海事學(xué)院后勤服務(wù)合同管理手冊(cè)第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范海事學(xué)院后勤服務(wù)合同的全流程管理，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)與履約風(fēng)險(xiǎn)，保障后勤服務(wù)質(zhì)量契合學(xué)院教學(xué)、科研及師生生活需求，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《政府采購(gòu)法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)院后勤服務(wù)工作特點(diǎn)（含餐飲、住宿、船舶維修、航海設(shè)施維保、物資采購(gòu)等），制定本管理手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于學(xué)院各部門、院系在后勤服務(wù)領(lǐng)域簽訂的各類合同（含書面協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議及具有合同性質(zhì)的意向書、備忘錄等），涵蓋但不限于：餐飲服務(wù)、學(xué)生公寓管理、校園物業(yè)服務(wù)；船舶維修、航海實(shí)訓(xùn)設(shè)備維保、港口設(shè)施維護(hù)；教學(xué)科研物資采購(gòu)、后勤耗材供應(yīng)；綠化養(yǎng)護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生、零星工程施工等服務(wù)類、采購(gòu)類合同。1.3管理原則1.依法合規(guī)：合同訂立、履行全程遵循法律法規(guī)及學(xué)院規(guī)章制度，確保條款合法有效，規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。2.權(quán)責(zé)明晰：明確合同雙方權(quán)利義務(wù)，細(xì)化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求及違約責(zé)任，避免條款模糊引發(fā)爭(zhēng)議。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：針對(duì)海事后勤服務(wù)的專業(yè)性（如船舶適航性、航海安全規(guī)范），強(qiáng)化履約監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判，降低違約、安全事故等潛在風(fēng)險(xiǎn)。4.服務(wù)保障：以提升后勤服務(wù)質(zhì)量為核心，通過(guò)合同管理優(yōu)化資源配置，保障學(xué)院教學(xué)、實(shí)訓(xùn)及師生生活的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。第二章合同訂立管理2.1立項(xiàng)與審批1.需求提出：業(yè)務(wù)部門（如后勤管理處、航海實(shí)訓(xùn)中心）根據(jù)教學(xué)、科研或師生生活需求，提出后勤服務(wù)需求，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算及實(shí)施周期。2.可行性論證：對(duì)大額、長(zhǎng)期或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的項(xiàng)目（如船舶大修、航海設(shè)備升級(jí)），業(yè)務(wù)部門應(yīng)聯(lián)合財(cái)務(wù)、法務(wù)及專業(yè)技術(shù)人員（如海事工程教師）開展可行性論證，評(píng)估需求必要性、預(yù)算合理性及供應(yīng)商履約能力。3.立項(xiàng)審批：需求經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及“三重一大”事項(xiàng)的，須提交黨委會(huì)或院長(zhǎng)辦公會(huì)集體決策。2.2供應(yīng)商選擇1.資質(zhì)審查：常規(guī)服務(wù)（如餐飲、保潔）：審查供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)（如餐飲服務(wù)許可證）、信用記錄（無(wú)重大違法失信記錄）。海事專業(yè)服務(wù)（如船舶維修、航海設(shè)備維保）：額外審查海事作業(yè)資質(zhì)證書（如船舶修理資質(zhì)、船員服務(wù)機(jī)構(gòu)資質(zhì)）、安全管理體系認(rèn)證（如ISM規(guī)則認(rèn)證）、過(guò)往海事服務(wù)業(yè)績(jī)（含船東評(píng)價(jià)、安全事故記錄）。2.選擇方式：預(yù)算金額較大或符合招標(biāo)條件的項(xiàng)目，依法采用公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)方式；緊急項(xiàng)目或?qū)I(yè)性極強(qiáng)的服務(wù)（如特種船舶維修），可通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)（需履行審批程序）確定供應(yīng)商。