企業(yè)辦公自動化設(shè)備維護(hù)與管理手冊前言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部辦公自動化設(shè)備（以下簡稱“自動化設(shè)備”）的日常使用、維護(hù)與管理工作，保障設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行，延長設(shè)備使用壽命，提升辦公效率，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門所有自動化設(shè)備，包括但不限于打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀、視頻會議終端、高拍儀等，旨在為設(shè)備管理人員及使用人員提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。一、適用范圍與場景本手冊適用于企業(yè)日常辦公中各類自動化設(shè)備的全生命周期管理，具體場景包括：新設(shè)備啟用登記與培訓(xùn)：設(shè)備采購入庫后，需完成信息登記、使用培訓(xùn)及責(zé)任人分配；日常使用與維護(hù)：設(shè)備使用過程中的清潔、簡單故障排查、耗材更換等；故障報(bào)修與技術(shù)支持：設(shè)備出現(xiàn)復(fù)雜故障時的報(bào)修流程、技術(shù)對接及問題跟蹤；設(shè)備定期巡檢：IT部門對各部門設(shè)備的周期性檢查與功能評估；設(shè)備報(bào)廢與更新：達(dá)到使用年限或無法修復(fù)設(shè)備的報(bào)廢審批與新設(shè)備替換流程。二、設(shè)備分類與管理職責(zé)（一）設(shè)備分類按功能及應(yīng)用場景，自動化設(shè)備分為以下四類：輸出設(shè)備：打印機(jī)（激光、噴墨）、復(fù)印機(jī)、一體機(jī)；輸入設(shè)備：掃描儀、高拍儀、條碼掃描器；顯示與會議設(shè)備：投影儀、電子白板、視頻會議終端、液晶顯示屏；其他輔助設(shè)備：碎紙機(jī)、裝訂機(jī)、塑封機(jī)等。（二）管理職責(zé)行政部門：負(fù)責(zé)自動化設(shè)備的采購申請、登記建檔、報(bào)廢審批及資產(chǎn)管理；統(tǒng)籌設(shè)備耗材（如硒鼓、墨盒、紙張）的采購與庫存管理；組織設(shè)備使用培訓(xùn)及操作規(guī)范宣貫。IT部門：負(fù)責(zé)設(shè)備的日常技術(shù)維護(hù)、故障維修及定期巡檢；提供設(shè)備操作技術(shù)咨詢，協(xié)助使用部門解決復(fù)雜問題；管理設(shè)備驅(qū)動程序及軟件系統(tǒng)更新。使用部門：指定專人作為設(shè)備責(zé)任人，負(fù)責(zé)設(shè)備的日常清潔、簡單保養(yǎng)及使用登記；規(guī)范操作設(shè)備，及時發(fā)覺并上報(bào)故障；合理使用耗材，避免浪費(fèi)及非必要損耗。三、日常維護(hù)操作指南（一）通用日常維護(hù)流程（所有設(shè)備適用）開機(jī)前檢查：確認(rèn)設(shè)備電源線、連接線（如USB、網(wǎng)線）無破損、松動；檢查設(shè)備周圍環(huán)境，保證通風(fēng)、干燥，無雜物遮擋；對于帶加熱功能的設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)），確認(rèn)散熱口無堵塞。使用中注意事項(xiàng)：嚴(yán)格按照設(shè)備說明書操作，禁止強(qiáng)行拉扯紙張、隨意拆卸部件；避免同時執(zhí)行多個高負(fù)荷任務(wù)（如復(fù)印大量文件時掃描），防止設(shè)備過載；定期查看設(shè)備提示信息（如“耗材余量低”“卡紙”），及時響應(yīng)。