采購(gòu)流程規(guī)范化管理與審批系統(tǒng)工具手冊(cè)一、采購(gòu)流程規(guī)范化管理的適用場(chǎng)景與核心價(jià)值采購(gòu)流程是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，涉及需求提出、預(yù)算控制、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行、資金結(jié)算等多個(gè)環(huán)節(jié)。規(guī)范化管理采購(gòu)流程，能夠有效降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本、控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、提升工作效率，適用于以下場(chǎng)景：（一）適用企業(yè)類型制造型企業(yè)：原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等頻繁采購(gòu)，需通過(guò)規(guī)范流程控制采購(gòu)周期與質(zhì)量；零售與服務(wù)型企業(yè)：商品、服務(wù)外包采購(gòu)需標(biāo)準(zhǔn)化供應(yīng)商準(zhǔn)入與驗(yàn)收流程；與事業(yè)單位：需嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)法規(guī)，保證流程合規(guī)性與透明度；集團(tuán)化企業(yè)：多部門、多區(qū)域采購(gòu)需統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，避免管理漏洞。（二）適用采購(gòu)類型物料采購(gòu)：包括原材料、輔料、辦公用品、低值易耗品等；服務(wù)采購(gòu)：包括技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、外包服務(wù)、維修服務(wù)等；固定資產(chǎn)采購(gòu)：包括機(jī)器設(shè)備、辦公設(shè)備、車輛等大額資產(chǎn)。（三）核心價(jià)值風(fēng)險(xiǎn)控制：通過(guò)審批節(jié)點(diǎn)與資質(zhì)審核，降低供應(yīng)商違約、合同糾紛等風(fēng)險(xiǎn)；成本優(yōu)化：通過(guò)集中采購(gòu)、比價(jià)議價(jià)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)降本增效；效率提升：標(biāo)準(zhǔn)化流程減少重復(fù)溝通，縮短采購(gòu)周期；合規(guī)保障：保證采購(gòu)行為符合《采購(gòu)法》《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》等法規(guī)要求。二、采購(gòu)規(guī)范化管理全流程操作指南采購(gòu)流程規(guī)范化需遵循“需求驅(qū)動(dòng)、預(yù)算管控、流程透明、責(zé)任到人”原則，具體分為以下8個(gè)步驟，每個(gè)環(huán)節(jié)需明確操作主體、動(dòng)作要點(diǎn)及系統(tǒng)（或紙質(zhì)）流轉(zhuǎn)要求。（一）步驟1：采購(gòu)需求發(fā)起與確認(rèn)操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵信息；需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。關(guān)鍵控制點(diǎn)：需求描述需清晰、具體，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品類與數(shù)量）；大額或關(guān)鍵物資采購(gòu)需附《技術(shù)參數(shù)說(shuō)明書》或《服務(wù)需求方案》，作為后續(xù)供應(yīng)商篩選依據(jù)。工具模板：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》字段名稱填寫說(shuō)明示例（部分）需求部門填寫提出采購(gòu)需求的部門全稱生產(chǎn)部需求人填寫具體經(jīng)辦人姓名（用*號(hào)代替）*明聯(lián)系方式填寫需求人手機(jī)號(hào)（僅內(nèi)部使用，不對(duì)外公開(kāi)）1385678需求日期填寫提交申請(qǐng)的日期2023-10-08物品/服務(wù)名稱填寫具體采購(gòu)標(biāo)的A型原材料規(guī)格型號(hào)填寫技術(shù)參數(shù)或服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)-123（抗拉強(qiáng)度≥400MPa）數(shù)量填寫采購(gòu)數(shù)量及單位1000kg預(yù)估單價(jià)（元）填寫市場(chǎng)預(yù)估單價(jià)50.00總價(jià)（元）數(shù)量×預(yù)估單價(jià)50,000.00用途說(shuō)明簡(jiǎn)述采購(gòu)原因及使用場(chǎng)景用于生產(chǎn)甲產(chǎn)品，月度消耗量1000kg附件清單列出隨附的技術(shù)文件、圖紙等1.