標題一致，需體現(xiàn)合作方與核心內(nèi)容科技有限公司采購辦公設備合同合同類型勾選或填寫（采購/銷售/服務/租賃/技術/其他）采購對方單位全稱與營業(yè)執(zhí)照一致，避免簡稱科技有限公司合同金額（大寫/小寫）金額大小寫一致，小寫保留兩位小數(shù)人民幣伍萬叁仟元整（￥53,000.00）簽訂地點明確到城市北京市海淀區(qū)履行期限起止時間或具體條件自2024年1月1日至2024年12月31日發(fā)起部門業(yè)務部門名稱采購部申請人經(jīng)辦人姓名（*號代替）*三聯(lián)系方式手機號（僅內(nèi)部使用，對外不公開）1385678合同草案提交方式勾選（電子版/紙質(zhì)版/兩者）電子版附件清單列出所有附件名稱及份數(shù)1.對方營業(yè)執(zhí)照復印件（1份）；2.授權委托書（1份）審查重點說明可勾選“業(yè)務條款/財務條款/法律條款/其他”，或填寫具體需關注的風險點□業(yè)務條款□財務條款□法律條款□其他：需明確“逾期交貨的違約責任”提交日期年-月-日2023-12-15（二）《法務審核意見表》審查項目審查要點審核意見法律依據(jù)（可選填）主體資格審查營業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營范圍、授權委托書授權范圍與期限對方營業(yè)執(zhí)照有效期至2025年6月，授權委托書授權范圍明確，符合要求《民法典》第61條合同合法性是否存在違法條款（如“約定高利貸”“排除主要權利”）第5.2條“爭議解決方式：由甲方所在地法院管轄”合法有效《民法典》第497條權利義務對等性雙方權利義務是否平衡，違約責任是否對等第7條“甲方逾期付款按日0.05%支付違約金，乙方逾期交貨未約定違約金”，建議補充乙方違約責任《民法典》第585條爭議解決條款是否明確約定仲裁/訴訟管轄地、機構約定“由甲方所在地法院管轄”明確，無需修改《民事訴訟法》第35條修改建議（必填）針對風險點的具體修改方案建議在第7條增加“乙方逾期交貨的，按日向甲方支付合同總額0.05%的違約金”-審核結論□通過□修改后通過□不通過（需說明原因）修改后通過-法務專員*五審核日期：2023-12-18-（三）《合同歸檔清單》歸檔編號合同名稱合同編號簽訂日期歸檔日期保管部門保管人保管期限備注2024-001辦公設備采購合同2024-CG-0012024-01-022024-01-10行政部*六5年含審批流程原件共8頁2024-002技術服務合同2024-FW-0052024-01-152024-01-20技術部*七15年附補充協(xié)議1份四、流程執(zhí)行中的關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）材料完整性是流程高效前提發(fā)起合同審查時，需保證對方資質(zhì)證明（營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等）齊全且在有效期內(nèi)，避免因材料缺失導致流程反復退回。例如與分公司簽約時，需提供總公司授權書，否則可能因“主體不適格”導致合同無效。（二）審查時限需明確約定各部門應在規(guī)定時限內(nèi)完成審查（建議業(yè)務部門2個工作日、財務部門3個工作日、法務部門5個工作日），并在《審查意見表》中標注“完成時間”，超時未反饋視為“無意見”，避免流程卡頓。（三）風險審查需聚焦核心領域業(yè)務部門：重點關注履約能力與進度，避免“簽后不管”；財務部門：嚴控資金風險，預付款比例一般不超過30%，大額合同需評估現(xiàn)金流影響；法務部門：聚焦“合法性”與“可執(zhí)行性”，如違約金約定過低（如“按日0.01%”）可能喪失威懾力，過高（如“按日20%”）可能被法院調(diào)減。（四）保密管理貫穿全流程合同涉及商業(yè)秘密（如技術參數(shù)、價格策略）的，需在《合同審查申請表》中標注“保密級別”，限制傳閱范圍，電子版通過加密郵箱傳輸，紙質(zhì)版加蓋“保密章”，防止信息泄露。（五）歸檔不及時導致追溯困難合同簽訂