行政部門工作流程規(guī)范手冊一、前言行政工作是保障組織高效運轉(zhuǎn)的核心支撐，規(guī)范的工作流程是提升行政效能、降低管理風險的關鍵。本手冊結(jié)合行政工作實際場景，梳理各環(huán)節(jié)操作規(guī)范與要點，旨在為行政人員提供清晰的工作指引，確保各項事務處理有序、合規(guī)，助力組織整體運營效率提升。本手冊適用于本單位行政部門全體工作人員，涵蓋公文處理、會議管理、物資管理、檔案管理、后勤保障及接待服務等核心工作模塊。二、公文處理工作流程（一）收文處理1.簽收與登記收到外部來文或內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件時，行政專員需核對文件份數(shù)、格式完整性（如是否加蓋公章、頁碼是否連續(xù)），通過《收文登記表》記錄文件標題、來文單位、收文日期、文號等核心信息，確保文件“來有源、去有蹤”。2.擬辦與批辦根據(jù)文件內(nèi)容性質(zhì)（如事務性、決策性、知照性），行政專員結(jié)合部門職責與分工，在《擬辦單》中提出初步辦理建議（如“請財務部牽頭，行政部配合落實”），經(jīng)部門負責人審核后，呈送分管領導批示。領導批辦意見需明確辦理主體、時限及要求，行政專員同步記錄批辦結(jié)果。3.承辦與催辦承辦部門或人員需在批辦時限內(nèi)推進工作，遇需多部門協(xié)同的事項，由牽頭部門統(tǒng)籌進度。行政專員需定期跟進承辦情況：對臨近時限的任務，通過工作群提醒、當面溝通等方式督促；對超期未辦結(jié)的，及時向承辦方了解原因并反饋至批辦領導，協(xié)調(diào)資源推動落實。4.辦結(jié)與歸檔承辦完成后，承辦人員需將辦理結(jié)果（如報告、回執(zhí)、審批單等）反饋至行政專員，行政專員核對文件處理閉環(huán)后，將原件與相關材料一并移交檔案管理崗，按檔案分類規(guī)則歸檔。（二）發(fā)文處理1.擬稿與審核發(fā)文擬稿人需依據(jù)工作需求或領導指示起草文件，確保內(nèi)容邏輯清晰、表述準確（如政策類文件需經(jīng)法務合規(guī)性審核）。擬稿完成后，經(jīng)部門負責人初審，重點檢查行文格式（如文號、主送單位、附件標注）與內(nèi)容合規(guī)性，再提交分管領導復審。2.簽發(fā)與校對分管領導簽發(fā)前，需確認文件主旨與單位決策方向一致；簽發(fā)后，行政專員需對文件進行終校，重點核對文號連續(xù)性、排版格式及內(nèi)容準確性（可采用“雙人交叉校對”避免疏漏）。3.印發(fā)與存檔行政專員根據(jù)簽發(fā)意見，通過內(nèi)部系統(tǒng)或郵寄等方式印發(fā)文件，同步留存電子檔與紙質(zhì)檔。紙質(zhì)文件需加蓋公章（騎年蓋月），電子文件需按《電子文件管理規(guī)范》標注版本號，印發(fā)完成后，將發(fā)文稿紙、定稿、印本等材料移交檔案崗歸檔。三、會議管理工作流程（一）會議籌備1.需求確認行政專員收到會議需求（如部門例會、專題研討會、對外發(fā)布會）后，與發(fā)起方確認會議主題、核心議題、參會人員范圍、預計時長及特殊要求（如是否需視頻會議、設備支持）。2.資源協(xié)調(diào)場地安排：根據(jù)參會人數(shù)選擇會議室，提前檢查音響、投影、網(wǎng)絡等設備運行狀態(tài)；若為外部會議，需提前3個工作日確認酒店會場并實地勘察。材料準備：督促會議發(fā)起方提前2個工作日提交議程、講話稿、匯報材料等，行政專員按參會人數(shù)印制紙質(zhì)版（或生成電子閱覽碼），并在會場擺放席卡、茶水等。3.