公司檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司檔案管理的科學化、規(guī)范化水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、錄音、錄像等。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合檔案室，作為公司檔案管理的職能部門，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室配備專職檔案管理人員，具體負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）各部門職責1.各部門是本部門檔案管理的責任主體，應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門應按照本制度的要求，及時、準確地將本部門形成的檔案移交綜合檔案室保管。3.各部門應積極配合綜合檔案室的工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定公司檔案管理的具體工作方案和措施。2.負責公司檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、保管、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。4.定期對公司檔案進行清查和鑒定，對已超過保管期限的檔案提出銷毀意見，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后組織實施。5.負責公司檔案信息化建設(shè)工作，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。6.做好檔案的保密工作，嚴格遵守檔案保密制度，防止檔案信息的泄露和失密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司行政文件，包括公司的規(guī)章制度、通知、通報、決定、決議等。2.公司業(yè)務(wù)文件，包括合同、協(xié)議、項目文件、市場調(diào)研報告、客戶資料等。3.公司財務(wù)文件，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.公司人事文件，包括員工檔案、勞動合同、薪酬福利文件、培訓記錄等。5.公司技術(shù)文件，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標準、工藝流程、研發(fā)報告等。6.公司聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。7.其他具有保存價值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責任人和收集范圍，確保檔案收集的全面性和完整性。2.檔案收集應遵循及時、準確、完整的原則，各部門應在文件形成后的規(guī)定時間內(nèi)將檔案移交綜合檔案室保管。3.對于重要的文件和資料，應同時收集紙質(zhì)檔案和電子檔案，確保檔案的安全性和可利用性。4.檔案收集過程中，應注意對檔案的質(zhì)量進行檢查，確保檔案的字跡清晰、圖表完整、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.檔案整理應遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理應按照分類、編號、裝訂的步驟進行。分類應根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進行，編號應采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，裝訂應牢固、整齊。3.對于紙質(zhì)檔案，應采用線裝或膠裝的方式進行裝訂；對于電子檔案，應采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并建立相應的電子檔案目錄。4.檔案整理完成后，應填寫檔案整理說明，注明檔案的分類、編號、數(shù)量、保管期限等信息。四、檔案的保管與保護（一）保管條件1.公司應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、滅火器等。3.檔案庫房應保持整潔、衛(wèi)生，定期進行清理和消毒。（二）保管要求1.檔案應按照分類、編號的順序存放在檔案柜或密集架中，便于查找和利用。2.對于珍貴、重要的檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。3.檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員不得擅自進入檔案庫房。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保護措施1.公司應加強對檔案的保護意識，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，防止檔案的損壞和丟失。2.對于紙質(zhì)檔案，應采取防潮、防蟲、防鼠等措施，定期進行晾曬和消毒；對于電子檔案，應采取備份、加密等措施，確保檔案的安全性和可利用性。3.公司應建立檔案應急處置預案，在發(fā)生自然災害、火災、盜竊等突發(fā)事件時，能夠及時采取有效的應急措施，保護檔案的安全。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、安全、便捷的原則，確保檔案的合理利用和信息安全。2.公司員工因工作需要可以查閱、借閱檔案，但應遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出公司或泄露檔案信息。3.外部單位或個人因工作需要查閱、借閱公司檔案的，應經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.查閱檔案（1）公司員工查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。（2）外部單位或個人查閱公司檔案，應持單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。（3）檔案管理人員應根據(jù)查閱申請，及時提供相關(guān)檔案，并做好查閱記錄。2.借閱檔案（1）公司員工借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。（2）外部單位或個人借閱公司檔案，應持單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。（3）借閱檔案應明確借閱期限，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。（4）借閱檔案應妥善保管，不得損壞、丟失或泄露檔案信息。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（三）服務(wù)方式1.綜合檔案室應積極開展檔案利用服務(wù)工作，為公司員工和外部單位或個人提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。2.綜合檔案室應建立檔案利用服務(wù)平臺，提供檔案檢索、查閱、借閱等服務(wù)，方便用戶利用檔案。3.綜合檔案室應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，了解用戶需求，不斷改進檔案服務(wù)工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由公司領(lǐng)導、檔案管理部門負責人和相關(guān)部門人員組成，負責公司檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準檔案鑒定應根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，制定科學合理的檔案鑒定標準。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標準如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應長期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應短期保管，保管期限為[X]年。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組應定期對公司檔案進行全面清查和鑒定，一般每[X]年進行一次。2.檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案鑒定標準，對檔案進行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的保管期限。3.對于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定工作小組應提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊》。4.《檔案銷毀清冊》應經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可進行檔案銷毀工作。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應遵循嚴格的審批程序，未經(jīng)批準不得擅自銷毀檔案。2.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀檔案時，應有兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.檔案銷毀后，應及時調(diào)整檔案目錄和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，確保檔案管理的準確性和完整性。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標公司應積極推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工（1）公司應制定檔案數(shù)字化加工計劃，對重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。（2）檔案數(shù)字化加工應遵循國家有關(guān)檔案數(shù)字化的標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。（3）數(shù)字化檔案應采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并建立相應的電子檔案目錄。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)（1）公司應建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、保管、利用等功能。（2）檔案管理系統(tǒng)應具備檔案檢索、借閱、統(tǒng)計、分析等功能，方便用戶利用檔案。（3）檔案管理系統(tǒng)應與公司其他信息系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息資源的共享和協(xié)同工作。3.檔案信息安全保障（1）公司應加強檔案信息安全保障工作，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息的安全。（2）檔案管理系統(tǒng)應具備用戶認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等功能，防止檔案信息的泄露和失密。（3）公司應定期對檔案信息進行備份，確保檔案信息的安全性和可恢復性。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司應建立健全檔案管理監(jiān)督機制，加強對檔案管理工作的監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應定期對各部門的檔案管理工作進行檢查和指導，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.公司審計部門應定期對公司檔案管理工作進行審計，確保檔案管理工作的規(guī)范、合法。（二）考核制度1.公司應建立檔案管理考核制度，將檔案管理工作納入各部門和員工的績效考核體系。2.檔案管理