《A型原材料技術(shù)參數(shù)V2.0》需求部門負(fù)責(zé)人簽字部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求合理性簽字確認(rèn)*強(qiáng)（2023-10-08）（二）步驟2：采購(gòu)預(yù)算審核操作主體：需求部門、財(cái)務(wù)部、分管副總采購(gòu)部收到《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，核對(duì)需求是否在年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)；預(yù)算內(nèi)需求：財(cái)務(wù)部審核預(yù)算科目匹配性，簽字確認(rèn)后流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部；預(yù)算外需求：需求部門需填寫《預(yù)算外采購(gòu)說(shuō)明》，詳細(xì)說(shuō)明超預(yù)算原因（如臨時(shí)新增項(xiàng)目、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等），經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、分管副總審批后，方可進(jìn)入采購(gòu)流程。關(guān)鍵控制點(diǎn)：嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算采購(gòu)或超預(yù)算采購(gòu)；預(yù)算調(diào)整需符合企業(yè)預(yù)算管理制度，重大預(yù)算調(diào)整需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批。工具模板：《采購(gòu)預(yù)算審批表》字段名稱填寫說(shuō)明示例（部分）預(yù)算編號(hào)填寫對(duì)應(yīng)的年度預(yù)算編碼CG2023-0105需求編號(hào)關(guān)聯(lián)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》編號(hào)XQ20231008001預(yù)算總金額（元）填寫該需求對(duì)應(yīng)的年度預(yù)算金額60,000.00申請(qǐng)金額（元）填寫本次采購(gòu)申請(qǐng)金額50,000.00資金來(lái)源選擇預(yù)算來(lái)源（如年度預(yù)算、專項(xiàng)預(yù)算、預(yù)備費(fèi)等）年度生產(chǎn)預(yù)算預(yù)算部門審核意見(jiàn)預(yù)算歸屬部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)“符合年度預(yù)算計(jì)劃，同意采購(gòu)”*華（2023-10-09）財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)財(cái)務(wù)部審核預(yù)算科目、金額合規(guī)性“預(yù)算科目匹配，金額未超支”*麗（2023-10-09）分管副總審批意見(jiàn)預(yù)算外需求需填寫超預(yù)算原因及審批意見(jiàn)（預(yù)算內(nèi)無(wú)需填寫）（三）步驟3：供應(yīng)商選擇與比價(jià)操作主體：采購(gòu)部、需求部門、審計(jì)部（必要時(shí)）采購(gòu)部根據(jù)需求類型，確定采購(gòu)方式（公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等）；詢價(jià)采購(gòu)：至少向3家合格供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)單（含報(bào)價(jià)明細(xì)、交貨期、付款條件、資質(zhì)文件等）；比價(jià)分析：采購(gòu)部組織需求部門、審計(jì)部對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行對(duì)比，形成《供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表》，重點(diǎn)評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)、資質(zhì)等維度；確定供應(yīng)商：選擇綜合評(píng)分最高的供應(yīng)商，報(bào)分管副總審批。關(guān)鍵控制點(diǎn)：合格供應(yīng)商需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）；大額采購(gòu)（如≥50萬(wàn)元）需采用公開(kāi)招標(biāo)方式，邀請(qǐng)審計(jì)部全程監(jiān)督。