2.3合同起草1.條款核心要素：服務(wù)內(nèi)容：結(jié)合海事學(xué)院特點(diǎn)，明確服務(wù)細(xì)節(jié)（如船舶維修需列明船體、動(dòng)力系統(tǒng)、導(dǎo)航設(shè)備等維修項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)，航海實(shí)訓(xùn)設(shè)施維保需符合教學(xué)實(shí)訓(xùn)安全要求）。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：引用國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如船舶維修參照《船舶修理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》，餐飲服務(wù)參照《學(xué)校食品安全與營(yíng)養(yǎng)健康管理規(guī)定》），或約定個(gè)性化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如學(xué)生公寓維修后24小時(shí)內(nèi)無(wú)投訴）。價(jià)款與支付：明確金額、支付方式（如船舶維修分預(yù)付款、進(jìn)度款、竣工款，附驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后支付）、發(fā)票要求及付款節(jié)點(diǎn)（與服務(wù)進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收掛鉤）。權(quán)利義務(wù)：學(xué)院保留服務(wù)監(jiān)督、質(zhì)量抽查、合同解除權(quán)；供應(yīng)商需履行安全保障（如船舶維修現(xiàn)場(chǎng)的防火、防污染措施）、保密（如學(xué)院航海實(shí)訓(xùn)數(shù)據(jù)）、應(yīng)急響應(yīng)（如突發(fā)海事設(shè)備故障的搶修時(shí)效）義務(wù)。違約責(zé)任：細(xì)化違約情形（如供應(yīng)商延誤船舶維修導(dǎo)致實(shí)訓(xùn)課程停滯、餐飲衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)被監(jiān)管部門處罰）及賠償方式（含直接損失、間接損失，如教學(xué)延誤的課時(shí)補(bǔ)償）。爭(zhēng)議解決：優(yōu)先約定協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可選擇仲裁（如武漢仲裁委員會(huì)海事仲裁院）或訴訟（約定學(xué)院所在地法院管轄）。2.特殊條款提示：涉及船舶、航海設(shè)施的合同，需增加適航性/安全性條款（如維修后船舶需通過(guò)船檢部門檢驗(yàn)，維保后設(shè)備需通過(guò)學(xué)院實(shí)訓(xùn)安全測(cè)試）；涉及涉外服務(wù)的，需明確語(yǔ)言適用、法律適用（優(yōu)先適用中國(guó)法律）及爭(zhēng)議解決的國(guó)際仲裁規(guī)則。2.4合同審核1.多部門聯(lián)審：業(yè)務(wù)部門：審核服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否符合需求，技術(shù)條款是否專業(yè)可行；法務(wù)部門：審核合同合法性（如條款是否違反法律法規(guī)、格式條款是否公平）、風(fēng)險(xiǎn)條款（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決）是否清晰；財(cái)務(wù)部門：審核價(jià)款合理性、支付方式合規(guī)性（是否符合預(yù)算管理、政府采購(gòu)規(guī)定）。2.審核反饋：審核部門需在3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修改后重新提交審核，直至無(wú)異議。2.5合同簽署1.簽署權(quán)限：學(xué)院法定代表人或其授權(quán)委托人（需出具書面授權(quán)書，明確權(quán)限范圍）簽署合同；供應(yīng)商需由法定代表人或授權(quán)代表簽署，并加蓋公章。2.用印管理：合同經(jīng)審核通過(guò)后，由學(xué)院辦公室（或后勤管理處）登記編號(hào)，加蓋“海事學(xué)院合同專用章”，嚴(yán)禁在空白合同上用印。第三章合同履行管理3.1履約責(zé)任人制度業(yè)務(wù)部門指定專人擔(dān)任履約責(zé)任人，負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度、質(zhì)量，建立《合同履約臺(tái)賬》，記錄服務(wù)完成情況、驗(yàn)收結(jié)果、付款節(jié)點(diǎn)等信息。3.2履約監(jiān)督與驗(yàn)收1.