關(guān)機(jī)后清潔：關(guān)閉設(shè)備電源，等待冷卻（特別是投影儀、復(fù)印機(jī)）；用干燥軟布擦拭設(shè)備外殼，避免使用腐蝕性清潔劑；清理設(shè)備周圍紙屑、灰塵，保持環(huán)境整潔。（二）分設(shè)備專項(xiàng)維護(hù)步驟1.打印機(jī)/復(fù)印機(jī)日常維護(hù)步驟1：外部清潔關(guān)閉電源，用微濕軟布擦拭設(shè)備外殼、進(jìn)紙托盤、出紙口，避免液體滲入設(shè)備內(nèi)部。步驟2：內(nèi)部清潔（每周1次）開機(jī)蓋，取出硒鼓/墨盒（注意避光，避免碳粉/墨水泄漏）；用軟毛刷或吸塵器清理內(nèi)部殘留紙屑、碳粉；用無水酒精棉片擦拭搓紙輪、分離膠輥（去除灰塵、油污，防止卡紙）。步驟3：耗材管理監(jiān)控硒鼓/墨盒余量，余量低于10%時及時更換（避免硒鼓損壞影響打印質(zhì)量）；更換耗材后，打印測試頁，確認(rèn)打印清晰、無黑邊/條紋；廢舊硒鼓/墨盒統(tǒng)一回收至行政部門，禁止隨意丟棄。步驟4：進(jìn)紙系統(tǒng)維護(hù)檢查紙張是否受潮、卷邊，更換干燥、平整的紙張；調(diào)整紙張導(dǎo)板，使其與紙張尺寸對齊（避免卡紙）；定期清理進(jìn)紙傳感器（用軟布輕擦，避免硬物刮傷）。2.投影儀日常維護(hù)步驟1：使用前檢查確認(rèn)鏡頭蓋已取下，鏡頭無灰塵（若有灰塵，用鏡頭吹氣球吹除，禁止用紙巾擦拭）；檢查通風(fēng)口是否被遮擋，保證散熱正常。步驟2：使用中規(guī)范投影儀工作時，避免頻繁移動或震動，防止燈泡炸裂；連續(xù)使用不超過4小時，若需長時間使用，中間關(guān)閉休息10-15分鐘。步驟3：關(guān)機(jī)與收納通過遙控器或設(shè)備按鍵正常關(guān)機(jī)（禁止直接切斷電源），等待風(fēng)扇停止運(yùn)轉(zhuǎn)、指示燈熄滅；待設(shè)備冷卻后，蓋上鏡頭蓋，整理線纜，存放在干燥陰涼處。3.掃描儀/高拍儀日常維護(hù)步驟1：玻璃清潔關(guān)閉電源，用無水酒精或?qū)Ｓ们鍧崉┎潦脪呙璨ＡВū苊馐褂煤g性成分的清潔劑）；保證玻璃無污漬、劃痕（若有劃痕會影響掃描清晰度）。步驟2：進(jìn)紙通道清潔對于饋紙式掃描儀，用軟布清理進(jìn)紙輥、出紙口的紙屑；對于高拍儀，清理鏡頭及載物臺，保證無灰塵遮擋。步驟3：功能測試每周掃描1張測試文件，確認(rèn)圖像清晰、色彩正常，無卡頓或黑屏。四、故障應(yīng)急處理流程（一）故障報(bào)修步驟初步排查（使用部門）：發(fā)覺故障后，首先對照“常見故障自查表”（見下文）嘗試簡單處理（如卡紙取出、重啟設(shè)備）；若無法解決，記錄故障現(xiàn)象（如“打印黑邊”“投影儀無信號”）、設(shè)備編號及發(fā)生時間。提交報(bào)修：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或報(bào)修電話聯(lián)系IT部門，提供以下信息：設(shè)備編號（粘貼于設(shè)備機(jī)身標(biāo)簽）；故障現(xiàn)象及已嘗試的處理方法；報(bào)修人姓名、所在部門及聯(lián)系方式。IT部門響應(yīng)：IT部門收到報(bào)修后，30分鐘內(nèi)確認(rèn)接收，緊急故障（如會議設(shè)備故障）需1小時內(nèi)到場處理；技術(shù)人員到達(dá)現(xiàn)場后，與報(bào)修人確認(rèn)故障，進(jìn)行維修或更換配件。處理反饋：維修完成后，IT部門填寫《故障報(bào)修與處理記錄表》（見模板），注明故障原因、處理結(jié)果及更換配件（若有）；使用部門確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行后簽字，報(bào)修流程閉環(huán)。