行政公文寫作格式及標準工具模板類內容一、適用范圍與常見應用場景本工具模板適用于各級政機關、事業(yè)單位、社會團體及企業(yè)單位開展行政公文寫作工作，涵蓋政策傳達、工作部署、請示匯報、函詢溝通、會議紀要等正式文書場景。常見應用包括但不限于：上級單位向下級單位發(fā)布政策要求（如《關于開展2023年度安全生產(chǎn)檢查的通知》）；下級單位向上級單位請示事項或匯報工作（如《關于申請購置辦公設備的請示》《2023年上半年工作總結報告》）；平級單位或不相隸屬單位之間商洽工作、詢問問題（如《關于商請協(xié)助開展培訓的函》）；單位內部規(guī)范管理流程（如《公司公文處理管理辦法》）；記載重要會議內容與決議（如《項目推進會會議紀要》）。二、公文標準化寫作操作流程（一）明確發(fā)文目的與核心內容確定公文目標：清晰界定公文需解決的核心問題（如“要求下級單位提交材料”“向上級爭取資源”），避免內容發(fā)散。提煉核心信息：梳理關鍵數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、行動要求等，保證內容聚焦主題，無無關信息。（二）確定公文文種與格式規(guī)范根據(jù)《政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），結合發(fā)文目的選擇合適文種（如通知、請示、報告、函、紀要等），并對應格式規(guī)范：通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級執(zhí)行和有關單位周知或執(zhí)行的事項；請示：適用于向上級機關請求指示、批準；報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況、回復上級機關的詢問；函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項；紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。（三）收集整理基礎材料與數(shù)據(jù)收集依據(jù)文件：包括上級政策文件、單位內部制度、相關法律法規(guī)等，保證公文內容有據(jù)可依。核實數(shù)據(jù)信息：對涉及的數(shù)據(jù)、案例、時間節(jié)點等逐一核對，避免出現(xiàn)事實性錯誤。梳理邏輯框架：按“背景-內容-要求”或“問題-分析-解決方案”等邏輯搭建結構，保證條理清晰。（四）按照標準格式擬寫初稿嚴格遵循公文格式要素（以“通知”為例，其他文種可參照調整）：一般由“發(fā)文機關+事由+文種”組成（如“局關于開展2023年度年度考核工作的通知”），居中編排，字體為二號小標宋簡體。主送機關：公文的主要受理機關，頂格編排，后加冒號，字體為三號仿宋_GB2312；多個機關間用頓號分隔，最后一個機關后標全角冒號。公文的核心內容，字體為三號仿宋_GB2312，首行縮進2字符，行距設置為28磅；結構上可分“發(fā)文緣由（依據(jù)、目的）”“具體事項（工作要求、內容）”“執(zhí)行說明（時間、聯(lián)系人）”三部分，層次序號依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”。附件說明：如有附件，在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱（如“附件：1.考核評分表”），附件名稱后不加標點符號。發(fā)文機關署名：一般應使用機關全稱或規(guī)范化簡稱，編排于成文日期之上，居中排布。成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱（如“2023年10月15日”），編排在發(fā)文機關署名下方，右空四字。（五）內部審核與修改完善初審：由擬稿部門負責人審核內容完整性、數(shù)據(jù)準確性及與部門職責的匹配性，重點檢查是否存在表述歧義或遺漏關鍵信息。復審：由單位辦公室（綜合部）審核格式規(guī)范性、文種適用性及流程合規(guī)性，對照《政機關公文格式》（GB/T9704-2012）檢查字體、字號、行距、頁邊距等要素（如頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm）。終審：由單位分管領導或主要領導審核內容政治性、政策合規(guī)性及重大事項決策依據(jù)，保證公文符合法律法規(guī)和上級要求。（六）履行簽發(fā)程序與定稿規(guī)范簽發(fā)：根據(jù)單位權限履行簽發(fā)手續(xù)，如“請示”需由單位主要負責人簽發(fā)，“通知”可由分管領導簽發(fā)；簽發(fā)人姓名標注于發(fā)文機關署名右側，空一字編排（如“簽發(fā)人：*某某”）。最終校對：定稿后由擬稿人與核稿人共同校對，保證無錯別字、標點符號錯誤及格式疏漏，如頁碼用四號半角阿拉伯數(shù)字編排在頁下居中位置。（七）規(guī)范印制與分發(fā)歸檔印制要求：公文一般使用A4紙雙面印刷，裝訂方式為兩訂（左側訂），訂位為兩釘釘距上下各70mm，允許誤差±4mm。分發(fā)管理：明確主送、抄送范圍，登記分發(fā)臺賬（如《公文分發(fā)登記表》），涉密公文需按保密規(guī)定管理。歸檔保存：公文定稿后應及時歸檔，電子版按“年度-文種-字號”分類存儲，紙質版按“卷-件-頁”整理，保管期限根據(jù)《文書檔案保管期限表》確定。