行政機(jī)關(guān)文件檔案管理規(guī)范操作手冊(cè)一、總則（一）編制目的為規(guī)范行政機(jī)關(guān)文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，提高檔案管理科學(xué)化、制度化水平，保證文件檔案的完整性、安全性和可利用性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合行政機(jī)關(guān)工作實(shí)際，制定本手冊(cè)。（二）適用范圍本手冊(cè)適用于各級(jí)人民及其組成部門(mén)、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)關(guān)以及具有行政職能的事業(yè)單位（以下統(tǒng)稱(chēng)“各單位”）的文件檔案管理工作。各單位內(nèi)部各部門(mén)、各崗位的文件檔案管理活動(dòng)，均應(yīng)遵守本手冊(cè)規(guī)范。（三）基本原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)：各單位辦公室（或綜合管理部門(mén)）是檔案管理的主管部門(mén)，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件檔案的初步整理與移交。規(guī)范整理、便于利用：嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)整理文件，保證分類(lèi)科學(xué)、排列有序、檢索便捷。安全保密、嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)涉密檔案實(shí)行專(zhuān)項(xiàng)管理，防止檔案丟失、損毀或泄露。二、文件全生命周期管理流程（一）文件形成與接收管理1.文件起草責(zé)任主體：文件內(nèi)容涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)，由經(jīng)辦人*負(fù)責(zé)起草。規(guī)范要求：文件內(nèi)容應(yīng)合法合規(guī)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，要素齊全（包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期等）；涉及多個(gè)部門(mén)的文件，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽（會(huì)簽人*簽字確認(rèn)）；電子文件使用統(tǒng)一辦公軟件起草，字體、字號(hào)、行距等格式符合公文規(guī)范。2.文件審核責(zé)任主體：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文件內(nèi)容、格式進(jìn)行初審；涉及重大事項(xiàng)或敏感內(nèi)容的，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。審核重點(diǎn)：內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、政策規(guī)定；數(shù)據(jù)、事實(shí)是否準(zhǔn)確；格式是否規(guī)范，要素是否齊全；涉及其他部門(mén)職責(zé)的是否已會(huì)簽。3.文件簽發(fā)簽發(fā)權(quán)限：按單位“三定”方案和公文處理規(guī)定執(zhí)行，一般文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)或單位主要負(fù)責(zé)人*簽發(fā)。簽發(fā)要求：簽發(fā)人需手寫(xiě)簽名（或使用電子簽章），注明簽發(fā)日期，明確“同意印發(fā)”“修改后印發(fā)”等意見(jiàn)。4.文件接收外部文件接收：收到外來(lái)文件（如上級(jí)來(lái)文、平單位來(lái)文、下級(jí)單位報(bào)送文件等），由辦公室收文員及時(shí)拆封、登記，填寫(xiě)《收文登記表》（見(jiàn)表1），內(nèi)容包括收文日期、來(lái)文單位、文號(hào)、文件標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、經(jīng)辦人等。涉急文件需當(dāng)日呈送分管領(lǐng)導(dǎo)*批示，明確承辦部門(mén)及辦理時(shí)限。內(nèi)部文件接收：各部門(mén)形成的正式發(fā)文，由辦公室發(fā)文員*核對(duì)文號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)等要素后，登記《發(fā)文登記表》（見(jiàn)表2），并分發(fā)至相關(guān)部門(mén)。（二）文件分類(lèi)與整理1.分類(lèi)原則按年度分類(lèi)：以文件形成年度為基礎(chǔ)分類(lèi)，跨年度文件歸入辦結(jié)年度。按機(jī)構(gòu)分類(lèi)：結(jié)合單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置，一級(jí)類(lèi)目按“群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)”等劃分（具體分類(lèi)方案由各單位根據(jù)職能制定）。