通知發(fā)布通過郵件、OA系統(tǒng)或工作群發(fā)布會議通知，明確時間、地點、議程、材料提交要求及注意事項（如“請攜帶XX文件參會”），對重要會議需電話提醒關鍵參會人員。（二）會議組織1.現(xiàn)場服務會議開始前30分鐘，行政專員到場檢查設備、材料擺放情況，組織參會人員簽到（可采用電子簽到或紙質(zhì)簽到表），并同步更新參會情況（如人員遲到、請假需及時反饋主持人）。會議期間，按需提供茶水、設備調(diào)試等服務，全程做好會議記錄（可錄音備份，會后整理文字紀要）。2.突發(fā)應對若遇設備故障，立即啟用備用設備或聯(lián)系技術崗搶修；若參會人員臨時沖突（如重要領導無法到場），及時協(xié)調(diào)調(diào)整議程或安排線上參會，確保會議有序推進。（三）會后跟進1.紀要整理會議結(jié)束后24小時內(nèi)，行政專員完成會議紀要初稿，經(jīng)主持人審核后，按《公文處理規(guī)范》印發(fā)至參會人員及相關部門。紀要需明確決策事項、責任主體、完成時限，便于后續(xù)督辦。2.任務督辦行政專員定期跟蹤紀要中任務的落實進度，每周向會議發(fā)起方反饋進展；對逾期未完成的任務，會同責任部門分析原因，提出推進建議并上報分管領導。3.資料歸檔將會議通知、議程、材料、紀要、簽到表等整理成冊，按檔案管理要求歸檔，電子資料同步上傳至共享文件夾并設置權(quán)限。四、辦公用品管理流程（一）需求申請各部門每月末通過OA系統(tǒng)提交《辦公用品需求表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途（如“打印紙，用于日常文件打印”）。行政專員匯總需求后，結(jié)合庫存情況初步審核，對超常規(guī)需求（如大額采購、特殊設備）需附書面說明報部門負責人審批。（二）采購與驗收1.采購執(zhí)行行政專員根據(jù)審批后的需求，選擇3家以上供應商比價（優(yōu)先選擇長期合作、資質(zhì)合規(guī)的供應商），形成《采購比價單》報分管領導審批。審批通過后，簽訂采購合同（明確交貨期、質(zhì)量標準、售后條款），同步跟蹤物流進度。2.到貨驗收物資到貨后，行政專員會同需求部門代表現(xiàn)場驗收：核對數(shù)量、規(guī)格是否與訂單一致，檢查外觀質(zhì)量（如設備是否破損、耗材是否足量），驗收合格后簽署《驗收單》，不合格則聯(lián)系供應商退換貨。（三）發(fā)放與庫存管理1.物資發(fā)放行政專員按部門需求發(fā)放辦公用品，填寫《物資發(fā)放登記表》（記錄領取人、物品、數(shù)量、日期），確?！耙蝗艘缓灐⒁晃镆坏恰?。對低值易耗品（如筆、筆記本）可按月定額發(fā)放，對固定資產(chǎn)（如電腦、打印機）需單獨建立臺賬。2.庫存盤點每月末行政專員對庫存物資進行全面盤點，對比《庫存臺賬》與實際庫存，分析差異原因（如損耗、漏登）并形成《庫存盤點報告》。對庫存不足的物資及時啟動補貨流程，對積壓物資（如閑置3個月以上）提出處置建議（如內(nèi)部調(diào)劑、折價處理）。五、檔案管理工作流程（一）檔案收集行政專員定期收集各部門產(chǎn)生的文件、合同、報表等資料，明確收集范圍（如公文類、業(yè)務類、人事類）與時間節(jié)點（如月度、季度、年度）。對需長期保存的電子文件，需轉(zhuǎn)換為PDF格式并備份至專用存儲設備。（二）整理與歸檔1.分類編號按《檔案分類規(guī)則》（如年度-機構(gòu)-問題分類法）對檔案進行分類，編制唯一檔號（如“2023-行政部-001”），同步建立《檔案目錄》便于檢索。2.裝訂入盒對紙質(zhì)檔案進行去釘、折疊、裝訂，裝入檔案盒并填寫盒脊標簽（含年度、類別、檔號、盒內(nèi)文件起止頁）。