三、常用公文格式要素模板與示例（一）通知類公文格式要素模板格式要素規(guī)范要求示例說明標題二號小標宋簡體，居中，不加書名號《市人民辦公室關于做好2023年國慶假期值班工作的通知》主送機關三號仿宋_GB2312，頂格，后加冒號，多個機關間用頓號分隔各縣（市、區(qū)）人民，市各部門、各直屬機構：三號仿宋_GB2312，首行縮進2字符，行距28磅，分“緣由-事項-要求”三部分一、提高思想認識，嚴格落實值班制度二、強化崗位值守，保證信息暢通三、加強監(jiān)督檢查，嚴肅責任追究附件說明下空一行左空二字編排“附件”，后標全角冒號和附件名稱（多個附件用阿拉伯數(shù)字標注）附件：1.2023年國慶假期值班安排表2.值班工作聯(lián)絡表發(fā)文機關署名三號仿宋_GB2312，居中編排市人民辦公室成文日期三號阿拉伯數(shù)字，年、月、日完整，右空四字編排2023年9月28日印章紅色，居中壓成文日期，上不壓，下壓日期（“成文日期”右空四字，印章左空四字）（印章加蓋于“2023年9月28日”中間位置）（二）請示類公文格式要素模板格式要素規(guī)范要求示例說明標題二號小標宋簡體，居中，文種為“請示”《局關于申請購置辦公設備的請示》主送機關三號仿宋_GB2312，頂格，后加冒號（只能有一個主送機關，避免“多頭請示”）市財政局：三號仿宋_GB2312，首行縮進2字符，行距28磅，分“請示緣由-請示事項-結語”三部分一、請示緣由：我局現(xiàn)有辦公電腦使用年限超5年，故障頻發(fā)，影響工作效率……二、請示事項：擬申請購置辦公電腦20臺，預算金額元……三、妥否，請批示。附件說明如有預算明細等附件，按“通知類”要求標注附件：1.辦公設備購置預算表發(fā)文機關署名三號仿宋_GB2312，居中編排市局成文日期三號阿拉伯數(shù)字，年、月、日完整，右空四字編排2023年10月10日簽發(fā)人標注于發(fā)文機關署名右側，空一字編排，簽發(fā)人姓名后加冒號和簽發(fā)領導姓名簽發(fā)人：*某某印章紅色，居中壓成文日期（印章加蓋于“2023年10月10日”中間位置）（三）會議紀要格式要素模板格式要素規(guī)范要求示例說明標題二號小標宋簡體，居中，格式為“會議名稱+紀要”《項目推進會會議紀要》會議基本情況首行左空二字標注“會議時間”“會議地點”“參會人員”“主持人”“記錄人”等要素會議時間：2023年10月12日14:30會議地點：三樓會議室參會人員：某某、某某……主持人：某某記錄人：某某會議主要內容三號仿宋_GB2312，首行縮進2字符，行距28磅，分“議題-討論情況-議定事項”三部分一、議題：項目進度匯報（一）某某同志匯報：目前項目完成60%，存在材料供應延遲問題……二、議定事項：1.由某某牽頭，于10月20日前協(xié)調解決材料供應問題；2.項目組每周五提交進度報告，由辦公室匯總。落款成文日期右空四字編排，無發(fā)文機關署名（會議紀要一般不加蓋印章）2023年10月12日四、公文寫作常見問題與規(guī)避要點（一）格式規(guī)范類問題字體字號錯誤：如標題使用黑體而非小標宋簡體，用四號字而非三號字。規(guī)避：嚴格對照《政機關公文格式》（GB/T9704-2012）設置字體（標題小標宋簡體、仿宋_GB2312、一級標題黑體、二級楷體_GB2312），字號按“標題二號、三號、標題一級三號、二級三號”執(zhí)行。頁邊距與行距不符：如頁邊距上下設置為2.5cm，行距為單倍行距。規(guī)避：頁邊距統(tǒng)一為上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，行距固定值28磅。附件標注不規(guī)范：如附件名稱后加句號，或“附件”二字未頂格編排。規(guī)避：“附件”左空二字編排，后標全角冒號，附件名稱后不加標點，多個附件用阿拉伯數(shù)字標注（如“附件：1.X”）。（二）內容邏輯類問題主題不明確：如通知中既部署工作又匯報總結，內容混雜。規(guī)避：一篇公文聚焦一個核心主題，如“通知”僅圍繞“部署某項工作”，“請示”僅針對“請求批準某事項”。數(shù)據(jù)不準確：如引用過時數(shù)據(jù)或未經(jīng)核實的案例。規(guī)避：數(shù)據(jù)需經(jīng)多部門交叉核對，重要數(shù)據(jù)需標注來源（如“據(jù)統(tǒng)計局2023年三季度數(shù)據(jù)顯示”）。表述歧義：如“原則上同意”“酌情處理”等模糊表述。規(guī)避：使用明確、具體的表述，如“同意于2023年11月30日前完成”“預算金額控制在元以內”。（三）語言表達類問題口語化表達：如“搞定”“弄一下”等非正式用語。規(guī)避：使用公文常用語，如“辦理”“落實”“開展”“保證”等，避免口語化、網(wǎng)絡化詞匯。冗余信息：如重復表述同一內容，或與主題無關的背景介紹。規(guī)避：內容需精簡，每段聚焦一個要點，刪除不必要的修飾性語句。標點符號錯誤：如“附件：1、表”（應用“1.”而非“1、”），或“以上，請批示”（逗號應為句號）。規(guī)避：嚴格使用《標點符號用法》（GB/T15834-2011），阿拉伯數(shù)字后用下角點（如“1.”），中文標點用全角符號。（四）流程管理類問題越級簽發(fā)：如部門直接向市請示，未經(jīng)分管領導審核。規(guī)避：嚴格遵循“擬稿-初審-復審-終審-簽發(fā)”流程，根據(jù)單位層級和