按問(wèn)題分類(lèi)：在機(jī)構(gòu)分類(lèi)基礎(chǔ)上，按文件內(nèi)容（如“發(fā)展規(guī)劃、專(zhuān)項(xiàng)工作、應(yīng)急管理”等）細(xì)分二級(jí)或三級(jí)類(lèi)目。2.整理步驟組件：將一份文件的正本、定稿、附件、審批單等作為一“件”，不得拆分；跨年度的會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，歸入辦結(jié)年度。排序：每份文件內(nèi)，按“正本在前、定稿在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正本在前、附件在后”的順序排列。編頁(yè)號(hào)：采用鉛筆在文件每頁(yè)右上角編寫(xiě)連續(xù)頁(yè)號(hào)（空白頁(yè)不編號(hào)），圖表、附件頁(yè)單獨(dú)編號(hào)。填寫(xiě)卷內(nèi)目錄：每卷檔案需填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》（見(jiàn)表3），內(nèi)容包括序號(hào)、責(zé)任者（發(fā)文單位或部門(mén)）、文件標(biāo)題、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)、備注等，保證與文件內(nèi)容一致。填寫(xiě)備考表：在卷末附《備考表》（見(jiàn)表4），說(shuō)明卷內(nèi)文件數(shù)量、缺損、修改、移出等情況，由整理人、檢查人簽字，注明日期。（三）檔案歸檔與移交1.歸檔范圍納入歸檔的文件：反映本單位主要職能活動(dòng)、具有查考價(jià)值的各種形式文件材料，包括公文、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、調(diào)研報(bào)告、審批文件、人事任免、財(cái)務(wù)憑證、聲像材料（照片、錄音、錄像）等。不納入歸檔的文件：重份文件、事務(wù)性通知、未經(jīng)簽發(fā)的草稿、無(wú)查考價(jià)值的臨時(shí)性材料等。2.歸檔時(shí)間文書(shū)檔案：次年6月底前完成上一年度文件歸檔；專(zhuān)項(xiàng)檔案（如項(xiàng)目檔案、審計(jì)檔案）：在項(xiàng)目結(jié)束或?qū)ｍ?xiàng)工作完成后3個(gè)月內(nèi)歸檔；聲像檔案：在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)整理歸檔，并標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝者*等信息。3.歸檔要求紙質(zhì)檔案：使用A4紙打印，字跡清晰（禁用圓珠筆、鉛筆），左側(cè)裝訂（三孔一線(xiàn)），裝訂整齊，無(wú)破損；電子檔案：與紙質(zhì)檔案同步歸檔，格式為PDF（掃描件）或DOCX（文本文件），保證可讀性，元數(shù)據(jù)（如形成時(shí)間、責(zé)任者等）齊全；移交手續(xù)：部門(mén)整理完成后，填寫(xiě)《檔案移交清單》（見(jiàn)表5），與檔案部門(mén)共同清點(diǎn)核對(duì)，雙方簽字確認(rèn)，檔案部門(mén)接收后出具《檔案接收證明》。（四）檔案保管與維護(hù)1.庫(kù)房管理環(huán)境要求：檔案庫(kù)房應(yīng)符合“八防”（防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵）要求，配備溫濕度計(jì)，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度保持在45-60%；存放要求：檔案柜架排列整齊，分類(lèi)標(biāo)識(shí)清晰，檔案按“年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題”順序存放，不得堆放雜物；安全設(shè)施：庫(kù)房配備消防器材（如滅火器）、防盜門(mén)窗、監(jiān)控系統(tǒng)，定期檢查電路、門(mén)窗等設(shè)施。2.檔案維護(hù)定期檢查：檔案管理員*每半年對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查有無(wú)蟲(chóng)蛀、霉變、破損等情況，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理；修復(fù)保護(hù)：對(duì)破損、褪色檔案，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)（如裱糊、復(fù)印）；對(duì)磁帶、光盤(pán)等載體檔案，每2年檢查一次播放/讀取功能，定期復(fù)制更新；電子檔案?jìng)浞荩弘娮訖n案實(shí)行“本地備份+異地備份”機(jī)制，每月增量備份，每年全量備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于專(zhuān)用服務(wù)器或離線(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤(pán)）。（五）檔案利用與借閱1.