工具模板：《供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表》字段名稱填寫說(shuō)明示例（部分）詢價(jià)單號(hào)采購(gòu)部編制的詢價(jià)唯一編碼XJ20231010001需求編號(hào)關(guān)聯(lián)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》編號(hào)XQ20231008001供應(yīng)商名稱參與報(bào)價(jià)的供應(yīng)商全稱材料有限公司聯(lián)系人供應(yīng)商對(duì)接人姓名*偉聯(lián)系方式供應(yīng)商聯(lián)系電話（僅內(nèi)部使用）139報(bào)價(jià)單價(jià)（元/kg）供應(yīng)商報(bào)價(jià)48.50報(bào)價(jià)總價(jià)（元）報(bào)價(jià)單價(jià)×數(shù)量48,500.00交貨期承諾的交付時(shí)間簽訂合同后15個(gè)工作日付款條件付款方式（如“貨到付款30天，驗(yàn)收后付70%）貨到驗(yàn)收合格后付60%，質(zhì)保期滿付40%資質(zhì)文件附營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、ISO9001認(rèn)證證書等（需加蓋公章）詳見(jiàn)附件綜合評(píng)分（100分）價(jià)格（40分）+質(zhì)量（30分）+交期（15分）+服務(wù)（15分）92分（價(jià)格38分，質(zhì)量30分，交期14分，服務(wù)10分）評(píng)審意見(jiàn)采購(gòu)部及評(píng)審小組意見(jiàn)“綜合評(píng)分最優(yōu)，推薦選擇”（四）步驟4：采購(gòu)合同擬定與審批操作主體：采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理采購(gòu)部根據(jù)確定的供應(yīng)商信息，擬定《采購(gòu)合同》，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任等條款；法務(wù)部審核合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性，重點(diǎn)審核違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等關(guān)鍵條款；財(cái)務(wù)部審核合同中的付款方式、稅務(wù)條款是否符合財(cái)務(wù)制度；合同金額≤10萬(wàn)元：由分管副總審批；10萬(wàn)元＜合同金額≤50萬(wàn)元：由總經(jīng)理審批；合同金額＞50萬(wàn)元：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批。關(guān)鍵控制點(diǎn)：合同文本需采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，嚴(yán)禁口頭協(xié)議；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款的內(nèi)容需經(jīng)法務(wù)部專項(xiàng)審核。工具模板：《采購(gòu)合同審批表》字段名稱填寫說(shuō)明示例（部分）合同編號(hào)企業(yè)合同管理編號(hào)規(guī)則（如“CG-年份-序號(hào)”）CG-2023-158供應(yīng)商名稱合同簽約方全稱材料有限公司合同金額（元）合同總價(jià)含稅48,500.00合同主要內(nèi)容簡(jiǎn)述核心條款（標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等）采購(gòu)A型原材料1000kg，單價(jià)48.5元/kg，交貨期2023-11-10前法務(wù)部審核意見(jiàn)法務(wù)部簽字蓋章，注明審核日期“合同條款合法，無(wú)重大風(fēng)險(xiǎn)”*磊（2023-10-15）財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)財(cái)務(wù)部簽字蓋章，注明審核日期“付款方式符合財(cái)務(wù)制度”*敏（2023-10-15）分管副總審批意見(jiàn)（10萬(wàn)元以下需填寫）“同意簽訂”*軍（2023-10-16）總經(jīng)理審批意見(jiàn)（10-50萬(wàn)元需填寫）“同意”*總（2023-10-17）（五）步驟5：訂單執(zhí)行與交付跟蹤操作主體：采購(gòu)部、倉(cāng)庫(kù)部合同審批通過(guò)后，采購(gòu)部向供應(yīng)商發(fā)出《采購(gòu)訂單》，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人等信息；供應(yīng)商根據(jù)訂單組織生產(chǎn)/備貨，采購(gòu)部定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，保證按時(shí)交付；貨物送達(dá)后，倉(cāng)庫(kù)部核對(duì)到貨清單與訂單信息（數(shù)量、規(guī)格、外包裝完好情況），填寫《到貨登記表》，并通知需求部門與采購(gòu)部。關(guān)鍵控制點(diǎn)：采購(gòu)訂單需與合同條款保持一致，避免口頭變更；延遲交貨需供應(yīng)商書面說(shuō)明原因，采購(gòu)部評(píng)估是否追究違約責(zé)任。