（二）常見故障自查與處理設(shè)備類型常見故障自查及處理方法打印機(jī)/復(fù)印機(jī)卡紙1.關(guān)閉電源，按“開紙鍵”或打開紙盒蓋，緩慢取出卡紙（避免撕裂）；2.檢查內(nèi)部殘留紙屑，清理搓紙輪；3.重啟設(shè)備測試。打印機(jī)/復(fù)印機(jī)打印黑邊/條紋1.取出硒鼓，輕搖均勻碳粉；2.檢查硒鼓電極是否清潔（用軟布擦拭）；3.更換硒鼓或墨盒。投影儀無圖像/圖像模糊1.檢查信號線（HDMI/VGA）連接是否松動；2.確認(rèn)輸入源選擇正確（如“HDMI1”）；3.清潔鏡頭，調(diào)整焦距。掃描儀無法識別1.檢查USB線連接是否牢固；2.重啟設(shè)備及電腦；3.重新安裝掃描儀驅(qū)動程序。視頻會議終端無聲音1.檢查麥克風(fēng)、音箱連接是否正確；2.確認(rèn)終端音頻設(shè)置中設(shè)備未被靜音；3.重啟終端設(shè)備。五、管理表格模板（一）辦公自動化設(shè)備臺賬表設(shè)備編號設(shè)備名稱設(shè)備型號購買日期使用部門責(zé)任人購買金額維保期限最近維護(hù)日期設(shè)備狀態(tài)（正常/維修/報(bào)廢）備注OA-001激光打印機(jī)HPM404dn2022-03-15行政部3500元3年2023-10-10正常置前臺OA-002投影儀EpsonCB-X052021-11-20會議室4200元2年2023-10-08正常吊裝式（二）設(shè)備日常維護(hù)記錄表維護(hù)日期設(shè)備編號設(shè)備名稱維護(hù)人維護(hù)內(nèi)容（清潔/耗材更換/功能測試）耗材更換記錄設(shè)備狀態(tài)使用部門確認(rèn)簽字2023-10-10OA-001激光打印機(jī)清理內(nèi)部碳粉，更換硒鼓硒鼓（型號A）正常2023-10-11OA-003掃描儀趙六清潔玻璃，測試掃描功能無正常周七（三）故障報(bào)修與處理記錄表報(bào)修日期報(bào)修時間設(shè)備編號設(shè)備名稱報(bào)修部門報(bào)修人故障現(xiàn)象處理人處理結(jié)果更換配件完成時間使用部門確認(rèn)簽字2023-10-1209:30OA-002投影儀市場部周八投影圖像有抖動錢九緊固信號線接口，調(diào)整分辨率無10:15吳十2023-10-1314:00OA-004復(fù)印機(jī)財(cái)務(wù)部鄭十一復(fù)印件全黑更換硒鼓硒鼓B14:45馮十二六、安全操作規(guī)范（一）用電安全設(shè)備電源線需使用原裝或符合規(guī)格的線纜，禁止私拉亂接；雷雨天氣盡量關(guān)閉設(shè)備電源，拔掉插頭（特別是投影儀、復(fù)印機(jī)等高功率設(shè)備）；發(fā)覺電源線破損、插頭老化需立即停止使用，聯(lián)系IT部門更換。（二）操作安全非專業(yè)人員禁止拆卸設(shè)備外殼（特別是帶電部件，如激光打印機(jī)定影組件）；處理卡紙時，避免用手直接接觸高溫部件（如復(fù)印機(jī)定影輥，防止?fàn)C傷）；掃描儀、高拍儀鏡頭禁止用硬物觸碰，避免劃傷。（三）數(shù)據(jù)與信息安全掃描、復(fù)印涉密文件后，需及時清除設(shè)備緩存（部分設(shè)備支持“一鍵清除”功能）；禁止將個人存儲設(shè)備（U盤、移動硬盤）隨意連接辦公設(shè)備，防止病毒感染；投影儀、視頻會議終端使用后，需關(guān)閉共享屏幕，避免信息泄露。（四）環(huán)境與耗材安全設(shè)備需放置在平穩(wěn)、堅(jiān)固的臺面，避免傾倒；耗材（如碳粉、墨水）需存放在陰涼、干燥處，遠(yuǎn)離火源及兒童；廢舊硒鼓