利用權(quán)限內(nèi)部利用：本單位工作人員因工作需要借閱檔案，需出示工作證，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)表6），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部利用：外單位因工作需要查閱檔案，需持單位介紹信、有效身份證件，經(jīng)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，檔案管理員全程陪同。2.借閱流程借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱檔案名稱(chēng)、檔號(hào)、利用目的、借閱期限；審批人簽署意見(jiàn)后，檔案管理員*調(diào)取檔案，核對(duì)無(wú)誤后登記《檔案借閱登記表》（見(jiàn)表7）；檔案原則上不得帶出檔案室，確需借出的，借閱期限不超過(guò)15天，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前3天辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用要求借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、污損檔案；復(fù)制檔案需經(jīng)檔案部門(mén)批準(zhǔn)，由檔案管理員*操作，復(fù)制件加蓋“檔案證明章”方為有效；涉密檔案的復(fù)制、摘抄需嚴(yán)格履行審批手續(xù)，復(fù)印件按涉密文件管理。（六）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定組織每5年開(kāi)展一次檔案鑒定工作，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，辦公室、檔案部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組，組長(zhǎng)由單位負(fù)責(zé)人指定。2.鑒定流程到期鑒定：對(duì)達(dá)到保管期限的檔案，鑒定小組逐卷、逐件進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保管”“銷(xiāo)毀”兩類(lèi)；鑒定意見(jiàn)：對(duì)確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案鑒定表》（見(jiàn)表8），說(shuō)明鑒定理由、銷(xiāo)毀意見(jiàn)；審批備案：《檔案鑒定表》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、單位主要負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。3.銷(xiāo)毀執(zhí)行銷(xiāo)毀檔案前，由檔案部門(mén)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》（見(jiàn)表9），列明檔案名稱(chēng)、檔號(hào)、數(shù)量、鑒定時(shí)間、銷(xiāo)毀原因等；銷(xiāo)毀時(shí)，由鑒定小組兩人以上（含兩人）監(jiān)銷(xiāo)，在指定地點(diǎn)（如保密碎紙機(jī)）當(dāng)場(chǎng)銷(xiāo)毀，監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)，保證檔案信息無(wú)法復(fù)原；《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》永久保存，不得銷(xiāo)毀。三、檔案管理常用表格模板表1：收文登記表序號(hào)收文日期來(lái)文單位文號(hào)文件標(biāo)題密級(jí)份數(shù)經(jīng)辦人*處理意見(jiàn)備注12024-03-01市人民辦公廳市政辦發(fā)〔2024〕15號(hào)關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知普通5呈分管領(lǐng)導(dǎo)批示22024-03-05區(qū)財(cái)政局財(cái)預(yù)〔2024〕20號(hào)關(guān)于批復(fù)2024年部門(mén)預(yù)算的通知普通1轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)科辦理表2：發(fā)文登記表序號(hào)發(fā)文日期文號(hào)文件標(biāo)題主送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)份數(shù)經(jīng)辦人*簽發(fā)人*12024-03-10X政辦發(fā)〔2024〕10號(hào)關(guān)于印發(fā)《單位內(nèi)部管理辦法》的通知各科室、下屬單位市人民辦公室30贍六表3：卷內(nèi)目錄序號(hào)責(zé)任者文件標(biāo)題文號(hào)日期頁(yè)數(shù)備注1辦公室2024年度工作計(jì)劃X政辦發(fā)〔2024〕1號(hào)2024-01-0582人事科關(guān)于X同志職務(wù)任免的通知X政人〔2024〕5號(hào)2024-02-2033業(yè)務(wù)科2024年第一季度工作總結(jié)-2024-04-0112含附件表4：備考表說(shuō)明（本卷文件數(shù)量、缺損情況等）本卷共15份文件，其中“2024年工作總結(jié)”附件頁(yè)有輕微破損，已修復(fù)。