電子檔案需按分類規(guī)則建立文件夾，確保命名規(guī)范（如“2023年行政部會議紀要-01月”）。（三）借閱與銷毀1.借閱審批內(nèi)部人員借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，在檔案管理崗登記借閱信息（含借閱人、檔案編號、借閱時間、歸還時間）。借閱期限一般不超過7個工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。2.銷毀處理對保管期滿且無保存價值的檔案，行政專員提出銷毀申請，附《檔案銷毀清單》（列明檔案編號、內(nèi)容、數(shù)量），經(jīng)分管領導審批后，會同紀檢、法務等部門現(xiàn)場監(jiān)銷，銷毀后填寫《檔案銷毀登記表》并存檔。六、后勤保障工作流程（一）辦公環(huán)境維護1.日常清潔行政專員監(jiān)督保潔人員按《清潔作業(yè)標準》開展工作（如會議室每日清掃、公共區(qū)域每周消毒），每月抽查清潔質(zhì)量，對問題區(qū)域要求限期整改。2.設施維護建立《辦公設備臺賬》（含電腦、打印機、空調(diào)等），督促使用部門做好日常保養(yǎng)；設備故障時，行政專員聯(lián)系維保單位維修，維修完成后驗收并更新臺賬，對老舊設備（使用超5年且維修成本過高）提出報廢申請。（二）車輛管理1.調(diào)度使用各部門通過OA系統(tǒng)提交用車申請，注明出行時間、目的地、人數(shù)及特殊需求（如“需7座車，攜帶設備”）。行政專員根據(jù)申請優(yōu)先級（如公務接待、緊急任務優(yōu)先）調(diào)度車輛，填寫《派車單》（含司機、車牌號、行程），司機憑單出車。2.維保與安全司機需按《車輛保養(yǎng)手冊》定期保養(yǎng)車輛（如每5000公里換油、每年年檢），行政專員每月檢查車輛保養(yǎng)記錄與行駛里程。若發(fā)生交通事故，司機需第一時間報保險并提交《事故報告》，行政專員協(xié)助處理理賠及后續(xù)維修。（三）安保管理1.門禁與巡查保安人員嚴格執(zhí)行門禁制度（如外來人員登記、夜間鎖門），每日定時巡查辦公區(qū)域（重點檢查門窗、水電、消防設施），發(fā)現(xiàn)異常及時上報行政專員。2.應急處理行政專員制定《應急預案》（如火災、停電、疫情防控），每半年組織一次應急演練。遇突發(fā)事件時，立即啟動預案，協(xié)調(diào)人員疏散、物資調(diào)配，事后形成《事件處置報告》總結(jié)經(jīng)驗。七、人員接待工作流程（一）接待申請業(yè)務部門需提前2個工作日提交《接待申請表》，注明接待對象（如政府部門、合作單位）、人數(shù)、級別、行程安排（如“參觀展廳+座談+用餐”）及預算，經(jīng)部門負責人、行政部、財務部聯(lián)合審批后執(zhí)行。（二）接待準備1.行程規(guī)劃行政專員根據(jù)審批意見，協(xié)調(diào)車輛、會議室、餐飲等資源：如接待重要客戶，需提前勘察用餐場地（確認菜品、包廂環(huán)境），準備宣傳資料、伴手禮等；如涉及參觀，需安排講解員并優(yōu)化路線。2.人員安排確定陪同人員（如業(yè)務部門負責人、技術專家），提前溝通接待細節(jié)（如座談發(fā)言要點、參觀講解重點），確保接待環(huán)節(jié)銜接順暢。（三）接待實施1.現(xiàn)場服務接待當天，行政專員提前到場檢查準備情況，引導接待對象至指定區(qū)域（如會議室、餐廳），全程做好陪同服務（如介紹單位情況、協(xié)調(diào)突發(fā)需求）。用餐時需注意接待對象飲食習慣（如忌口、民族習俗），避免安排違規(guī)菜