規(guī)劃院合同管理辦法一、總則（一）目的為加強規(guī)劃院合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)規(guī)劃院合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合規(guī)劃院實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于規(guī)劃院與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于規(guī)劃設(shè)計合同、技術(shù)咨詢合同、項目合作合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.公平公正原則合同雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則確定各自的權(quán)利和義務(wù)，不得損害對方及第三方的合法權(quán)益。3.誠實守信原則合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險防控原則加強合同風(fēng)險識別、評估和防控，確保合同履行過程中的風(fēng)險可控。二、合同管理機構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會合同管理委員會是規(guī)劃院合同管理的決策機構(gòu)，負(fù)責(zé)審議重大合同事項，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。其主要職責(zé)包括：1.制定和修訂合同管理制度；2.審議合同管理工作年度報告；3.審議重大合同的簽訂、變更、解除等事項；4.協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大爭議和糾紛。（二）合同管理部門合同管理部門是規(guī)劃院合同管理的歸口部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一管理和監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善合同管理制度；2.負(fù)責(zé)合同文本的起草、審核、簽訂、備案等工作；3.對合同履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中的問題；4.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和協(xié)調(diào)工作；5.建立和維護(hù)合同管理臺賬，定期統(tǒng)計和分析合同履行情況；6.組織開展合同管理培訓(xùn)和宣傳工作。（三）合同承辦部門合同承辦部門是合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)合同的洽談、起草、簽訂、履行等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)合同項目的前期調(diào)研和論證，提出合同簽訂的必要性和可行性報告；2.負(fù)責(zé)合同文本的起草和修改，確保合同條款符合規(guī)劃院利益和法律法規(guī)要求；3.負(fù)責(zé)與合同對方進(jìn)行洽談和協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂合同；4.負(fù)責(zé)合同的履行，按照合同約定完成工作任務(wù)，及時向合同管理部門反饋合同履行情況；5.負(fù)責(zé)合同變更、解除等事項的提出和辦理；6.協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，開展合同項目的前期調(diào)研和論證，提出合同簽訂的必要性和可行性報告。2.合同承辦部門負(fù)責(zé)合同文本的起草和修改，確保合同條款符合規(guī)劃院利益和法律法規(guī)要求。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。3.合同承辦部門將起草好的合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行審核，并提出審核意見。4.合同承辦部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善后，提交合同管理委員會審議。合同管理委員會應(yīng)從合同的必要性、可行性、風(fēng)險防控等方面進(jìn)行審議，并作出是否簽訂合同的決定。5.經(jīng)合同管理委員會審議通過后，合同承辦部門負(fù)責(zé)與合同對方進(jìn)行洽談和協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂合同。合同簽訂應(yīng)使用規(guī)劃院統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋規(guī)劃院公章或合同專用章。6.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同文本副本提交合同管理部門備案。合同管理部門應(yīng)建立合同管理臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）合同簽訂注意事項1.合同對方的主體資格審查合同承辦部門應(yīng)在簽訂合同前，對合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等進(jìn)行審查，確保合同對方具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。2.合同條款的審查合同承辦部門應(yīng)在簽訂合同前，對合同條款進(jìn)行仔細(xì)審查，確保合同條款符合規(guī)劃院利益和法律法規(guī)要求。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清、歧義或漏洞。3.合同簽訂的授權(quán)委托合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)劃院的授權(quán)委托制度進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)委托，任何人不得擅自簽訂合同。合同承辦部門應(yīng)在簽訂合同前，確保已獲得規(guī)劃院的授權(quán)委托，并按照授權(quán)范圍簽訂合同。4.合同的簽字蓋章合同簽訂應(yīng)使用規(guī)劃院統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋規(guī)劃院公章或合同專用章。合同雙方的簽字蓋章應(yīng)真實、有效，不得偽造、變造或冒用他人名義簽字蓋章。四、合同履行管理（一）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應(yīng)按照合同約定，及時組織開展合同項目的實施工作，并定期向合同管理部門反饋合同履行情況。2.合同管理部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機制，對合同履行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中的問題。3.合同履行過程中如發(fā)生重大事項或突發(fā)事件，合同承辦部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并采取有效措施進(jìn)行處理，確保合同履行不受影響。（二）合同變更與解除1.合同履行過程中如需變更合同條款，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方進(jìn)行協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同履行過程中如需解除合同，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方進(jìn)行協(xié)商，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容。3.合同變更或解除后，合同承辦部門應(yīng)及時將變更或解除協(xié)議副本提交合同管理部門備案。合同管理部門應(yīng)及時更新合同管理臺賬，對合同變更或解除情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（三）合同糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，應(yīng)及時向合同管理部門報告，并按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。2.合同管理部門應(yīng)積極協(xié)助合同承辦部門處理合同糾紛，提供必要的法律支持和指導(dǎo)。如合同糾紛涉及重大法律問題或金額較大，應(yīng)及時聘請法律顧問或律師參與處理。3.合同糾紛處理結(jié)束后，合同承辦部門應(yīng)及時將處理結(jié)果向合同管理部門報告。合同管理部門應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善合同管理制度，防范類似糾紛的再次發(fā)生。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同文本副本、相關(guān)附件、審批文件、履行記錄等資料收集齊全，并移交合同管理部門進(jìn)行整理歸檔。2.合同管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，確保合同檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）合同檔案的保管與查閱1.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，建立合同檔案保管制度，確保合同檔案資料的安全和保密。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。合同檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求執(zhí)行，一般為[X]年。3.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱合同檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將合同檔案帶出或復(fù)制。（三）合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對合同檔案進(jìn)行清理和鑒定，提出銷毀意見。2.合同檔案銷毀意見經(jīng)合同管理委員會批準(zhǔn)后，合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的銷毀工作，并填寫《合同檔案銷毀登記表》。合同檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保合同檔案資料的徹底銷毀。六、合同風(fēng)險管理（一）合同風(fēng)險識別與評估1.合同管理部門應(yīng)定期組織開展合同風(fēng)險識別與評估工作，對合同簽訂、履行、變更、終止等過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行全面識別和分析。2.合同風(fēng)險識別與評估應(yīng)采用定性與定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度等進(jìn)行評估，并確定風(fēng)險等級。（二）合同風(fēng)險防控措施1.針對不同等級的合同風(fēng)險，合同管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險防控措施，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保風(fēng)險得到有效控制。2.合同風(fēng)險防控措施應(yīng)包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等方面，具體措施應(yīng)根據(jù)合同風(fēng)險的特點和實際情況進(jìn)行制定。（三）合同風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.合同管理部門應(yīng)建立合同風(fēng)險