立卷人*：趙七日期：2024-06-30表5：檔案移交清單移交部門(mén)移交日期檔案年度案卷題名檔號(hào)卷數(shù)件數(shù)移交人*接收人*備注業(yè)務(wù)科2024-06-1520232023年度專(zhuān)項(xiàng)工作檔案XZ-2023-011085鄭九吳十人事科2024-06-2020232023年人事任免檔案RS-2023-02530王十一吳十表6：檔案借閱申請(qǐng)表借閱部門(mén)借閱人*借閱日期歸還日期檔案名稱(chēng)檔號(hào)利用目的借閱期限部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字辦公室2024-07-012024-07-102023年度工作總結(jié)XZ-2023-01-05撰寫(xiě)年度總結(jié)報(bào)告9天同意業(yè)務(wù)科趙七2024-07-022024-07-17X項(xiàng)目合同協(xié)議XZ-2023-03-12項(xiàng)目審計(jì)15天同意鄭九表7：檔案借閱登記表序號(hào)借閱日期借閱部門(mén)借閱人*檔案名稱(chēng)檔號(hào)歸還日期經(jīng)辦人*備注12024-07-01辦公室2023年度工作總結(jié)XZ-2023-01-052024-07-10吳十已歸還22024-07-02業(yè)務(wù)科趙七X項(xiàng)目合同協(xié)議XZ-2023-03-122024-07-17吳十未歸還表8：檔案鑒定表檔案名稱(chēng)檔號(hào)形成年度保管期限鑒定意見(jiàn)（繼續(xù)保管/銷(xiāo)毀）鑒理理由鑒定小組意見(jiàn)組長(zhǎng)簽字日期2018年工作總結(jié)XZ-2018-05201830年銷(xiāo)毀內(nèi)容已過(guò)時(shí)，無(wú)查考價(jià)值同意銷(xiāo)毀孫十一2024-05-202018年財(cái)務(wù)憑證CW-2018-12201810年繼續(xù)保管涉及資產(chǎn)清算，需留存同意繼續(xù)保管孫十一2024-05-20表9：檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)序號(hào)檔案名稱(chēng)檔號(hào)形成年度數(shù)量（卷/件）鑒定時(shí)間銷(xiāo)毀原因監(jiān)銷(xiāo)人*備注12018年工作總結(jié)XZ-2018-05201852024-05-20內(nèi)容過(guò)時(shí)，無(wú)查考價(jià)值孫十一、周十二已銷(xiāo)毀22018年會(huì)議記錄XZ-2018-08201882024-05-20內(nèi)容重復(fù)，留存即可孫十一、周十二已銷(xiāo)毀四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）關(guān)鍵操作要點(diǎn)歸檔完整性：嚴(yán)禁選擇性歸檔，保證應(yīng)歸盡歸，特別是涉及重大決策、民生保障、執(zhí)法辦案等核心業(yè)務(wù)文件。分類(lèi)一致性：檔案分類(lèi)方案一經(jīng)確定，不得隨意變更，如需調(diào)整需經(jīng)檔案部門(mén)審核并報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)。電子檔案真實(shí)性：電子檔案歸檔時(shí)需附帶“歸檔電子文件真實(shí)性保證書(shū)”，由形成部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)，保證文件未被篡改。涉密檔案管理：涉密檔案需單獨(dú)存放、專(zhuān)柜保管，借閱需經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人*批準(zhǔn)，借閱后及時(shí)歸還，嚴(yán)禁復(fù)制、拍照。（二）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)提示風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)1：文件歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致檔案散失。防控措施：將檔案歸檔納入部門(mén)年度考核，明確各部門(mén)檔案聯(lián)絡(luò)員*職責(zé)，定期通報(bào)歸檔進(jìn)度。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)2：檔案分類(lèi)混亂，影響檢索效率。防控措施：檔案管理員*定期組織各部門(mén)培訓(xùn)，講解分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)；新入職人員需接受檔案管理基礎(chǔ)培訓(xùn)。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)3：電子檔案?jìng)浞萑笔?，?shù)據(jù)丟失。防控措施：建立電子檔案?jìng)浞菖_(tái)賬，每月檢查備份狀態(tài)，保證備份數(shù)據(jù)完整可讀。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)4：檔案借閱不登記，導(dǎo)致去向不明。防控措施：嚴(yán)格執(zhí)行“借閱申請(qǐng)-審批-登記-歸還”流程，檔案管理員*每日核對(duì)借閱檔案