日常監(jiān)督：履約責(zé)任人定期巡查服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)（如餐飲后廚衛(wèi)生、船舶維修進(jìn)度），填寫《履約檢查記錄表》，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題（如維修工藝不達(dá)標(biāo)、食材新鮮度不足）及時(shí)要求供應(yīng)商整改。2.階段驗(yàn)收：對(duì)分階段實(shí)施的項(xiàng)目（如船舶大修分“船體維修”“動(dòng)力系統(tǒng)調(diào)試”等階段），按合同約定組織驗(yàn)收，邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員（如海事工程教師、船檢員）參與，驗(yàn)收通過(guò)后簽署《階段驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，作為付款依據(jù)。3.最終驗(yàn)收：服務(wù)期滿或項(xiàng)目竣工后，組織多部門聯(lián)合驗(yàn)收（業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)、技術(shù)人員），對(duì)照合同標(biāo)準(zhǔn)出具《最終驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確是否符合要求、是否同意結(jié)算。3.3價(jià)款支付管理1.付款依據(jù)：財(cái)務(wù)部門憑《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《發(fā)票》《合同》及付款申請(qǐng)，按約定節(jié)點(diǎn)支付款項(xiàng)；無(wú)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告或驗(yàn)收不合格的，暫緩付款。2.付款審核：業(yè)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)時(shí)，需附履約情況說(shuō)明（如“船舶維修已完成階段驗(yàn)收，符合合同第X條標(biāo)準(zhǔn)”），財(cái)務(wù)部門審核金額、票據(jù)合規(guī)性后付款。3.4變更與補(bǔ)充協(xié)議1.變更情形：因政策調(diào)整、客觀條件變化（如航海實(shí)訓(xùn)需求變更導(dǎo)致設(shè)備維保內(nèi)容調(diào)整）或雙方協(xié)商一致，需變更合同條款的，應(yīng)簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。2.協(xié)議效力：補(bǔ)充協(xié)議需經(jīng)原審核流程審批、簽署，與原合同具有同等法律效力，明確變更內(nèi)容、生效時(shí)間及對(duì)原合同的影響（如是否順延服務(wù)期限）。第四章合同變更與終止4.1變更條件與程序1.變更條件：發(fā)生以下情形之一，且不損害學(xué)院核心利益的，可協(xié)商變更合同：學(xué)院教學(xué)、實(shí)訓(xùn)需求調(diào)整（如新增航海課程需擴(kuò)充船舶維修項(xiàng)目）；供應(yīng)商因不可抗力（如臺(tái)風(fēng)導(dǎo)致船舶維修工期延誤）無(wú)法按原約定履約；法律法規(guī)修訂導(dǎo)致原合同條款不符合合規(guī)要求。2.變更程序：業(yè)務(wù)部門提出變更申請(qǐng)，說(shuō)明原因及變更內(nèi)容，經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)審核后，與供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充協(xié)議，報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。4.2合同終止情形1.正常終止：合同期滿、服務(wù)完成且驗(yàn)收合格，雙方無(wú)未了結(jié)事項(xiàng)的，合同自然終止，履約責(zé)任人辦理交接手續(xù)（如船舶維修后移交船檢報(bào)告、維保記錄）。2.提前終止：供應(yīng)商違約：供應(yīng)商嚴(yán)重違約（如船舶維修質(zhì)量不達(dá)標(biāo)導(dǎo)致安全隱患、餐飲服務(wù)被責(zé)令停業(yè)整頓），業(yè)務(wù)部門可發(fā)《解除合同通知書》，按合同約定追究違約責(zé)任。學(xué)院需求變更：因?qū)W院規(guī)劃調(diào)整（如船舶報(bào)廢導(dǎo)致維修合同終止），提前30日書面通知供應(yīng)商，協(xié)商賠償事宜（如已支付預(yù)付款的退還方式）。不可抗力：因自然災(zāi)害、政策禁令等不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行的，雙方互不承擔(dān)違約責(zé)任，按實(shí)際履約情況結(jié)算費(fèi)用。第五章合同糾紛處理5.1糾紛預(yù)防與內(nèi)部協(xié)商1.