工具模板：《采購(gòu)訂單》字段名稱填寫說(shuō)明示例（部分）訂單編號(hào)采購(gòu)部編制的訂單唯一編碼DD20231020001供應(yīng)商名稱訂單接收方材料有限公司訂單日期填寫訂單發(fā)出日期2023-10-20交付地址貨物送達(dá)的具體地址市區(qū)路1號(hào)公司倉(cāng)庫(kù)聯(lián)系人采購(gòu)部對(duì)接人*剛聯(lián)系方式采購(gòu)部聯(lián)系電話1379876物品名稱與合同一致的標(biāo)的物名稱A型原材料規(guī)格型號(hào)與合同一致的技術(shù)參數(shù)-123訂單數(shù)量本次采購(gòu)數(shù)量1000kg單價(jià)（元）合同約定的單價(jià)48.50總價(jià)（元）訂單數(shù)量×單價(jià)48,500.00交付時(shí)間供應(yīng)商需完成交付的最后時(shí)間2023-11-10前備注特殊要求（如分批交付、運(yùn)輸方式等）需分2批交付，每批500kg（六）步驟6：驗(yàn)收入庫(kù)與質(zhì)量檢驗(yàn)操作主體：需求部門、倉(cāng)庫(kù)部、質(zhì)檢部需求部門與質(zhì)檢部共同對(duì)貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，核對(duì)技術(shù)參數(shù)、合格證、檢測(cè)報(bào)告等文件；檢驗(yàn)合格：需求部門填寫《入庫(kù)驗(yàn)收單》，倉(cāng)庫(kù)部辦理入庫(kù)手續(xù)，更新庫(kù)存臺(tái)賬；檢驗(yàn)不合格：質(zhì)檢部出具《不合格品報(bào)告》，采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行退換貨或整改，整改后需重新檢驗(yàn)。關(guān)鍵控制點(diǎn)：關(guān)鍵物資（如原材料、設(shè)備）需委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)，并留存檢測(cè)報(bào)告；入庫(kù)驗(yàn)收需雙人簽字（需求部門、倉(cāng)庫(kù)部），保證責(zé)任可追溯。工具模板：《入庫(kù)驗(yàn)收單》字段名稱填寫說(shuō)明示例（部分）驗(yàn)收單編號(hào)倉(cāng)庫(kù)部編制的驗(yàn)收唯一編碼YS20231025001訂單編號(hào)關(guān)聯(lián)《采購(gòu)訂單》編號(hào)DD20231020001供應(yīng)商名稱貨物供應(yīng)商材料有限公司物品名稱驗(yàn)收標(biāo)的物A型原材料規(guī)格型號(hào)驗(yàn)收規(guī)格-123應(yīng)收數(shù)量采購(gòu)訂單數(shù)量1000kg實(shí)收數(shù)量實(shí)際入庫(kù)數(shù)量1000kg質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果選擇“合格/不合格”，不合格需注明原因合格檢驗(yàn)人簽字質(zhì)檢部檢驗(yàn)人員*娟驗(yàn)收人簽字需求部門驗(yàn)收人員*明倉(cāng)管員簽字倉(cāng)庫(kù)部管理員*磊入庫(kù)日期填寫辦理入庫(kù)手續(xù)的日期2023-10-25（七）步驟7：付款結(jié)算與發(fā)票管理操作主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商供應(yīng)商根據(jù)合同約定開(kāi)具合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），提交至采購(gòu)部；采購(gòu)部核對(duì)發(fā)票信息與合同、訂單、入庫(kù)單信息的一致性（發(fā)票抬頭、稅號(hào)、金額、貨物名稱等）；財(cái)務(wù)部審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性，確認(rèn)無(wú)誤后，填寫《付款申請(qǐng)單》，按審批流程辦理付款；付款方式：銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等，需在合同中明確；付款后，財(cái)務(wù)部更新供應(yīng)商應(yīng)付賬款臺(tái)賬。關(guān)鍵控制點(diǎn)：發(fā)票需在貨物交付后30天內(nèi)提供，逾期未提供需扣減相應(yīng)款項(xiàng)；預(yù)付款比例≤30%，大額預(yù)付款需供應(yīng)商提供銀行保函。工具模板：《付款申請(qǐng)單》字段名稱填寫說(shuō)明示例（部分）付款申請(qǐng)編號(hào)財(cái)務(wù)部編制的付款唯一編碼FK20231030001合同編號(hào)關(guān)聯(lián)《采購(gòu)合同》編號(hào)CG-2023-158供應(yīng)商名稱收款方全稱材料有限公司付款金額（元）本次申請(qǐng)付款金額29,100.00（含13%增值稅，不含稅金額25,752.21）付款方式選擇銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等銀行轉(zhuǎn)賬付款事由簡(jiǎn)述付款原因支付A型材料貨款（合同約定貨到付60%）附件清單列出隨附的發(fā)票、入庫(kù)單、驗(yàn)收單等1.增值稅專用發(fā)票（No.5678）2.