費用報銷申請與審批功能說明一、適用業(yè)務范圍與常見報銷場景本功能適用于企業(yè)內(nèi)部員工因公支出費用的報銷申請及多級審批管理，覆蓋日常辦公、業(yè)務開展中的各類合規(guī)性支出需求。常見報銷場景包括：差旅費用：員工因公出差的交通費（機票、火車票、打車票）、住宿費、伙食補貼、市內(nèi)交通補貼等；業(yè)務招待費：因接待客戶、商務洽談發(fā)生的餐費、禮品費、活動場地費等；辦公費用：購買辦公用品、耗材、軟件服務訂閱、快遞物流等支出；其他合規(guī)費用：培訓費、市場推廣費、固定資產(chǎn)采購（單筆金額較小需走報銷流程）等。二、申請人操作全流程（一）登錄系統(tǒng)與新建報銷單登錄企業(yè)費用管理系統(tǒng)（或OA系統(tǒng)），進入“費用報銷”模塊；“新建報銷單”，選擇報銷類型（如“差旅費”“業(yè)務招待費”等），系統(tǒng)自動帶出當前申請人信息（姓名某、部門某部、員工編號*）。（二）填寫報銷基本信息報銷事由：簡要說明費用發(fā)生原因，需清晰、具體，例如“2023年10月北京客戶洽談差旅費”“第三季度部門辦公用品采購”等；報銷期間：選擇費用所屬起止日期（如2023年10月1日-2023年10月7日）；預算科目：根據(jù)企業(yè)財務制度選擇對應預算科目（如“銷售費用-差旅費”“管理費用-辦公費”），保證費用歸屬準確。（三）填寫費用明細在“費用明細”表格中逐項錄入支出信息，至少包含以下字段（以差旅費為例）：序號費用項目金額（元）發(fā)票日期發(fā)票號碼備注（如出差地點、事由）1交通費-高鐵票568.002023-10-025678北京-上海（G10次）2住宿費1200.002023-10-0287654321北京酒店（商務標間）3伙食補貼350.002023-10-02-按公司標準50元/天×7天注意事項：費用項目需按實際類型選擇，不得混填（如“交通費”與“招待費”需分開列示）；金額需與發(fā)票一致，小數(shù)點后保留兩位；發(fā)票號碼需完整填寫，便于財務查驗；備注欄補充關鍵信息（如出差人數(shù)、招待對象等），保證審批人快速理解業(yè)務背景。（四）附件按附件清單要求電子版憑證，保證清晰、完整：發(fā)票：增值稅發(fā)票（或合規(guī)收據(jù)）需包含發(fā)票聯(lián)（電子發(fā)票需PDF版），抬頭、稅號、金額等信息需與公司信息一致；證明材料：差旅費需附行程單（機票/火車票訂單頁）、住宿清單；招待費需附招待對象名單（含單位、職務）、會議紀要（如有）；辦公費需附采購清單、驗收單等；支持批量（最多10個文件），單個文件大小不超過5MB，格式為PDF/JPG/PNG。（五）提交審批確認信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)根據(jù)預設審批流程自動推送至下一審批人（如部門負責人→財務部→分管領導）；提交后可查看審批進度（“我的報銷單”→“審批中”），如需修改，可在審批人未處理時“撤回”。三、審批人操作規(guī)范（一）接收與查看報銷單審批人登錄系統(tǒng)后，在“待辦事項”中接收報銷單提醒，單號進入詳情頁；核對報銷信息：查看申請人基本信息、費用明細、附件完整性，重點關注費用合理性、預算匹配度。（二）審批操作審批人需在收到單據(jù)的2個工作日內(nèi)完成審批，可選擇以下操作：通過：若費用合規(guī)、附件齊全，“通過”，系統(tǒng)自動推送至下一審批節(jié)點；駁回：若費用不符合規(guī)定（如超預算、無合理事由），填寫駁回理由（如“差旅費超公司標準，請調(diào)整住宿金額”），“駁回”，報銷單將退回至申請人，需修改后重新提交；退回修改：若附件缺失或信息不全（如發(fā)票稅號錯誤），填寫退回原因（如“請補充行程單PDF附件”），“退回修改”，申請人補充后可再次提交。（三）審批完成與歸檔報銷單完成所有審批節(jié)點后，系統(tǒng)狀態(tài)變更為“審批通過”，自動推送至財務部；審批人可在“已辦事項”中查看歷史審批記錄，支持導出審批日志（用于后續(xù)審計追溯）。四、報銷單模板及填寫指引費用報銷單（模板）基本信息申請人*某員工編號*報銷類型□差旅費□招待費□辦公費□其他：__________報銷事由2023年10月北京客戶洽談差旅費費用明細序號費用項目1交通費-高鐵票2住宿費3伙食補貼合計金額人民幣（大寫）：貳仟壹佰壹拾捌元整附件清單□發(fā)票張□行程單張□招待名單張□其他：__________審批意見部門負責人意見：______________________簽字：__________日期：______財務復核意見：______________________簽字：__________日期：______分管領導意見：______________________簽字：__________日期：______填寫指引基本信息：申請人姓名、部門等信息需與系統(tǒng)檔案一致，不得代填；費用明細：每筆費用需單獨一行，合計金額大小寫需完全一致；附件清單：勾選已附件類型，數(shù)量需與實際附件一致；審批意見：審批人需手寫簽字（或電子簽章），日期為審批當天日期。五、關鍵注意事項與常見問題解析（一）時效性要求報銷需在費用發(fā)生后的30天內(nèi)提交，逾期未提交需說明原因，經(jīng)部門負責人及財務部審批后方可補報；發(fā)票需在有效期內(nèi)（增值稅普通發(fā)票為開具之日起180天內(nèi)），跨年發(fā)票原則上不予報銷。（二）發(fā)票合規(guī)性發(fā)票抬頭需為公司全稱（如“科技有限公司”），稅號需準確無誤，不得涂改；發(fā)票內(nèi)容需與實際業(yè)務一致（如“辦公用品”不得開為“材料費”），禁止虛開發(fā)票、拆分發(fā)票規(guī)避審批；電子發(fā)票需PDF版，避免重復報銷（系統(tǒng)自動校驗發(fā)票號碼唯一性）。（三）審批流程規(guī)范嚴格按照公司規(guī)定的審批層級流轉(zhuǎn)，不得越級審批（如部門經(jīng)理審批后需提交財務部，不得直接提交分管領導）；審批人需對報銷內(nèi)容的真實性、合規(guī)性負責，不得“人情審批”。（四）常見問題處理發(fā)票丟失：需提供發(fā)票復印件（加蓋銷售方公章）、情況說明（經(jīng)部門負責人簽字），財務部審核后可按“無票報銷”流程處理，金額不超過原票金額的