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判：履約責(zé)任人定期排查合同風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商資金鏈斷裂、政策變動(dòng)影響服務(wù)），及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，提前制定應(yīng)對(duì)方案（如備選供應(yīng)商、合同條款調(diào)整）。2.內(nèi)部協(xié)商：糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門牽頭與供應(yīng)商協(xié)商，明確爭(zhēng)議焦點(diǎn)（如維修質(zhì)量爭(zhēng)議、價(jià)款結(jié)算爭(zhēng)議），提出解決方案（如返工維修、減免服務(wù)費(fèi)），形成《協(xié)商記錄》。5.2外部糾紛處理1.第三方調(diào)解：協(xié)商不成的，可邀請(qǐng)行業(yè)協(xié)會(huì)（如中國(guó)航海學(xué)會(huì)）、海事仲裁機(jī)構(gòu)（如中國(guó)海事仲裁委員會(huì)）調(diào)解，達(dá)成調(diào)解協(xié)議的，按協(xié)議履行。2.仲裁或訴訟：調(diào)解無(wú)果的，法務(wù)部門根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，啟動(dòng)仲裁或訴訟程序，履約責(zé)任人配合提供證據(jù)（如合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄、付款憑證）。第六章合同檔案管理6.1歸檔范圍合同檔案包括：合同文本及補(bǔ)充協(xié)議（含電子掃描件）；立項(xiàng)審批表、可行性論證報(bào)告、供應(yīng)商資質(zhì)文件；驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、履約檢查記錄；溝通函件、爭(zhēng)議處理記錄（如協(xié)商記錄、仲裁/訴訟文書）。6.2保管與借閱1.保管要求：合同檔案由業(yè)務(wù)部門按“一事一檔”原則整理，紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，電子檔案?jìng)浞葜翆W(xué)院OA系統(tǒng)或云平臺(tái)，確保安全保密。2.保管期限：一般合同（如餐飲服務(wù)、保潔合同）保管期限為合同期滿后5年；重大合同（如船舶大修、大額物資采購(gòu)）、涉外合同保管期限為長(zhǎng)期（不少于10年）。3.借閱規(guī)定：內(nèi)部借閱需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；外部單位借閱需持介紹信及身份證，經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批，且不得復(fù)制核心商業(yè)秘密條款（如海事設(shè)備技術(shù)參數(shù)）。第七章監(jiān)督與考核7.1合同檢查學(xué)院審計(jì)、紀(jì)檢部門每學(xué)年開展合同管理專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查：合同訂立是否合規(guī)（如招標(biāo)程序、審核流程）；履約是否到位（如服務(wù)質(zhì)量、付款是否超付）；檔案管理是否規(guī)范（如資料完整性、借閱審批）。7.2供應(yīng)商考核1.績(jī)效評(píng)估：業(yè)務(wù)部門每學(xué)期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，從服務(wù)質(zhì)量（如船舶維修后故障發(fā)生率）、響應(yīng)速度（如應(yīng)急維修時(shí)效）、合規(guī)性（如環(huán)保、安全違規(guī)次數(shù)）等維度評(píng)分，結(jié)果納入“供應(yīng)商黑名單”管理。2.黑名單管理：供應(yīng)商出現(xiàn)以下情形之一的，列入黑名單，3年內(nèi)不得參與學(xué)院后勤服務(wù)項(xiàng)目：嚴(yán)重違約（如偽造資質(zhì)、偷工減料導(dǎo)致安全事故）；服務(wù)質(zhì)量連續(xù)兩次不達(dá)標(biāo)（如餐飲衛(wèi)生抽檢不合格、船舶維修后復(fù)檢未通過(guò)）；存在商業(yè)賄賂、圍標(biāo)串標(biāo)等違法行為。7.3責(zé)任追究管理人員在合同管理中存在以下行為的，視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣分、職務(wù)調(diào)整等處分；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)：違規(guī)操作（如未經(jīng)審批簽訂合同、泄露學(xué)院商業(yè)秘密）；玩忽職守（如未履行監(jiān)督職責(zé)導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重下降、合同糾紛擴(kuò)大）；利益輸送（如收受供應(yīng)商回扣