《入庫(kù)驗(yàn)收單》（YS20231025001）采購(gòu)部審核意見(jiàn)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)“與合同、發(fā)票一致，同意付款”*剛（2023-10-30）財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)“發(fā)票合規(guī)，金額準(zhǔn)確”*敏（2023-10-30）總經(jīng)理審批意見(jiàn)（10萬(wàn)元以上需填寫）“同意”*總（2023-10-31）（八）步驟8：采購(gòu)檔案歸檔與供應(yīng)商評(píng)估操作主體：采購(gòu)部、檔案管理部門采購(gòu)部在付款完成后，整理本次采購(gòu)全流程資料（需求申請(qǐng)、預(yù)算審批、詢價(jià)對(duì)比、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等），形成采購(gòu)檔案；檔案管理部門按《檔案管理辦法》對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存檔，保存期限≥5年；每季度/年度，采購(gòu)部組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，評(píng)估維度包括價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、服務(wù)水平等，形成《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》，作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。關(guān)鍵控制點(diǎn)：檔案資料需原件保存，保證完整、可追溯；連續(xù)2次評(píng)估不合格的供應(yīng)商，納入黑名單，禁止再次合作。工具模板：《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》字段名稱填寫說(shuō)明示例（部分）供應(yīng)商名稱評(píng)估對(duì)象材料有限公司評(píng)估周期選擇季度/年度2023年第三季度評(píng)估維度價(jià)格（30分）+質(zhì)量（40分）+交期（20分）+服務(wù)（10分）——價(jià)格評(píng)分（30分）對(duì)比市場(chǎng)均價(jià)、歷史報(bào)價(jià)28分（低于均價(jià)2%）質(zhì)量評(píng)分（40分）檢驗(yàn)合格率、投訴次數(shù)38分（合格率100%，無(wú)投訴）交期評(píng)分（20分）按時(shí)交付率18分（按時(shí)交付率90%）服務(wù)評(píng)分（10分）響應(yīng)速度、配合度9分（問(wèn)題24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)）總分各維度評(píng)分之和93分評(píng)估等級(jí)優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）優(yōu)秀改進(jìn)建議針對(duì)扣分項(xiàng)提出改進(jìn)要求“建議縮短交期至10個(gè)工作日”評(píng)估人簽字采購(gòu)部評(píng)估人員*剛審批人簽字采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*軍三、采購(gòu)流程規(guī)范化管理的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）審批權(quán)限分級(jí)管理明確不同金額、不同類型采購(gòu)的審批權(quán)限，避免“一支筆”審批；大額采購(gòu)（如≥50萬(wàn)元）需集體決策，可通過(guò)總經(jīng)理辦公會(huì)、采購(gòu)委員會(huì)等機(jī)構(gòu)審批。（二）供應(yīng)商全生命周期管理準(zhǔn)入階段：嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)，建立《合格供應(yīng)商名錄》；合作階段：定期開(kāi)展績(jī)效評(píng)估，動(dòng)態(tài)調(diào)整供應(yīng)商等級(jí)；退出階段：供應(yīng)商退出需辦理交接手續(xù)，保證后續(xù)供應(yīng)穩(wěn)定。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)防控合同條款需明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、違約責(zé)任（如逾期交貨每日按合同金額0.05%支付違約金）；涉及定制化產(chǎn)品，需在合同中明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬與保密條款。（四）數(shù)據(jù)留存與審計(jì)追溯所有采購(gòu)流程需留痕（紙質(zhì)或電子），保證每個(gè)環(huán)節(jié)有記錄、有簽字；定期開(kāi)展采購(gòu)審計(jì)，重點(diǎn)核查預(yù)算執(zhí)行、價(jià)格公允性、合同履行等情況。（